експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Виокремили найважливіше про електронний лікарняний для бухгалтерів. Про терміни оформлення та виплати допомоги з тимчасової непрацездатності та з вагітності та пологів на основі е-лікарняних поговоримо у статті
Е-лікарняні свого часу перевернули роботу бухгалтерів із лікарняними. Однак зараз ми розуміємо, наскільки це зручно як для пацієнтів, так і лікарів, і бухгалтерів.
Сьогодні розповідаємо все, що треба знати бухгалтеру про електронний лікарняний: пройдемо повний цикл від формування е-лікарняного до нарахування лікарняних.
Ця стаття стане вашим помічником, щоб розібратися в статусах електронних лікарняних, форматах, кількості днів, тривалості дії е-лікарняних.
Електронний листок непрацездатності (він же — е-лікарняний) — це документ, який оформлюють у закладі охорони здоров’я (ЗОЗ). Саме він є підставою для оплати працівнику:
тимчасової непрацездатності через захворювання або травму загального характеру (лікарняних);
лікарняних для догляду за дитиною в разі хвороби особи, яка доглядає дитину;
карантину;
обсервації, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2;
реабілітаційного лікування в санаторно-курортному закладі;
ортопедичного протезування.
Законодавча основа застосування е-лікарняного — це пп. «16» ч. 1 ст. 1 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105 (далі — Закон № 1105). За ним листок непрацездатності може бути сформований лише програмними засобами електронного реєстру. Е-лікарняний, так само, як і паперовий, має унікальний номер типу «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х», але, на відміну від паперового, не має серії бланка листка непрацездатності. Окрім того, в е-лікарняному лікар зазначає оновлений код причини тимчасової непрацездатності.
Опрацюванням е-лікарняних зараз займається Пенсійний фонд України (ПФУ), який замінив у цьому ліквідований Фонд соціального страхування (ФСС). Інформація про те, що ЗОЗ відкрив працівникові е-лікарняний, автоматично відобразиться в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Однак у воєнний час з постійними відключеннями електронергії постає цілком слушне питання про паперовий листок непрацездатності.
Паперовий лікарняний замість електронного у 2025 році під час воєнного стану — чи можливо
Випадки можливого застосування паперових листків непрацездатності роз’яснює МОЗ. Серед них такі:
відсутність доступу користувачів в умовах воєнного стану користувачі до Електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ);
відсутність зв’язку між Електронним реєстром листків непрацездатності (система ПФУ) та Реєстром медичних висновків в ЕСОЗ більш ніж 7 днів;
звернення пацієнта за продовженням випадку тимчасової непрацездатності з порушенням термінів за умови, що це порушення сталося внаслідок воєнного часу. Рішення про продовження раніше виданого лікарняного приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я або керівник закладу;
сплив терміну впродовж якого лікар може виправити помилку у висновку про тимчасову непрацездатність в ЕСОЗ. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає ЛКК закладу охорони здоров’я або керівник закладу.
Паперові листки можуть бути як на оригінальному бланку, так і на звичайному папері.
Е-лікарняні: статуси
У таблиці нижче на основі роз’яснення ПФУ ми роз’яснили, що значать статусами е-лікарняних.
СТАТУСИ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ
№
Статус
Значення статусу
1
«Закритий»
Е-лікарняний набуває цього статусу з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За таким статусом ще не можна нараховувати кошти.
Статус «Закритий» змінюється на «Готовий до сплати» через 7 днів після дати:
закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для лікарняних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
відкриття (початку строку дії медичного висновку) — для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.
Варто знати: якщо статус зміниться раніше, слід зачекати, адже впродовж 7-денного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни
2
«Готовий до сплати»
Страхувальник може працювати з е-лікарняним та нараховувати кошти. За таким статусом роботодавець має сформувати заяву-розрахунок на фінансування лікарняних на вебпорталі електронних послуг ПФУ та надіслати її до ПФУ
3
«Помилково сформований»
Медвисновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар впродовж 7 днів створює коректний медвисновок, на підставі якого створюється новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримує статус «Помилково сформований».
Виплати за такими е-лікарняними не проводяться
4
«Недійсний»
е-лікарняний створений на підставі медвисновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним
5
«Оплачений»
цього статусу листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спецрахунок для зарахування страхових виплат надіслано кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі
Е-лікарняні: скільки діють
Страхові виплати можливі не пізніше 6 календарних місяців з дня (ч. 5 ст. 24 Закону № 1105):
відновлення працездатності;
закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
В опрацюванні е-лікарняних важливим є день, який вважається днем видачі е-лікарняного, так як оплачувати е-лікарняний можна лише тоді, коли він отримав статус «готовий до сплати (виданий)». І тут між звичайними лікарняними та декретними є відмінності. Так, днем видачі вважається для е-лікарняного з:
вагітності та пологів — через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності (п. 1 розд. ІІІ Порядку № 1234).
З технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі бухгалтеру слід самостійно відрахувати 7 днів після дати закриття для звичайного е-лікарняного або ж 7 днів після дати відкриття — для е-лікарняного «Вагітність та пологи». Для останнього схема розрахунку наводимо нижче.
ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ ДНЯ ВИДАЧІ для Е-ЛІКАРНЯНОГО «ВАГІТНІСТЬ І ПОЛОГИ»
дата відкриття
7-денний термін
статус «Готовий до сплати»
(день видачі)
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Чому встановлений даний строк — 7 днів? Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Через це інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги.
*** якщо порушити цей термін, то можлива позапланова перевірка з боку ПФУ
Як оформити рішення про виплату лікарняних
Дане рішення можна провести рішенням керівника установи або уповноваженими ним особами (групами осіб) (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Однак можна з цією метою й надалі використовувати колишні комісії — зміни до закону лише спростили процедуру, а не заборонили самі комісії. Можна просто зробити дані комісії меншими, наприклад 2 особи, або ж єдиною уповноваженою особою призначити головного бухгалтера установи чи заступника керівника.
Чи завжди треба заява-розрахунок при опрацюванні е-лікарняних
Заява-розрахунок та повідомлення потрібні не завжди. Так, щодо заяви-розрахунку до ПФУ, то очевидним є те, що:
за звичайними лікарняними заява-розрахунок подається лише, якщо треба отримати виплати з ПФУ. Тобто тоді, коли лікарняний становить 6 к. днів і більше. Якщо лікарняний не перевищує 5 к. дн., то й заява-розрахунок не подається, так як тоді не треба кошти від ПФУ. Для таких лікарняних не треба подавати й повідомлення про виплату коштів, так як не було самих коштів від ПФУ, про які треба звітувати;
щодо декретних, лікарняних для догляду за дитиною чи хворим членом сім’ї, то за ними заяву-розрахунок подається завжди, так як вони оплачуються вже з 1-го дня за рахунок ПФУ. І тоді завжди треба готувати повідомлення до ПФУ про виплату коштів.
Заява-розрахунок на основі паперового лікарняного замість електронного 2025
У разі використання замість е-лікарняних паперових лікарняних є можливість формувати заяву-розрахунок на отримання коштів з ПФУ на основі паперових лікарняних, яка була введена на веб-порталі ПФУ. Для цього у формі заяви-розрахунку необхідно зазначити тип листка непрацездатності «паперовий», вказати його серію та номер та додати до заяви-розрахунку скановану копію паперового лікарняного (кольорову). Існує роз’яснення від ПФУ з цього приводу.
Зверніть увагу також, що якщо одночасно електронні та паперові листки непрацездатності, то треба скласти за ними окремі заяви-розрахунки (теж роз’яснення ПФУ).
Що потрібно визначити бухгалтеру при опрацюванні е-лікарняного 2025
Коли бухгалтер отримує дані про відкриття е-лікарняного, то він уже може почати готуватися до його оплати та визначити:
страховий стаж працівника, зокрема, загальний і за останніх 12 місяців перед страховим випадком (ч. 4 ст. 12; ст. 14 Закону № 1105);
розрахунковий період для обчислення середньоденного заробітку (пп. 25-28 Порядку № 1266);
дні та місяці, що працівник не відпрацював у розрахунковому періоді через поважні причини відсутності на роботі (п. 3 Порядку № 1266). Зверніть увагу, що призупинення трудового договору у звʼязку з російською агресією — це теж поважна обставина, тобто ці дні не враховуються при розрахунку тривалості розрахункового періоду (п. 3 Порядку №1266);
розмір зарплати, що нарахували працівникові в такому розрахунковому періоді (п. 32 Порядку № 1266).
Вищенаведені дані потрібні для обчислення середньоденного заробітку працівника при розрахунку як лікарняних, так і декретних. На його основі після видачі е-лікарняного визначається розмір самих лікарняних / декретних. Ці дані використовуються й при заповненні заяви-розрахунку при отриманні виплат з ПФУ.
