Стандарт визначає нові вимоги до 32 реквізитів службових документів. Наші експерти звели й систематизували настанови та рекомендації за кожним реквізитом та унаочнили прикладами.
Дотримуйте нових вимог, коли складаєте документи. Керуйтеся національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Про основні новації ДСТУ 4163:2020 ви вже знаєте.
Нагадаємо ключові моменти.
ДСТУ 4163:2020 встановлює:
- склад реквізитів документів;
- вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
- вимоги до бланків та оформлення документів;
- вимоги до виготовлення документів.
Реквізити – це «цеглинки», з яких складаємо документ. Різні документи містять різні реквізити, але вимоги до їхнього оформлення – єдині.
Стандарт визначає 32 реквізити. З поміж-них є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості:
- найменування юридичної особи (04);
- назва виду документа (09) – не зазначають на листах;
- дата документа (10);
- реєстраційний індекс документа (11);
- заголовок до тексту документа (19);
- текст документа (20);
- підпис (22) – для електронних документів – електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.
Так скеровує пункт 4.4 ДСТУ 4163:2020.
|
|
 |
Авансовий звіт – зразок для бюджетників
Скачати
|
Інші 25 реквізитів використовують за потреби, з огляду на вид документа та особливості діловодства.
Спочатку – кілька загальних настанов.
ДСТУ 4163:2020 передбачає два варіанти розміщення реквізитів:
- кутовий – коли постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша – кутовий бланк;
- поздовжній – коли постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша – поздовжній бланк.
Кутовий варіант використовуйте для листів, внутрішніх документів – актів, протоколів, доповідних і пояснювальних записок, які мають змінні реквізити: адресат, гриф затвердження. Реквізити наказів можете оформляти як кутовим, так повздовжнім способом.
Використовуйте в документах гарнітуру Times New Roman (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020 ). Дивіться цей пункт аби визначитись, коли який розмір шрифта використовувати.
Окрім ДСТУ 4163:2020, держоргани, ОМС, бюджетні установи, що ними створені, мають дотримувати:
- Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
- Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.
Саме ці документи визначають як, коли та яким документом оформляти ту чи іншу операцію/ситуацію.
