Е-лікарняний: інструкція для бухгалтера 2024

Автор
бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Що треба знати про терміни оформлення та виплати допомоги з тимчасової непрацездатності та з вагітності та пологів на основі е-лікарняних – ці та інші пов’язані питання у даному огляді про електронні листки непрацездатності.

Для яких соцвиплат потрібен е-лікарняний?

Електронний листок непрацездатності (він жее-лікарняний) – це той документ, що оформляється у закладі охорони здоров’я (ЗОЗ) та є підставою для оплати працівнику:

  • тимчасової непрацездатності через захворювання або травму загального характеру (лікарняних);
  • допомоги у звʼязку з вагітністю та пологами (декретних);
  • лікарняних для догляду за хворою дитиною;
  • лікарняних для догляду за хворим членом сім’ї;
  • лікарняних для догляду за дитиною в разі хвороби особи, яка доглядає дитину;
  • карантину;
  • обсервації, самоізоляція під час дії карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2;
  • реабілітаційного лікування в санаторно-курортному закладі;
  • ортопедичного протезування.

Законодавча основа застосування е-лікарняного – це пп. «16» ч. 1 ст. 1 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 (даліЗакону № 1105). За ним листок непрацездатності може бути сформований лише програмними засобами електронного реєстру. Е-лікарняний, так само, як і паперовий, має унікальний номер типу «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х», але, на відміну від паперового, не має серії бланка листка непрацездатності. Окрім того, в е-лікарняному лікар зазначає оновлений код причини тимчасової непрацездатності.

Опрацювання е-лікарняних зараз займається Пенсійний фонд України (даліФонд, ПФУ), який замінив у цьому ліквідований Фонд соціального страхування (ФСС). Інформація про те, що ЗОЗ відкрив працівникові е-лікарняний, автоматично відобразиться в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Однак у воєнний час з постійними відключеннями електронергії постає цілком слушне питання про паперовий листок непрацездатності.

е-лікарняний інструкція 2024

СКАЧАТИ ПАМ'ЯТКУ

Чи можна паперовий лікарняний замість електронного у 2024 році під час воєнного стану?

Випадки можливого застосування паперових листків непрацездатності роз’яснює МОЗ на своєму сайті. Серед них такі:

  • відсутність доступу користувачів в умовах воєнного стану користувачі до Електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ);
  • відсутність зв’язку між Електронним реєстром листків непрацездатності (система ПФУ) та Реєстром медичних висновків в ЕСОЗ більш ніж 7 днів;
  • звернення пацієнта за продовженням випадку тимчасової непрацездатності з порушенням термінів за умови, що це порушення сталося внаслідок воєнного часу. Рішення про продовження раніше виданого лікарняного приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я або керівник закладу;
  • сплив терміну впродовж якого лікар може виправити помилку у висновку про тимчасову непрацездатність в ЕСОЗ. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає ЛКК закладу охорони здоров’я або керівник закладу.

Паперові листки можуть бути як на оригінальному бланку, так і на звичайному папері.

Що значать статуси е-лікарняного

У таблиці нижче на основі роз’яснення ПФУ розкрито, що значать статусами е-лікарняних.

СТАТУСИ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ

Статус

Значення статусу

1

«Закритий»

Е-лікарняний набуває цього статусу з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За таким статусом ще не можна нараховувати кошти.

Статус «Закритий» змінюється на «Готовий до сплати» через 7 днів після дати:

  • закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
  • відкриття (початку строку дії медичного висновку) – для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами.

Варто знати: якщо статус зміниться раніше, слід зачекати, адже впродовж 7-денного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни

2

«Готовий до сплати»

Страхувальник може працювати з е-лікарняним та нараховувати кошти. За таким статусом роботодавець має сформувати заяву-розрахунок на фінансування лікарняних на вебпорталі електронних послуг ПФУ та надіслати її до ПФУ

3

«Помилково сформований»

Медвисновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар впродовж 7 днів створює коректний медвисновок, на підставі якого створюється новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримує статус «Помилково сформований».

Виплати за такими е-лікарняними не проводяться

4

«Недійсний»

Е-лікарняний створений на підставі медвисновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним

5

«Оплачений»

Цього статусу листок непрацездатності набуває після того, як страхувальнику на спецрахунок для зарахування страхових виплат надіслано кошти для здійснення відповідних виплат застрахованій особі

Скільки діє е-лікарняний

Страхові виплати можливі не пізніше 6 календарних місяців з дня (ч. 5 ст. 24 Закону № 1105):

  • відновлення працездатності;
  • закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • смерті застрахованої особи або члена її сім’ї.

Калькулятор стажу

Як визначити день видачі е-лікарняного

В опрацюванні е-лікарняних важливим є день, який вважається днем видачі е-лікарняного, так як оплачувати е-лікарняний можна лише, коли він отримав статус «готовий до сплати (виданий)». І тут між звичайними лікарняними та декретними є відмінності. Так, днем видачі вважається для е-лікарняного з:

З технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі бухгалтеру слід самостійно відраховуємо 7 днів після дати закриття для звичайного е-лікарняного або ж 7 днів після дати відкриття – для е-лікарняного «Вагітність та пологи». Для останнього схема розрахунку наведена нижче.

ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ ДНЯ ВИДАЧІ для Е-ЛІКАРНЯНОГО «ВАГІТНІСТЬ І ПОЛОГИ»

дата відкриття

7-денний термін

статус «Готовий до сплати»

(день видачі)

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Чому встановлений даний строк – 7 днів? Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Через це інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги.

Терміни опрацювання е-лікарняного 2024

Після того, як е-лікарняний отримав статус «Готовий до сплати (виданий)» опрацювати його слід у строки, які наведені у таблиці нижче.

ТЕРМІНИ ОПРАЦЮВАННЯ Е-ЛІКАРНЯНОГО за кожним етапом:

Етап

Термін

1

оформлення рішення відповідальної особи / рішення групи осіб / або протоколу комісії про призначення соцвиплат

згідно ч. 1 ст. 24 Закону № 1105:

  • 10 робочих днів (з дня видачі* е-лікарняного) – для звичайного е-лікарняного;
  • 3 робочих днів (з дня видачі* е-лікарняного) – для е-лікарняного «вагітність і пологи»

2

складання та подача заяви-розрахунку до ПФУ (для отримання коштів від нього):

  • в електронній формі через веб-портал ПФУ. При заповненні такої форми мають «підтягнутися» з бази Фонду е-лікарняні;
  • або у паперовій формі разом електронним носієм подати до сервісного центру ПФУ

5 робочих днів

з дня рішення уповноваженої особи, групи осіб чи комісії з соціального страхування

(п. 2 Порядку № 12**)

3

отримання коштів ПФУ на спецрахунок страхувальника

3 робочих дні

(абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105)

4

виплата лікарняних / декретних

у найближчий день виплати зарплати (за місяць або аванс) після (див. ч. 2 ст. 24 Закону № 1105):

  • дня призначення для лікарняних за перші 5 днів;
  • дня отримання з ПФУ для решти лікарняних чи всієї суми декретних

5

повідомлення до ПФУ

про виплату коштів

1 місяць***

з дня виплати

(п. 10 Порядку № 12)

* день отримання статусу е-лікарняного «Готовий до сплати (виданий)»;

** Порядок № 12. Мова йде про порядок затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 12, що діє до появи його замінника від ПФУ;

*** якщо порушити цей термін, то можлива позапланова перевірка з боку ПФУ

Як оформити рішення про виплату лікарняних

Дане рішення можна провести рішенням керівника установи або уповноваженими ним особами (групами осіб) (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Однак можна з цією метою й надалі використовувати колишні комісії – зміни до закону лише спростили процедуру, а не заборонили самі комісії. Можна просто зробити дані комісії меншими, наприклад 2 особи, або ж єдиною уповноваженою особою призначити головного бухгалтера установи чи заступника керівника.

Як заповнити заяву-розрахунок на виплату лікарняних

Форма електронної заяви-розрахунку є на веб-порталі ПФУ в електронному кабінеті. Форма повторює ту, яку містить Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у звʼязку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, який затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 12 (він жеПорядок № 12). Даний порядок продовжує тимчасово діяти попри ліквідацію ФСС до розробки ПФУ нового (див. Постанову правління ПФУ від 21.12.2022 р. № 28-3).

Як заповнити форму заяви-розрахунку на сайті ПФУ розкриває інструкція нижче.

е-лікарняний інструкція пфу

СКАЧАТИ ІНСТРУКЦІЮ

Чи завжди треба заява-розрахунок при опрацюванні е-лікарняних

Заява-розрахунок та повідомлення потрібні не завжди. Так, щодо заяви-розрахунку до Фонду, то очевидним є те, що:

  • за звичайними лікарняними заява-розрахунок подається лише, якщо треба отримати виплати з Фонду. Тобто тоді, коли лікарняний становить 6 к. днів і більше. Якщо лікарняний не перевищує 5 к. днів, то й заяву-розрахунок не подаємо, так як тоді не треба кошти від Фонду. Для таких лікарняних не треба подавати й повідомлення про виплату коштів, так як не було самих коштів від Фонду, про які треба звітувати;
  • щодо декретних, лікарняних для догляду за дитиною чи хворим членом сім’ї, то за ними заяву-розрахунок подається завжди, так як вони оплачуються вже з 1-го дня за рахунок Фонду. І тоді завжди треба готувати повідомлення до Фонду про виплату коштів.

Заява-розрахунок на основі паперового лікарняного замість електронного 2024

У разі використання замість е-лікарняних паперових лікарняних є можливість формувати заяву-розрахунок на отримання коштів з ПФУ на основі паперових лікарняних, яка була введена на веб-порталі ПФУ. Для цього у формі заяви-розрахунку необхідно зазначити тип листка непрацездатності «паперовий», вказати його серію та номер та додати до заяви-розрахунку скановану копію паперового лікарняного (кольорову). Так роз’яснює нововведення ПФУ.

Зверніть увагу також, що якщо одночасно електронні та паперові листки непрацездатності, то треба скласти за ними окремі заяви-розрахунки (теж роз’яснення ПФУ).

Що потрібно визначити бухгалтеру при опрацюванні е-лікарняного 2024

Коли бухгалтер отримує дані про відкриття е-лікарняного, то він уже може почати готуватися до його оплати та визначити:

  • страховий стаж працівника, зокрема, загальний і за останніх 12 місяців перед страховим випадком (ч. 4 ст. 12; ст. 14 Закону № 1105);
  • розрахунковий період для обчислення середньоденного заробітку (пп. 25-28 Порядку № 1266);
  • дні та місяці, що працівник не відпрацював у розрахунковому періоді через поважні причини відсутності на роботі (п. 3 Порядку № 1266). Зверніть увагу, що призупинення трудового договору у звʼязку з агресією росії – це теж поважна обставина, тобто ці дні не враховуються при розрахунку тривалості розрахункового періоду (п. 3 Порядку №1266);
  • розмір заробітної плати, що нарахували працівникові в такому розрахунковому періоді (п. 32 Порядку № 1266).

Вищенаведені дані потрібні для обчислення середньоденного заробітку працівника при розрахунку як лікарняних, так і декретних. На його основі після видачі е-лікарняного визначаємо розмір самих лікарняних / декретних. Ці дані використовуємо й при заповненні заяви-розрахунку при отриманні виплат з Фонду.

Як опрацювати е-лікарняний сумісникові

Працівник, який працює за сумісництвом, або внутрішній сумісник також мають право на оплату періоду тимчасової непрацездатності і допомоги з вагітності та пологів. Тобто сформований у реєстрі е-лікарняний – підстава отримати виплату як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. При цьому роботодавцю, у якого працівник працює за неосновним місцем роботи достатньо скористатися відомостями електронного кабінету страхувальника на веб-порталі ПФУ – друкувати е-лікарняний та завіряти його за основним місцем роботи зараз не треба взагалі. Тобто обидва роботодавці – за основним місцем та за сумісництвом – користуються електронними даними. Зверніть увагу, що роботодавець за сумісництвом бачить у базі цифрову копію е-лікарняного, яка має номер «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1», тобто в кінці до унікального номера лікарняного доданий через крапку порядковий номер копії («*.1»). При цьому при заповненні заяви-розрахунку роботодавець усе одно вказує унікальний номер лікарняного без цього розширення номеру в кінці після крапки, тобто «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х».

Однак, якщо листок непрацездатності паперовий, що ще можливо внаслідок обставин воєнного часу, то тоді діємо за старими правилами – працівник має зробити копію паперового листка непрацездатності та завірити його за основним місцем роботи.

При опрацюванні листка непрацездатності сумісника, у т.ч. електронного, також вимагайте, щоб працівник має надати довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи. Така довідка потрібна для врахування максимального обмеження на доходи, що враховуються у розрахунковому періоді

  • доходи за місяць у розрахунковому періоді за всіма місцями роботи – не більше максимальної бази ЄСВ (=15 мінімальних зарплат за місяць);
  • середньоденна не може перевищувати такої, що обчислена з шляхом ділення встановленої максимально бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів – 30,44 (п. 4 Порядку № 1266).

Коли оплачуєте е-лікарняний внутрішньому сумісникові, в заяві-розрахунку зазначайте відомості про отримувача, підставу для отримання та розмір нарахованої допомоги – обов’язково окремими рядками.



зміст

Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді