Бувають обставини, коли відпустка без збереження заробітної плати – інколи єдиний вихід для працівника та роботодавця. Розглянемо, кому надається відпустка без збереження заробітної плати під час воєнного стану та якої тривалості.
Залежно від причини/підстави надання неоплачуваної відпустки та хто виступає її ініціатором, розрізняють її види:
за ініціативою/заявою працівника:
обов’язкова – за зверненням працівника, яке роботодавець має задовольнити в обов’язковому порядку;
за угодою сторін – за зверненням працівника та узгодженням з роботодавцем строків, тривалості відпустки без збереження зарплати або відмовою роботодавця надавати працівнику цю відпустку;
на час участі у виборчому процесі;
за ініціативою керівника держоргану;
за ініціативою роботодавця – як заміна днів оплачуваних відпусток.
Відпустка без збереження заробітної плати 2024 року може надаватись у межах відповідної тривалості. Розглянемо, кому, за яких умов та на який строк надавати відпустку без збереження зарплати.
Обов’язкова відпустка без збереження заробітної плати
Обов’язкова відпустка без збереження зарплати працівнику, що має дітей, та її тривалість
Категорія працівника
Умови надання
Граничний вік дитини, років
Тривалість відпустки, к. дн.
Зараховуємо до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку
Працівник, який є:
матір’ю,
батьком, що виховує дітей без матері (у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі)
Наявність:
дітей, кількістю ≥ 2
15
≤ 14
+
дитини з інвалідністю
18
+
Працівник, дружина якого у післяпологовій відпустці
Право на відпустку без збереження заробітної плати буде лише у разі перебування дружини у післяпологовій відпустці
-
+
Працівник, який фактично доглядає за дитиною (матір, батько, баба, дід чи інші родичі) або який усиновив чи взяв під опіку дитину, один із прийомних батьків чи батьків-вихователів
Дитина:
потребує домашнього догляду
6
ТМВ
–
хвора на цукровий діабет І типу (інсулінозалежна)
16
–
якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня
16
–
з інвалідністю підгрупи А
18
–
якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги
18
–
Оголошено карантин на відповідній території
14
ТПК
+
Працівник, неповнолітня дитина якого вступає до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості
Неоплачувану відпустку надають для супроводження неповнолітньої дитини до навчального закладу (у розрахунку на одну дитину). Тривалість відпустки збільшуємо на період часу в дорозі до навчального закладу та у зворотному напрямі
18
12+ТПД
+
Умовні позначення:
ТМВ – тривалість відпустки дорівнює тривалості, яка визначена у медичному висновку;
ТПК – тривалість періоду карантину;
ТПД – тривалість періоду часу в дорозі до навчального закладу та у зворотному напрямі
Коли надається відпустка без збереження заробітної плати працівникам, які мають дітей, ми з’ясували. Розглянемо, хто ще має на право на неоплачувану відпустку за інших підстав.
Людмила КРАВЧЕНКО керівник групи експертів з бюджетного обліку Експертус Головбух
На вимогу працівника щорічну відпустку переносять на інший період, якщо: власник або уповноважений ним орган порушив строк, у який працівника письмово повідомляють про те, коли йому надають відпустку; роботодавець або уповноважений ним орган несвоєчасно виплачує зарплату працівнику за час щорічної відпустки. Отже, якщо до початку щорічної основної відпустки не виплатили працівникові зарплату за час відпустки, — це законна підстава вимагати перенести цю відпустку на інший період.
Тривалість неоплачуваної відпустки не повинна перевищувати тривалості оплачуваної відпустки, наданої за основним місцем роботи
ТВО
+
Працівник, який одружується
Строк відпустки без збереження зарплати включає день одруження
≤ 10
+
Працівник на санаторно-курортному лікуванні
Для завершення санаторно-курортного лікування
ТМВ
+
Працівник, який не використав за попереднім місцем роботи оплачувані відпустки повністю або частково й отримав за них грошову компенсацію
Якщо період безперервної роботи в установі менше 6 місяців
≤ 24
+
Працівник, який доглядає за хворим рідним по крові або по шлюбу
Такий хворий потребує постійного стороннього догляду
ТМВ
(ТМВ ≤ 30)
+
Працівник, який втратив рідного по крові або по шлюбу у зв’язку з їх смертю
Якщо померли:
чоловік (дружина), батьки (вітчим, мачуха), дитина (пасинок, падчірка), брат, сестра
≤ 7+ТПД
+
інші рідні
≤ 3+ТПД
+
Працівник, допущений до вступних іспитів у закладі вищої освіти
Тривалість відпустки включає додатково час проїзду до закладу вищої освіти й назад
15+ТПД
+
Працівник, допущений до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом чи без відриву від виробництва
Тривалість відпустки включає час проїзду до закладу вищої освіти/науки й назад
ТПД
+
Працівник, який навчається без відриву від виробництва в аспірантурі й успішно виконує індивідуальний план підготовки
Тривалість відпустки включає час проїзду до закладу вищої освіти/науки й назад
ТПД
+
Протягом четвертого року навчання за його бажанням надається один вільний від роботи день на тиждень без збереження заробітку
1/тиждень
+
Працівник-пенсіонер
Надається за наявності відповідного статусу в працівника
≤ 30
+
Працівник з інвалідністю:
І або ІІ група
≤ 60
+
ІІІ група
≤ 30
+
Працівник – ветеран праці
≤ 14
+
Працівник, який має особливі трудові заслуги перед Батьківщиною
≤ 21
+
Працівник, який є учасником війни, членом сім’ї загиблого (померлого) ветерана війни, членом сім’ї загиблого (померлого) Захисника/Захисниці України
≤ 14
+
Працівник, який має особливі заслуги перед Батьківщиною, статус яких встановлює Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»
≤ 21
+
Працівник, який приступив до роботи після звільнення з військової служби у зв’язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації
≤ 60
–
Працівник – член пожежно-рятувального підрозділу для забезпечення добровільної пожежної охорони
Право на відпустку з’являється після року служби у пожежно-рятувальних підрозділах
≤ 5
+
Працівник – член добровільного формування цивільного захисту
Відпустку надають у рік залучення працівника до виконання завдань із запобігання та ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій у складі добровільних формувань цивільного захисту
≤ 5
+
Працівник, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи
Відпустку надають за заявою працівника за умови дії правового режиму воєнного стану та підтвердження перетину кордону/набуття статусу внутрішньо переміщеної особи
≤ 90
–
Умовні позначення:
ТВО – тривалість відпустки, наданої за основним місцем роботи;
ТМВ – тривалість, яка визначена у медичному висновку;
ТПД – тривалість періоду часу в дорозі до місця призначення (місце поховання/заклад вищої освіти) й у зворотному напрямі
Періоди відпустки без збереження зарплати не завжди зараховуємо до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку. Періоди неоплачуваної відпустки, надані за окремими підставами, як наведено у таблицях, не зараховуємо до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку.
Відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін
Неоплачувану відпустку за угодою сторін надаємо будь-якому працівнику:
за сімейними обставинами та з інших причин;
на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством;
у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.
Це різні відпустки за угодою сторін, тривалість за якими не сумують, оскільки обліковують відпустки за підставами їх надання. Це відповідає частині 3 статті 26 Закону «Про відпустки».
Неоплачувана відпустка за сімейними обставинами та з інших причин
Максимальна тривалість неоплачуваної відпустки у 2024 році за сімейними обставинами та з інших причин немає перевищувати 30 к. дн. на календарний рік. Так, до уваги беремо саме календарний, а не робочий рік. За тривалістю вона може бути від 1 до 30 к. дн. включно.
У період дії правового режиму воєнного стану тривалість цієї відпустки не обмежена (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). Тобто тривалість цієї відпустки може перевищувати 30 к. дн. у період дії правового режиму воєнного стану. Але її тривалість потрібно узгодити з керівником установи.
Щоб піти у відпустку без збереження зарплати, працівник має подати заяву. У заяві потрібно вказати причину, дату початку й тривалість відпустки.
Керівник установи приймає рішення:
надати відпустку відповідної тривалості із зазначеної у заяві дати;
надати відпустку відповідної тривалості з іншої (узгодженої сторонами) дати;
зменшити тривалість відпустки без збереження заробітної плати й надати її із зазначеної у заяві дати або іншої (узгодженої сторонами) дати;
перенести відпустку на інший узгоджений період;
відмовити у відпустці.
У цьому й полягає відмінність неоплачуваної відпустки за угодою сторін від обов’язкової неоплачуваної відпустки.
Якщо протягом календарного року надається неоплачувана відпустка обов’язкова й за угодою сторін або кілька разів, тривалість відпустки без збереження заробітної плати визначаємо за кожною підставою окремо. При цьому слідкуємо, щоб протягом календарного року тривалість відпустки за кожною з підстав не перевищила тривалості, визначеної законом.
Неоплачувана відпустка на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції
Для надання цієї відпустки має існувати загроза поширення епідемії, пандемії або необхідність самоізоляції працівника. Тривалість цієї відпустки законодавством не обмежена і визначається за згодою між керівником роботодавця та працівником. Щоб піти в таку відпустку, працівник має подати заяву. У заяві потрібно вказати причину, дату початку й тривалість відпустки.
Неоплачувана відпустка у разі виникнення загрози збройної агресії проти України
Для надання цієї відпустки має існувати загроза збройної агресії проти України. Тривалість цієї відпустки законодавством не обмежена і визначається за згодою між керівником роботодавця та працівником. Щоб піти в таку відпустку, працівник має подати заяву. У заяві потрібно вказати причину, дату початку й тривалість відпустки.
Неоплачувана відпустка у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру
Для надання цієї відпустки має існувати надзвичайна ситуація техногенного, природного чи іншого характеру. Тривалість цієї відпустки законодавством не обмежена і визначається за згодою між керівником роботодавця та працівником. Щоб піти в таку відпустку, працівник має подати заяву. У заяві потрібно вказати причину, дату початку й тривалість відпустки.
Відпустка без збереження зарплати за угодою сторін та її тривалість
Вид відпустки
Умови надання
Тривалість відпустки, к. дн.
Зараховуємо до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку
За сімейними обставинами та з інших причин, що не визначені Законом про відпустки
За заявою працівника та за погодженням дати початку і тривалості відпустки з роботодавцем
≤ 30
–
За заявою працівника, що подана у період дії правового режиму воєнного стану
ТВК
–
На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції
За заявою працівника, що подана у період загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції
ТВК
–
У разі виникнення загрози збройної агресії проти України
За заявою працівника, що подана у період збройної агресії проти України
ТВК
–
У разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру
За заявою працівника, що подана за обставин надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру
ТВК
–
Умовні позначення:
ТВК – тривалість відпустки визначає керівник установи
Відпустка без збереження зарплати на час участі у виборчому процесі
Будь-який працівник може взяти участь у виборчому процесі. На час участі у виборчому процесі працівник має право на звільнення від виробничих/службових обов’язків:
обов’язково;
за угодою з роботодавцем.
Обов’язково неоплачувану відпустку надають працівникам, які є:
кандидатами на пост Президента України;
у народні депутати України, депутати до місцевих рад;
головою, заступником голови, секретарем, членом окружної / територіальної / дільничної виборчої комісії, з яким виборча комісія уклала ЦПД.
За інших обставин/підстав (див. табл.) неоплачувану відпустку надають за угодою з роботодавцем. Якщо між працівником і роботодавцем досягнуто згоди, працівнику надають відпустку без збереження зарплати на час участі у виборчому процесі. Це єдиний спосіб увільнити працівника від виробничих/службових обов’язків без звільнення з дотриманням норм трудового законодавства.
Залежно від статусу особи, яку реєструє ЦВК/виборча комісія, тривалість неоплачуваної відпустки визначається з дня повідомлення роботодавця про її реєстрацію ЦВК/виборчою комісією та до припинення повноважень особи або закінчення виборчого процесу. День повідомлення працівником роботодавця може відповідати дню реєстрації або бути пізніше цієї дати.
Для працівника, якого обрали головою, заступником голови, секретарем, членом окружної/територіальної/дільничної виборчої комісії та з яким виборча комісія уклала ЦПД, тривалість неоплачуваної відпустки відповідатиме періоду роботи за ЦПД.
Підстави та умови надання цих відпусток працівникам визначає Виборчий кодекс України (ВК), а для держслужбовців – частина 4 статті 10 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII (далі – Закон № 889). Розглянемо їх детальніше у таблиці.
Відпустка без збереження зарплати час участі у виборчому процесі
Категорія працівника
Умови надання
Тривалість відпустки
Підстава
Працівник – кандидат на пост Президента України
Особа зареєстрована ЦВК кандидатом на пост Президента України. Неоплачувана відпустка надається обов’язково, роботодавець не може відмовити
ТЗП/ТВП
ч. 1 ст. 109 ВК
Працівник – уповноважений представник кандидата на пост Президента України
Особа зареєстрована ЦВК уповноваженим представником кандидата на пост Президента України
ТЗП/ТВП
ч. 5 ст. 110 ВК
Працівник – довірена особа кандидата на пост Президента України
Особа зареєстрована ЦВК довіреною особою кандидата на пост Президента України
ТЗП/ТВП
ч. 6 ст. 111 ВК
Працівник – представник партії у ЦВК, уповноважена особа партії
Особа зареєстрована ЦВК представником партії у ЦВК, уповноваженою особою
ТЗП/ТВП
ч. 8 ст. 165 ВК
Працівник – кандидат у народні депутати України
Особа зареєстрована ЦВК кандидатом у народні депутати України. Неоплачувана відпустка надається обов’язково, роботодавець не може відмовити
ТЗП/ТВП
ч. 1 ст. 166 ВК
Працівник – довірена особа кандидата у народні депутати України
Особа зареєстрована ЦВК довіреною особою кандидата у народні депутати України
ТЗП/ТВП
ч. 9 ст. 166 ВК
Працівник – представник організації партії у відповідній виборчій комісії, уповноважена особа організації партії
Особа зареєстрована територіальною виборчою комісією представником організації партії у відповідній виборчій комісії, уповноваженою особою організації партії
ТЗП/ТВП
ч. 8 ст. 236 ВК
Працівник – кандидат у депутати до місцевих рад
Особа зареєстрована виборчою комісією кандидатом у депутати ВР АР Крим, обласної, районної, районних у місті рад/міських, селищних, сільських рад. Неоплачувана відпустка надається обов’язково, роботодавець не може відмовити
ТЗП/ТВП
ч. 1 ст. 237 ВК
Держслужбовець – кандидат у депутати
Особа зареєстрована ЦВК/виборчою комісією кандидатом у депутати
ТВП
ч. 4 ст. 10 Закону № 889
Працівник – довірена особа кандидата у депутати до місцевих рад
Особа зареєстрована виборчою комісією довіреною особою кандидата у депутати ВР АР Крим, обласної, районної, районних у місті рад/міських, селищних, сільських рад
ТВК
ч. 9 ст. 238 ВК
Працівник – голова, заступник голови, секретар, член окружної / територіальної / дільничної виборчої комісії, який працює за ЦПД
Виборчою комісією укладено ЦПД з особою, яка є головою, заступником голови, секретарем, членом окружної / територіальної / дільничної виборчої комісії. Неоплачувана відпустка надається обов’язково, роботодавець не може відмовити
ТЦПД
ч. 1 ст. 92, ч. 1 ст. 149, ч. 1 ст. 212 ВК
Умовні позначення:
ТЗП – тривалість відпустки рівна тривалості виконання повноважень – з дня повідомлення працівником роботодавця щодо реєстрації особи ЦВК/виборчою комісією та до припинення повноважень особи
ТВП – тривалість відпустки рівна тривалості виборчого процесу, тобто з дня повідомлення працівником роботодавця щодо реєстрації особи виборчою комісією та до закінчення виборчого процесу
ТЦПД – тривалість відпустки рівна періоду роботи за ЦПД, укладеного виборчою комісією з працівником
Відпустка без збереження заробітної плати за ініціативою керівника держоргану
Ініціатором попередніх відпусток був працівник. Згідно з пунктом 9 розділу ІІІ «Прикінцеві положення» Закону України «Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів України» від 28.12.2014 № 76-VІІІ відпустка без збереження заробітної плати за ініціативою керівника держоргану надається працівникам без їх згоди й попередження. Ініціювати надання цієї відпустки можуть лише керівники:
органів виконавчої влади;
інших держорганів.
Тобто попереджати працівника, отримувати від нього заяву не потрібно. Тривалість цієї відпустки встановлює керівник держоргану. Цю відпустку надають з метою забезпечення раціонального використання бюджетних коштів і як один із можливих заходів скорочення видатків держоргану.
У органах, які беруть участь в АТО, забезпечують правопорядок на державному кордоні, відбивають збройні напади на об’єкти, що охороняють військовослужбовці, звільняють ці об’єкти у разі захоплення або спроб насильного заволодіння зброєю чи бойовою технікою, відпустка без збереження заробітної плати за ініціативою роботодавця неможлива.
Цю відпустку не мають права ініціювати також керівники:
Відпустка без збереження заробітної плати – як заміна днів оплачуваних відпусток
Роботодавець за своїм рішенням може замінити оплачувану відпустку – відпусткою без збереження зарплати. Таке право він отримав 24.12.2023 – у день набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань» від 22.11.2023 № 3494-IX.
Відпустка без збереження зарплати 2024 року може бути надана роботодавцем як заміна днів:
щорічної основної відпустки починаючи з 25 дня відпустки – за умови, що працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дні;
керівних працівників закладів освіти та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів;
педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників.
Дні оплачуваних відпусток, у т. ч. невикористаних, які роботодавець замінив відпусткою без збереження зарплати, перенесуть на період після припинення або скасування воєнного стану.
Як обчислювати тривалість відпустки без збереження заробітної плати
Працівник може використати протягом календарного року за однією підставою відпустку без збереження заробітної плати повної/максимальної тривалості або кількома частинами протягом року, звичайно з дотриманням умов її надання та у межах її максимальної тривалості.
Як обчислювати тривалість неоплачуваної відпустки залежно від її виду, підстави, умов надання розглянемо на прикладі.
Розрахунок тривалості відпустки без збереження заробітної плати – приклад
Новоприйнятому працівнику (трудовий договір укладено 03.01.2024) у 2024 році надавали відпустку без збереження зарплати:
08.01.2024 – тривалістю 5 к. дн. за угодою сторін у зв’язку з сімейними обставинами;
15.01.2024 – тривалістю 19 к. дн. обов’язкової неоплачуваної відпустки як працівнику, який не використав за попереднім місцем роботи оплачувані відпустки повністю або частково й отримав за них грошову компенсацію.
Потрібно визначити кількість днів неоплачуваної відпустки, на які працівник має право до завершення 2024 року.
Неоплачувану відпустку за угодою сторін (у зв’язку з сімейними обставинами) працівник використав не повністю (5 к. дн. із 30 можливих). Оскільки строк її використання обмежений календарним роком, невикористану її частину (25 к. дн.) працівник може використати за угодою сторін протягом лютого—грудня поточного року. Якщо триватиме дія правового режиму воєнного стану тривалість цієї відпустки може перевищувати 25 к. дн. та її визначатиме роботодавець.
Обов’язкова неоплачувана відпустка новоприйнятому працівнику надана теж не повністю (19 к. дн. із 24 можливих). Невикористану частину цієї відпусти (5 к. дн.) працівник має право використати до 03.07.2024, тобто протягом перших шести місяців роботи. Якщо він не скористається своїм правом у зазначений період роботи, у липні - грудні поточного року він не зможе реалізувати його – підстави для неоплачуваної відпустки за цією підставою відсутні згідно з умовами її надання. Обов’язкову відпустку без збереження зарплати працівник може отримати за наявності іншої підстави.
Отже, максимальний строк відпустки без збереження заробітної плати залежить від тривалості цієї відпустки за законодавством і умов її надання за кожною підставою. Максимальна тривалість відпустки зменшується, якщо обов’язкова неоплачувана відпустка надана неповністю й умови її надання в поточному календарному році не виникають.
Оформлення відпустки без збереження заробітної плати
Підстава для оформлення неоплачуваної відпустки – заява від працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати, погоджена керівником установи (за умови що ініціатором відпустки виступає працівник). У ній працівник має зазначити:
вид відпустки;
підставу й підтвердження – для обов’язкової неоплачуваної відпустки;
На заяві керівник установи, держоргану, органу місцевого самоврядування проставляє відповідну резолюцію. Саме від прийнятого керівником рішення залежить оформлення відпустки.
Якщо рішення позитивне, працівник кадрової служби готує проєкт наказу про відпустку, якщо ні – відпустку не надаємо. У наказі зазначаємо ті ж самі відомості, що й у заяві, і додатково вказуємо дату виходу працівника на роботу. Накази оформлюйте у відповідності з вимогами пунктів 96–101 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55, та Класифікатора управлінської документації НК 010:2021.
З наказом про відпустку без збережння зарплати обов’язково слід ознайомити працівника. Якщо ініціатором відпустки без збереження зарплати є роботодавець – заяви від працівника не потрібно.
