експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
РРО/пРРО — це сфера, в якій час від часу відбуваються зміни. І вони постійні. Процедура реєстрації звичайних РРО спростилася за останні роки. Про реєстрацію РРО/пРРО — тема даного огляду
Усі ці згадані Порядки також стосуються лише аналогових (звичайних) РРО. Якщо вирішено користуватися програмним РРО (пРРО), то для цих цілей треба використовувати:
Питання, які слід з’ясувати перед реєстрацією РРО/пРРО
Перед подачею заяви на реєстрацію слід визначитися:
який саме касовий апарат доцільно використовувати для вашої ситуації — звичайний РРО чи програмний РРО. До речі, їх можна застосувати навіть одночасно, тобто і РРО, і пРРО;
яку модель РРО або носія пРРО використовувати;
з Центром сервісного обслуговування (ЦСО), якщо обрано звичайний РРО. У ЦСО можна отримати всі консультації, а також укласти договір про обслуговування.
Перед подачею заяви на реєстрацію слід перевірити, чи подавалося повідомлення до ДПС за формою 20-ОПП про об’єкт оподаткування, у якому мало бути вказане місце, яке приносить прибуток і де планується використання РРО. Наприклад, це магазин, буфет, кіоск, їдальня. Це важливо, тому що місце вказується у реєстраційні заяві на РРО/пРРО, — воно відсутнє у базі ДПС, то буде відмова при реєстрації. Крім того, не можна РРО/пРРО реєструвати на одне місце, а використовувати потім в іншому.
Програмний РРО — це програма, яка може встановлюватися на смартфон, планшет, ноутбук, комп’ютер, з якої можна формувати електронні фіскальні чеки. Зв’язок з сервером ДПС здійснюється через Інтернет.
Звертаємо увагу, що ніяких обмежень на користування пРРО для бюджетних установ немає. Попри їхню початкову націленість на підприємців, бюджетники також можуть застосовувати пРРО. Взагалі, будь-який суб’єкт господарювання, незалежно від форми власності.
На практиці для застосування пРРО найчастіше придбавається портативний пристрій з сенсорним екраном, зчитувачем банківських карт та вбудованим міні-принтером для друку фіскальних чеків. На такий пристрій уже встановлено потрібне програмне забезпечення, тобто пРРО. Фактично такий смарт-пристрій є поєднанням в одній «коробці» чотирьох пристроїв: смартфона на операційній системі Android (1), POS-терміналу для банківських карт (2), збільшеного акумулятора (3) та міні-принтера (4). Якщо торгівля здійснюється лише через Інтернет, то тоді друкувати на папері чеки не потрібно і достатньо пРРО на смартфоні/комп’ютері.
Переваги та недоліки пРРО зведено до таблиці нижче.
ЗАСТОСУВАННЯ ПРРО У ПОРІВНЯННІ З АПАРАТНИМ РРО
Переваги пРРО
Недоліки пРРО
автоматичне формування Z-звіту й подача його на сервер ДПС. Друкувати нічого не треба;
взагалі можна не друкувати фіскальні чеки. Достатньо електронні чеки направити на емейл покупця, Viber, SMS-повідомленням, показати покупцю QR-код для зчитування на екрані пристрою з пРРО тощо. Всі ці операції здійснює програма самостійно;
не потрібна КОРО взагалі чи якийсь альтернативний резервний РРО. У разі відсутності світла, зв’язку через Інтернет пРРО може працювати певний час в режимі офлайн (36 год без зв’язку з сервером ДПС, але не більше 168 год). Щодо вимкнення світла, то робота пРРО можлива, якщо пристрій живиться від акумулятора, тобто це смартфон, планшет тощо;
не потрібен ЦСО
краще за все придбати портативний пристрій-носій, якщо торгівля здійснюється не через Інтернет. Однак, і коштують такі пристрої близько 14 тис. грн;
безплатний пРРО від ДПС не відзначається функціоналом. Краще сторонніх розробників, але вони платні;
потрібне постійне оновлення програмного забезпечення від розробника пРРО, консультації тощо. Це може бути платним
Реєстрація РРО — достатньо заяви
Для реєстрації РРО слід подати заяву за формою № 1-РРО за основним місцем обліку, аби зареєструвати чи перереєструвати РРО (п. 4 гл. 2 розд. ІІ Порядку реєстрації РРО). Насьогодні окрім заяви ніяких більше документів не потрібно.
Подати заяву 1-РРО можна як у паперовій формі особисто, так і в електронні формі, використовуючи електронний підпис. При особистій подачі представником установи при собі йому треба мати паспорт і довіреність. При електронній подачі заяви не забудьте у полі 9 реєстраційної заяви й указати емейл, на який надійде електронне посвідчення.
Для заповнення заяви необхідні дані про об’єкт оподаткування, його ідентифікатор — їх беремо з уже згаданої форми № 20-ОПП.
Увага: не ходіть до ДПС, а проведіть дистанційно — доступна реєстрація РРО в електронному кабінеті.
Якщо нема потреби користуватися Книгою обліку розрахункових операцій (КОРО), то у полі 8 треба поставити позначку. КОРО дає можливість працювати, коли вимкнули електроенергію чи РРО вийшов з ладу, роздаючи покупцям розрахункові квитанції (РК). Якщо КОРО немає — доведеться чекати або використовувати резервний РРО чи пРРО.
На період поломки РРО або в разі тимчасового (не довше ніж сім робочих днів) відключення електроенергії розрахункові операції слід проводити із використанням (п. 3 розд. ІІІ Порядку реєстрації РРО):
КОРО та РК до неї;
резервного РРО.
Нові користувачі РРО можуть прийняти вольове рішення не проводити розрахункових операцій, якщо зламався РРО або відімкнули електрику. Аж до підключення резервного РРО або до відновлення електропостачання. Про це слід зробити позначку у реєстраційній заяві (поле 8).
Увага: реєстрація РРО можна проходити без КОРО, якщо не планується використовувати РК.
Простежте, щоб у реєстраційному посвідченні була фраза: «Книгу обліку розрахункових операцій на цей РРО не реєстрували. У разі виходу з ладу РРО або відключення електроенергії розрахункових операцій не проводять». Реєструвати та зберігати КОРО та РК не потрібно.
Якщо заяву подали й ДПС її не відхилило, то слід чекати поки пройде процедура обміну даними між ДПС і ЦСО. А відбуватиметься наступне…
Чекаємо ДПС про реєстрацію РРО
Податкова приймає рішення протягом 2-х робочих днів з дня отримання заяви 1-РРО. Якщо рішення позитивне, то ДПС направляє в ЦСО в електронній формі довідку за формою № 2-РРО. У ній міститься резерв фіскального номера РРО — це той номер, під яким буде касовий апарат буде видавати чеки в майбутньому. Цей резерв фіскального номера діє 3 робочих дні. Підстави для відмови ДПС у реєстрації РРО можна знайти у п. 8 глави 2 розд. ІІ Порядку реєстрації РРО.
Чекаємо від ЦСО фіскалізацію та персоналізацію РРО
Ці процеси відбуваються у ЦСО. Однак, на цьому етапі ЦСО уже повинен мати той екземпляр касового апарату, який вводиться ним в експлуатацію. Виконуються два заходи:
фіскалізація — дані про фіскальний номер, отриманий від ДПС, вносяться до пам’яті апарату і він переводиться у фіскальний режим роботи;
персоналізація — дані про касовий апарат ЦСО вносить до системи обліку у ДПС.
На завершення РРО опломбовується, здійснюється запис у документах про експлуатацію РРО, складаються довідка про опломбування (2 екземпляри, форма №1-ЦСО) та акт про введення РРО в експлуатацію (теж 2 екземпляри).
Установа отримує від ЦСО касовий апарат та свої примірники довідки та акта. Також в електронній формі ці документи пересилаються самим ЦСО до ДПС.
Чекаємо від ДПС реєстраційне посвідчення РРО
Нарешті отримуємо від ДПС реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО. Воно надходить поштою або забираємо особисто чи через довірену особу). Якщо реєстрація була дистанційна, то електронне посвідчення надійде на емейл.
Термін — наступного робочого дня після дня отримання податківцями акта й довідки від ЦСО.
У реєстраційному посвідчені має бути вказана дата внесення даних до інформаційної системи ДПС — це й є дата реєстрації.
Якщо було обрано реєстрацію РРО з КОРО, то слід провести таку ж процедуру реєстрації КОРО.
Необхідно налаштувати ведення товарного обліку. Якщо податківці виявлять у місці застосування РРО необлікований товар, на який відсутні первинні документи, то це загрожує штрафом. Ознайомтесь з правилами застосування РРО, можна проконсультуватися зі співробітником ЦСО стосовно конкретної моделі касового апарату.
Насьогодні не потрібно друкувати та підклеювати фіскальні звітні чеки (Z-звіти) до сторінок КОРО та вносити записи до книги (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку реєстрації РК та КОРО). Щодня до 24:00 треба формувати Z-звіти касового апарату. Забезпечте зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі впродовж 1095 календарних днів.
скласти і подати Заяву про реєстрацію програмного РРО за формою № 1-ПРРО (вона є у додатку 1 до Порядку реєстрації пРРО, в електронному кабінеті це форма J/F 1316602). Подається вона лише в електронній формі через Електронний кабінет платника податку;
дочекатися від ДПС повідомлення (квитанції) про реєстрацію заяви чи відмову. Це має відбутися у день надсилання такої заяви, якщо встигли це зробити до 16.00, або уже на наступний день (п. 4 розділу ІІ Порядку реєстрації пРРО);
при реєстрації для пРРО присвоюється фіскальний номер та формується перша порція фіскальних номерів;
здійснити відкриття зміни шляхом направлення через пРРО Повідомлення про відкриття зміни за формою № 3-ПРРО (п. 3 розділу IV Порядку реєстрації пРРО). Краще також перевірити, що пРРО переведений у фіскальний режим роботи (треба зазирнути до інструкції з його експлуатації). В першу чергу, це означає наявність зв’язку з сервером ДПС.
Далі залишається лише ознайомитися з інструкціями розробника програмного забезпечення щодо роботи пРРО, провести попереднє програмування пристрою і внести до його бази номенклатуру товарів, робіт, послуг, які реалізуються. КОРО для пРРО взагалі не застосовуються, так як у них немає потреби.
