Передання сканкопій трудових книжок – важливий етап переходу з паперового до електронного обліку трудової діяльності. У липні 2021 року ПФУ визначив вимоги до сканкопій та скерував, як їх передавати.
Практичні вказівки, як передавати скани, ПФУ закріпив у Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 (далі – Порядок № 11-1), що діє з 23.07.2021. ПФУ має оцифрувати всі відомості зі сканів трудових книжок за п’ять років (розд. II Закону № 1217).
Скан копії трудової книжки в ПФУ та інші документи про стаж
На вебпортал електронних послуг ПФУ передавайте сканкопії трудових книжок і документів про стаж, які визначає Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 (далі – Прядок № 637).
Якщо в працівника немає трудової книжки або в ній немає необхідних записів чи є неправильні/неточні записи про періоди роботи, трудовий стаж підтвердять:
дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
довідки;
виписки з наказів;
особові рахунки та відомості на видачу зарплати;
посвідчення;
характеристики;
письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання;
інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Якщо під час аудиту трудових книжок виявили помилки, виправлення чи неточності, запропонуйте працівникові надати документи від попередніх роботодавців, зазначені в переліку. Передавайте скани цих документів на портал ПФУ разом зі сканкопією трудової книжки.
Якщо немає документів про стаж, його можна підтвердити членським квитком профспілки. Це передбачає пункт 3 Порядку № 637.
Скан копії трудової книжки в ПФУ: розмір – до 1 мегабайта
Скановані копії виготовляйте за пунктом 5 Порядку № 11-1. Робіть кольорові скани з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.
Вимоги до сканів:
містять усі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку та поля відповідних документів. ПФУ рекомендує сканувати лише заповнені сторінки трудової книжки, у т. ч. із записами про нагородження, заохочення;
придатні для сприйняття їх змісту, зокрема, дані про серію та номер бланків документів;
рекомендована роздільна здатність під час сканування – 300 dpi;
Порядок № 11-1 пропонує два способи, щоб передати відомості про трудову діяльність через вебпортал електронних послуг ПФУ:
у вигляді сканкопій документів, що передбачає закон;
в оцифрованому вигляді – той, хто подає скан, заповнює електронний запис на вебпорталі ПФУ та додає до нього скановані копії документів, на підставі яких створив запис.
Щоб передати скани трудової книжки дійте за алгоритмом:
підготовте скани трудової книжки (це має бути один файл з назвою «трудова книжка прізвище» і розміром до 1 Мб);
авторизуйтесь на порталі електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua) за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
оберіть пункт «Відомості про трудові відносини» в розділі «Комунікації з ПФУ»;
заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних;
завантажте скан документа;
підпишіть форму КЕП та натисніть «Відправити до ПФУ».
За обох способів передання відомостей про трудову діяльність треба засвідчити передання інформації чи сканкопій кваліфікованим електронним підписом (КЕП) (п. 4 Порядку № 11-1).
Порада: якщо штат великий, не заповнюйте електронний запис, а просто додавайте файли зі сканованими копіями документів. Працівники ПФУ самі сформують електронні записи за відомостями зі сканів.
Якщо працівників небагато, подавайте відомості в оцифрованому вигляді. Заповніть поля електронного запису про трудову діяльність, коли передаєте сканкопії. Так фахівці ПФУ швидше опрацюють інформацію і додадуть її до електронних персональних карток працівників у Реєстрі застрахованих осіб.
В електронному записі зазначайте відомості:
про роботодавця:
юрособа – найменування, код за ЄДРОПОУ;
ФОП – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), РНКОПП або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНКОПП, повідомили про це відповідний орган контролю і мають відмітку в паспорті);
посаду, професію, спеціальність, кваліфікацію, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
причину припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
вид, номер і дату документа, на підставі якого внесли запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
довідок або копій наказів про роботу за сумісництвом – заповніть електронний запис і про роботу за сумісництвом;
диплому – створіть електронний запис про навчання.
Якщо працівник надав цивільно-правові договори, щоб передати їх на вебпортал ПФУ і врахувати в страховий стаж, створіть запис про наявність відносин цивільно-правового характеру.
Якщо створили та відправили електронний запис, а потім побачили, що там є помилки, сформуйте новий електронний запис.
Хмо може подати скан копії трудової книжки в ПФУ
Скани трудових книжок, що містять відомості про трудову діяльність, подає або роботодавець, або сам працівник (п. 3 Порядку № 11-1). Але не всі працівники мають навички роботи на комп’ютері. Якщо сканкопії подаватиме працівник, допоможіть йому відсканувати документи за вимогами Порядку № 11-1. Роз’ясніть, як отримати КЕП.
Поінформуйте працівників:
які ще документи варто сканувати;
як зайти на вебпортал ПФУ;
як відправити сканкопії трудової та інших документів.
які почали працювати до 2000 року – щоб ПФУ міг оперативно опрацювати інформацію про трудову діяльність за період до 01.01.2000.
Скани трудових книжок працівників-пенсіонерів передавати не потрібно. Вся інформація про їхню трудову діяльність уже є в ПФУ.
Попросіть нового працівника перевірити, чи передав попередній роботодавець сканкопії до ПФУ
Коли приймаєте на роботу нового працівника, попросіть його подивитися в Кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, чи передав попередній роботодавець відомості про його трудову діяльність. Якщо так – повторно передавати сканкопії не потрібно. Якщо ні – допоможіть відсканувати документи, узгодьте, хто передаватиме скани – ви чи працівник.
