Нові типові форми первинних документів для обліку господарських операцій із запасами діють з початку 2023 року. Тож установи мають їх використовувати, а за галузевої потреби розробити та затвердити додаткові самостійно. Як визначити реквізити та форму, читайте у статті.
Без первинних документів установа не може відобразити в обліку свої господарські операції. Операції з надходження, руху та вибуття запасів установи оформлюють первинними документами, які затверджені наказом Мінфіну від 13.12.2022 № 431. При цьому мають дотримувати Порядку складання типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору, затвердженого цим же наказом (далі – Порядок № 431). Також за галузевих особливостей можуть розробляти власні форми для оформлення господарських операцій з надходження, руху та вибуття запасів. Як це зробити та якою нормативкою користуватися, розповімо детальніше.
Які форми первинних документів для обліку запасів потрібні установі
Визначитися з переліком первинки допоможуть господарські операції, які проводить саме ваша установа. Проаналізуйте їх. Які активи обліковувати в складі запасів, установлює НП(с)БОДС 123 «Запаси», а на яких субрахунках — План рахунків.
Що обліковувати
На яких рахунках
Сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, які призначені для забезпечення звичайної діяльності і досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи
15 «Виробничі запаси» та субрахунках:
1511 «Продукти харчування»
1512 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали»
1513 «Будівельні матеріали»
1514 «Пально-мастильні матеріали»
1515 «Запасні частини»
1516 «Тара»
1517 «Сировина і матеріали»
1518 «Інші виробничі запаси»
Готову продукцію або незавершене виробництво. Незавершене виробництво установ, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт/послуг, щодо яких ще не визнано доходу
18 «Інші нефінансові активи» та субрахунках:
1811 «Готова продукція» _____________________
1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»
1816 «Інші нефінансові активи»
_____________________
1814 «Державні матеріальні резерви та запаси» _____________________
1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»
Матеріальні цінності, які установа придбала/виробила, отримала та утримує для подальшого розподілу, передачі, продажу, в тому числі вироби з дорогоцінних металів та дорогоцінного і напівдорогоцінного каміння, підручники й інші матеріали освітніх/навчальних закладів, запаси озброєння тощо
Активи, що становлять державні матеріальні резерви та запаси/резерви нафтопродуктів, зерна тощо
Малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовують не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року
Поточні біологічні активи, якщо їх оцінюють за НП(с)БОДС 123, а також сільськогосподарську продукцію і продукцію лісового господарства науково-дослідних закладів після її первісного визнання
17 «Біологічні активи» та субрахунках:
1713 «Поточні біологічні активи рослинництва»
1714 «Поточні біологічні активи тваринництва»
Щоб оформити господарські операції із запасами, установа має розробити та затвердити форми первинних документів, додатково до типових (за потреби). Ці форми затверджують у розпорядчому документі про організацію бухгалтерського обліку.
Форми первинних документів, які затвердить установа, мають місити обов’язкові реквізити. Їх визначає:
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV;
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88;
Порядок № 431.
Як розмістити реквізити первинного документа
Форми первинних документів додають до порядку організації бухобліку. Складаючи первинний документ його реквізити розміщуйте за загальноприйнятими правилами, що містить:
Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі –Типова інструкція з діловодства);
ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Застосовуйте ДСТУ 4163:2020, коли його норми не суперечать Типовій та вашій інструкції з діловодства. Наприклад, використовуйте в документах гарнітуру Times New Roman (п. 1 додатка 1 до Типової інструкції з діловодства, п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).
Звертайте увагу на вимоги інструкції з діловодства щодо відступу від межі полів, розміру шрифта, міжрядкового інтервалу.
Урахуйте, що Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщують на рівні останнього рядка назви посади (п. 4 додатка 1 до Типової інструкції з діловодства).
Коли визначаєтеся, де на формі розмістити відмітку «МП», урахуйте, що відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи. З таких міркувань виділяйте окремо місце для відмітки «МП» (п. 68 Типової інструкції з діловодства).
