Виплата декретних у 2024 році

Які документи потрібні для нарахування декретних

Нарахування допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами («декретних») можливе за наявності таких документів:

• листка непрацездатності (е-лікарняний), відкритого у зв’язку з вагітністю та пологами;
• заяви працівниці на надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• наказу про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• заяви-розрахунку до Пенсійного фонду України (далі – ПФУ, Фонд).

Після виплати декретних до ПФУ також треба подати відповідне повідомлення про виплату коштів. Оформлення даних документів в розрахунок декретних здійснюємо на основі відповідних нормативних документів.

Нормативка для розрахунку лікарняних 

Перед розрахунком декретних бажано ознайомитися з нормативними документами, які містять потрібні для цього правила. До них належать:

• Закон «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 (далі – Закон № 1105);
• Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, який затверджений постановою Кабміну від 26.09.2001 р. № 1266 (далі – Порядок 1266).

🎁 Тримайте подарунок від від е-журналу Головбух Бюджет:
	Авансовий звіт – зразок для бюджетників Скачати

Чи є відмінності у розрахунку декретних 2025 і 2024?

Відмінностей у порядку розрахунку немає. Однак є такі нюанси: 

• тривалість розрахункового періоду у днях. Так, лютий 2025 має 28 к. днів, а лютий 2024 – 29 к. днів, тому розрахунковий період 12 місяців, який включає лютий 2025, має 365 к. днів, а який включає лютий 2024, – не 366 к. днів;
• зростає максимальне обмеження на середньоденну при розрахунку декретних, так як зростає максимальна база ЄСВ з 15 до 20 мінімальних зарплат (див. про це обмеження далі).

Калькулятор днів щорічної відпустки

Порядок оформлення документів для нарахування декретних

Перший з потрібних документів – листок непрацездатності, як правило, відкривається з 30-го тижня вагітності. Після того, як працівниця вирішила, коли хоче піти у відпустку, вона:

1. Повідомляє бухгалтера про вже відкритий листок непрацездатності, аби він перевірив його в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
2. Пише заяву;
3. Зазначає дату, з якої бажає піти у декретну відпустку, але не раніше дня, з якого відкритий лікарняний.

Керівник установи видає відповідний наказ. Потім порядок дій такий:

• слід дочекатися статусу електронного листка непрацездатності «Готовий до сплати». Для листків непрацездатності з причиною «Вагітність і пологи» (код 2) він настає через 7 днів після дати відкриття (п. 1 Розділу ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, що затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 р. № 1234). Це відрізняє такі листки непрацездатності від звичайних, де 7 днів відраховуються з дати закриття;
• рішення про призначення допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами тепер приймає не Комісія соцстрахування, а роботодавці/уповноважені ними особи. На це відводиться 3 дні з дня отримання лікарняним статусу «Готовий до сплати» (видачі);
• бухгалтер складає й подає заяву-розрахунок до ПФУ, одночасно через електронний кабінет якого можна зазначати 200 листків непрацездатності;
• слід дочекатися коштів із ПФУ, які мають бути зараховані на окремі поточні рахунки, відкриті страхувальниками в установах банків для зарахування страхових коштів, впродовж 3 днів.

Розрахунок допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретних) здійснюється з дати початку відпустки, зазначеної у наказі, а не з дати відкриття листка непрацездатності.

Через воєнний стан жінка, яка перебуває за кордоном, може дистанційно відкрити лікарняний. Їй потрібно надати лікарю документ, що підтверджує вагітність, аби він створив медвисновок про тимчасову непрацездатність для автоматичного формування е-лікарняного.

КАЛЬКУЛЯТОР СТАЖУ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ ТА СЛУЖБИ В ОМС

Заява на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами

Щодо заяви – краще, аби вона була. Хоча листок непрацездатності і є сам собою підставою для надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, але працівниця може свідомо продовжувати працювати певний час з тих чи інших міркувань. Працівниця має право сама вирішувати, коли у неї буде день початку такої відпустки. Також можливі випадки, коли працівниця повідомляє про лікарняний із запізненням.

Увага: Заява на надання відпустки від працівниці обов’язкова

Крім того, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами нараховується з дня, коли відпустка фактично почалася за наказом, а не дня, який вказаний у листку тимчасової непрацездатності. Однак у такому випадку оплата від ПФУ буде меншою, ніж за стандартні 126 к. дні (к. дн). Наприклад, лікарняний відкритий 18.10.2024, але працівниця вирішила, що їй краще отримати ще й жовтневу премію та подала лікарняний пізніше, йде у декретну відпустку з 01 листопада 2024 року. Тоді їй буде оплачено 112 к. днів відпустки, а не 126. За 14 к. днів жовтня вона отримає зарплату й бажану премію.

Як перенести декретну відпустку за бажанням працівниці

Світлана ЛІСТРОВА експерт із трудового та податкового законодавства

Нарешті врегулювали процедуру перенесення допологової частини відпустки за бажанням вагітної. У 2023 році набрали чинності зміни, внесені Наказом № 1810 до Порядку №1066. Оновлена редакція Порядку №1066 передбачає, що медичний висновок категорії «Вагітність та пологи» лікар формує з дати, яку визначила пацієнтка, у період від початку 30-го тижня вагітності до дня пологів (включно). Якщо вагітна бажає перенести дату формування медичного висновку на пізніший строк, аніж початок 30-го тижня вагітності, вона подає заяву. Форму заяви містить додаток 3 до Порядку №1066.

Скористайтеся роз’ясненням експерта та дивиться Приклад перенесення декретної відпустки

Отже, наявність заяви працівниці зніме можливе питання при перевірці, чому декретна відпустка почалася пізніше, аніж за листком непрацездатності. Через все це заява та наказ щодо такої відпустки – обов’язкові. Приклад заяви на декретну відпустку наведений нижче.

СКАЧАТИ

Приклад наказу про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами на підставі заяви працівниці наведений нижче.

СКАЧАТИ

Як визначається 7-денний термін після відкриття е-лікарняного

Згаданий 7-денний термін щодо зміни статусу листка непрацездатності в ЕСОЗ відраховується не з дня відкриття, а з наступного за ним дня. Наприклад, для листка непрацездатності, який відкрито 28 жовтня 2024 року, строк відраховується з 29 жовтня 2024 року. Статус «готовий до сплати» такий лікарняний має отримати 05 листопада 2024 року, тобто на 8-й день відліку (див нижче часову шкалу). Термін може бути подовжений, якщо лікарем будуть внесені зміни до медичного висновку, що у ситуації з вагітністю та пологами врядчи буде. З цього дня листок непрацездатності вважається виданим. Таблиця, яка пояснює відлік днів готовності до сплати відкритого е-лікарняного «вагітність і пологи», наведена нижче.

Лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами

Розрахунок лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами залежить від тривалості декретної відпустки, яка різниться залежно від особливостей страхового випадку.

Якщо вагітній працівниці відпустку надають з дня, що зазначений у листку непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами (це стандартний випадок), її тривалість становить:

• 126 к. днів – для вагітної працівниці (рахується 70 к. днів до пологів, а 56 к. днів – після, лікарняний один);
• 126 к. днів + 14 к. днів (всього 140 к. днів) – якщо було ускладнення пологів, наприклад передчасне народження. Надається два лікарняних: стандартний лікарняний до пологів + після пологів додатковий (14 к. днів). При цьому кесарів розтин ускладненням не вважається;
• 180 к. днів – для вагітної працівниці, яка має статус постраждалої внаслідок аварії на ЧАЕС.

Тривалість декретної відпустки для усіх страхових випадків наведена у таблиці нижче. Усі дні декретних оплачуються за рахунок Фонду.

Як розрахувати загальну суму декретних

Допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами нараховуємо у розмірі 100% середньої зарплати (доходу) працівниці, а тому сума денної виплати дорівнюватиме сумі середньоденної зарплати. Правила розрахунку декретних визначає вже згаданий Порядок № 1266.

Розмір декретних виплат розраховується так:

декретні виплати = тривалість декретної відпустки (у к. днях) × сума середньоденної зарплати

Розрахунок середньоденної зарплати здійснюється у такий спосіб:

середньоденна виплата (зарплата) = дозволені виплати за розрахунковий період / (тривалість розрахункового періоду – дні, які слід виключити)

Сума середньоденної виплати залежить від розрахункового періоду і виплат, які нараховані за місяці цього розрахункового періоду.

ТОП-5 СТАТТЕЙ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• Кому індексувати зарплату в листопаді 2024 року
• Інвентаризація-2024: відповіді на гарячі запитання
• Як перевіряє Держпраці під час воєнного стану
• Скарбниця бухпроведень: ремонт і поліпшення комп’ютерів та оргтехніки
• Видатки з поповнення статутного капіталу підпорядкованих суб’єктів господарювання: як визначити КЕКВ

Визначення тривалості розрахункового періоду при розрахунку декретних

Розрахунковий період – це 12 календарних місяців, що передують місяцю надання декретної відпустки. Його обчислюють у календарних днях та обов’язково виключають календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин. Тобто щоб розрахунок декретних був правильним, слід виключити дні:

• тимчасової непрацездатності (лікарняного);
• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (декретної відпустки);
• відпустки для догляду за дитиною до 3-х та 6 років;
• відпустки без збереження заробітної плати;
• призупинення дії трудового договору в звʼязку з російською військовою агресією.

Наприклад, якщо працівниця йде у декрет 28.10.2024 року, то розрахунковий період буде жовтень 2023-вересень 2024. Якщо вона йде у декрет 28.11.2024 року – листопад 2023-жовтень 2024 і т.д. Це все 366 к. днів. Однак, якщо працівниця в цей період мала 6 днів лікарняного та 10 днів відпустки за власний рахунок, то тривалість розрахункового періоду уже буде 350 к. днів (= 366 – 6 – 10) і т.д.

Щодо святкових і неробочих днів (їхній перелік – ст. 73 КЗпП), то:

• при розрахунку допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами – враховуємо й оплачуємо;
• при розрахунку декретних у зв’язку з усиновленням – виключаємо (ст. 18¹ Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504).

Та якщо працівниця перебуває у трудових відносинах менший період за 12 календарних місяців, під час нарахування декретних виходимо з розрахункового періоду, що дорівнює повним календарним місяцям. Якщо вона перебуває у трудових відносинах менше календарного місяця, розрахунковим періодом буде фактично відпрацьований час.

Дні минулих лікарняних (та самі лікарняні), дні відпусток за свій рахунок у розрахунку декретних участі не беруть.

ВИПЛАТИ ПРАЦІВНИКАМ

• Оплата праці держслужбовців — 2025
• Розрахунок середньої зарплати: відповіді фахівця Мінекономіки
• Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Сума виплат розрахункового періоду для розрахунку декретних

Аби нарахування декретних здійснити правильно, слід знати, які виплати розрахункового періоду можна враховувати. Її обчислюємо за уже згаданим Порядком № 1266.

Обчислюючи середньоденну виплату, беремо до уваги лише зарплату за місяці розрахункового періоду, на яку нараховано ЄСВ. Розрахунок декретних проводимо із цієї зарплати, але виключаємо, тобто НЕ враховуємо такі виплати:

• оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності (лікарняних за рахунок установи);
• допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (лікарняних за рахунок ПФУ);
• допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретними);
• виплат (премії, відпускні тощо), нарахованих у місяці, якщо його повністю вилучено з розрахункового періоду. Наприклад, працівниця повний місяць не працювала, перебуваючи на лікарняному (у відпустці без збереження), але отримала квартальну/річну премію. Така премія не враховується;
• матеріальна допомога разового характеру (на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, на вирішення соціально-побутових питань), яка не обкладається ЄСВ.

Перевірки Держпраці під час воєнного стану

Мінімальне обмеження розміру середньоденної зарплати у розрахунку декретних

Сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, що обчислена з мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку (п. 2 Порядку № 1266). Якщо середня зарплата «недотягує» до мінімуму, то для обчислення середньої тоді використовується цифра «30,44» – це середньомісячна кількість к. днів (п. 4 Порядку № 1266):

середньоденна виплата (зарплата) = мінімальна зарплата ÷ 30,44

Отже, мінімальна середньоденна зарплата складає (на основі даних Закону про Держбюджет 2024 і проєкту Закону про Держбюджет 2025):

• квітень-грудень 2024 – 262,81 грн (= 8000 грн ÷ 30,44);
• січень-грудень 2025 – 262,81 грн (= 8000 грн ÷ 30,44), так як мінімальна зарплата у 2025 році має залишитися на рівні 8000 грн. 

Таким чином, загальну суму мінімальних декретних виплат за 126 днів у 2024 та 2025 роках становить:

• квітень-грудень 2024 – 33114,06 грн (= 262,81 грн × 126);
• січень-грудень 2025 – 33114,06 грн (= 262,81 грн × 126). 

Декретні при підвищенні мінімальної зарплати не перераховуються. «Дотягувати» декретні за місяць до мінімальної зарплати, якщо вони менші, також не потрібно. Дане обмеження діє лише щодо середньоденної виплати. У розрахунку за місяць декретні можуть бути меншими за мінімальну зарплату. Однак, у деяких місцях може виникнути так звана ЄСВ-різниця. Слід донарахувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на різницю між його мінімальною базою (мінімальною зарплатою) та фактичною базою (декретними). Така ситуація у лютому, квітні, червні, вересні, листопаді 2024 року, тобто місяцях, які мають 29 і 30 к. днів (менше, ніж 30,44) – див. таблицю нижче.

Максимальне обмеження розміру середньоденної зарплати у розрахунку декретних

При розрахунку декретних є два різновиди максимального обмеження середньоденної зарплати:

• якщо не вистачає страхового стажу. Якщо працівниця впродовж 12 місяців перед вагітністю має страховий стаж менше 6 місяців, то з’являється максимальне обмеження – 2-кратний розмір мінімальної зарплати на час виходу у декретну відпустку;
• для всіх працівниць – максимальна база нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат останнього місяця розрахункового періоду, п. 4 Порядку № 1266;
• 20 мінімальних зарплат – очікується з 01 січня 2025 року за проєктом Державного бюджету України 2025), що поділена на 30,44.

Розрахунок обмежень для 2024 і 2025 року для середньоденної зарплати та декретних за 126 к. днів для тих працівниць, у яких не вистачає страхового стажу наведений у таблиці нижче.

Щодо розрахунку декретних на основі середньої зарплати, що порахована з максимальної бази ЄСВ, є ще додаткове обмеження:

• декретні не можуть бути більшими за базу нарахування ЄСВ, з якої сплачувалися страхові внески (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105). У розрахунок беремо розмір максимальної бази ЄСВ, що діяла в місяці, за який вони нараховані, так як максимальна база при нарахуванні допомоги у зв’язку з вагітністю й пологами застосовується окремо за кожен місяць (див. абз. 12 пп. «2» п. 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449. Як правило, така ситуація виникає у місяцях, які мають 31 к. день (більше, ніж 30,44). Однак такий розмір декретних у бюджетних установах – нетипове явище.

Передплата 2025 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Результати розрахунку декретних з урахуванням даних обмежень (щодо середньоденної зарплати та загальної суми декретних) наведений у таблиці нижче.

Приклад нарахування декретних у 2024 році

Працівниця уклала трудові відносини з установою 30.05.2024. Е-лікарняний з типом причини «Вагітність і пологи» (код типу непрацездатності «2») було зареєстровано 28 жовтня 2024 року, тривалість 126 к. днів. Розрахунковим періодом є червень 2024–вересень 2024. Травень 2024 року не включаємо, так як це неповний місяць роботи. Виплати розрахункового періоду наведені у таблиці нижче.

Середньоденна зарплата розраховується так:

29721 грн ÷ (122 к. днів – 5 к. днів) = 29721 грн/117 к. днів = 254,03 грн;

Позаяк страховий стаж працівниці за останні 12 місяців до лікарняного менше 6 місяців, то треба порівняти отриману середньоденну зарплату з існуючими максимальним обмеженням для цього випадку – обмеження дотримується:

271,12 грн ˂ 525,62 грн

Порівнюємо тепер середньоденну зарплату з мінімальним обмеженням – обмеження не дотримується:

254,03 грн ˂ 262,81 грн

Виходить, що фактичний середньоденний заробіток нижчий за мінімальний. Отже, суму допомоги слід розраховувати із середньоденного заробітку, який обчислено з мінімальної зарплати жовтня 2024, тобто 262,81 грн.

Розрахунок суми декретних має вигляд:

262,81 грн × 126 к. днів = 33114,06 грн

Наступним кроком треба зробити помісячну розбивку декретних для заповнення Додатка Д1 Податкового розрахунку (див. табл. нижче).

Документальне оформлення отримання виплати декретних з Фонду

Для документального оформлення виплати декретних використовуються ті ж самі документи, що й для такого з лікарняних. Оформити рішення уповноваженої особи чи комісії можна документом довільної форми, за основу взявши протокол з постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. За позитивного рішення уповноважених осіб з соціального страхування, призначених керівником, бухгалтерія може нараховувати лікарняні виплати.

Потім в найкоротші строки подається до ПФУ заяву-розрахунок спеціальної форми. Це можна зробити зараз через електронний кабінет ПФУ. За результатами розгляду ПФУ отриманих документів, установі перераховують на окремий поточний рахунок лікарняні для виплати працівникам, які зазначені у заяві-розрахунку.

Установлені строки проходження цих всіх етапів та виплати самих лікарняних подано у таблиці нижче.

Зразок заповненої на основі раніше розглянутого прикладу заяви-розрахунку наведений нижче.

СКАЧАТИ

Зразок заповненого повідомлення про виплату декретних наведений нижче.

СКАЧАТИ

Оподаткування декретних і Додаток 4ДФ

ПДФО та військовий збір з декретних не сплачується (пп. 165.1.1 Податкового кодексу України). Однак сума такого доходу відображається у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «128».

ЄСВ і декретні у Додатку Д1

На суму декретниих нараховується лише ЄСВ за ставкою 22% (8,41% — для осіб з інвалідністю).

Повністю всі декретні відображаються у Додатку Д1 Податковому розрахунку у тому місяці, у якому вони нараховані, незалежно від кількості днів (місяців) перебування у декретній відпустці. Зразок заповненого Додатка Д1 на основі раніше наведеного прикладу наведений нижче. Попередньо у прикладі був здійснений помісячний розподіл суми декретних.

Увага: на декретні ЄСВ – нараховується, а ПДФО та ВЗ – не нараховуються.

СКАЧАТИ

Бухгалтерські проведення з нарахування декретних виплат

Бухгалтерські проведення з нарахування декретних виплат для бюджетної установи наведено у таблиці нижче (цифри взято з попереднього прикладу).