експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Подання електронної декларації — обов’язок держслужбовців, службовців органів місцевого самоврядування, а також інших осіб, які виконують державні, адміністративні, організаційно-розпорядчі функції в бюджетних установах. Про актуальну форму декларації та штрафи за недостовірні відомості — у консультації експерта
Посадовими особами бюджетної установи є не лише керівник установи і його заступники. До них відносимо осіб, які за своєю посадою виконують:
адміністративно-господарські функції — це обов’язки з управління або розпорядження державним, комунальним майном;
організаційно-розпорядчі функції — це обов’язки щодо керівництва трудовим колективом, певною галуззю, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників.
Електронна декларація НАЗК: хто не подає
Однак електронна декларація подається не всіма посадовими особами бюджетних установ. У ч. 5 ст. 45 Закону № 1700 зазначене коло осіб, які звільнені від обов’язку подавати електронну декларацію.
Однак, якщо посадова особа за ч. 5 ст. 45 Закону № 1700 звільнена від обов’язку подавати електронну декларацію, але одночасно належить до посадових осіб місцевого самоврядування, вона зобов’язана задекларувати свої доходи і майно.
Якщо є сумніви, чи треба подавати електронну декларацію, то краще подати офіційний запит до НАЗК.
Електронна декларація: кому відтермінували подання через воєнний стан
Існують також тимчасові винятки щодо подачі електронної декларації, які враховують неможливість або складність певними особами виконати свій обов’язок в умовах війни. Однак такі особи все одно мають пізніше подати електронну декларацію. Тобто це відтермінування обов’язку у часі, а не його скасування. Інформація щодо таких осіб узагальнена у таблиці нижче.
ХТО МАЄ ТИМЧАСОВЕ ВІДТЕРМІНУВАННЯ ПОДАЧІ ЕЛЕКТРОННОЇ ДЕКЛАРАЦІЇ
(обставини воєнного часу)
Суб’єкти декларування, які:
Коли закінчується тимчасове звільнення та подається електронна декларація
Норма
Закону № 1700
з числа військовослужбовців Держприкордонної служби, Держслужби спецв’язку Управління держохорони, ЗСУ та інших військових формувань, а також поліцейських поліції особливого призначення, які під час дії воєнного стану залучені до ведення бойових дій у порядку, визначеному ч. 4 ст. 24 Закону України «Про Національну поліцію» від 02.07.2015 № 580-VIII — всі такі особи, крім винятків*;
мають таких військовослужбовців та інших згаданих осіб серед членів сім’ї. Такі члени сім’ї таких суб’єктів декларування мають право подати декларацію у такі ж строки**
не пізніше 90 к. днів з дня настання першої з таких обставин:
припинення або скасування воєнного стану;
звільнення з військової служби (служби в поліції)
ч. 7 ст. 45
належать до кадрового складу розвідувальних органів України та/або займають посади, перебування на яких пов’язане з державною таємницею
не пізніше 90 к. днів з дня настання першої з таких обставин:
припинення чи скасування воєнного стану, звільнення з військової служби;
в інший строк, визначений порядком здійснення заходів фінансового контролю
ч. 8 ст. 45
для здійснення службових повноважень на постійній основі перебувають на територіях, на яких ведуться активні бойові дії***
впродовж 90 к. днів з дня настання першої з таких обставин:
визначення дати завершення бойових дій для території активних бойових бій;
завершення тимчасової окупації для тимчасово окупованих територій, на яких особа перебуває
ч. 9 ст. 45
перебувають на тимчасово окупованих територіях***
впродовж 90 к. днів з дня повернення до пункту постійної дислокації чи місця постійної роботи (крім ротації)
ч. 10 ст. 45
направлені до інших держав для участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки у складі національних контингентів або національного персоналу
впродовж 90 к. днів з дня настання першої з таких обставин:
не пізніше 90 к. днів з дня повернення на підконтрольну Україні територію
ч. 12 ст. 45
мають поранення, контузії, каліцтва, захворювання, пов’язаних з виконанням обов’язків військової служби чи інших службових повноважень, перебувають на стаціонарному лікуванні (у т.ч. за кордоном) або у відпустці для лікування та/або реабілітації, зобов’язані подати визначені цією статтею декларації
не пізніше 90 к. днів з дня завершення відповідного стаціонарного лікування чи відпустки.
ч. 13 ст. 45
* однак є винятки згідно абз. 2 ч. 1 ст. 45 Закону № 1700, а також розʼяснення НАЗК. Так, свої декларації мають подавати декларанти, які:
проходять військову службу на посадах міністрів, їхніх заступників, керівників центральних та місцевих органів виконавчої влади та їхніх заступників, на інших посадах в апаратах міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів системи правосуддя або які відряджені на такі посади;
входять до складу ВЛК (або ЛЛК) чи відряджені до них;
проходять службу у ТЦК та СП або відряджені до них (крім осіб рядового складу підрозділів охорони відповідних центрів);
*** див. Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією
Крім цього, є додаткова пільга для декларантів з виключного переліку — вони звільняються на період дії воєнного стану від обов’язку подання повідомлень про суттєві зміни у майновому стані та повідомлень про відкриття членами їхньої сім’ї валютного рахунка в установі банку-нерезидента для отримання доходу у вигляді заробітної плати та/або грошової (матеріальної) допомоги.
Електронна декларація: терміни подання за звичайних обставин
Строки подання електронних декларацій залежать від ситуації. За звичайних умов електронна декларація подається:
перед призначенням на відповідну посаду (подає претендент);
щорічно — по 31 березня;
перед звільненням — за період, не охоплений раніше поданими деклараціями;
після звільнення — до 31 березня наступного року (за минулий рік, у якому особа звільнилась чи переведена на іншу посаду, яка не зобов’язує декларувати дохід і майно);
після притягнення до відповідальності за неподання, несвоєчасне подання або подання з недостовірними даними е-декларації — обов’язкове подання електронних декларацій з достовірними відомостями.
Окрім цього, посадова особа бюджетної установи зобов’язана інформувати про суттєві зміни у майновому стані протягом року. Тобто впродовж 10 днів після отримання доходу чи купівлі майна на суму, еквівалентну чи більшу за 50 розмірів прожиткових мінімумів для працездатних осіб на початок року (у 2026 році — це166 400 грн), особа має надіслати повідомлення про суттєві зміни в майновому стані (форма змін). Якщо таких суттєвих змін 2 чи 3, після кожної зміни слід подавати відповідне повідомлення. Його подають аналогічно е-декларації.
Також з урахуванням обставин воєнного часу є тимчасові терміни для осіб, яким подачу електронної декларації відтерміновано — терміни для них було розглянуто вище.
Першим кроком для подання електронної декларації є отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Їхній перелік можна знайти на сайті ЦЗО. Якщо посадова особа його має, їй слід перевірити, чи не сплинув строк дії. Як зареєструватися на порталі НАЗК, аби подати електронну декларацію — досить часте запитання. І саме діючий КЕП є відповіддю на нього.
Детальна інструкція щодо роботи з КЕП є на сайті НАЗК. Також про заповнення декларації є роз’яснення від НАЗК.
Вхід на портал можливий після застосування КЕП на веб-сторінці:
обирається з випадаючого списку назву акредитованого центру сертифікації ключів, який видав КЕП;
зчитується з носія приватний ключ — файл Key-6.dat;
Аби електронна декларація стала доступна,у вікні, що відкриється, зазначаються:
своє прізвище, ім’я, по батькові;
код ІПН;
індивідуальна електронна поштова скринька, до якої лише у декларанта є доступ і вона не зареєстрована на установу;
номер особистого мобільного телефону (не службового).
Для подання електронних декларацій відкривається у своїй скриньці лист, який надійшов від системи, та підтверджується реєстрація на порталі НАЗК. Знову треба здійснити вхід у систему за допомогою КЕП і вже відкривається електронний кабінет. На вкладці «Мої документи» обирається потрібний документ:
електронна декларація;
повідомлення про суттєві зміни в майновому стані.
Перш ніж розпочати заповнення електронної декларації, уважно треба перечитати загальні методичні настанови, які пропонує система, ставиться галочка у відповідній комірці про ознайомлення та натискається вже активна кнопка «Перейти до заповнення форми». Після цього починається заповнення е-декларації.
Електронна декларація: відповідальність
За недостовірні відомості у електронній декларації передбачений адміністративний штраф, і навіть кримінальна відповідальність:
кримінальна — ст. 3662 Кримінального кодексу України, зокрема умисне внесення завідомо недостовірних відомостей до декларації особи, які відрізняються від достовірних на суму від 8 500 до 68 000 грн — штраф від 42 500 до 51 000 грн + позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років.
