бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Що треба знати про терміни оформлення та виплати допомоги з тимчасової непрацездатності та з вагітності та пологів на основі е-лікарняних – ці та інші пов’язані питання у даному огляді про електронні листки непрацездатності.
Електронний листок непрацездатності (він же – е-лікарняний) – це документ, який оформлюють у закладі охорони здоров’я (ЗОЗ). Саме він є підставою для оплати працівнику:
тимчасової непрацездатності через захворювання або травму загального характеру (лікарняних);
лікарняних для догляду за дитиною в разі хвороби особи, яка доглядає дитину;
карантину;
обсервації, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2;
реабілітаційного лікування в санаторно-курортному закладі;
Маємо для вас 7 зразків заповнення: • наказ про призначення уповноважених на призначення виплат за соціальним страхуванням; • протокол уповноваженого для оплати лікарняних; • наказ про призначення лікарняних; • наказ про відмову у призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності; • повідомлення про відмову у призначенні лікарняних; • наказ про оплату перших п’яти днів лікарняного сумісникові; • лист-пояснення до ПФУ про повернення коштів.
Законодавча основа застосування е-лікарняного – це пп. «16» ч. 1 ст. 1 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 (далі – Закону № 1105). За ним листок непрацездатності може бути сформований лише програмними засобами електронного реєстру. Е-лікарняний, так само, як і паперовий, має унікальний номер типу «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х», але, на відміну від паперового, не має серії бланка листка непрацездатності. Окрім того, в е-лікарняному лікар зазначає оновлений код причини тимчасової непрацездатності.
Опрацювання е-лікарняних зараз займається Пенсійний фонд України (далі – Фонд, ПФУ), який замінив у цьому ліквідований Фонд соціального страхування (ФСС). Інформація про те, що ЗОЗ відкрив працівникові е-лікарняний, автоматично відобразиться в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Однак у воєнний час з постійними відключеннями електронергії постає цілком слушне питання про паперовий листок непрацездатності.
Паперовий лікарняний замість електронного у 2024 році під час воєнного стану - чи можливо
Випадки можливого застосування паперових листків непрацездатності роз’яснює МОЗ. Серед них такі:
відсутність доступу користувачів в умовах воєнного стану користувачі до Електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ);
відсутність зв’язку між Електронним реєстром листків непрацездатності (система ПФУ) та Реєстром медичних висновків в ЕСОЗ більш ніж 7 днів;
звернення пацієнта за продовженням випадку тимчасової непрацездатності з порушенням термінів за умови, що це порушення сталося внаслідок воєнного часу. Рішення про продовження раніше виданого лікарняного приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я або керівник закладу;
сплив терміну впродовж якого лікар може виправити помилку у висновку про тимчасову непрацездатність в ЕСОЗ. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає ЛКК закладу охорони здоров’я або керівник закладу.
Паперові листки можуть бути як на оригінальному бланку, так і на звичайному папері.
У таблиці нижче на основі роз’яснення ПФУ ми роз’яснили, що значать статусами е-лікарняних.
СТАТУСИ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ
№
Статус
Значення статусу
1
«Закритий»
Е-лікарняний набуває цього статусу з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За таким статусом ще не можна нараховувати кошти.
Статус «Закритий» змінюється на «Готовий до сплати» через 7 днів після дати:
закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
відкриття (початку строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.
Варто знати: якщо статус зміниться раніше, слід зачекати, адже впродовж 7-денного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни
2
«Готовий до сплати»
Страхувальник може працювати з е-лікарняним та нараховувати кошти. За таким статусом роботодавець має сформувати заяву-розрахунок на фінансування лікарняних на вебпорталі електронних послуг ПФУ та надіслати її до ПФУ
3
«Помилково сформований»
Медвисновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар впродовж 7 днів створює коректний медвисновок, на підставі якого створюється новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримує статус «Помилково сформований».
Виплати за такими е-лікарняними не проводяться
4
«Недійсний»
Е-лікарняний створений на підставі медвисновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним
5
«Оплачений»
Цього статусу листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спецрахунок для зарахування страхових виплат надіслано кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі
Скільки діє е-лікарняний
Страхові виплати можливі не пізніше 6 календарних місяців з дня (ч. 5 ст. 24 Закону № 1105):
відновлення працездатності;
закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
В опрацюванні е-лікарняних важливим є день, який вважається днем видачі е-лікарняного, так як оплачувати е-лікарняний можна лише тоді, коли він отримав статус «готовий до сплати (виданий)». І тут між звичайними лікарняними та декретними є відмінності. Так, днем видачі вважається для е-лікарняного з:
вагітності та пологів – через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності (див. п. 1 Розділу ІІІ Порядку № 1234).
З технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі бухгалтеру слід самостійно відраховуємо 7 днів після дати закриття для звичайного е-лікарняного або ж 7 днів після дати відкриття – для е-лікарняного «Вагітність та пологи». Для останнього схема розрахунку наводимо нижче.
ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ ДНЯ ВИДАЧІ для Е-ЛІКАРНЯНОГО «ВАГІТНІСТЬ І ПОЛОГИ»
дата відкриття
7-денний термін
статус «Готовий до сплати»
(день видачі)
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Чому встановлений даний строк – 7 днів? Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Через це інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги.
*** якщо порушити цей термін, то можлива позапланова перевірка з боку ПФУ
Як оформити рішення про виплату лікарняних
Дане рішення можна провести рішенням керівника установи або уповноваженими ним особами (групами осіб) (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Однак можна з цією метою й надалі використовувати колишні комісії – зміни до закону лише спростили процедуру, а не заборонили самі комісії. Можна просто зробити дані комісії меншими, наприклад 2 особи, або ж єдиною уповноваженою особою призначити головного бухгалтера установи чи заступника керівника.
Чи завжди треба заява-розрахунок при опрацюванні е-лікарняних
Заява-розрахунок та повідомлення потрібні не завжди. Так, щодо заяви-розрахунку до Фонду, то очевидним є те, що:
за звичайними лікарняними заява-розрахунок подається лише, якщо треба отримати виплати з Фонду. Тобто тоді, коли лікарняний становить 6 к. днів і більше. Якщо лікарняний не перевищує 5 к. дн., то й заяву-розрахунок не подаємо, так як тоді не треба кошти від Фонду. Для таких лікарняних не треба подавати й повідомлення про виплату коштів, так як не було самих коштів від Фонду, про які треба звітувати;
щодо декретних, лікарняних для догляду за дитиною чи хворим членом сім’ї, то за ними заяву-розрахунок подається завжди, так як вони оплачуються вже з 1-го дня за рахунок Фонду. І тоді завжди треба готувати повідомлення до Фонду про виплату коштів.
Заява-розрахунок на основі паперового лікарняного замість електронного 2024
У разі використання замість е-лікарняних паперових лікарняних є можливість формувати заяву-розрахунок на отримання коштів з ПФУ на основі паперових лікарняних, яка була введена на веб-порталі ПФУ. Для цього у формі заяви-розрахунку необхідно зазначити тип листка непрацездатності «паперовий», вказати його серію та номер та додати до заяви-розрахунку скановану копію паперового лікарняного (кольорову). Маємо роз’яснення від ПФУ щодо цього нововведення.
Зверніть увагу також, що якщо одночасно електронні та паперові листки непрацездатності, то треба скласти за ними окремі заяви-розрахунки (теж роз’яснення ПФУ).
Що потрібно визначити бухгалтеру при опрацюванні е-лікарняного 2024
Коли бухгалтер отримує дані про відкриття е-лікарняного, то він уже може почати готуватися до його оплати та визначити:
страховий стаж працівника, зокрема, загальний і за останніх 12 місяців перед страховим випадком (ч. 4 ст. 12; ст. 14 Закону № 1105);
дні та місяці, що працівник не відпрацював у розрахунковому періоді через поважні причини відсутності на роботі (п. 3 Порядку № 1266). Зверніть увагу, що призупинення трудового договору у звʼязку з агресією росії – це теж поважна обставина, тобто ці дні не враховуються при розрахунку тривалості розрахункового періоду (п. 3 Порядку №1266);
розмір заробітної плати, що нарахували працівникові в такому розрахунковому періоді (п. 32 Порядку № 1266).
Вищенаведені дані потрібні для обчислення середньоденного заробітку працівника при розрахунку як лікарняних, так і декретних. На його основі після видачі е-лікарняного визначаємо розмір самих лікарняних / декретних. Ці дані використовуємо й при заповненні заяви-розрахунку при отриманні виплат з Фонду.
Як опрацювати е-лікарняний сумісникові
Працівник, який працює за сумісництвом, або внутрішній сумісник також мають право на оплату періоду тимчасової непрацездатності і допомоги з вагітності та пологів. Тобто сформований у реєстрі е-лікарняний – підстава отримати виплату як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. При цьому роботодавцю, у якого працівник працює за неосновним місцем роботи достатньо скористатися відомостями електронного кабінету страхувальника на веб-порталі ПФУ – друкувати е-лікарняний та завіряти його за основним місцем роботи зараз не треба взагалі. Тобто обидва роботодавці – за основним місцем та за сумісництвом – користуються електронними даними. Зверніть увагу, що роботодавець за сумісництвом бачить у базі цифрову копію е-лікарняного, яка має номер «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1», тобто в кінці до унікального номера лікарняного доданий через крапку порядковий номер копії («*.1»). При цьому при заповненні заяви-розрахунку роботодавець усе одно вказує унікальний номер лікарняного без цього розширення номеру в кінці після крапки, тобто «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х».
Однак, якщо листок непрацездатності паперовий, що ще можливо внаслідок обставин воєнного часу, то тоді діємо за старими правилами – працівник має зробити копію паперового листка непрацездатності та завірити його за основним місцем роботи.
При опрацюванні листка непрацездатності сумісника, зокрема електронного, також вимагайте, щоб працівник має надати довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Така довідка потрібна для врахування максимального обмеження на доходи, що враховуються у розрахунковому періоді
доходи за місяць у розрахунковому періоді за всіма місцями роботи – не більше максимальної бази ЄСВ (=15 мінімальних зарплат за місяць у 2024 році, а з 2025 року – 20 МЗП);
середньоденна не може перевищувати такої, що обчислена з шляхом ділення встановленої максимально бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів – 30,44 (п. 4 Порядку № 1266).
Коли оплачуєте е-лікарняний внутрішньому сумісникові, в заяві-розрахунку зазначайте відомості про отримувача, підставу для отримання та розмір нарахованої допомоги – обов’язково окремими рядками.
