Електронна трудова книжка: актуальні питання та відповіді

Об’єднана звітність за липень: практичний навігатор

Чи залишається дійсною паперова трудова книжка після переходу на електронний формат

Паперова трудова книжка після оцифрування залишається дійсною, але стає додатковим документом, що зберігається у працівника.

Як роботодавець може перевірити загальний список працівників, у яких трудова книжка оцифрована або подана на оцифрування

Необхідно:

• зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ в кабінет роботодавця з печаткою організації;
• у розділі «Комунікації з ПФУ» натиснути «Сформувати запит на отримання електронних документів».

Після цього система сформує перелік працівників, за яких трудову книжку вже подали на оцифрування. У коментарях варто перевірити, чи всі періоди оцифровані та зараховані до стажу.

Увага: оцифрування відомостей не означає, що період автоматично буде зарахований до страхового стажу.

Чому період роботи може бути не зарахований до страхового стажу після оцифрування

Серед найпоширеніших причин — якість скан-копій трудової книжки, де неможливо побачити цифру чи букву, неправильно оформлена паперова трудова книжка, відсутність довідок, які уточнюють інформацію.

Які ще документи потрібно відсканувати та подати на вебпортал ПФУ разом із трудовою книжкою

Окремі періоди зараховують до страхового стажу не на підставі трудової книжки, а за іншими документами. Зокрема, це:

• диплом про здобуття вищої освіти (якщо в ньому не вказаний період початку та закінчення навчання — у такому разі потрібно відсканувати також додаток до диплома);
• свідоцтво про шлюб/розірвання шлюбу (у разі зміни прізвища);
• свідоцтва про народження дітей (для зарахування жінкам періоду відпустки для догляду дитини);
• військовий квиток (для зарахування періоду служби в армії).

Під час подання згаданих документів на вебпортал ПФУ необхідно правильно обрати з випадного списку, який саме документ прикріпляєте.

Чи буде продовжений термін подання скан-копій трудової книжки для оцифрування

Якщо скан-копія трудової книжки у визначений період не буде подана для оцифрування, це не призведе до втрати стажу. Періоди трудової діяльності до 01.01.2004 зараховуються до страхового стажу згідно з записами у паперовій трудовій книжці. Під час звернення до сервісного центру ПФУ для оформлення пенсії чи соціальної допомоги, паперову книжку оцифрують, а відомості — додадуть до електронної трудової книжки.

Лікарняні та декретні: правила обчислення — 2026

Приклади для різних ситуацій

Чи потрібно подавати скан-копію трудової книжки пенсіонера, який працює

Фахівці ПФУ оцифрували трудові книжки автоматично тим громадянам, яким пенсію призначали після 2021 року, оскільки саме тоді запроваджений перехід на облік трудової діяльності в електронній формі. Цим пенсіонерам не потрібно знову подавати скан-копії трудових книжок на вебпортал ПФУ. Якщо пенсіонер продовжує працювати, то актуальні відомості про його трудову діяльність надходять до Реєстру застрахованих осіб за даними звітності роботодавця про сплату ЄСВ.

Увага: якщо пенсія призначена до 2021 року і пенсіонер зараз працює, ПФУ рекомендує подати трудову книжку для оцифрування.

Що робити, якщо після оцифрування трудової книжки в електронному кабінеті ПФУ виявлені неточності

ПФУ радить кожному, хто подав свою трудову книжку для оцифрування, увійти на вебпортал ПФУ та перевірити, чи правильно перенесені відомості в електронний формат. Наприклад, якщо в назві організації виявлена помилка, під час призначення пенсії можуть виникнути додаткові запитання. Можливо, необхідно буде надати довідку для підтвердження місця роботи тощо.

Звернутися можна особисто — в сервісний центр ПФУ чи дистанційно — написавши на вебпорталі Фонду відповідне звернення.

Як подати скан-копії трудової книжки, перебуваючи за кордоном

Перебуваючи за кордоном, можна подати трудову книжку через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для авторизації необхідно використовувати тільки ключ кваліфікованого електронного підпису, адже ним слід підписати надані документи.

Чи можна подати скан-копії трудової книжки жінки, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною

Жінка має подати скан-копії самостійно, використавши власний кваліфікований електронний підпис. Роботодавець не має технічної можливості зробити це за неї, оскільки не подає звіт про сплату ЄСВ за цю працівницю.

Чи буде помилкою зберігати паперові трудові книжки в організації

Чинне законодавство передбачає, що працівник може зберігати трудову книжку в себе. За бажанням працівника кадрова служба може й надалі вносити записи до паперової трудової книжки та видавати її працівникові під підпис. Паперову трудову книжку можна вести паралельно з електронною.

Коли трудова книжка вважається оцифрованою: після статусу «Виконано» чи тільки після повідомлення «Ваші документи оцифровано»

Статус «Виконано» означає, що трудова книжка оцифрована. ПФУ радить перевірити, чи зараховані всі періоди до страхового стажу. Якщо ні — слід переглянути коментарі працівників Фонду зі вказаною причиною незарахування та усунути неточності.

Де побачити після оцифрування трудової книжки, чи всі періоди зараховані до стажу

Результат оцифрування трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж, можна переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ.

Для цього потрібно відкрити:

• меню «Електронна трудова книжка»;
• розділ «Дані ЕТК»;
• вкладку «Відцифрована ЕТК».

Джерело: офіційний сайт ГУ ПФУ в Черкаській області