керівник експертної групи «Експертус Кадри» Цифрового видавництва Експертус, експерт з трудового права, Київ
Не відкладайте передачу сканкопій трудових книжок до Пенсійного фонду України до граничної дати — 10 червня 2026 року. Хоча закон дає час, затягування може створити проблеми як для підприємства, так і для працівників: при оформленні пенсії, перевірках або кадрових змінах. Чим раніше ви підготуєте та передасте сканкопії трудових книжок, тим спокійніше й безпечніше пройде перехід на електронний облік трудової діяльності. Тримайте покрокову інструкцію як передати скановані копії паперової трудової книжки до ПФУ та дізнайтеся чи потрібна згода працівників
Передання сканкопій трудових книжок — важливий етап переходу з паперового до електронного обліку трудової діяльності. У липні 2021 року ПФУ визначив вимоги до сканкопій та скерував, як їх передавати.
Практичні вказівки, як передавати скани, ПФУ закріпив у Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі — Порядок № 11-1), що діє з 23.07.2021. ПФУ має оцифрувати всі відомості зі сканів трудових книжок за п’ять років (розд. II Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX). Роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026. Тобто кінцевий термін сканування трудових спливає. Тому всім, хто ще не подбав про переведення трудових книжок в електронний формат, необхідно поквапитися.
Скани трудових книжок, що містять відомості про трудову діяльність, подає або роботодавець, або сам працівник (п. 3 Порядку № 11-1). Але не всі працівники мають навички роботи на комп’ютері. Якщо сканкопії подаватиме працівник, допоможіть йому відсканувати документи за вимогами Порядку № 11-1. Роз’ясніть, як отримати КЕП.
Поінформуйте працівників:
які ще документи варто сканувати;
як зайти на вебпортал ПФУ;
як відправити сканкопії трудової та інших документів.
Увага: роботодавець не зобов’язаний сканувати паперові трудові книжки працівників, але може це зробити.
Як роботодавцеві передати дані про трудову діяльність працівника
Якщо ви, як роботодавець, пішли на зустріч своїм працівникам і вирішили передати скани трудових самостійно, дотримайтесь таких порад.
Передавайте насамперед скани працівників передпенсійного віку та тих, хто почав трудову діяльність до 2000 року
Ані Порядок № 11-1, ані Закон № 1217 не визначають, трудові книжки яких працівників передавати на портал ПФУ першочергово.
Радимо передавати в першу чергу сканкопії документів працівників:
які почали працювати до 2000 року — щоб ПФУ міг оперативно опрацювати інформацію про трудову діяльність за період до 01.01.2000.
Скани трудових книжок працівників-пенсіонерів передавати не потрібно. Вся інформація про їхню трудову діяльність уже є в ПФУ.
Попросіть нового працівника перевірити, чи передав попередній роботодавець сканкопії до ПФУ
Роботодавець не зобов’язаний перевіряти у новоприйнятих працівників інформацію щодо оцифрування їхніх трудових книжок. Працівник має зробити це самостійно, адже він має потурбуватись про те, щоб дані про його страховий стаж потрапили до реєстру.
Коли приймаєте на роботу нового працівника, попросіть його подивитися в Кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, чи передав попередній роботодавець відомості про його трудову діяльність. Якщо так — повторно передавати сканкопії не потрібно. Якщо ні — допоможіть відсканувати документи, узгодьте, хто передаватиме скани — ви чи працівник.
Окрім скан копій трудової книжки, передайте інші документи про стаж
На вебпортал електронних послуг ПФУ передавайте сканкопії трудових книжок і документів про стаж, які визначає Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 (далі — Прядок № 637).
Якщо в працівника немає трудової книжки або в ній немає необхідних записів чи є неправильні/неточні записи про періоди роботи, трудовий стаж підтвердять:
дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
довідки;
виписки з наказів;
особові рахунки та відомості на видачу зарплати;
посвідчення;
характеристики;
письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання;
інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Якщо під час аудиту трудових книжок виявили помилки, виправлення чи неточності, запропонуйте працівникові надати документи від попередніх роботодавців, зазначені в переліку. Передавайте скани цих документів на портал ПФУ разом зі сканкопією трудової книжки.
Якщо немає документів про стаж, його можна підтвердити членським квитком профспілки. Це передбачає пункт 3 Порядку № 637.
Алгоритм передачі сканів трудової книжки в ПФУ
Порядок № 11-1 пропонує два способи, щоб передати відомості про трудову діяльність через вебпортал електронних послуг ПФУ:
у вигляді сканкопій документів, що передбачає закон;
в оцифрованому вигляді — той, хто подає скан, заповнює електронний запис на вебпорталі ПФУ та додає до нього скановані копії документів, на підставі яких створив запис.
Щоб передати скани трудової книжки дійте за алгоритмом:
підготовте скани трудової книжки (це має бути один файл з назвою «трудова книжка прізвище» і розміром до 1 Мб);
авторизуйтесь на порталі електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua) за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
оберіть пункт «Відомості про трудові відносини» в розділі «Комунікації з ПФУ»;
заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних;
завантажте скан документа;
підпишіть форму КЕП та натисніть «Відправити до ПФУ».
За обох способів передання відомостей про трудову діяльність треба засвідчити передання інформації чи сканкопій кваліфікованим електронним підписом (КЕП) (п. 4 Порядку № 11-1).
Спосіб обирайте на власний розсуд.
Порада: якщо штат великий, не заповнюйте електронний запис, а просто додавайте файли зі сканованими копіями документів. Працівники ПФУ самі сформують електронні записи за відомостями зі сканів.
Якщо працівників небагато, подавайте відомості в оцифрованому вигляді. Заповніть поля електронного запису про трудову діяльність, коли передаєте сканкопії. Так фахівці ПФУ швидше опрацюють інформацію і додадуть її до електронних персональних карток працівників у Реєстрі застрахованих осіб.
В електронному записі зазначайте відомості:
про роботодавця:
юрособа — найменування, код за ЄДРОПОУ;
ФОП — прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), РНКОПП або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНКОПП, повідомили про це відповідний орган контролю і мають відмітку в паспорті);
посаду, професію, спеціальність, кваліфікацію, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
причину припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
вид, номер і дату документа, на підставі якого внесли запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
довідок або копій наказів про роботу за сумісництвом — заповніть електронний запис і про роботу за сумісництвом;
диплому — створіть електронний запис про навчання.
Якщо працівник надав цивільно-правові договори, щоб передати їх на вебпортал ПФУ і врахувати в страховий стаж, створіть запис про наявність відносин цивільно-правового характеру.
Якщо створили та відправили електронний запис, а потім побачили, що там є помилки, сформуйте новий електронний запис.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово (п. 6 Порядку ПФУ № 11-1). Тож якщо паперова трудова книжка вже оцифрована, то повторно це робити не потрібно - ні при прийнятті на роботу, ні при звільненні.
Які вимоги до сканів
Скановані копії виготовляйте за пунктом 5 Порядку № 11-1. Робіть кольорові скани з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.
Розмір скан копій трудової книжки в ПФУ — до 1 мегабайта
Сканкопії повинні:
містити усі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку та поля відповідних документів. ПФУ рекомендує сканувати лише заповнені сторінки трудової книжки, у т. ч. із записами про нагородження, заохочення;
придатні для сприйняття їх змісту, зокрема, дані про серію та номер бланків документів;
бути рекомендованої роздільної здатності під час сканування — 300 dpi;
Дізнатись про результати оцифрування трудової книжки, можна на вебпорталі ПФУ.
Роботодавець має зайти в кабінет страхувальника у розділ «Відомості про трудові відносини». Там подивитись статус звернення:
статус «Виконано» означає, що сканкопії трудової книжки опрацьовані і дані про трудові відносини працівника актуалізовано;
статус «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки та не опрацьовано і потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);
інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.
Працівник також може перевірити чи оцифрована його трудова. Щоб зайти до кабінету на порталі ПФУ, авторизуйтеся одним із таких способів:
за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
за логіном і паролем — для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
за допомогою Дія.Підпис.
У лівому бічному меню електронного кабінету знайдіть і оберіть пункт «Електронна трудова книжка». Натисніть кнопку «Дані ЕТК» та перейдіть на вкладку «Відцифрована ЕТК». Ви побачите результати оцифрування трудових відносин. Якщо статус звернення «Виконано», це означає, що скановані копії оброблені та дані актуалізовано. Також можна перевірити статус у розділі «Мої звернення» — якщо він «Виконано», трудова книжка оцифрована.
