Об’єднана звітність з ПДФО/ВЗ та ЄСВ (вона ж – Податковий розрахунок, Зарплатний звіт) містить інформацію про нараховані і виплачені працівникам суми заробітної плати, винагороди за цивільно-правовим договором (ЦПД) та утриманий з них ПДФО, військовий збір (ВЗ), єдиний соціальний внесок (ЄСВ), про які бухгалтер установи звітує до ДПС щокварталу впродовж 40 календарних днів, які настають за останнім календарним днем звітного кварталу. При цьому він скидається за кожен квартал окремо, а не наростаючим підсумком. Це значить, що Податковий розрахунок за ІІІ квартал містить дані лише з липня по вересень, а не з січня по вересень.
Для відображення лікарняних оновлений зарплатний звіт має два додатки, а саме:
Додаток Д1 – для звітування про нарахований ЄСВ;
Додаток 4ДФ – для звітування про утриманий ПДФО та ВЗ.
Ці додатки заповнюються помісячно за кожним працівником установи, якому нараховувалися лікарняні. Крім того, ще є Розділ І основної частини Податкового розрахунку, який теж має інформацію про нараховані лікарняні та ЄСВ за ними, але все це подається у зведеному вигляді за 3 місяці відповідного кварталу.
Лікарняні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображають за певним порядком, що залежить від того, виплачені такі суми чи ні. Однак у цьому ж додатку відображають ще й суми заробітної плати. Так як лікарняні за ПКУ прирівняні до заробітної плати, то вони мають ознаку доходу «101», тобто таку суму, як для заробітної плати. Виходить, що лікарняні окремою сумою у Додатку 4ДФ не виділяються, а відображаються в одній сумі з заробітною платою. Однак звернути слід на факт виплати лікарняних – виплатили їх чи ні. Розглянемо цю обставину детальніше.
Більшість бюджетних установ заробітну плату за другу половину місяця виплачують в останніх числах місяця, за який нараховують зарплату. Це потрібно, аби на початок місяця не виникла кредиторська заборгованість.
Тож у формі Податкового розрахунку буде відображена уся нарахована і виплачена заробітна плата.
Як це зробити на практиці, розглянемо у прикладі 1.
Нагадуємо, що до лікарняних у сумі з зарплатою застосовуються усі стандартні правила оподаткування та нарахування ЄСВ, а саме граничний розмір доходу для застосування податкової соціальної пільги (ПСП), сама ПСП, мінімальна та максимальна база ЄСВ. Також зверніть увагу:
за наявності дітей віком до 18 років та відповідної заяви працівника ПСП і граничний розмір доходу збільшуються кратно кількості дітей;
щодо мінімальної/максимальної бази ЄСВ враховуються ще й виплати за ЦПД, якщо такі є.
Ці всі базові показники для 2024 року наводимо нижче у шпаргалці. Будьте уважними з працівниками, у яких є чи потенційно може бути ПСП, адже при нарахуванні лікарняних може вплинути на її отримання. Особливу увагу приділяйте так званим перехідним лікарняним, а також перехідним відпускним, які починаються в одному місяці, а закінчуються – в іншому.
У прикладі 1 ситуація досить стандартна, ПСП немає, а доходи усіх працівників перевищують мінімальну базу ЄСВ.
Цілком іншою буде ситуація, коли впродовж кварталу лікарняні бухгалтер нарахував, але виплатили їх у наступному кварталі.
Так, у цій ситуації лікарняні в 4ДФ не відображаються у графі 3 «Сума доходу виплаченого» і, відповідно, суми ПДФО і ВЗ – у графах 4 та 5, які стосуються перерахованого ПДФО та ВЗ.
Таким же чином слід було б зробити й для заробітної плати, якщо її виплата відбувається у наступному місяці. Однак, як уже зазначалося, у бюджетних установах зазвичай вона виплачуються до кінця місяця.
Для унаочнення цього висновку розглянемо приклад 2.
Приклад 2. Як відобразити лікарняні нараховані, але не виплачені
Ті ж самі працівники, що й у прикладі 1. Однак лікарняні працівнику 3 у сумі 1750 виплачені у вересні 2024 року не були – їх виплатили на початку жовтня 2024 року, тобто уже у кварталі ІV. Таким чином, у працівника 1 і 2 у Додатку 4ДФ не змінюється нічого та усе залишається як було у прикладі 1. А от для працівника 3 розрахунки будуть виглядати тепер таким чином:
суми нарахованого доходу, ПДФО та ВЗ – не змінюються. Вони становлять відповідно 8000 грн, 1440 грн, 120 грн;
сума перерахованого ПДФО: 1 125грн (6 250,00×0,18);
сума перерахованого ВЗ: 93,75 грн (6 250,00×0,015).
Тоді Додаток 4ДФ за вересень 2024 року виглядатиме так, як наведено нижче.
ЛІКАРНЯНІ В ДОДАТКУ 4ДФ
(нараховані та виплачені, грн)
Працівник
Сума доходу
Сума податку на доходи фізичних осіб
Сума утриманого військового збору
Ознака
доходу
нарахованого
виплаченого
нарахованого
виплаченого
нарахованого
виплаченого
3а
3
4а
4
5а
5
6
1
10000,00
10000,00
1800,00
1800,00
150,00
150,00
101
2
9000,00
9000,00
1620,00
1620,00
135,00
135,00
101
3
8000,00
6250,00
(= 8000,00 – 1750,00)
1440,00
1125,00
(=6250,00×0,18)
120,00
93,75
(= 1170×0,015)
101
Всього
27000,00
25250,00
4860,00
4545,00
405,00
378,75
х
Лікарняні у Додатку 4 ДФ, які нараховані у минулому кварталі, а виплачені у поточному
У ситуації, коли працівнику нараховані у минулому місяці лікарняні, а виплачують їх у поточному місяці, лікарняні в 4ДФ не відображаються у графі 3а «Сума нарахованого доходу» і, відповідно, суми ПДФО і військового збору – у графах 4а і 5а, так як вони стосуються нарахованих ПДФО/ВЗ, а у нас вони уже були нараховані у минулому місяці.
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
Приклад 3. Лікарняні, нараховані у минулому місяці, а виплачені у поточному
Розглянемо різновид прикладу 2, але лікарняні за перші 5 днів були нараховані та виплачені у вересні 2024 (1250 грн), а за решту 7 днів (1750 грн) були нараховані у вересні 2024, але фінансування було отримане та виплачене у жовтні 2024.
У графах 3, 4 та 5 у Додатку 4ДФ за жовтень 2024 були нараховані:
сума виплаченого доходу: 1750,00 грн;
сума перерахованого ПДФО: 315 грн (= 1750,00×0,18). Ця ж сама сума: 1440,00 – 1125,00 = 315,00 грн;
сума перерахованого ВЗ: 26,25 грн (= 1750,00×0,15). Ця ж сама сума: 120,00– 93,75 = 26,25 грн.
Крім того, цим трьом працівникам ще нарахували й виплатили заробітну плату та пов’язані з нею ПДФО, ВЗ за жовтень 2024 загальною сумою 26 500,00 грн, у т. ч.:
Отже, лікарняні у Додатку 4ДФ відображаються з ознакою доходу «101» у таких графах:
3а, 3 – якщо їх нараховано і виплачено у поточному звітному місяці;
3а – якщо їх нараховано у поточному звітному місяці, але не виплачено;
3 – якщо у поточному звітному місяці виплачено лікарняні, які нараховано у минулому звітному місяці.
Аналогічний підхід застосовується і щодо ПДФО й ВЗ – графи 4 та 5 заповнюються за фактом перерахування цих податків у бюджет у момент виплати лікарняних.
У Додатку Д1 за лікарняними нараховується ЄСВ. На відміну від Додатка 4ДФ:
нарахування лікарняних показуємо окремо від заробітної плати та інших виплат, так як лікарняні потребують іншого коду категорії застрахованої особи. Це код «29» – якщо працівник без інвалідності, або «36» – якщо працівник з інвалідністю (графа 08). У заробітної плати, до відома, – код «1»;
лікарняні відображаємо за фактом нарахування, а не виплати. Тобто у тому місяці, у якому їх фактично нарахували;
лікарняні, які стосуються різних місяців, – їх можна показати в одному Додатку Д1. Однак вони мають бути в різних рядках Додатка Д1 з різними номерами місяців – у графі 10;
зазначається кількість днів лікарняного – у графі 12;
залишаємо порожньою графу кількості днів перебування у трудових відносинах (графа 14). Виняток – це коли у місяці лікарняні були єдиними нарахуванням и місяці, тобто ні зарплати, ні інших доходів не було. У такому разі заповнюємо й графу 14 у рядку з лікарняними.
Зверніть увагу, що розбивати лікарняні на перші 5 днів та решту у Додатку Д1 не вимагається. На декілька рядків, як правило, показують лише перехідні лікарняні (це тоді рядки, що стосуються різних місяців).
Зразок заповненого Додатка Д1 на основі прикладу 1 наведений нижче – лікарняні у ньому показані загальною сумою за 12 днів. ЄСВ за нарахованими сумами доходів буде таким, як у таблиці нижче.
Дані за 3 місяці з Додатків Д1 у зведеному вигляді заносяться до розділу І основної частини податкового розрахунку (у військовослужбовців – це розділ ІІ, який заповнюється аналогічно). Для лікарняних тут призначені окремі рядки 1.3 і 1.4, які призначені для сум нарахованих лікарняних відповідно за перші 5 днів та за рахунок ФСС. Зверніть увагу, що тут уже виділити перші 5 днів лікарняних треба обов’язково. Далі вони вже окремо у розділі І не виділяються, так як «розчиняються» у загальній сумі доходу у межах максимальної бази ЄСВ (графа 2).
Наприклад, за вищенаведеним прикладом заповнення Додатка Д1 буде таким, як нижче.
