бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Для яких саме господарських операцій складається бухгалтерська довідка? Яку інформацію у ній вказувати? Відповімо на запитання й наведемо зразки заповнення для різних робочих ситуацій.
Бухгалтерська довідка – це первинний документ довільної форми, який складає бухгалтер, аби оформити господарську операцію. Відтак, документ може бути одноосібним. Іноді довідку посвідчує також головний бухгалтер.
Первинним вважається документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону «Про бухгалтерський облік…» від 16.09.1999 № 996, далі – Закон про бухоблік).
Бухгалтерська довідка потрібна, коли:
Інший первинний документ відсутній або не передбачений. У бухгалтерському обліку є операції, які окремого документа не мають. Наприклад, закриття рахунків у кінці місяця, списання і розподіл загальногосподарських витрат. Однак, за правилами бухгалтерського обліку кожне проведення потрібно здійснювати на основі первинного документа. Бухгалтерська довідка є тим первинним документом-підставою для проведення операції;
Суму господарської операції бухгалтер розраховував самостійно і є необхідність документально оформити цей розрахунок для його обгрунтування. Бухгалтерська довідка є своєрідною пояснювальною запискою до проведених розрахунків і допоможе у разі потреби відтворити розрахунки.
Правила оформлення будь-якого первинного документа вимагають дотримання обов’язкових реквізитів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, наказ Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). У бухгалтерській довідці такими реквізитами є:
назва документа («бухгалтерська довідка»);
дата складання;
підпис бухгалтера, який склав довідку і відповідає за цю господарську операцію;
підпис головного бухгалтера після перевірки довідки, він також несе відповідальність за проведення операції;
зміст операції (коригування помилки, розподіл витрат тощо), обсяг та одиниця виміру (грн). Якщо в розрахунках використовувалися натуральні показники, наприклад, бази розподілу, то повинні бути вказані і вони;
місце складання – назва установи, в якій складена бухгалтерська довідка.
Окрім наведених реквізитів залежно від причин складання слід зазначити:
причини виникнення помилки – необачність бухгалтера, помилка у розрахунках, зміни законодавства, технічні проблеми, відміна господарської операції чи зміна її суми тощо;
посилання на документи та меморіальні ордери, на яких позначилася помилка, яка виправляється;
пояснення проведених розрахунків, самі розрахунки, посилання на документи, які пов’язані з господарською операцією, джерела даних тощо. При розрахунку пені за договором, наприклад, значення облікової ставки НБУ тощо.
Додаткові пояснення необхідні, оскільки обгрунтовують саму операцію та її суму (загальну цифру). Типова форма з Наказу № 755 не містить згаданих елементів, але вони згадуються у п. 4.3 Положення № 88. Використовуючи типову форму бухгалтерської довідки ці пояснення можна навести двома способами:
розкрити їх у полі «Зміст операції»;
навести нижче між таблицею, що містить проведення (але вище підписів).
У цілому форма бухгалтерської довідки довільна, а тому типова форма з Наказу № 755 всього лише рекомендація й може бути підкоригована бухгалтером під конкретну ситуацію. Головне, щоб збереглися вищезгадані обов’язкові реквізити.
Типова форма з Наказу № 755 реквізиту підпису керівника не містить. Однак якщо бухгалтерська довідка складається на коригування господарської операції, в документальному оформленні якої був підпис керівника установи чи інших посадових осіб, то їх слід додати внизу до бухгалтерської довідки або хоча б додати візи «Ознайомлений», «Не заперечую».
Наприклад, підпис або візу керівника доцільно поставити на операціях з нарахування пені та штрафних санкцій за господарськими договорами, адже саме керівник швидше за все їх укладав. Також якщо відбувається утримання з зарплати працівника суми завданої шкоди та в інших ситуаціях, коли повноважень головного бухгалтера замало.
Обов’язково треба ознайомити керівника з бухгалтерською довідкою та узгодити ситуацію з ним, коли виправлення помилки спричиняє зміну КЕКВ по витраченим коштам за уже закритий період. Оскільки за цей період уже відзвітували, таке виправлення може розглядатися як нецільове витрачання бюджетних коштів і мати наслідком відповідальність керівника.
збільшення внесеного капіталу при придбанні необоротних активів;
вилучення з доходу звітного періоду асигнувань на придбання необоротних активів;
нарахування відсотків по депозитам;
інші ситуації, коли треба обґрунтувати суму операції або пояснити її причини.
Додатки до бухгалтерської довідки
Бухгалтерська довідка може містити додатки, наприклад:
відомість розрахунку. Якщо розрахунків багато та їх не можна вмістити компактно на одній сторінці, краще скласти відомість і у бухгалтерській довідці згадати, що вона є додатком до довідки;
копії або оригінали документів, якщо вони використовуються як основа для розрахунків. Наприклад, договір купівлі-продажу з виділеною інформацією про умови нарахування пені;
довідкова інформація. Наприклад, роздруківка з веб-сайту НБУ щодо значень облікової ставки за певний період, значення індексу споживчих цін тощо.
Бухгалтерська довідка 2024 року – зразок заповнення
Розглянемо деякі типові ситуації з її заповнення.
Ситуація 1. У січні 2024 року бюджетна установа придбала 20 ортопедичних матраців на ліжка вартістю 2400 грн, у т. ч. ПДВ. Всього заплатили 48 000 грн, у т. ч. ПДВ. Помилково їх оприбуткували як МШП (рахунок 1812). Витрати на доставку – 500 грн.
У серпні цю помилку виявили і її вирішили виправити та обліковувати матраци як МНМА, тобто на рахунку 1113, оскільки строк їх експлуатації перевищує 1 рік. Матраци ввели в експлуатацію у січні.
Для виправлення помилки необхідно виконати такі бухгалтерські проведення:
Здійснено коригування оприбуткування МШП, сума: 40000 грн (вартість матраців без ПДВ) + витрати на доставку 500 грн
1812
6211
-40500,00
2
Здійснено коригування списання МШП на матеріальні затрати
8013
1812
-40500,00
3
Відкориговано фінансовий результат від виконання кошторису*.
5511
8013
-40500,00
Правильні бухгалтерські проведення:
4
Відображено капітальні інвестиції
1312
6211
40500,00
5
Введено малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) в експлуатацію (складаємо акт введення в експлуатацію один на всі матраци, так як для МНМА можливий груповий облік)
1113
1312
40500,00
6
Вилучено з доходів звітного періоду асигнування на придбання необоротних активів. Документ: бухгалтерська довідка*.
Нарахована амортизація МНМА у серпні 2024 р., метод 50/50 (= 40500×0,5). Документ: бухгалтерська довідка або відомість нарахування амортизації.
8014
1412
20225,00
9
Нараховану амортизацію МНМА віднесено на фінансовий результат виконання кошторису у серпні 2024 р. Це може бути окрема або єдина бухгалтерська довідка на всі закриття рахунків доходів і витрат у кінці періоду.
5511
1412
20225,00
*коли меморіальні ордери різні, все можна виправити за допомоги однієї бухгалтерської довідки: в один меморіальний ордер підкласти оригінал, а в інші – копію бухгалтерської довідки.
Ситуація 2. Установа розмістила тимчасово вільні кошти, які були отримані від надання навчальних послуг на банківський рахунок на 2 місяці у сумі 1 млн грн. Ставка – 10% річних. Щомісяця нараховуються відсотки та зараховуються на реєстраційний рахунок установи.
Будуть складені наступні бухгалтерські проведення:
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
1
Нараховано дохід від банківських відсотків за один повний місяць, 1000000 × 0,10/12
2117
7311
8333,33
2
Зараховані кошти на реєстраційний рахунок. Документ: виписка з рахунку.
2313
2117
8333,33
3
Закрито рахунок доходів наприкінці періоду. Також складаємо бухгалтерську довідку. Це може бути єдина довідка на закриття всіх рахунків доходів і витрат у кінці періоду.
