Первинні документи — це підстава відображати господарські операції в обліку. Які ж вимоги до складання первинних документів та їх взаємозв’язок з фінансовою звітністю — розповідаємо в консультації
Більш розширено визначення терміну «первинні документи» наведено в Положенні про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88). Відповідно до Положення № 88 первинні документи — це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.
Положення № 88 визначає і порядок зберігання первинних документів. Строки зберігання первинних документів визначають інші нормативно-правові акти. Детальніше про терміни зберігання документів у попередніх публікаціях.
Законом № 996-XIV та Положенням № 88 встановлено, що первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. В свою чергу, на підставі даних бухгалтерського обліку та зведених облікових регістрів підприємства та організації зобов’язані у строки, встановлені законодавством, складати та оприлюднювати (за умови дотримання критеріїв) фінансову звітність, у строки, встановлені законодавством.
Які документи належать до первинних
Зважаючи на те, що первинні документи містять відомості про господарські операції, можемо проаналізувати найбільш поширені з них:
Договір: цей вид документа у загальному випадку не є первинним документом. Підписання договору лише свідчить про наміри двох суб’єктів господарювання здійснити певні дії щодо товарів, робіт чи послуг.
Рахунок: за загальним правилом цей документ не має статусу первинного, оскільки не містить відомостей про здійснення господарської операції. Проте, Мінфін у своєму листі від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 визначив умови, за яких цей документ може отримати такий статус: рахунок-фактура має статус первинного документа у разі його сплати, що підтверджується відповідними документами (наприклад, банківська виписка або чек).
Акт прийому-передачі послуг: безумовно, цей документ має статус первинного, оскільки підтверджує факт виконання робіт або надання послуг.
Видаткова накладна також є первинним документом. Вона підтверджує передачу матеріалів, сировини, палива, товарів, необоротних активів тощо від продавця до покупця.
Товарно-транспортна накладна безумовно, теж первинний документ. Вона служить документом, шо підтверджує факт перевезення матеріальних активів від продавця до покупця, а також служить додатковим доказом факту здійснення господарської операції у разі виникнення спорів щодо цього з органами ДФС.
Прибутковий, видатковий касовий ордер є підтвердженням факту оприбуткування або видачі готівки з каси.
Банківська виписка служить підставою для відображення в бухгалтерському обліку операцій по рахунках у банку.
В той же час, платіжне доручення саме по собі первинним документом не є, воно виконує функцію розпорядження працівнику банку здійснити певні операції по поточному рахунку.
І, безперечно, первинним документом є бухгалтерська довідка. Як правило, на підставі цього документа здійснюється виправлення раніше допущених в бухобліку помилок. Окрім того, даний документ може бути використаний для підтвердження операцій, отриманих розрахунковим шляхом, наприклад, розрахунок забезпечень на виплату щорічних відпусток працівників.
Безперечно, до первинних документів існує ряд законодавчо врегульованих вимог. Так, всі первинні документи повинні мати обов’язкові реквізити, зазначені в ст. 9 Закону про бухоблік:
назва документа;
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у її здійсненні.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Після змін в Законі № 996 та Порядку № 88 електронні первинні документи можна використовувати у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки.
Увага: складати первинні документи відтепер можна виключно українською мовою.
Електронні первинні документи та електронний документообіг
Тим же Законом № 996 (ст. 9) встановлено, що первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Наразі існує значна кількість електронних сервісів та програм, які дозволяють використовувати ЕДО. При цьому, при здійсненні перевірок контролюючими органами електронні документи мають такий же правовий статус, як і документи, що мають паперову форму, за умови наявності на них всіх обов’язкових реквізитів (лист ДФС від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15).
Зауважимо, що в електронному вигляді можна обмінюватись будь-якими документами.
Хочемо звернути увагу, що у разі надання послуг платником ПДВ першою подією та, відповідно, датою виникнення податкових зобов’язань за цією операцією може бути дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником ПДВ (п. 187.1 ПК). Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником ПДВ, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону № 996 незалежно від дати накладення електронного підпису.
Після змін в Порядку № 88 установа чи підприємство на вимогу інших учасників господарських операцій або правоохоронних органів повинні виготовити копії електронних первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на паперових носіях.
Порушення термінів зберігання первинних документів
Щодо незабезпечення строків зберігання первинних документів, які підтверджують нарахування ЄСВ, податків та зборів, ПК визначає штраф за відсутність первинних документів — 1020 грн , а повторне порушення протягом року тягне за собою штраф 2040 грн.
Взаємозв’язок первинних документів з фінансовою звітністю
Як було зазначено вище, первинні документи служать для складання регістрів бухгалтерського обліку (облікових регістрів), які, в свою чергу, є основою для підготовки фінансової звітності. Нижче ми наводимо декілька прикладів первинних документів, та у яких рядках фінансової звітності слід відобразити операції, відображені в цих документах та узагальнені в облікових регістрах:
прибутковий та видатковий касовий ордер, звіт касира: Ф.1 р. 1165, Ф.3 р. 3405, 3415;
банківська виписка: Ф.1 р. 1165, Ф.3 р. 3405, 3415;
видаткова накладна, акт по розрахунках з покупцями: Ф.1 р. 1125;
виписка банку на суму оплачених авансів: Ф1 р. 1130;
авансовий звіт (у частині непогашеної заборгованості): Ф 1 р. 1155;
видаткова накладна, акт по розрахунках з постачальниками: Ф.1 р. 1615;
довідка-розрахунок зі сплати податків: Ф.1 р.1620;
акт прийому-передачі основних засобів: Ф.1 р. 1011;
