експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Як розрахувати декретні та виплатити в 2025 році? У статті — алгоритм нарахування декретних, приклади розрахунків, зразки документів та готові бухгалтерські проведення
Після виплати декретних до ПФУ також треба подати відповідне повідомлення про виплату коштів. Оформлення даних документів в розрахунок декретних здійснюється на основі відповідних нормативних документів.
Порядок оформлення документів для нарахування декретних
Перший з потрібних документів — листок непрацездатності, як правило, відкривається з 30-го тижня вагітності. Після того, як працівниця вирішила, коли хоче піти у відпустку, вона має:
повідомити бухгалтера про вже відкритий листок непрацездатності, аби він перевірив його в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
написати заяву;
зазначити дату, з якої бажає піти у декретну відпустку, але не раніше дня, з якого відкритий лікарняний.
Керівник установи видає відповідний наказ.
Наступний порядок дій такий:
слід дочекатися статусу електронного листка непрацездатності «Готовий до сплати». Для листків непрацездатності з причиною «Вагітність і пологи» (код 2) він настає через 7 днів після дати відкриття (п. 1 Розділу ІІІПорядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, що затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 р. № 1234). Це відрізняє такі листки непрацездатності від звичайних, де 7 днів відраховуються з дати закриття, а не відкриття;
рішення про призначення допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами приймають уповноважені особи (можна, як і раніше, робити це через Комісію соцстрахування). На це відводиться 3 дні з дня отримання лікарняним статусу «Готовий до сплати» (видачі);
бухгалтер складає й подає заяву-розрахунок до ПФУ через електронний кабінет. Одночасно можна зазначати 200 листків непрацездатності;
слід дочекатися коштів із ПФУ, які мають бути зараховані на окремі поточні рахунки, відкриті страхувальниками в установах банків для зарахування страхових коштів, впродовж 3-х днів.
Розрахунок допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретних) здійснюється з дати початку відпустки, зазначеної у наказі, а не з дати відкриття листка непрацездатності.
Як визначається 7-денний термін після відкриття е-лікарняного
Згаданий 7-денний термін щодо зміни статусу листка непрацездатності в ЕСОЗ відраховується не з дня відкриття, а з наступного за ним дня. Наприклад, для листка непрацездатності, який відкрито 28 квітня 2025 року, строк відраховується з 29 квітня 2025 року. Статус «готовий до сплати» такий лікарняний має отримати 06 травня 2025 року, тобто на 8-й день відліку (див. нижче часову шкалу). Термін може бути подовжений, якщо лікарем будуть внесені зміни до медичного висновку, що у ситуації з вагітністю та пологами врядчи буде. З цього дня листок непрацездатності вважається виданим. Таблиця, яка пояснює відлік днів готовності до сплати відкритого е-лікарняного «вагітність і пологи», наведена нижче.
ВІДЛІК ДНІВ ДЛЯ ЛИСТКА НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ «ВАГІТНІСТЬ І ПОЛОГИ»
(на прикладі квітня-травня 2025 року)
дата
відкриття
7-денний термін
статус «готовий до сплати»
(день видачі)
28.04
29.04
30.04
01.05
02.05
03.05
04.05
06.05
06.05
Лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами
Розрахунок лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами залежить від тривалості декретної відпустки, яка різниться залежно від особливостей страхового випадку.
Якщо вагітній працівниці відпустку надають з дня, що зазначений у листку непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами (це стандартний випадок), її тривалість становить:
126 к. днів — для вагітної працівниці (рахується 70 к. днів до пологів, а 56 к. днів — після, лікарняний один);
126 к. днів + 14 к. днів (всього 140 к. днів) — якщо було ускладнення пологів, наприклад передчасне народження. Надається два лікарняних: стандартний лікарняний до пологів + після пологів додатковий (14 к. днів). При цьому кесарів розтин ускладненням не вважається;
180 к. днів — для вагітної працівниці, яка має статус постраждалої внаслідок аварії на ЧАЕС.
вагітність та пологи жінок, які належать до I-ІІІ категорій постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС
180
(90 —до пологів та 90 — після пологів)
ч. 1 ст. 18 Закону № 1105;
п. 6.3 Інструкції № 455
передчасні або багатоплідні пологи, виникнення ускладнень під час пологів або в післяпологовому періоді (крім жінок І-Ш категорій постраждалих унаслідок аварії на ЧАЕС)
140
(70 — до пологів та 70 — після пологів)
ч. 1 ст. 18 Закону № 1105;
п. 6.2 Інструкції №455
вагітність та пологи жінок, які не спостерігались з приводу вагітності до дня пологів, а також:
56
п. 6.4 Інструкції № 455
у разі передчасних або багатоплідних пологів, виникнення ускладнень під час пологів або в післяпологовому періоді
70
у разі якщо вагітна належить до категорії жінок І-ІІІ категорій постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС
90
передчасні пологи (до 30 тижнів вагітності):
п. 6.5 Інструкції № 455
у разі народження живої дитини
140
у випадку мертвонародження при таких пологах
70
Відпустки у зв’язку з усиновленням** (жінки й чоловіки):
усиновлення дитини впродовж двох місяців з дня її народження:
** при усиновленні підставою є не листок тимчасової непрацездатності, а документ, що підтверджує усиновлення (копія рішення суду про усиновлення). Строк для надання заяви — 3 місяці з дня набрання законної сили рішенням суду про усиновлення дитини. В усьому іншому документальний порядок оформлення таких відпусток (заява, наказ, документи до ПФУ) аналогічний звичайним декретним. Однак, якщо працівник порушить даний 3-місячний строк, відпустка не надається
Розрахунок декретних 2025
Допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами нараховується у розмірі 100% середньої зарплати (доходу) працівниці, а тому сума денної виплати дорівнюватиме сумі середньоденної зарплати. Правила розрахунку декретних визначає вже згаданий Порядок № 1266.
Розмір декретних виплат розраховується так:
декретні виплати = тривалість декретної відпустки (у к. днях) × сума середньоденної зарплати
Визначення тривалості розрахункового періоду при розрахунку декретних
Розрахунковий період — це 12 календарних місяців, що передують місяцю надання декретної відпустки. Його обчислюють у календарних днях та обов’язково виключають календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин. Тобто, щоб розрахунок декретних був правильним, слід виключити дні:
тимчасової непрацездатності (лікарняного);
відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (декретної відпустки);
Наприклад, якщо працівниця йде у декрет 28.04.2025 року, то розрахунковий період буде квітень 2024-березень 2025. Якщо вона йде у декрет 28.05.2025 року — травень 2024–квітень 2025 і т.д. Це все 365 к. днів. Однак, якщо працівниця у такі періоди мала 6 днів лікарняного та 10 днів відпустки за власний рахунок, то тривалість розрахункового періоду вже зменшується до 349 к. днів (= 365 – 6 – 10) і т.д.
Щодо святкових і неробочих днів, перелік яких можна знайти у ст. 73 КЗпП, то при розрахунку декретних у зв’язку з:
вагітністю та пологами — враховується й оплачується;
Однак, якщо працівниця перебуває у трудових відносинах менше 12 календарних місяців, то під час нарахування декретних слід виходити з розрахункового періоду, що дорівнює повним календарним місяцям. Якщо вона перебуває у трудових відносинах менше календарного місяця, розрахунковим періодом буде фактично відпрацьований час.
Дні минулих лікарняних (та самі лікарняні), дні відпусток за свій рахунок у розрахунку декретних участі не беруть.
Сума виплат розрахункового періоду для розрахунку декретних
Аби нарахування декретних здійснити правильно, слід знати, які виплати розрахункового періоду можна враховувати. Сума виплат розрахункового періоду визначається за уже згаданим Порядком № 1266.
Обчислюючи середньоденну виплату, беремо до уваги лише зарплату за місяці розрахункового періоду, на яку нараховано ЄСВ. Розрахунок декретних здійснюється з цієї зарплати, але виключаються, тобто НЕ враховуються такі виплати:
оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності (лікарняних за рахунок установи);
допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (лікарняних за рахунок ПФУ);
допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретними);
виплат (премії, відпускні тощо), нарахованих у місяці, якщо його повністю вилучено з розрахункового періоду. Наприклад, працівниця повний місяць не працювала, перебуваючи на лікарняному (у відпустці без збереження), але отримала квартальну/річну премію. Така премія не враховується;
матеріальна допомога разового характеру (на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, на вирішення соціально-побутових питань), яка не обкладається ЄСВ.
Мінімальне обмеження розміру середньоденної зарплати у розрахунку декретних
Сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, що обчислена з мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку (п. 2 Порядку № 1266). Якщо середня зарплата «недотягує» до мінімуму, то для обчислення середньої тоді використовується цифра «30,44» — це середньомісячна кількість к. днів (п. 4 Порядку № 1266):
Мінімальна середньоденна зарплата складає у січні-грудні 2025 — 262,81 грн (= 8000 грн ÷ 30,44) (ст. 8 Закону про Держбюджет 2025).
Таким чином, загальну суму мінімальних декретних виплат за 126 днів у 2025 роках становить у січні-грудні 2025 — 33114,06 грн (= 262,81 грн × 126 днів).
Декретні при підвищенні мінімальної зарплати не перераховуються. «Дотягувати» декретні за місяць до мінімальної зарплати, якщо вони менші, також не потрібно. Дане обмеження діє лише щодо середньоденної виплати. У розрахунку за місяць декретні можуть бути меншими за мінімальну зарплату. Однак, у деяких місцях може виникнути так звана ЄСВ-різниця. Слід донарахувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на різницю між його мінімальною базою (мінімальною зарплатою) та фактичною базою (декретними). Така ситуація у лютому, квітні, червні, вересні, листопаді 2025 року, тобто місяцях, які мають 28 і 30 к. днів (менше, ніж 30,44) — див. таблицю нижче.
МІНІМАЛЬНА ДОПОМОГА У ЗВʼЯЗКУ З ВАГІТНІСТЮ ТА ПОЛОГАМИ 2025
Місяці року, у якому настав страховий випадок
К-ть
днів у місяці
Мінімальна середньоденна зарплата, грн*
Мінімальна сума допомоги, грн
(= кол. 2 × кол. 3)
Мінімальна база ЄСВ для відповідного місяця, грн
ЄСВ-різниця, грн
(= кол. 5 – кол. 4,
якщо кол. 4 < кол. 5)
1
2
3
4
5
6
січень
31
262,81
8147,11
8000
–
лютий
28
262,81
7358,68
8000
641,32
березень
31
262,81
8147,11
8000
–
квітень
30
262,81
7884,3
8000
115,7
травень
31
262,81
8147,11
8000
–
червень
30
262,81
7884,3
8000
115,7
липень
31
262,81
8147,11
8000
–
серпень
31
262,81
8147,11
8000
–
вересень
30
262,81
7884,3
8000
115,7
жовтень
31
262,81
8147,11
8000
–
листопад
30
262,81
7884,3
8000
115,7
грудень
31
262,81
8147,11
8000
–
Максимальне обмеження розміру середньоденної зарплати у розрахунку декретних
Обмеження при нестачі страхового стажу. Якщо працівниця впродовж 12 місяців перед вагітністю має страховий стаж менший 6 місяців, то при розрахунку середньоденної зарплати застосовується максимальне обмеження:
середньоденна ≤ середньоденна у розрахунку з 2-кратного розміру мінімальної зарплати (на час виходу у декретну відпустку), поділеної на 30,44
Розрахунок обмежень для 2025 року для середньоденної зарплати та декретних за 126 к. днів для тих працівниць, у яких не вистачає страхового стажу наведений у таблиці нижче.
МАКСИМАЛЬНІ ДЕКРЕТНІ ВИПЛАТИ 2025
(якщо не вистачає стажу за 12 місяців)
Місяць, у якому настав страховий випадок
Максимальна середньоденна зарплата, грн
Максимальні декретні виплати
за 126 к. днів, грн
січень-грудень
525,62грн
(= 8000 грн × 2 ÷ 30,44)
66228,12 грн
(= 525,62 грн × 126 днів)
Для всіх працівниць незалежно від страхового стажу застосовується також ще такі обмеження:
середньоденна ≤середньоденна з розрахунку максимальної бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, поділеної на 30,44. У свою чергу, максимальна база ЄСВ у 2025 році (починаючи з 01 січня) = 20 мінімальних зарплат (ст. 39 Закону про Держбюджет 2025), а в інші роки — 15 мінімальних зарплат (п. 4 Порядку № 1266);
сума декретних у розрахунку на місяць ≤ розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачено страхові внески (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105). У розрахунок береться розмір максимальної бази ЄСВ, що діяла в місяці, за який вони нараховані, так як максимальна база при нарахуванні допомоги у зв’язку з вагітністю й пологами застосовується окремо за кожен місяць (див. абз. 12 пп. «2» п. 2 розділу IVІнструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449). Як правило, така ситуація виникає у місяцях, які мають 31 к. день (більше, ніж 30,44). Однак такий розмір декретних у бюджетних установах — нетипове явище.
Результати розрахунку декретних з урахуванням даних обмежень (щодо середньоденної зарплати та загальної суми декретних) наведений у таблиці нижче.
МАКСИМАЛЬНА ДОПОМОГА У ЗВ’ЯЗКУ З ВАГІТНІСТЮ ТА ПОЛОГАМИ 2025
Місяці року, у якому настав страховий випадок
К-ть
днів у місяці
Максимальна середньоденна зарплата, грн*
Розрахунок допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами у розрахунку на повний місяць, грн
сума допомоги (= кол. 2 × кол. 3, але не більше максимальної бази ЄСВ для відповідного місяця у кол. 5)
максимальна база ЄСВ відповідного місяця
(для довідки)**
1
2
3
4
5
січень
31
3942,18
122207,58
160000
лютий
28
5256,24
147174,72
160000
березень
31
5256,24
162943,44
160000
квітень
30
5256,24
157687,20
160000
травень
31
5256,24
162943,44
160000
червень
30
5256,24
157687,20
160000
липень
31
5256,24
162943,44
160000
серпень
31
5256,24
162943,44
160000
вересень
30
5256,24
157687,20
160000
жовтень
31
5256,24
162943,44
160000
листопад
30
5256,24
157687,20
160000
грудень
31
5256,24
162943,44
160000
*розрахунки (на основі мінімальної зарплати останнього місяця розрахункового періоду):
3942,18 грн = 8000 грн×15 ÷ 30,44;
5256,24грн = 8000 грн×20 ÷ 30,44
** розрахунки (на основі мінімальної зарплати відповідного місяця року): 160000 грн = 8000 грн×20
Розрахунок декретних: приклади 2025
Працівниця уклала трудові відносини з установою 25.11.2024. Е-лікарняний з типом причини «Вагітність і пологи» (код типу непрацездатності «2») було зареєстровано 28 квітня 2025 року, тривалість 126 к. днів. Розрахунковим періодом є грудень 2024–березень 2025. Листопад 2024 року виключається, так як це неповний місяць роботи. Виплати розрахункового періоду наведені у таблиці нижче.
ВИПЛАТИ РОЗРАХУНКОВОГО ПЕРІОДУ
Місяці розрахункового періоду
Фактичний заробіток (грн)
Кількість календарних днів (к. днів)
Кількість днів відсутності з поважних причин
грудень 2025
8000,00
31
–
січень 2025
5721,00
31
4*
лютий 2025
8000,00
28
–
березень 2025
8000,00
31
–
Разом
29721,00
121
4
* була відпустка за свій рахунок
Середньоденна зарплата розраховується так:
29721 грн ÷ (121 к. днів – 4 к. днів) = 29721 грн/117 к. днів = 254,03 грн
Позаяк страховий стаж працівниці за останні 12 місяців до лікарняного менше 6 місяців, то треба порівняти отриману середньоденну зарплату з існуючими максимальним обмеженням для цього випадку — обмеження дотримується:
271,12 грн ˂ 525,62 грн
Також слід порівняти середньоденну зарплату з мінімальним обмеженням — обмеження не дотримується:
254,03 грн ˂ 262,81 грн
Виходить, що фактичний середньоденний заробіток нижчий за мінімальний. Отже, суму допомоги слід розраховувати із середньоденного заробітку, який обчислено з мінімальної зарплати квітня 2025, тобто 262,81 грн.
Наступним кроком треба зробити помісячну розбивку декретних для заповнення Додатка Д1 Податкового розрахунку (див. табл. нижче).
РОЗПОДІЛ ДЕКРЕТНИХ ПОМІСЯЧНО та НАРАХУВАННЯ ЄСВ
Місяць
к. днів
Сума допомоги
(декретні)
зарплата за місяць
Розрахунок ЄСВ
ЄСВ за місяць з декретних і зарплати
ЄСВ-різниця*
ЄСВ
з різниці
ЄСВ за місяць
(= кол. 5 + кол. 7)
1
2
3
4
5
6
7
8
квітень
3
788,43
(= 262,81×3)
8200
1977,45
(=(788,43+ 8200)×0,22)
–
–
1977,45
травень
31
8147,11
(= 262,81 × 31)
–
1792,36
(= 8147,11× 0,22)
–
–
1792,36
червень
30
7884,30
(= 262,81 ×30)
–
1734,55
(= 7884,30 × 0,22)
115,70
(= 8000–7884,30)
25,45
(=115,70 × 0,22)
1760,00
липень
31
8147,11
(= 262,81 ×31)
–
1792,36
(= 8147,11× 0,22)
–
–
1792,36
серпень
31
8147,11
(= 262,81 ×31)
–
1792,36
(= 8147,11× 0,22)
–**
–**
1792,36
Всього
126
33114,06
8200
9089,08
115,70
25,45
9114,53***
* застосовується мінімальна базу ЄСВ, якщо сума зарплати та декретних за місяць менша за мінімальну зарплату. Для січня–грудня 2025 мінімальний ЄСВ = 8000 грн × 0,22 = 1760 грн;
** мінімальна база ЄСВ взагалі не може застосовуватися, так як очікується, що працівниця вийде на роботу;
*** у т.ч. 7310,53 грн — це ЄСВ з самих декретних (= 9114,53 – 8200×0,22)
Документальне оформлення отримання виплати декретних з ПФУ
Для документального оформлення виплати декретних використовуються ті ж самі документи, що й для такого з лікарняних. Оформити рішення уповноваженої особи чи комісії можна документом довільної форми, за основу взявши протокол з постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. За позитивного рішення уповноважених осіб з соціального страхування, призначених керівником, бухгалтерія може нараховувати лікарняні виплати.
Потім в найкоротші строки подається до ПФУ заяву-розрахунок спеціальної форми. Це можна зробити зараз через електронний кабінет ПФУ. За результатами розгляду ПФУ отриманих документів, установі перераховують на окремий поточний рахунок лікарняні для виплати працівникам, які зазначені у заяві-розрахунку.
Установлені строки проходження цих всіх етапів та виплати самих лікарняних подано у таблиці нижче.
ТЕРМІНИ ОФОРМЛЕННЯ ДЕКРЕТНИХ ЗА КОЖНИМ ЕТАПОМ:
Рішення уповноважених осіб про призначення соцвиплат
Заява-розрахунок
Зарахування коштів ПФУ на спецрахунок страхувальника
Виплата декретних
Повідомлення про виплату коштів
3 робочих дні*
(з дня набуття е-лікарняного «вагітність і пологи»
статусу «Готовий до сплати»*
5 робочих днів
(з дня рішення уповноваженої особи, групи осіб чи комісії з соцстрахування)
3 робочих дні
у найближчий день виплати зарплати (авансу або за другу половину місяця), що настає
після отримання соцвиплати з ПФУ
1 місяць
з дня виплати
* або з дня подачі паперового листка непрацездатності на розгляд уповноважених осіб
Зразок заповненої на основі раніше розглянутого прикладу заяви-розрахунку наведений нижче.
ПДФО та військовий збір з декретних не сплачується (пп. 165.1.1 Податкового кодексу України). Однак сума такого доходу відображається у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «128». Зразок заповненого Додатка 4ДФ на основі раніше наведеного прикладу наведений нижче.
На суму декретних нараховується лише ЄСВ за ставкою 22% (8,41% — для осіб з інвалідністю).
Повністю всі декретні відображаються у Додатку Д1 Податковому розрахунку у тому місяці, у якому вони нараховані, незалежно від кількості днів (місяців) перебування у декретній відпустці. Зразок заповненого Додатка Д1 на основі раніше наведеного прикладу наведений нижче. Попередньо у прикладі був здійснений помісячний розподіл суми декретних.
