Передання сканкопій трудових книжок – важливий етап переходу з паперового до електронного обліку трудової діяльності. У липні 2021 року ПФУ визначив вимоги до сканкопій та скерував, як їх передавати.
Процес передання сканів трудових книжок стартував на початку 2020 року (Постанова № 1084). Тоді ПФУ оприлюднив на своїх сайтах вимоги до сканкопій і настанови, як їх передавати. Чимало роботодавців наразі вже передали скани трудових книжок на прохання фахівців ПФУ, здебільшого щодо працівників передпенсійного віку. Це значно полегшило призначення пенсій.
Повноцінний старт переходу на електронний облік трудової діяльності дав Закон № 1217, що діє з 10.06.2021.
Практичні вказівки, як передавати скани, ПФУ закріпив у Порядок № 11-1, що діє з 23.07.2021. ПФУ має оцифрувати всі відомості зі сканів трудових за п’ять років (розд. II Закону № 1217).
Передавайте скани не лише трудової, а й інших документів про стаж
На вебпортал електронних послуг ПФУ передавайте сканкопії трудових книжок і документів про стаж, які визначає Порядок № 637.
Якщо в працівника немає трудової книжки або в ній немає необхідних записів чи є неправильні/неточні записи про періоди роботи, трудовий стаж підтвердять:
дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
довідки;
виписки з наказів;
особові рахунки та відомості на видачу зарплати;
посвідчення;
характеристики;
письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання;
інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Якщо під час аудиту трудових книжок виявили помилки, виправлення чи неточності, запропонуйте працівникові надати документи від попередніх роботодавців, зазначені в переліку. Передавайте скани цих документів на портал ПФУ разом зі сканкопією трудової книжки.
Якщо немає документів про стаж, його можна підтвердити членським квитком профспілки. Це передбачає пункт 3 Порядку № 637.
Скановані копії виготовляйте за пунктом 5 Порядку № 11-1. Робіть кольорові скани з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.
Вимоги до сканів:
містять усі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку та поля відповідних документів. ПФУ рекомендує сканувати лише заповнені сторінки трудової книжки, у т. ч. із записами про нагородження, заохочення;
придатні для сприйняття їх змісту, зокрема, дані про серію та номер бланків документів;
рекомендована роздільна здатність під час сканування – 300 dpi;
Порядок № 11-1 пропонує два способи, щоб передати відомості про трудову діяльність через вебпортал електронних послуг ПФУ:
у вигляді сканкопій документів, що передбачає закон;
в оцифрованому вигляді – той, хто подає скан, заповнює електронний запис на вебпорталі ПФУ та додає до нього скановані копії документів, на підставі яких створив запис.
За обох способів передання відомостей про трудову діяльність треба засвідчити передання інформації чи сканкопій кваліфікованим електронним підписом (КЕП) (п. 4 Порядку № 11-1).
Спосіб обирайте на власний розсуд.
Порада. Якщо штат великий, не заповнюйте електронний запис, а просто додавайте файли зі сканованими копіями документів. Працівники ПФУ самі сформують електронні записи за відомостями зі сканів.
Якщо працівників небагато, подавайте відомості в оцифрованому вигляді. Заповніть поля електронного запису про трудову діяльність, коли передаєте сканкопії. Так фахівці ПФУ швидше опрацюють інформацію і додадуть її до електронних персональних карток працівників у Реєстрі застрахованих осіб.
В електронному записі зазначайте відомості:
про роботодавця:
юрособа – найменування, код за ЄДРОПОУ;
ФОП – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), РНКОПП або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНКОПП, повідомили про це відповідний орган контролю і мають відмітку в паспорті);
посаду, професію, спеціальність, кваліфікацію, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
причину припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
вид, номер і дату документа, на підставі якого внесли запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Підстава – пункт 6 Порядку № 11-1.
Якщо передаєте сканкопію:
довідок або копій наказів про роботу за сумісництвом – заповніть електронний запис і про роботу за сумісництвом;
диплому – створіть електронний запис про навчання.
Якщо працівник надав цивільно-правові договори, щоб передати їх на вебпортал ПФУ і врахувати в страховий стаж, створіть запис про наявність відносин цивільно-правового характеру.
Якщо створили та відправили електронний запис, а потім побачили, що там є помилки, сформуйте новий електронний запис.
Подати скани може як роботодавець, так і працівник
Скани трудових книжок, що містять відомості про трудову діяльність, подає або роботодавець, або сам працівник (п. 3 Порядку № 11-1). Але не всі працівники мають навички роботи на комп’ютері. Якщо сканкопії подаватиме працівник, допоможіть йому відсканувати документи за вимогами Порядку № 11-1. Роз’ясніть, як отримати КЕП.
Поінформуйте працівників:
які ще документи варто сканувати;
як зайти на вебпортал ПФУ;
як відправити сканкопії трудової та інших документів.
Передавайте насамперед скани працівників передпенсійного віку та тих, хто почав трудову діяльність до 2000 року
Ані Порядок № 11-1, ані Закон № 1217 не визначають, трудові книжки яких працівників передавати на портал ПФУ першочергово.
Радимо передавати в першу чергу сканкопії документів працівників:
Попросіть нового працівника перевірити, чи передав попередній роботодавець сканкопії до ПФУ
Коли приймаєте на роботу нового працівника, попросіть його подивитися в Кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, чи передав попередній роботодавець відомості про його трудову діяльність. Якщо так – повторно передавати сканкопії не потрібно. Якщо ні – допоможіть відсканувати документи, узгодьте, хто передаватиме скани – ви чи працівник.
