У статті – усе, що треба бухгалтеру для розрахунку та нарахування лікарняних: розрахунковий період та приклади обчислення суми лікарняних, граничні розміри, оподаткування та відображення лікарняних у звітності.
Про перші 5 днів лікарняного і кошти ПФУ
Жоден працівник не застрахований від хвороби чи хвороби члена своєї родини. І коли це трапляється, йому оплачують усі календарні дні хвороби. Перші 5 днів тимчасової непрацездатності за звичайним лікарняним оплачує установа-роботодавець, інші – Пенсійний фонд України (ПФУ) за рахунок страхової виплати.
Однак є лікарняні, які повністю, тобто з 1-го дня, оплачуються за рахунок ПФУ, – це лікарняні для огляду за хворою дитиною віком до 14 років.
Калькулятор стажу
Нормативка для розрахунку лікарняних
Перед розрахунком лікарняних бажано ознайомитися з нормативними документами, які містять потрібні для цього правила. До них належать:
Що треба, аби розрахувати лікарняні
Аби здійснити розрахунок лікарняних, потрібно:
- обрати розрахунковий період;
- визначити тривалість розрахункового періоду у днях;
- відібрати потрібні виплати (доходи) та просумувати їх;
- порахувати середньоденну зарплату;
- розрахувати загальну суму лікарняних.
Правила розрахунку лікарняних у цілому не відрізняються, як за перші 5 днів роботодавця, так і за решту днів ПФУ. Щоправда, є відмінності у документальному оформленні та в оплаті лікарняних для сумісників. Так, для отримання лікарняних з ПФУ треба подати до нього спеціальну заяву-розрахунок, а потім – повідомлення про виплату. Чого немає при оплаті перших 5 днів за рахунок роботодавця.
Чи є відмінності у розрахунку лікарняних 2024 і 2025
Відмінностей у порядку розрахунку немає. Однак є такі нюанси:
- тривалість розрахункового періоду у днях. Так, лютий 2025 має 28 к. днів, а лютий 2024 – 29 к. днів, тому розрахунковий період 12 місяців, який включає лютий 2025, має 365 к. днів, а який включає лютий 2024, – не 366 к. днів;
- зростає максимальне обмеження на середньоденну при розрахунку лікарняних, так як зростає максимальна база ЄСВ з 15 до 20 мінімальних зарплат (див. про це обмеження далі);
- військовий збір для більшості працівників зріс з 1,5% до 5% з набуттям чинності Закону від 10.10.2024 р. № 4015 з 1 грудня 2024 року.
📢Військовий збір 5%: як утримувати з 1 грудня
Розрахунковий період при нарахуванні лікарняних
Для нарахування лікарняних потрібно визначити розрахунковий період, тобто ті місяці, за які беруться виплати. В залежності від ситуації за розрахунковий період приймають:
- 12 місяців, які передують місяцю початку хвороби, – якщо працівник працював рік і більше;
- кількість повних календарних місяців трудових відносин (з першого до першого числа), – якщо працівник у трудових відносинах менше року (див. зокрема п. 25 Порядку № 1266);
- фактично відпрацьований час (від дати початку трудового договору до дати відкриття лікарняного, сам же день відкриття лікарняного пропускається) – якщо працівник не набирає навіть одного повного календарного місяця трудових відносин.
Якщо ж працівник захворів у свій 1-й робочий день, розрахункового періоду не буде і оплата лікарняних проводитиметься на основі встановленого йому посадового окладу.
Як визначити тривалість розрахункового періоду у днях для розрахунку лікарняних
Тривалість розрахункового періоду визначається у календарних днях. Для повних 12 календарних місяців розрахунковий період виходить 365. Якщо до розрахункового періоду потрапляє лютий високосного року (лютий 2024 якраз високосний), то днів виходить 366. Віднімати святково-неробочі дні при розрахунку тривалості розрахункового періоду не треба ¬– це відмінність, яка відрізняє розрахунок лікарняних від розрахунку відпускних. Воєнний стан на це правило ніяк не впливає – так було й до нього.
Дні, які зменшують тривалість розрахункового періоду
Однак вищезгадана тривалість розрахункового періоду 365 (366) к. днів – це ідеальна ситуація, так як не всі календарні дні розрахункового періоду включаються у його тривалість. Це передбачає п. 3 Порядку № 1266. Аби нарахування лікарняних було правильним, до розрахункового періоду не зараховуються календарні дні, які через поважні причини були не відпрацьовані. Тобто з розрахункового періоду виключаються дні:
- відпустки без збереження зарплати;
- лікарняного, у т.ч. й для догляду за дитиною, якій не виповнилося 14 років;
- відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 чи 6-річного віку;
- призупинення дії трудового договору у звʼязку російською агресією;
- періоду, впродовж якого працівник проходив військову службу (якщо роботодавцем середній заробіток за такий період).
Зверніть увагу, що вищенаведений перелік є вичерпним, тобто ще якихось інших поважних причин невідпрацьованих днів, які треба виключити з розрахунку, бути не може. Так, дні щорічної відпустки чи соціальної відпустки «на дітей» включаються до розрахункового періоду, так як вони не згадуються у п. 3 Порядку № 1266.
Як визначається тривалість розрахункових періодів, що менші за 12 місяців
Якщо ж розрахунковий період менший за 12 місяців, то нюанси розрахунку його тривалості розглянуто на прикладах нижче. Також за загальним правилом при розрахунку треба віднімати й дні невідпрацьовані з поважних причин, як і для 12-місячного розрахункового періоду (див. вище).
Приклад визначення розрахункового періоду, тривалістю менше 12 місяців. Трудовий договір з працівником уклали 05.06.2024, а захворів він 07.10.2024. Розрахунковим періодом виходить липень 2024 – вересень 2024 року (3 календарних місяці). Аби розрахувати лікарняні, визначається тривалість розрахункового періоду за кожним місяцем та отримані місячні дані додаються:
30 + 31 + 31 = 91 (к. днів)
Приклад визначення розрахункового періоду за фактично відпрацьованим часом – менше 1 місяця. Наприклад, трудовий договір з працівником уклали 16.09.2024, а 12.10.2024 він захворів. Оплата лікарняних 2024 року нараховуватиметься за розрахунковий період, менший календарного місяця (з фактично відпрацьованого часу) – з 16.09.2024 по 11.10.2024. У даному разі рахуються всі календарні дні перебування у трудових відносинах до дня хвороби, тобто:
16 + 11 = 27 (к. днів)
Доходи, які враховуються при розрахунку лікарняного
Для нарахування лікарняних додаються всі виплати, які нараховані за місяці розрахункового періоду за умови, що на них нараховували ЄСВ. Якщо календарний місяць із розрахункового періоду виключений, і за цей місяць були нараховані виплати, ці виплати теж слід виключити (нема місяця – немає й нарахованих виплат за нього). Виплати включаються за даними звітності з ЄСВ незалежно від того, за який період вони нараховані (див. п. 32 Порядку № 1266, також лист ПФУ від 07.04.2023 р. № 13488-15877/Р-03/8-2800/23). Розуміти це слід так: у Додатку Д1 у графі 10 є місяць, за який проведено нарахування, – на нього й слід орієнтуватися.
Проблему можуть створити премії. Так, якщо премія за січень нарахована у лютому, то вона відображається у місяці її нарахування (лютому). Звичайно, якщо вона була проведена у Додатку Д1 місяцем «2» (лютий). Включити її у січень, якщо дата наказу й дата нарахування – лютий – неправильно. Однак, якщо лютий не відпрацьований з поважних причин повністю, наприклад була відпустка за власний рахунок, то його повністю не можна враховувати при обчисленні середньої зарплати для розрахунку лікарняних, тобто не слід враховувати й премію за такий лютий. Або ж провести її у наказі останнім днем січня й за потреби подати виправляючий Додаток Д1 («звітний новий» чи «уточнюючий»), аби сума премії пройшла місяцем «1» (січень).
Аби розрахунок лікарняних був правильним, то до виплат розрахункового періоду НЕ включаються:
- оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності (за рахунок установи);
- допомога з тимчасової непрацездатності як соцвиплата (за рахунок ПФУ);
- допомога у зв’язку з вагітністю та пологами («декретні»);
- виплати, які нараховані за місяці, які виключені з розрахункового періоду (див. вище приклад з премією);
- виплати, на які не нараховувався ЄСВ. Наприклад, це може бути матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань.
Особливу увагу слід звернути на перехідні виплати, наприклад перехідні відпускні, коли відпустка починається в одному місяці, а закінчується – в іншому. Під час нарахування лікарняних року слід включати відпускні, нараховані за дні розрахункового періоду, і виключати відпускні, нараховані у розрахунковому періоді за дні, які до нього не входять.
Приклад врахування перехідних відпускних при розрахунку лікарняних
Нехай працівник захворів у лютому 2024. Розрахунковий період тоді буде лютий 2023 – січень 2024 (12 місяців). Впродовж цього періоду у відпустці такий працівник був двічі:
- липень 2023 – серпень 2023 – нараховано 4000 грн за липень та 2500 грн за серпень;
- січень 2024 – лютий 2024 – нараховано 5000 грн за січень та 3000 грн за лютий.
Включаємо у лікарняні відпускні повністю за липень – серпень 2023, так як обидва місяці знаходяться в розрахунковому періоді:
4000 + 2500 = 6500 грн
Однак з другої відпустки беремо тільки 5000 грн відпускних, так як частина, яка припала на лютий 2024, у розрахунковий період не потрапляє.
Отже, загальна сума відпускних, яка бере участь у розрахунку лікарняних становить:
6500+5000 = 11500 грн
Роз’яснення експерта допоможуть розібратися, коли та як утримувати військовий збір за новою ставкою — 5%.
Середньоденна зарплата для розрахунку лікарняного
Наступний показник, який визначається, – це середньоденна зарплата. Обчислення середньої зарплати здійснюється так:
середньоденна зарплата = виплати розрахункового періоду (грн) ÷ тривалість розрахункового періоду (к. дні)
Однак, якщо розрахунковий період відсутній (працівник захворів у 1-й робочий день) формула розрахунку стає іншою:
середньоденна зарплата = посадовий оклад(грн) ÷ 30,44
У вищенаведеній формулі «30,44» – це середньомісячна кількість днів за п. 5 Порядку № 1266.
Мінімальної середньоденної зарплати для лікарняних насьогодні не існує. Це значить, що сума лікарняних за повний місяць цілком може бути меншою за мінімальну зарплату такого місяця, адже базою нарахування лікарняних є минулі місяці. У цьому відмінність у розрануку лікарняних і декретних (допомоги у зв’язку з вагітністю й пологами).
Однак щодо середньоденної зарплати також є два максимальних обмеження:
- у працівників, у яких не вистачає страхового стажу за останні 12 к. місяців;
- максимальне (на основі максимальної бази ЄСВ) – для всіх.
Розглянемо ці обмеження.
Обмеження середньоденної зарплати за нестачі страхового стажу
Якщо працівник впродовж останніх 12 к. місяців має страховий стаж менший 6 місяців, то денна виплата, наприклад у жовтні 2024, не може бути більшою за 262,81 грн (= 8000 грн ÷ 30,44), де 8000 грн – це мінімальна зарплата жовтня 2024 (місяця початку лікарняного). У цьому знову є відмінність з розрахунком декретних – для останніх таке обмеження вдвічі більше.
Тримайте фахове роз’яснення, щоб потенційні перевірки Держпраці вас не тривожили. Знатимете, за яких умов інспектори перевірять установу, чи накладають суди штрафи під час воєнного стану, що підтвердить законність перевірки та який новий порядок пропонує Кабмін.
Максимальний розмір середньоденної зарплати при розрахунку лікарняних
Середньоденна зарплата застосовується у розмірі, що не перевищує таку пораховану з розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ попереднього місяця перед місяцем виходу працівника на лікарняний. Тобто у розрахунок береться максимальна база ЄСВ (15 мінімальних зарплат – у 2024 році; 20 мінімальних зарплат – за Державним бюджетом України 2025) попереднього місяця до виходу – це те саме, що останній місяць розрахункового періоду.
Наприклад, якщо працівник виходить на лікарняний у жовтні 2024, то для розрахунку максимального обмеження використовується максимальна база ЄСВ вересня 2024 року – 120000 грн (= 8000 грн × 15). Якщо працівник виходить на лікарняний у лютому 2025, то для розрахунку максимального обмеження використовується максимальна база ЄСВ січня 2025 року – 160000 грн (= 8000 грн × 20).
Для визначення максимальної середньоденної наведені вище виплати слід поділити на середньомісячну кількість днів – 30,44. Тоді отримуємо таке максимальне обмеження для середньоденної зарплати 2024 року:
120000 грн ÷ 30,44 = 3942,18 грн
Якщо в установі є такі великі зарплати, то слід дбати про дотримання цього обмеження, тобто якщо при виході на лікарняний у жовтні 2024 у працівника виходить середньоденна 4000 грн, то для нарахування лікарняних слід брати лише 3942,18 грн – максимальну середньоденну для такого місяця. У 2025 році максимальна середньоденна зросте до 5256,24 грн (= 160000 грн ÷ 30,44).
Розрахунок загальної суми лікарняних
При розрахунку загальної суми лікарняних використовується формула наведена нижче:
лікарняні = середньоденна зарплата × кількість днів лікарняного × коефіцієнт страхового стажу
Коефіцієнт страхового стажу при цьому визначається за правилами ч. 1 ст. 17 Закон № 1105 – залежно від страхового стажу працівника. Правила наведені у таблиці нижче.
КОЕФІЦІЄНТИ СТРАХОВОГО СТАЖУ |
Страховий стаж | Значення коефіцієнта страхового стажу |
До 3 років | 0,5 |
Від 3 до 5 років | 0,6 |
Від 5 до 8 років | 0,7 |
Понад 8 років | 1,0 |
незалежно від стажу – у пільгових категоріях осіб* | 1,0 |
* до пільгових категорій належать (ч. 1 ст. 17 Закону № 1105): |
За які дні лікарняні не нараховуються
Під час нарахування лікарняних враховуються лише ті дні хвороби, які визначає е-лікарняний (або паперовий листок непрацездатності, які ще можливий під час воєнного стану).
Не оплачуються дні:
- якщо в листку непрацездатності такі відмічені як порушення режиму;
- якщо дні хвороби чи її відсутності підтверджені не листком непрацездатності, а медичною довідкою, наприклад про тимчасове звільнення від роботи для догляду за хворою дитиною чи іншою довідкою медзакладу.
Також не нараховуватимемо лікарняні, коли хвороба припадає на дні:
- відпустки без збереження зарплати;
- відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку;
- призупенення дії трудового договору внаслідок російської агресії.
Слід пам’ятати, що е-лікарняний не реєструється, не надається і відповідно нарахування лікарняних не буде, коли працівник доглядає за:
- хронічним хворим у період ремісії;
- хворою дитиною в період щорічної (основної та додаткової) відпусток, відпустки без збереження зарплати, частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до 3-х років;
- здоровою дитиною на період карантину;
- хворим старшим 14 років при стаціонарному лікуванні.
Однак лікарняні нараховуються, якщо хвороба працівника припадає на дні щорічної відпустки (основної чи додаткової). У такому разі щорічна відпустка за заявою працівника має бути продовжена на дні лікарняного.
Експерт допоможе розрахувати штатну чисельність працівників та кількість осіб з інвалідністю, аби не наразитися на штраф, та виправити помилку, якщо вже її припустилися.
Джерела виплати лікарняних
Виплата лікарняних за перші 5 календарних днів хвороби працівника здійснюються у формі матеріального забезпечення за рахунок установи (див. п. 2 Порядку № 440), тобто за рахунок коштів державного чи місцевого бюджету, залежно з якого фінансуються видатки на оплату праці даної установи. Інші дні хвороби, тобто починаючи із 6-го календарного дня, має оплатити за рахунок ПФУ у формі соцвиплати.
Якщо на працівника було зареєстровано два лікарняних, то слід перевірити, чи це один страховий випадок (тобто другий лікарняний як продовження першого). Якщо ж це два різні страхові випадки, установа має оплати перші 5 днів хвороби за обома е-лікарняними за рахунок своїх коштів. Однак зверніть увагу, що другий е-лікарняний у системі, як правило, замінює перший і тоді перший взагалі не видно. Два е-лікарняних можна відстежити, якщо моніторити ситуацію з працівником у часі.
Якщо е-лікарняний зареєстрований у зв’язку з доглядом за хворою дитиною віком до 14 років, усі зазначені в ньому календарні дні оплачуються повністю коштом ПФУ.
Хто може, а хто ні видавати листки непрацездатності
Мають право видавати лікарняні:
- лікуючі лікарі закладів охорони здоровя – державних, комунальних, інших форм власності;
- лікуючі лікарі стаціонарів протезно-ортопедичних установи системи Мінсоцполітики;
- лікуючі лікарі туберкульохних санаторно-курортних закладів;
- фельдшери в місцевостях, де відсутній лікар;
- фельдшери на плаваючих суднах;
- лікарі, що провадять господарську діяльність з медичної практики як ФОП.
Не можуть видавати лікарняні лікарі:
- станцій (відділень) швидкої медичної допомоги
- станцій переливання крові
- закладів судово-медичної експертизи
- бальнеогрязелікувальних, косметологичних та фізіотерапевтичних лікарень і курортних поліклінік;
- будинків відпочинку;
- туристичних баз;
- зубопротезних поліклінік (відділень);
- санітарно-профілактичних закладів;
- лікуючі лікарі лікувально-профілактичних закладів усіх форм власності з косметологичних втручань без медичних показань.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
Терміни документального оформлення виплати лікарняних
Установлені строки проходження цих всіх етапів та виплати лікарняних подано у таблиці нижче.
ТЕРМІНИ ОФОРМЛЕННЯ ЛІКАРНЯНИХ ЗА КОЖНИМ ЕТАПОМ: |
Рішення відповідальної особи/комісії про призначення соцвиплат | Якщо термін лікарняного перевищує 5 к.днів та для лікарняних по догляду за дитиною: |
заява-розрахунок | зарахування коштів ПФУ на спецрахунок страхувальника | виплата лікарняних | повідомлення про виплату коштів |
10 робочих днів* (з дня набуття е-лікарняного статусу «готовий до сплати (виданий)»** або з дня подачі працівником паперового лікарняного на розгляд комісії/уповноваженого) | 5 робочих днів (з дня рішення уповноваженої особи, групи осіб чи комісії з соціального страхування) | 3 робочих дні | у найближчий день виплати зарплати (за місяць або аванс) після дня призначення для лікарняних за перші 5 днів та дня отримання з ПФУ для решти лікарняних | 1 місяць з дня виплати |
* для звичайних лікарняних; 3 робочих дні – для лікарняного «вагітність і пологи»; ** статус «Готовий до сплати» е-лікарняний набуває через 7 днів після дати закриття, тоді е-лікарняний вважається виданим, див. п. 3 розд. ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, що затверджений наказом МОЗ від 17.06.2022 р. № 1234 |
Як визначається день набуття е-лікарняного статусу «готовий до сплати (виданий)»
Дати відкриття та закриття звичайного листка непрацездатності відповідають датам початку строку дії та закінчення строку дії медичного висновку, на підставі якого сформований цей електронний листок непрацездатності. Листок непрацездатності вважається виданим через 7 днів після дати закриття листка непрацездатності і тоді ж набуває статусу «готовий до сплати (виданий)» (п. 3 розд. ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, що затверджений наказом МОЗ від 17.06.2022 р. № 1234). Відлік днів виглядає так, як представлено у наведеному нижче прикладі. Однак для листків «вагітність і пологи» (при виплаті декретних) правила інші.
ВІДЛІК НАСТАННЯ ДНЯ ВИДАЧІ ДЛЯ ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТКА НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ* (на прикладі 2024 року) |
Період тимчасової втрати працездатності (лікарняного): | 7-денний термін | Набуття статусу «готовий до сплати (виданий» (день видачі) |
дата відкриття | дата закриття |
30.09 | 06.10 | 07.10 | 08.10 | 09.10 | 10.10 | 11.10 | 12.10 | 13.10 | 14.10 |
*крім листка непрацездатності «Вагітність і пологи» |
У такому разі далі потрібно оформити документи у такі крайні строки (для 2024 року):
- рішення про призначення лікарняних – у період 14.10.2024 – 25.10.2024 (10 р. днів);
- подати заяву-розрахунок – 28.10.2024 – 01.11.2024 (5 р. днів).
Однак можна все зробити й швидше, наприклад, оформити рішення 15.10.2024, а подати заяву-розрахунок 18.10.2024.
Оформлення рішення про виплату лікарняних
Лікарняні та інші соцвиплати тепер можуть призначати страхувальники (тобто роботодавці) або уповноважені ними особи (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Однак такими уповноваженими може бути й комісія з соцстрахування, як було до 01 січня 2023 року. Головне, щоб був відповідний внутрішній наказ керівника або внутрішнє положення про такі комісії, затверджене керівником установи.
Оформити рішення уповноваженої особи чи комісії можна документом довільної форми, за основу взявши протокол засідання комісії з соцстрахування з постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. Можливо, ПФУ згодом оновить дані правила, які розроблялися ще Фондом соціального страхування (ФСС). За позитивного рішення уповноважених осіб бухгалтерія може нараховувати лікарняні виплати. Якщо лікарняні нараховуються в межах перших 5 днів за рахунок установи, то для оформлення їхнього розрахунку достатньо бухгалтерської довідки або певної відомості довільної форми.
Якщо ж лікарняний перевищує 5 днів, то бухгалтер обчислює лікарняні та в найкоротші строки подає до ПФУ заяву-розрахунок спеціальної форми. Це можна зробити зараз через електронний кабінет ПФУ. За результатами розгляду ПФУ отриманих документів, установі перераховують на окремий поточний рахунок лікарняні для виплати працівникам, які зазначені у заяві-розрахунку.
Заява-розрахунок при оформленні лікарняних
У заяві-розрахунку лікарняних і Додатку 1.1 до неї потрібно заповнити всі графи, починаючи з відомостей про установу, рахунок, суми фінансування, й закінчуючи відомостями про застраховану особу. Цього вимагає Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, що затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 12 (далі – Постанова № 12). Форма заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів з Постанови № 12 від ФСС продовжують діяти, так як ПФУ не розробив власні документи (див. постанову правління ПФУ від 21.12.2022 р. № 28-3).
Заява-розрахунок та повідомлення про виплату коштів можуть подаватися:
- в електронній формі – через особистий кабінет на веб-порталі електронних послуг ПФУ (повідомлення про виплату можна подати як заяву-клопотання через листування з ПФУ). Перевага такого способу – при заповненні форми на порталі автоматично мають підтягуватися потрібні листки непрацездатності, за умови, що вони також електронні. Автоматично в такому разі підтягуються й дані з таких електронних листків;
- також допускається подача заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів у паперовій формі, але обов’язково разом з електронним носієм інформації. Такі паперові заяви слід подавати до будь-якого відділу обслуговування громадян (сервісного центру) ПФУ.
При заповненні заяви-розрахунку використовуються дещо інші коди типів непрацездатності, аніж ті, які наведено у оригінальному бланку Постанови № 12. У бланках до даної консультації наведено у примітках саме оновлені коди, де для вагітності і пологів використовується код «2» (у паперових лікарняних старий код – «8»). Оновлення це сталося ще в епоху COVID-карантину при введенні е-лікарняних – ПФУ цих кодів також не оновлював, тому користуватися треба ними. Свого часу дані коди були розміщені на сайті ФСС.
Приклад заповнення такої заяви-розрахунку наведений нижче.
СКАЧАТИ
Відображення лікарняних у бухгалтерському обліку
У зв’язку з тим, що оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності здійснюється за рахунок бюджету, з якого фінансується установа, а допомога з тимчасової непрацездатності виплачуються за рахунок отриманого фінансування від ПФУ, лікарняні при відображенні в бухобліку установи мають свої відмінності. Розглянемо детальніше особливості бухобліку лікарняних після 01.12.2024 року в таблиці нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВОДКИ З ОБЛІКУ ЛІКАРНЯНИХ У БЮДЖЕТНІЙ УСТАНОВІ |
Зміст господарської операції | Дт | Кт | Сума |
нараховано: | | | |
- оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності
| 8011, 8111 | 6511 | 5000 |
- допомогу з тимчасової непрацездатності за рахунок ПФУ
| 2114 | 3000 |
нараховано ЄСВ (= (5000+3000)×0,22 = 1760) | 8012, 8112 | 6313 | 1760 |
утримано з оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності: | | | |
| 6511 | 6311/1 | 900 |
- військовий збір (= 5000×0,05 = 250)
| 6311/2 | 250 |
отримано страхові кошти від ПФУ на спецрахунок | 2314 | 2114 | 3000 |
утримано з допомоги з тимчасової непрацездатності за рахунок ПФУ: | | | |
| 6511 | 6311/1 | 540 |
- військовий збір (= 3000×0,05 = 150)
| 6311/2 | 150 |
сплачено ЄСВ | 6313 | 2313 | 1760 |
сплачено ПДФО за рахунок: | | | |
| 6311/1 | 2313 | 900 |
| 2314 | 540 |
сплачено військовий збір з: | | | |
| 6311/2 | 2313 | 250 |
| 2314 | 150 |
виплачено працівникові на картковий рахунок: | | | |
- оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності (= 5000 – 900 –250 = 3850)
| 6511 | 2313 | 3850 |
- допомогу з тимчасової непрацездатності (= 3000 – 540 – 150 = 2310)
| 2314 | 2310 |
Подача повідомлення про виплату лікарняних
ПФУ слідкує за обігом страхових коштів за допомогою таких звітів:
- повідомлення про виплату лікарняних застрахованим особам. Його подають упродовж місяця страхувальники, які відправляють до ПФУ заяви-розрахунки та отримують за ними фінансування;
- заява-розрахунок (див. вище) – включає колонки про страховий стаж, номер е-лікарняного тощо.
Бланк повідомлення про виплату коштів наведений нижче.
СКАЧАТИ
Як тільки оплата лікарняних за рахунок ПФУ здійснена застрахованій особі, у бухгалтера відліковується місячний термін для звітування. Впродовж цього часу бухгалтеру потрібно надіслати до ПФУ повідомлення, що отримані суми страхових коштів виплачені працівнику.
Це повідомлення передається ПФУ тим же способом, що й заява-розрахунок, тобто через особистий кабінет ПФУ або у паперовій формі, – у сервісний центр ПФУ. Окрема форма повідомлення у особистому кабінеті відсутня, але подати повідомлення можна через листування з ПФУ, наприклад у формі заяви-клопотання.
Якщо повідомлення не подати – ПФУ вправі через 3 місяців здійснити перевірку здійснення виплати лікарняного.
Заява-розрахунок та повідомлення про виплату коштів є універсальними документами, що використовуються у тому числі й для документування виплати декретних (допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами).
Працівник хоче, щоб його зарплату перераховували третій особі. Чи достатньо для цього отримати від працівника довіреність на третю особу й заяву з проханням перераховувати кошти на її рахунок? Чи потрібно нотаріально засвідчити довіреність?
Оподаткування лікарняних ПДФО, ВЗ та ЄСВ
Лише після отримання фінансування від ПФУ бухгалтер має право утримати з відповідної суми лікарняних ПДФО і військовий збір (ВЗ) та виплатити працівникові відповідну суму допомоги (за мінусом утриманих податків і зборів).
Якоїсь власної специфіки в оподаткуванні лікарняні не мають – до них застосовуються ті ж самі правила, що й для зарплати. Хоча лікарняні й не входять до фонду оплати праці, але за Податковим кодексом України прирівнюються в оподаткуванні до зарплати. Ставки ПДФО й ВЗ застосовуються ті ж самі, що й для зарплати – 18% та 5% (з 01.12.2024 року) відповідно. При розрахунку ПДФО лікарняні входять до складу зарплатного доходу, до якого може бути застосована податкова соціальна пільга (ПСП).
ЄСВ на лікарняні (як за перші 5 днів, так і за рахунок ПФУ) повністю нараховується за рахунок витрат установи. Ставка ЄСВ використовується та ж сама, що й для відповідних зарплатних виплат – 22%, а для лікарняних осіб з інвалідністю – 8,41%.
Відображення лікарняних у Додатку Д1
Інформацію про страхові виплати, які нараховані на підставі зареєстрованих е-лікарняних, містити Додаток Д1 Податкового розрахунку сум доходу. У звітному місяці відображаються окремо лікарняні, нараховані за минулий місяць, і окремо – за поточний місяць. Для відображення цих виплат у графі 8 Додатка Д1 зазначається код категорії застрахованої особи:
- «29» – якщо працівник без інвалідності;
- «36» – якщо працівник має інвалідність.
У графі 10 Додатка Д1 вказується місяць і рік у форматі «ММРРРР», за дні якого нарахували виплати.
|
|
 |
Авансовий звіт – зразок для бюджетників
Скачати
|
Перехідні лікарняні у Додатку Д1
Якщо лікарняні «перехідні», тобто лікарняний починається в одному місяці, а закінчується в іншому, то слід зробити розподіл лікарняних за місяцями. При цьому:
- лікарняні вказуються у тому місяці, коли відбулось їхнє нарахування;
- формується стільки рядків, на скільки місяців припадає період тимчасової непрацездатності, тобто якщо лікарняний почався у вересні 2024 року, а закінчився у жовтні 2024 року, то буде для нього 2 рядки;
- загальну суму лікарняного треба розподілити пропорційно дням хвороби, що припадають на кожен із місяців лікарняного. Для цього знову знадобиться середньоденна зарплата, що використовувалася для розрахунку лікарняних;
- якщо після розподілу лікарняного загальний дохід за місяць (зарплата + лікарняний) становить менше мінімального розміру, то необхідно донарахувати ЄСВ на суму різниці з мінімальною базою ЄСВ (тобто мінімальною зарплатою відповідного місяця). Це здійснюється одночасно з нарахуванням сум допомоги з тимчасової втрати працездатності.
Приклад заповнення Додатка Д1 для лікарняних у 2024 році
У прикладі нижче розглянута ситуація з перехідними лікарняними.
Приклад (лікарняні, Додаток Д1). Жабко Тимур Олегович (основне місце роботи, повна зайнятість) хворів з 29 вересня 2024 по 06 жовтня 2024 (8 днів). У вересні 2024 його зарплата за фактично відпрацьований час склала 7500 грн (ЄСВ – 1650 грн). За розрахунком середньоденна зарплата вийшла 600 грн/день.
Лікарняні після розрахунку складають за:
- 2 дні у вересні – 1200 грн (ЄСВ – 264 грн, = 1200 грн × 0,22);
- 6 днів у жовтні – 3600 грн (ЄСВ – 792 грн, = 3600 грн × 0,22).
Складаємо Додаток Д1 Податкового розрахунку. Код категорії застрахованої особи для сум лікарняних – «29». Зразок заповненого Додатка Д1 Податкового розрахунку наведений нижче.
СКАЧАТИ
Лікарняні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку
Обов’язковим також є відображення лікарняних в Додатку 4ДФ Податкового розрахунку – як за перші 5 днів, так і за рахунок ПФУ.
Лікарняні прирівнюються до зарплати, тому в Додатку 4ДФ Податкового розрахунку сум доходу вони мають код ознаки доходу «101». Лікарняні у Додатку 4ДФ відображаються у сумі разом за зарплатою й ніяких своїх особливостей (позначок, ознак) при складанні даного додатку не мають. Тобто лікарняні «розчиняються» у рядку з сумою зарплати за відповідний місяць.
