бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
РРО – це сфера, в якій час від часу відбуваються зміни. І вони постійні. Процедура реєстрації звичайних РРО спростилася за останні роки. Про реєстрацію РРО – тема даної консультації.
Усі ці згадані Порядки також стосуються лише аналогових (звичайних) РРО. Якщо вирішено користуватися програмним РРО (пРРО), то для цих цілей треба використовувати:
Як бачимо, нормативка щодо пРРО також затверджена також одним документом – наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. № 317.
Реєстрація РРО та пРРО – нюанси
Перед подачею заяви на реєстрацію вам слід визначитися:
який саме касовий апарат доцільно використовувати для вашої ситуації – звичайний РРО чи програмний РРО. До речі, їх можна застосувати навіть одночасно – і РРО, і пРРО;
чи подали повідомлення до ДПС про об’єкт оподаткування, тобто місце, яке приносить прибуток і де планується використання РРО. Наприклад, магазин, буфет, кіоск, їдальня. Це форма 20-ОПП. Це місце вказується у реєстраційні заяві і якщо воно відсутнє у базі ДПС, то буде відмова при реєстрації. Крім того, не можна РРО реєструвати на одне місце, а використовувати в іншому. Аналогічно і з пРРО;
обрати модель РРО або розробника програмного РРО;
якщо захотіли звичайний РРО, то шукаємо ще й ЦСО – центр сервісного обслуговування РРО. Там можна отримати всі консультації, а також укласти договір про обслуговування.
Постало питання: що таке пРРО? Давайте розберемося.
Програмний РРО – це програма, яка встановлюється на смартфон, планшет, ноутбук, комп’ютер, з якої можна формувати електронні фіскальні чеки. Зв’язок з сервером ДПС здійснюється через Інтернет.
Звертаємо увагу, що ніяких обмежень на користування пРРО для бюджетних установ немає. Попри їхню початкову націленість на підприємців, бюджетники також можуть застосовувати пРРО. Взагалі, будь-який суб’єкт господарювання.
Переваги пРРО:
автоматичне формування Z-звіту й подача його на сервер ДПС. Друкувати нічого не треба;
взагалі можна не друкувати фіскальні чеки. Достатньо електронні чеки направити на емейл покупця, Viber, SMS-повідомленням, показати покупцю QR-код для зчитування на екрані пристрою з пРРО тощо. Всі ці операції здійснює програма самостійно;
не потрібна КОРО взагалі чи якийсь альтернативний резервний РРО. У разі відсутності світла, зв’язку через Інтернет пРРО може працювати певний час в режимі офлайн (36 год без зв’язку з сервером ДПС, але не більше 168 годин). Щодо вимкнення світла, то робота пРРО можлива, якщо пристрій живиться від акумулятора, тобто це смартфон, планшет тощо;
не потрібен ЦСО.
Недоліки пРРО:
треба придбати пристрій-носій. Щоправда, є портативні готові пристрої (смартфон + POS-термінал для зчитування банківських карт + портативний пристрій). Однак, і коштують такі пристрої близько 14 тис. грн;
безплатний пРРО від ДПС не відзначається функціоналом. Краще сторонніх розробників, але вони платні;
потрібне постійне оновлення програмного забезпечення від розробника пРРО, консультації тощо. У когось це може бути платним.
Для реєстрації РРО слід подати заяву за формою № 1-РРО за основним місцем обліку, аби зареєструвати чи перереєструвати РРО (п. 4 гл. 2 розд. ІІ Порядку реєстрації РРО). Насьогодні окрім заяви ніяких більше документів не потрібно.
Подати заяву 1-РРО можна як у паперовій формі особисто, так і в електронні формі, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП). При особистій подачі представником установи при собі йому треба мати паспорт і довіреність. При електронній подачі заяви не забудьте у полі 9 реєстраційної заяви й указати емейл, на який надійде електронне посвідчення.
Для заповнення заяви необхідні дані про об’єкт оподаткування, його ідентифікатор – їх беремо з уже згаданої форми № 20-ОПП.
Увага: Не ходіть до ДПС, а проведіть дистанційно – доступна реєстрація рро в електронному кабінеті. В умовах пандемії COVID-19 – це актуально, як ніколи
Якщо не хочете користуватися Книгою обліку розрахункових операцій (КОРО), то у полі 8 треба поставити позначку. КОРО дає можливість працювати, коли вимкнули електроенергію чи РРО вийшов з ладу, роздаючи покупцям розрахункові квитанції. Якщо її немає – доведеться чекати або використовувати резервний РРО чи пРРО.
РРО вийшов з ладу – треба діяти за схемою
На період поломки РРО або в разі тимчасового (не довше ніж сім робочих днів) відключення електроенергії розрахункові операції проводьте із використанням:
книги обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункової книжки (РК);
належно зареєстрованого резервного РРО (п. 3 розд. ІІІ Порядку реєстрації РРО).
Нові користувачі РРО можуть прийняти вольове рішення не проводити розрахункових операцій, якщо зламався РРО або відімкнули електрику. Аж до підключення резервного РРО або до відновлення електропостачання. Про це слід зробити позначку у реєстраційній заяві (поле 8).
Увага: реєстрація РРО можна проходити без КОРО, якщо не планується використовувати розрахункові квитанції
Простежте, щоб у реєстраційному посвідченні була фраза: «Книгу ОРО на цей РРО не реєстрували. У разі виходу з ладу РРО або відключення електроенергії розрахункових операцій не проводять». Реєструвати та зберігати КОРО та РК не потрібно.
Якщо заяву подали й ДПС її не відхилило, то тепер чекаємо поки пройде процедура обміну даними між ДПС і ЦСО. А відбуватиметься наступне…
Податкова приймає рішення протягом 2-х робочих днів з дня отримання заяви 1-РРО. Якщо рішення позитивне, то ДПС направляє в ЦСО в електронній формі довідку за формою № 2-РРО. У ній міститься резерв фіскального номера РРО – це той номер, під яким буде касовий апарат буде видавати чеки в майбутньому. Цей резерв фіскального номера діє 3 робочих дні. Підстави для відмови ДПС у реєстрації РРО можна знайти у п. 8 глави 2 розд. ІІ Порядку реєстрації РРО.
Чекаємо від ЦСО фіскалізацію та персоналізацію РРО
Ці процеси відбуваються у ЦСО. Однак, на цьому етапі ЦСО уже повинен мати той екземпляр касового апарату, який вводиться ним в експлуатацію. Виконуються два заходи:
фіскалізація – дані про фіскальний номер, отриманий від ДПС, вносяться до пам’яті апарату і він переводиться у фіскальний режим роботи;
персоналізація – дані про касовий апарат ЦСО вносить до системи обліку у ДПС.
На завершення РРО опломбовується, здійснюється запис у документах про експлуатацію РРО, складаються довідка про опломбування (2 екземпляри, форма №1-ЦСО) та акт про введення РРО в експлуатацію (теж 2 екземпляри).
Установа отримує від ЦСО касовий апарат та свої примірники довідки та акта. Також в електронній формі ці документи пересилаються самим ЦСО до ДПС.
Нарешті отримуємо від ДПС реєстраційне посвідчення за формою № 3-РРО. Воно надходить поштою або забираємо особисто чи через довірену особу). Якщо реєстрація була дистанційна, то електронне посвідчення надійде на емейл.
Термін – наступного робочого дня після дня отримання податківцями акта й довідки від ЦСО.
У реєстраційному посвідчені має бути вказана дата внесення даних до інформаційної системи ДПС – це й є дата реєстрації.
Якщо було обрано реєстрацію РРО з КОРО, то проходимо також процедуру реєстрації КОРО.
Необхідно налаштувати ведення товарного обліку. Якщо податківці виявлять у місці застосування РРО необлікований товар, на який відсутні первинні документи, то це загрожує штрафом. Ознайомтесь з правилами застосування РРО, можна проконсультуватися зі співробітником ЦСО стосовно конкретної моделі касового апарату.
Штрафи за порушення РРО 2020 можна знайти у ст. 17 Закону про РРО.
Насьогодні не потрібно друкувати та підклеювати фіскальні звітні чеки (Z-звіти) до сторінок КОРО та вносити записи до книги (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку реєстрації РК та КОРО). Щодня до 24:00 треба формувати Z-звіти касового апарату. Забезпечте зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом 1095 календарних днів.
Реєстрація пРРО
Реєстрація програмних РРО ще простіша:
скласти і подати Заяву про реєстрацію програмного РРО за формою № 1-ПРРО (вона є у додатку 1 до Порядку реєстрації пРРО, в електронному кабінеті це форма J/F 1316602). Подається вона лише в електронній формі через Електронний кабінет платника податку;
дочекатися від ДПС повідомлення (квитанції) про реєстрацію заяви чи відмову. Це має відбутися у день надсилання такої заяви, якщо встигли це зробити до 16.00, або уже на наступний день (п. 4 розділу ІІ Порядку реєстрації пРРО);
при реєстрації для пРРО присвоюється фіскальний номер та формується перша порція фіскальних номерів;
здійснити відкриття зміни шляхом направлення через пРРО Повідомлення про відкриття зміни за формою № 3-ПРРО (п. 3 розділу IV Порядку реєстрації пРРО). Краще також перевірити, що пРРО переведений у фіскальний режим роботи (треба зазирнути до інструкції з його експлуатації). В першу чергу, це означає наявність зв’язку з сервером ДПС.
Далі залишається лише ознайомитися з інструкціями розробника програмного забезпечення щодо роботи пРРО, провести попереднє програмування пристрою і внести до його бази номенклатуру товарів, робіт, послуг, які реалізуються. КОРО для пРРО взагалі не застосовуються.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
