Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами належить до соціальних відпусток. Її надають працівниці, яка є вагітною або народила/усиновила немовля. Процедура надання цієї відпустки змінилась у листопаді 2023 року. Що має зробити вагітна працівниця аби отримати відпустку, як перенести початок відпустки, як її продовжити, оплатити, які дії має зробити роботодавець, а які працівниця розглянемо детальніше у публікації.
Як надати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року надається працівниці за наказом роботодавця. Підставою для наказу є листок непрацездатності, сформований відповідно до медичного висновку про тимчасову непрацездатність за категорією «Вагітність та пологи».
Для того щоб отримати цю відпустку вагітна працівниця має звернутись у медзаклад до лікаря, який вестиме її вагітність. Саме на підставі медичного запису про медичний огляд пацієнтки, як правило, буде сформовано медичний висновок категорії «Вагітність та пологи»:
на 126 календарних днів – після початку 30 тижнів вагітності;
180 календарних днів – після початку 27 тижня вагітності для жінок, які належать до 1–3 категорій постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року надається з дати, зазначеної у листку непрацездатності. Якщо видали паперовий листок непрацездатності – його працівниця передає роботодавцю. Якщо сформовано електронний листок непрацездатності, його роботодавець отримає у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ.
Роботодавець не вправі вимагати заяву від працівниці щодо надання цієї відпустки. Якщо працівниця напише за своєю ініціативою заяву про надання відпустка у зв’язку з вагітністю 2024, роботодавець її до уваги не приймає – лише листок непрацездатності.
Раніше працівниця могла написати заяву про надання відпустки пізніше дати, зазначеної у листку непрацездатності, щоб продовжити працювати. Роботодавець, як правило, таке прохання задовольняв. Та з листопада 2023 року відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року переноситься за чітко прописаною процедурою.
Так, за бажанням жінки та у разі відсутності медичних протипоказань частина відпустки тривалістю 70 календарних днів, передбачена до пологів, може бути перенесена та використана жінкою частково або повністю після пологів, починаючи з дня пологів. При цьому загальна тривалість відпустки не може перевищувати сумарно 126 календарних днів або 140 календарних днів – у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів (ч. 2 ст. 17 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).
Якщо відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року переноситься за бажанням працівниці, вона має завчасно до початку 30/27 тижнів вагітності написати заяву на ім’я головного лікаря медзакладу, у якому стоїть на обліку. Форму цієї заяви визначає додаток 3 до Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затвердженого наказом Мінфіну від 01.06.2021 № 1066.
Після погодження її лікарем, який веде її вагітність, та головним лікарем медзакладу буде сформовано медичний висновок і листок непрацездатності з дати, зазначеній у заяві. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року надається роботодавцем з дати, зазначеній у листку непрацездатності. Жодних заяв щодо перенесення цієї відпустки роботодавець від працівниці не приймає, оскільки він не вправі та не спроможний оцінити її стан на предмет відсутності медичних протипоказань.
Отже, для роботодавця важливий лише факт наявності листка непрацездатності з категорією «Вагітність та пологи». Оскільки в ньому буде зазначена дата дії медичного висновку і, відповідно, саме з цієї дати розпочнеться відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року. Також у ньому міститься дата завершення дії медичного висновку, яка відповідає даті закінчення цієї відпустки.
Як продовжити відпустку у зв’язку з вагітністю
Продовжити тривалість цієї соціальної відпустки роботодавець може своїм наказом на підставі нового листка непрацездатності, який є продовженням попереднього страхового випадку. Наприклад, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року продовжується на 14 календарних днів:
у разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів;
народження мертвої дитини;
якщо надавали спеціалізовану медичну допомогу у стаціонарних умовах при ускладненнях в післяпологовий період.
Дата початку продовженої відпустки має співпадати з датою початку за новим листком непрацездатності та має відповідати даті наступної за датою завершення попереднього медичного висновку. Відпустка у зв’язку з пологами 2024 року за новим листком непрацездатності але тим самими страховим випадком є продовженням відпустки.
Нагадаємо, жодних заяв щодо цієї відпустки від працівниці роботодавець не вправі вимагати.
Оскільки працівниця самостійно у медзакладі обирає дату початку формування медичного висновку категорії «Вагітність та пологи», вона має повідомити про цю дату табелювальника, якщо хоче уникнути зайвих проблем з поверненням зарплати, яку нарахують з дати, коли почнеться відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року.
Спочатку роботодавець отримує листок непрацездатності категорії «Вагітність та пологи», видає наказ про надання відпустки з дати, яка зазначена у листку непрацездатності. Якщо за період відпустки працівниці вже встигли нарахувати та виплатити зарплату, суму, що припадає на робочі дні періоду відпустки, працівниця має повернути. Бухгалтер має сторнувати також ЄСВ, ПДФО і військовий збір, що були сплачені з цієї суми.
Але все це потрібно робити після того, як відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року надана, а роботодавець згідно зі статтею 127 КЗпП видав наказ про повернення зайвонарахованої зарплати. Цю суму зарплати не можна вважати за статтею 1215 ЦК такою, що не підлягає поверненню, оскільки мова йде про недобросовісність набувача. Для роботодавця важливо мати наказ/порядок/положення, у якому зафіксовано обов’язок працівника повідомляти роботодавця, а саме табелювальника, про дату початку тимчасової непрацездатності. З ним мають бути ознайомлені усі працівники.
Зверніть увагу, утримувати зайвонараховану і виплачену зарплату з суми допомоги по вагітності та пологах заборонено. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року оплачується роботодавцем за рахунок страхових коштів, які отримує від Пенсійного фонду України як фінансування допомоги по вагітності та пологах. Це страхові кошти, які мають цільове призначення і в повній сумі мають бути виплачені працівниці.
Відповідальна особа роботодавця, яка має доступ у кабінет страхувальника, друкує електронний листок непрацездатності та передає його комісії (уповноваженому) із соціального страхування. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року надається і оплачується після того як комісія (уповноважений) із соціального страхування приймає рішення про призначення допомоги по вагітності та пологах.
Це рішення передають у підрозділ бухгалтерського обліку. Якщо працівниці надається відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року, бухгалтер, який нараховує зарплату, має перевірити:
чи часом не нарахували зарплату за період відпустки;
табель обліку робочого часу, рішення про призначення допомоги по вагітності та пологах, наказ про відпустку, листок непрацездатності на предмет дати початку відпустки, її тривалості.
Якщо відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року надана правильно, зауважень немає, бухгалтер обчислює суму допомоги по вагітності та пологах. Для цього враховує вимоги:
Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року оплачується після того, як електронний листок непрацездатності отримає статус «Готово до сплати». Як правило, цей статус набувається через 7 днів після дати відкриття лікарняного (дати початку строку дії медичного висновку).
Бухгалтер визначає розмір денної виплати та суму допомоги по вагітності та пологах за 126 календарних днів. Як правило, саме стільки триває відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року для працівниці. Граничні розміри денної виплати для 2024 року наведемо у таблиці.
Мінімальні та максимальні розміри денної виплати у 2024 році
Показник
Розмір денної виплати, грн для страхових випадків, що настали
у І кв. 2024 р.
у ІІ–ІV кв. 2024 р.
Максимальний розмір денної виплати для:
працівників, у яких страховий стаж протягом 12-и місяців перед настанням страхового випадку менше ніж 6 місяців
466,49
525,62
інших працівників *
3498,69
3942,18
Мінімальний розмір денної виплати незалежно від страхового стажу
233,25
262,81
* Максимальний розмір денної виплати для допомоги по вагітності та пологах за страховими випадками, що настали:
у січні 2024 року – 3301,58 грн;
у квітні 2024 року – 3498,69 грн.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року оплачується з денної виплати, обчисленої з середньої зарплати, якщо її розмір перебуває в межах граничних розмірів денної виплати (див. табл.). Якщо ж виходить за ці межі, допомогу по вагітності та пологах бухгалтер обчислює з:
мінімальної денної виплати – якщо денна виплата, обчислена з середньої зарплати, менша за мінімальну денну виплату;
максимальної денної виплати – якщо денна виплата, обчислена з середньої зарплати, більша за максимальну денну виплату.
Для того, щоб відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року була оплачена, бухгалтер має сформувати та подати через кабінет страхувальника заяву-розрахунок, у якій буде зазначена сума допомоги по вагітності та пологах.
Після отримання страхових коштів від ПФУ бухгалтер перераховує їх на картковий рахунок працівниці.
Аби відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року увійшла до страхового стажу працівниці бухгалтер за місяць, у якому нараховано допомогу по вагітності та пологах, має подати звіт – Додаток Д1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» до Податкового розрахунку. Суму допомоги по вагітності та пологах та нарахований на неї ЄСВ потрібно розділити між місяцями, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами 2024 року.
