бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Акт приймання-передачі товару – це документ, який складається у довільній формі та посвідчує факт передачі товару від постачальника до покупця, у т.ому числі й постачання товару. Підкажемо, коли усе таки потрібно складати саме його і як це зробити правильно.
Яку б форму документа не обрали постачальник і покупець, цей акт має містити усі обов’язкові реквізити первинного документа з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік від 16.07.1999 № 996. За наповненням, формою він нагадує видаткову накладну. Товар, кількість, вартість, хто прийняв (покупець), хто передав (постачальник), підписи, дата, місце операції – ті самі реквізити, хіба інакше розташовані й можуть доповнюватися кодами УКТ ЗЕД чи іншою інформацією про товар.
Постає запитання: навіщо потрібен акт, якщо є видаткова або товаро-транспортна накладна? З’ясуємо далі.
Акт приймання передачі товару чи видаткова накладна, ТТН
Видаткова накладна та акт приймання-передачі товару взаємозамінні, коли:
покупець отримує товар одразу на місці його зберігання й забирає самостійно;
товар продано на місці роздрібної торгівлі;
це визначає договір купівлі-продажу. Наприклад, у договорі може бути прописано, що «зобов’язання постачальника вважаються виконаними у повному обсязі з моменту поставки, факт якої засвідчується актом прийому-передачі або видатковою накладною, підписаною уповноваженими сторонами».
У перших двох випадках немає потреби дублювати факт передачі товару двома первинними документами і зазвичай використовується накладна. У третьому випадку сторони самі вирішують, який документ скласти.
Щодо посвідчення переходу права власності (доставки товару), то цю функцію може виконати й товаро-транспортна накладна (ТТН), але:
в існуючій формі ТТН немає дати передачі товару як обов’язкового реквізиту, а є лише час розвантаження. Однак, можна дату передачі в ТТН дописати самостійно або додати як окремий реквізит (!);
ТТН не складається, коли постачальник доставляє товар власними силами і не виділяє цю доставку як окрему послугу в документах.
Виходить, що скласти акт приймання-передачі – це 100%-ий варіант для постачальника посвідчити дату передачі права власності, отримання доходу та виконання зобов’язань перед покупцем. Крім цього, акт приймання передачі товару може бути обов’язковим за договором поставки.
Потреба в акті приймання-передачі може з’явитися, коли доставка товару відбувається стороннім перевізником або самим постачальником. За таких обставин можуть з’явитися дві дати:
дата відвантаження зі складу постачальника;
дата доставки (безпосередньої передачі товару) покупцю.
Чому цей випадок особливий? Справа в особливості обліку ПДВ: якщо попередньої оплати не було, то податкове зобов’язання виникає на дату відвантаження товару. А нею вважається дата початку руху товару від продавця до покупця, тобто дата передача товару перевізнику або дата, коли постачальник навантажив товар на власний транспорт.
У своїх роз’ясненнях податківці датою відвантаження товару вважають дату, коли починається його фізичний рух від місця постійного зберігання у постачальника до покупця (лист ДПСУ від 31.12.2012 № 8323/0/61-12/15-3115).
Кожна з цих дат грає свою роль:
дата відвантаження – постачальник визнає податкове зобов’язання з ПДВ (за умови, що не було попередньої оплати). Документом тут буде видаткова накладна на видачу товару та ТТН на цю дату;
дата переходу права власності та одночасно дата визнання доходу від продажу в бухгалтерському обліку – дата передачі товару покупцю (дата доставки). Якраз цю дату й може посвідчити акт приймання-передачі товару.
Додамо, що складати на останню видаткову накладну буде неправильно, оскільки видача була раніше.
Акт приймання-передачі товарів – єдиний можливий документ, коли відбувається передача товару від одної особи до іншої, але не відбувається перехід права власності. У таких ситуаціях видаткову накладну скласти не можна. Це може бути передача товару на:
відповідальне зберігання;
переробку як давальницької сировини;
комісію.
У цих випадках право власності залишається за особою, яка передала товар, тому єдиним документом для посвідчення факту передачі та повернення товару (виробленого з нього продукту) є акт приймання-передачі товару на відповідальне зберігання, акт приймання-передачі давальницької сировини чи акт приймання-передачі товару на комісію.
Акт приймання-передачі товару може бути потрібний для того, щоб:
посвідчити дату переходу права власності на товар;
визначити дату визнання доходу у покупця;
бути доказом факту передачі товару від одної особи до іншої на зберігання (обробку);
посвідчити факт виконання свого зобов’язання постачальником перед покупцем.
Усталеної форми акта приймання-передачі товару немає. Вона довільна, однак має відповідати ситуації. Рекомендуємо окрім обов’язкових реквізитів передбачити:
у назві документа прописати призначення акта (акт приймання-передачі за договором поставки, акт приймання-передачі давальницької сировини, акт приймання-передачі товару на комісію, відповідальне зберігання тощо);
у акті – що він підтверджує. Наприклад: «підписанти акта підтверджують факт поставки товару на загальну вартість…».
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
Все це необхідно, адже сам по собі акт не завжди означає перехід права власності, а може означати й передачу товару на зберігання і тому має бути чітко визначений факт якої операції він посвідчує.
Акт приймання передачі-товару зразок ми навели нижче.
