Нарахування лікарняних в Додатках Д1 і 4ДФ до Податкового розрахунку

Об’єднана звітність з ПДФО/ВЗ та ЄСВ (вона ж — Податковий розрахунок, Зарплатний звіт) містить інформацію про нараховані і виплачені працівникам суми зарплати, винагороди за цивільно-правовим договором (ЦПД) та утриманий з них ПДФО, військовий збір (ВЗ), єдиний соціальний внесок (ЄСВ), про які бухгалтер установи звітує до ДПС щомісяця впродовж 20 календарних днів, які настають за останнім календарним днем звітного місяця.

Для відображення лікарняних оновлений зарплатний звіт має два додатки, а саме:

• Додаток Д1 — для звітування про нарахований ЄСВ;
• Додаток 4ДФ — для звітування про утриманий ПДФО та ВЗ.

Ці додатки заповнюються помісячно за кожним працівником установи, якому нараховувалися лікарняні. Крім того, ще є Розділ І основної частини Податкового розрахунку, який теж має інформацію про нараховані лікарняні та ЄСВ за ними але все це подається у зведеному вигляді за всіма працівниками.

Призначення та виплата лікарняних↪️

Лікарняні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Лікарняні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображають за певним порядком, що залежить від того, виплачені такі суми чи ні. Однак у цьому ж додатку відображають ще й суми зарплати. Так як лікарняні за ПКУ прирівняні до зарплати, то вони мають ознаку доходу «101», тобто таку суму, як для зарплати. Виходить, що лікарняні окремою сумою у Додатку 4ДФ не виділяються, а відображаються в одній сумі з зарплатою. Однак звернути слід на факт виплати лікарняних — виплатили їх чи ні. Розглянемо цю обставину детальніше.

Лікарняні нарахували і виплатили працівникові

Більшість бюджетних установ зарплату за 2-гу половину місяця виплачують в останніх числах місяця, за який нараховують зарплату. Це потрібно, аби на початок місяця не виникла кредиторська заборгованість.

Тож у формі Податкового розрахунку буде відображена уся нарахована і виплачена зарплата.

Як це зробити на практиці, розглянемо у прикладі 1.

Приклад 1. Як показати лікарняні у Додатку 4ДФ — нараховані і виплачені                                                                                                    

В установі 3 працівники. Бухгалтер нарахував і виплатив їм зарплату за вересень 2025 року загальною сумою 21 500,00 грн, включаючи:

• 10 000,00 грн — працівнику 1;
• 9 000,00 грн — працівнику 2;
• 8 000,00 грн, зокрема лікарняні 3000,00 грн за 12 днів — працівнику 3 (з них — 1250,00 грн за перші 5 днів та 1750,00 грн за решту 7 днів).

Проєкт кошторису бюджетної установи

Обґрунтовуємо видатки

З цих сум утримали ПДФО — 4 860,00 грн, включаючи:

• 1 800,00 грн (= 10 000,00 × 0,18) — із зарплати працівника 1;
• 1 620,00 грн (= 9 000,00 × 0,18) — із зарплати працівника 2;
• 1 440,00 грн (= 8 000,00 × 0,18) — із зарплати і лікарняних працівника 3.

Також утримали військовий збір — 1350,00 грн, включаючи:

• 500,00 грн (= 10 000,00 × 0,05) — із зарплати працівника 1;
• 450,00 грн (= 9 000,00 × 0,05) — із зарплати працівника 2;
• 400,00 грн (= 8 000,00 × 0,05) — із зарплати і лікарняних працівника 3.

Відображення розрахованих вище суми в Податковому розрахунку, зокрема, у графах 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 наведено у таблиці нижче.

Зразок заповнення Додатка 4ДФ наведений нижче.

СКАЧАТИ⤴️

Нагадуємо, що до лікарняних у сумі з зарплатою застосовуються усі стандартні правила оподаткування та нарахування ЄСВ, а саме граничний розмір доходу для застосування податкової соціальної пільги (ПСП), сама ПСП, мінімальна та максимальна база ЄСВ. Також зверніть увагу:

• за наявності дітей віком до 18 років та відповідної заяви працівника ПСП і граничний розмір доходу збільшуються кратно кількості дітей;
• щодо мінімальної/максимальної бази ЄСВ враховуються ще й виплати за ЦПД, якщо такі є.

Будьте уважними з працівниками, у яких є чи потенційно може бути ПСП, адже при нарахуванні лікарняних може вплинути на її отримання. Особливу увагу приділяйте так званим перехідним лікарняним, а також перехідним відпускним, які починаються в одному місяці, а закінчуються — в іншому.

У прикладі 1 ситуація досить стандартна, ПСП немає, а доходи усіх працівників перевищують мінімальну базу ЄСВ.

Невиплачені лікарняні у Додатку 4ДФ

Цілком іншою буде ситуація, коли впродовж місяця лікарняні бухгалтер нарахував, але виплатили їх у наступному місяці.

Так, у цій ситуації лікарняні в 4ДФ не відображаються у графі 3 «Сума доходу виплаченого» і, відповідно, суми ПДФО і ВЗ — у графах 4 та 5, які стосуються перерахованого ПДФО та ВЗ.

Таким же чином слід було б зробити й для зарплати, якщо її виплата відбувається у наступному місяці. Однак, як уже зазначалося, у бюджетних установах зазвичай вона виплачуються до кінця місяця.

Для унаочнення цього висновку розглянемо приклад 2.

Які вимоги до внутрішнього контролю діють із 20.08.2025

Що зобов’язаний зробити бухгалтер і як перевірятимуть ревізори

Приклад 2. Як відобразити лікарняні нараховані, але не виплачені

Ті ж самі працівники, що й у прикладі 1. Однак лікарняні працівнику 3 у сумі 1750 виплачені у вересні 2025 року не були — їх виплатили на початку жовтня 2025 року, тобто уже в наступному місяці. Таким чином, у працівника 1 і 2 у Додатку 4ДФ не змінюється нічого та все залишається як було у прикладі 1. А от для працівника 3 розрахунки будуть виглядати тепер таким чином:

• суми нарахованого доходу, ПДФО та ВЗ — не змінюються. Вони становлять відповідно 8000 грн, 1440 грн, 120 грн;
• сума виплаченого доходу: 6 250,00 грн (= 8 000,00 – 1 750,00);
• сума перерахованого ПДФО: 1 125грн (= 6 250,00×0,18);
• сума перерахованого ВЗ: 312,50 грн (=6 250,00×0,05).

Тоді Додаток 4ДФ за вересень 2025 року виглядатиме так, як наведено нижче.

Лікарняні у Додатку 4 ДФ, які нараховані у минулому місяці, а виплачені у поточному

У ситуації, коли працівнику нараховані у минулому місяці лікарняні, а виплачують їх у поточному місяці, лікарняні в 4ДФ не відображаються у графі 3а «Сума нарахованого доходу» і, відповідно, суми ПДФО і військового збору — у графах 4а і 5а, так як вони стосуються нарахованих ПДФО/ВЗ, а у нас вони уже були нараховані у минулому місяці.

Для наочності розглянемо приклад 3.

Виправлення помилок у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Потренуємося виправляти помилки у Додатку Д1 через «Звітний новий» та «Уточнюючий» Податковий розрахунок.

СКАЧАТИ ПРИКЛАДИ ⏩

Приклад 3. Лікарняні, нараховані у минулому місяці, а виплачені у поточному

Розглянемо різновид прикладу 2, але лікарняні за перші 5 днів були нараховані та виплачені у вересні 2025 (1250 грн), а за решту 7 днів (1750 грн) були нараховані у вересні 2025, але фінансування було отримане та виплачене у жовтні 2025. 

У графах 3, 4 та 5 у Додатку 4ДФ за жовтень 2025 були нараховані:

• сума виплаченого доходу: 1750,00 грн;
• сума перерахованого ПДФО: 315 грн (= 1750,00×0,18). Ця ж сама сума: 1440,00 – 1125,00 = 315,00 грн;
• сума перерахованого ВЗ: 87,50 грн (= 1750,00×0,05). Ця ж сама сума: 400,00 – 312,50 = 87,50 грн.

Крім того, цим 3-м працівникам ще нарахували й виплатили зарплату та пов’язані з нею ПДФО, ВЗ за жовтень 2025 загальною сумою 26 500,00 грн, включаючи:

• 10 000,00 грн — працівнику 1;
• 9 500,00 грн — працівнику 2;
• 7 000,00 грн — працівнику 3.

З цих сум утримали ПДФО — 4 770,00 грн, включаючи:

• 1 800,00 грн (=10 000,00 × 0,18) — із зарплати працівника 1;
• 1 710,00 грн (= 9 500,00  × 0,18) — із зарплати працівника 2;
• 1 260,00 грн (= 7 000,00 × 0,18) — із зарплати працівника 3.

Також утримали військовий збір — 1325,00 грн, включаючи:

• 500,00 грн (= 10 000,00× 0,05) — із зарплати працівника 1;
• 475,00 грн (= 9 500,00 × 0,05) — із зарплати працівника 2;
• 350,00 грн (= 7 000,00 × 0,05) — із зарплати працівника 3.

Отже, лікарняні у Додатку 4ДФ відображаються з ознакою доходу «101» у таких графах:

• 3а, 3 — якщо їх нараховано і виплачено у поточному звітному місяці;
• 3а — якщо їх нараховано у поточному звітному місяці, але не виплачено;
• 3 — якщо у поточному звітному місяці виплачено лікарняні, які нараховано у минулому звітному місяці.

Аналогічний підхід застосовується і щодо ПДФО й ВЗ — графи 4 та 5 заповнюються за фактом перерахування цих податків у бюджет у момент виплати лікарняних.

Місячна зарплатна звітність 2025

• Приклади заповнення

Лікарняні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

У Додатку Д1 за лікарняними нараховується ЄСВ. На відміну від Додатка 4ДФ:

• нарахування лікарняних показуємо окремо від зарплати та інших виплат, так як лікарняні потребують іншого коду категорії застрахованої особи. Це код «29» — якщо працівник без інвалідності, або «36» — якщо працівник з інвалідністю (графа 08). У зарплати, до відома, — код «1»;
• лікарняні відображаємо за фактом нарахування, а не виплати. Тобто у тому місяці, у якому їх фактично нарахували;
• лікарняні, які стосуються різних місяців, — їх можна показати в одному Додатку Д1. Однак вони мають бути в різних рядках Додатка Д1 з різними номерами місяців —у графі 10;
• зазначається кількість днів лікарняного — у графі 12;
• залишаємо порожньою графу кількості днів перебування у трудових відносинах (графа 14). Виняток — це коли у місяці лікарняні були єдиними нарахуванням и місяці, тобто ні зарплати, ні інших доходів не було. У такому разі заповнюємо й графу 14 у рядку з лікарняними.

Зверніть увагу, що розбивати лікарняні на перші 5 днів та решту у Додатку Д1 не вимагається. На декілька рядків, як правило, показують лише перехідні лікарняні (це тоді рядки, що стосуються різних місяців).

Зразок заповненого Додатка Д1 на основі прикладу 1 наведений у таблиці нижче — лікарняні у ньому показані загальною сумою за 12 днів. ЄСВ за нарахованими сумами доходів буде таким, як у таблиці нижче.

Зразок заповнення Додатка Д1 наведений нижче.

СКАЧАТИ⤴️

Лікарняні у Розділі І основної частини Д1

Дані за 3 місяці з Додатків Д1 у зведеному вигляді заносяться до розділу І основної частини податкового розрахунку (у військовослужбовців — це розділ ІІ, який заповнюється аналогічно). Для лікарняних тут призначені окремі рядки 1.3 і 1.4, які призначені для сум нарахованих лікарняних відповідно за перші 5 днів та за рахунок ПФУ. Зверніть увагу, що тут уже виділити перші 5 днів лікарняних треба обов’язково. Далі вони вже окремо у розділі І не виділяються, так як «розчиняються» у загальній сумі доходу у межах максимальної бази ЄСВ (графа 2).

Наприклад, за вищенаведеним прикладом заповнення Додатка Д1 буде таким, як нижче.

СКАЧАТИ⤴️

Наостанок для закріплення розглянемо ще один — простий приклад з одним працівником.

Приклад (лікарняні, Додатки Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку). Працівниця (основне місце роботи, повна зайнятість) хворіла з 15 вересня 2025 по 22 вересня 2025 (8 днів). У вересні 2025 її зарплата за фактично відпрацьований час склала 7500 грн (ЄСВ — 1650 грн). За розрахунком середньоденна зарплата вийшла 1000 грн/день.

Лікарняні після розрахунку складають за:

• перші 5 днів — 5000 грн;
• решту 3 дні — 3000 грн;
• всього — 8000 грн (ЄСВ = 8000 грн × 0,22 = 1760 грн).

Розрахунок узагальнений у таблиці нижче.

Складаємо Додаток Д1 Податкового розрахунку. Код категорії застрахованої особи для сум лікарняних — «29». Зразок заповненого Додатка Д1 Податкового розрахунку наведений нижче.

СКАЧАТИ⤴️

Заповнений Додаток 4ДФ за вересень 2025 року, що складений за наведеним раніше прикладом, наведений нижче. Працівниці нараховано 15500 грн (= зарплата + лікарняні = 7500 грн + 8000 грн; ПДФО = 15500 грн × 0,18 = 2790 грн ; ВЗ = 15500 грн × 0,05 = 775 грн).

СКАЧАТИ⤴️

Висновки:

1. лікарняні та зарплата у Додатку Д1 відображаються у окремих рядках, серед яких лікарняні — за кодом застрахованої особи «29», а зарплата — «1»;
2. лікарняні у Додатку 4ДФ в окремому рядку не виділяються та входять до однієї суми з зарплатою за однакою доходу «101».