У консультації знайдете, як показати нарахування лікарняних у Податковому розрахунку, зокрема приклади заповнених Додатків Д1 і 4ДФ.
Як відобразити в Розрахунку з ПДФО та ЄСВ лікарняні за період відпустки
Об’єднана звітність з ПДФО/ВЗ та ЄСВ (вона ж – Податковий розрахунок, Зарплатний звіт) подається з І кварталу 2021 року. Нагадуємо, що податковий розрахунок містить інформацію про нараховані і виплачені працівникам суми заробітної плати, винагороди за цивільно-правовим договором (ЦПД) та утриманий з них ПДФО, військовий збір (ВЗ), єдиний соціальний внесок (ЄСВ), про які бухгалтер установи звітує до ДПС щокварталу протягом 40 календарних днів, які настають за останнім календарним днем звітного кварталу. При цьому він скидається за кожен квартал окремо, а не наростаючим підсумком. Це значить, що Податковий розрахунок за ІІ квартал містить дані лише з квітня по червень, а не з січня по червень.
Для відображення лікарняних оновлений зарплатний звіт має два додатки, а саме:
- Додаток Д1 – для звітування про нарахований ЄСВ;
- Додаток 4ДФ – для звітування про утриманий ПДФО та ВЗ.
Ці додатки заповнюються помісячно по кожному працівнику установи, якому нараховувалися лікарняні. Крім того, ще є Розділ І основної частини Податкового розрахунку, який теж має інформацію про нараховані лікарняні та ЄСВ по ним, але все це у зведеному за 3 місяці кварталу вигляді.
Лікарняні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку
Лікарняні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відображають за певним порядком, що залежить від того, виплачені такі суми чи ні. Однак у цьому ж додатку відображають ще й суми заробітної плати. Так як лікарняні за ПКУ прирівняні до заробітної плати, то вони мають ознаку доходу “101”, тобто таку суму, як для заробітної плати. Виходить, що лікарняні окремою сумою у Додатку 4ДФ не виділяються, а відображаються в одній сумі з заробітною платою. Однак звернути слід на факт виплати лікарняних – виплатили їх чи ні. Розглянемо цю обставину детальніше.
Лікарняні нарахували і виплатили працівникові
Більшість бюджетних установ заробітну плату за другу половину місяця виплачують в останніх числах місяця, за який нараховують зарплату. Це потрібно, аби на початок місяця не виникла кредиторська заборгованість.
Тож у формі Податкового розрахунку буде відображена уся нарахована і виплачена заробітна плата.
Як це зробити на практиці, розглянемо у прикладі 1.
6 готових прикладів розрахунків, коли лікарняний — із «підступом»
Приклад 1. Як показати лікарняні в 4ДФ — нараховані і виплачені
В установі 3 працівники. Бухгалтер нарахував і виплатив їм заробітну плату за червень 2021 року загальною сумою 21 500,00 грн, у т. ч.:
- 8 000,00 грн – працівнику 1;
- 7 000,00 грн – працівнику 2;
- 6 500,00 грн, у т.ч. лікарняні 2500,00 грн за 12 днів – працівнику 3 (з них – 1041,67 грн за перші 5 днів та 1458,33 грн за решту 7 днів).
З цих сум утримали ПДФО – 3 870,00 грн, у т. ч.:
- 1 440,00 грн (8 000,00 × 18%) – із зарплати працівника 1;
- 1 260,00 грн (7 000,00 × 18%) – із зарплати працівника 2;
- 1 170,00 грн (6 500,00 × 18%) – із зарплати і лікарняних працівника 3.
Також утримали військовий збір – 322,50 грн, у т.ч.:
- 120,00 грн (8 000,00 × 1,5%) – із зарплати працівника 1;
- 105,00 грн (7 000,00 × 1,5%) – із зарплати працівника 2;
- 97,50 грн (6 500,00 × 1,5%) – із зарплати і лікарняних працівника 3.
Відобразимо наведені вище суми в Податковому розрахунку, зокрема, у графах 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 (див. табл.).
ЛІКАРНЯНІ В ДОДАТКУ 4ДФ (нараховані та виплачені, грн) |
| Працівник | Сума доходу | Сума податку на доходи фізичних осіб | Сума утриманого військового збору | Ознака доходу |
| нарахованого | виплаченого | нарахованого | виплаченого | нарахованого | виплаченого |
| 3а | 3 | 4а | 4 | 5а | 5 | 6 |
| 1. | 8000,00 | 8000,00 | 1440,00 | 1440,00 | 120,00 | 120,00 | 101 |
| 2. | 7000,00 | 7000,00 | 1260,00 | 1260,00 | 105,00 | 105,00 | 101 |
| 3. | 6500,00 | 6500,00 | 1170,00 | 1170,00 | 97,50 | 97,50 | 101 |
| Всього | 21500,00 | 21500,00 | 3870,00 | 3870,00 | 322,50 | 322,50 | х |
Зразок заповнення Додатка 4ДФ
Скачати
Нагадуємо, що до лікарняних у сумі з зарплатою застосовуються усі стандартні правила оподаткування та нарахування ЄСВ, а саме граничний розмір доходу для застосування податкової соціальної пільги (ПСП), сама ПСП, мінімальна та максимальна база ЄСВ. Також зверніть увагу:
- за наявності дітей віком до 18 років та відповідної заяви працівника ПСП і граничний розмір доходу збільшуються кратно кількості дітей;
- щодо мінімальної/максимальної бази ЄСВ враховуються ще й виплати за ЦПД, якщо такі є.
Ці всі базові показники для 2021 року наводимо нижче у шпаргалці. Будьте уважними з працівниками, у яких є чи потенційно може бути ПСП, адже при нарахуванні лікарняних може вплинути на її отримання. Особливу увагу приділяйте так званим перехідним лікарняним, а також перехідним відпускним, які починаються в одному місяці, а закінчуються – в іншому.
У прикладі 1 ситуація досить стандартна, ПСП немає, а доходи усіх працівників перевищують мінімальну базу ЄСВ.
Шпаргалка по нарахуванню доходів працівнику:
Коли нараховуватимете перехідні відпускні та лікарняні, зважайте на нові базові показники, що діють з 1 січня 2021 року
Невиплачені лікарняні в 4дф
Цілком іншою буде ситуація, коли протягом кварталу лікарняні бухгалтер нарахував, але виплатили їх у наступному кварталі.
Так, у цій ситуації лікарняні в 4ДФ ми не відображаємо у графі 3 “Сума доходу виплаченого” і, відповідно, суми ПДФО і ВЗ — у графах 4 та 5, які стосуються перерахованого ПДФО та ВЗ.
Таким же чином слід було б зробити й для заробітної плати, якщо її виплата відбувається у наступному місяці. Однак, як уже зазначалося, у бюджетних установах зазвичай вона виплачуються до кінця місяця.
Для унаочнення цього висновку розглянемо приклад 2.
Приклад 2. Як відобразити лікарняні нараховані, але не виплачені
Ті ж самі працівники, що й у прикладі 1. Однак лікарняні працівнику 3 у сумі 2500 виплачені у червні 2021 року не були – їх виплатили на початку липня 2021 року, тобто уже у кварталі ІІІ. Таким чином, у працівника 1 і 2 у Додатку 4ДФ не змінюється нічого та усе залишається як було у прикладі 1. А от для працівника 3 розрахунки будуть виглядати тепер таким чином:
- суми нарахованого доходу, ПДФО та ВЗ – не змінюються. Вони становлять відповідно 6500 грн, 1170 грн, 97,50 грн;
- сума виплаченого доходу: 4 000,00 грн (6 500,00 – 2 500,00);
- сума перерахованого ПДФО: 720 грн (4 000,00×18%);
- сума перерахованого ВЗ: 60 грн (4 000,00×1,5%).
Тоді Додаток 4ДФ за червень 2021 року виглядатиме так:
ЛІКАРНЯНІ В ДОДАТКУ 4ДФ (нараховані та виплачені, грн) |
| Працівник | Сума доходу | Сума податку на доходи фізичних осіб | Сума утриманого військового збору | Ознака доходу |
| нарахованого | виплаченого | нарахованого | виплаченого | нарахованого | виплаченого |
| 3а | 3 | 4а | 4 | 5а | 5 | 6 |
| 1. | 8000,00 | 8000,00 | 1440,00 | 1440,00 | 120,00 | 120,00 | 101 |
| 2. | 7000,00 | 7000,00 | 1260,00 | 1260,00 | 105,00 | 105,00 | 101 |
| 3. | 6500,00 | 4000,00 (= 6500,00 – 2500,00) | 1170,00 | 720,00 (= 1170×0,18) | 97,50 | 60,00 (= 1170×0,015) | 101 |
| Всього | 21500,00 | 19000,00 | 3870,00 | 3420,00 | 322,50 | 285,00 | х |
Лікарняні в 4 ДФ, які нараховані у минулому кварталі, а виплачені у поточному
У ситуації, коли працівнику нараховані у минулому місяці лікарняні, а виплачують їх у поточному місяці, лікарняні в 4ДФ не відображаємо у графі 3а «Сума нарахованого доходу» і, відповідно, суми ПДФО і військового збору – у графах 4а і 5а, так як вони стосуються нарахованих ПДФО/ВЗ, а у нас вони уже були нараховані у минулому місяці.
Для наочності розглянемо приклад 3.
У програмі: ►Розрахунковий період ► Страховий стаж ► Приклади розрахунку лікарняних та декретних + Офіційний СЕРТИФІКАТ
Приклад 3. Лікарняні, нараховані у минулому місяці, а виплачені у поточному
Розглянемо продовження прикладу 2, тобто відображення виплаченого доходу (лікарняних), перерахованих ПДФО й ВЗ у графах 3, 4 та 5 відповідно у Додатку 4ДФ за липень 2021 року (див. табл. нижче). Це будуть:
- сума виплаченого доходу: 2 500,00 грн;
- сума перерахованого ПДФО: 450 грн (2 500,00×18%). Ця ж сама сума: 1170,00 – 720,00 = 450,00 грн;
- сума перерахованого ВЗ: 37,50 грн (2 500,00×1,5%). Ця ж сама сума: 97,50 – 60,00 =37,50 грн.
Крім того, цим трьом працівникам ще нарахували й виплатили заробітну плату та пов’язані з нею ПДФО, ВЗ за липень 2021 загальною сумою 22 500,00 грн, у т. ч.:
- 9 000,00 грн – працівнику 1;
- 7 500,00 грн – працівнику 2;
- 6 000,00 грн – працівнику 3.
З цих сум утримали ПДФО – 4 050,00 грн, у т. ч.:
- 1 620,00 грн (9 000,00 × 18%) – із зарплати працівника 1;
- 1 350,00 грн (7 500,00 × 18%) – із зарплати працівника 2;
- 1 080,00 грн (6 000,00 × 18%) – із зарплати працівника 3.
Також утримали військовий збір – 337,50 грн, у т.ч.:
- 135,00 грн (9 000,00 × 1,5%) – із зарплати працівника 1;
- 112,50 грн (7 500,00 × 1,5%) – із зарплати працівника 2;
- 90,00 грн (6 000,00 × 1,5%) – із зарплати працівника 3.
ЛІКАРНЯНІ В ДОДАТКУ 4ДФ (нараховані та виплачені, грн) |
| Працівник | Сума доходу | Сума податку на доходи фізичних осіб | Сума утриманого військового збору | Ознака доходу |
| нарахованого | виплаченого | нарахованого | виплаченого | нарахованого | виплаченого |
| 3а | 3 | 4а | 4 | 5а | 5 | 6 |
| 1. | 9000,00 | 9000,00 | 1620,00 | 1620,00 | 135,00 | 135,00 | 101 |
| 2. | 7500,00 | 7500,00 | 1350,00 | 1350,00 | 112,50 | 112,50 | 101 |
| 3. | 6000,00 | 8500,00 (=6000+2500) | 1080,00 | 1530,00 (= 8500×0,18) | 90,00 | 127,50 (= 8500×0,015 | 101 |
| Всього | 22500,00 | 25000,00 | 4050,00 | 4500,00 | 337,50 | 375,00 | х |
Отже, лікарняні у Додатку 4ДФ відображаємо з ознакою доходу “101” у таких графах:
- 3а, 3 – якщо їх нараховано і виплачено у поточному звітному місяці;
- 3а – якщо їх нараховано у поточному звітному місяці, але не виплачено;
- 3 – якщо у поточному звітному місяці виплачено лікарняні, які нараховано у минулому звітному місяці.
Аналогічний підхід застосовуємо і щодо ПДФО й ВЗ – графи 4 та 5 заповнюємо за фактом перерахування цих податків у бюджет у момент виплати лікарняних.
Лікарняні в Додатку Д1
У Додатку Д1 по лікарняним нараховуємо ЄСВ. На відміну від Додатка 4ДФ:
- нарахування лікарняних показуємо окремо від заробітної плати та інших виплат, так як лікарняні потребують іншого коду категорії застрахованої особи. Це код “29” – якщо працівник без інвалідності, або “36” – якщо працівник з інвалідністю (графа 08). У заробітної плати, до відома, – код “1”;
- лікарняні відображаємо по факту нарахування, а не виплати. Тобто у тому місяці, у якому їх фактично нарахували;
- лікарняні, які стосуються різних місяців, – їх можна показати в одному Додатку Д1. Однак вони мають бути в різних рядках Додатка Д1 з різними номерами місяців – у графі 10;
- зазначається кількість днів лікарняного – у графі 12;
- залишаємо порожньою графу кількості днів перебування у трудових відносинах (графа 14). Виняток – це коли у місяці лікарняні були єдиними нарахуванням и місяці, тобто ні зарплати, ні інших доходів не було. У такому разі заповнюємо й графу 14 у рядку з лікарняними.
Зверніть увагу, що розбивати лікарняні на перші 5 днів та решту у Додатку Д1 не вимагається. На декілька рядків, як правило, показують лише перехідні лікарняні (це тоді рядки, що стосуються різних місяців).
Зразок заповненого Додатка Д1 на основі прикладу 1 наводимо нижче – лікарняні у ньому показані загальною сумою за 12 днів. ЄСВ по нарахованим сумам доходів буде таким:
ЛІКАРНЯНІ В ДОДАТКУ Д1
|
Працівник
|
Вид доходу | код категорії застрахованої особи | загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу | сума нарахованого ЄСВ |
| 08 | 17 | 20 |
| 1 | заробітна плата | 1 | 8000,00 | 1760,00 |
| 2 | заробітна плата | 29 | 7000,00 | 1540,00 |
| 3 | лікарняні | 29 | 4000,00 | 880,00 |
| 4 | х | х | 2500,00 | 550,00 |
| Всього | 21500,00 | 4730,00 |
Зразок заповнення Додатка Д1
У 2021 році інформацію про ПДФО, військовий збір та ЄСВ показуйте в одному звіті. Пояснимо, як правильно її заповнити, коли вперше подавати та що змінити в своїй роботі.
Лікарняні у Розділі І основної частини Д1
Дані за 3 місяці з Додатків Д1 у зведеному вигляді заносяться до розділу І основної частини податкового розрахунку (у військовослужбовців – це розділ ІІ, який заповнюється аналогічно). Для лікарняних тут призначені окремі рядки 1.3 і 1.4, які призначені для сум нарахованих лікарняних відповідно за перші 5 днів та за рахунок ФСС. Зверніть увагу, що тут уже виділити перші 5 днів лікарняних треба обов’язково. Далі вони вже окремо у розділі І не виділяються, так як “розчиняються” у загальній сумі доходу у межах максимальної бази ЄСВ (графа 2).
Наприклад, по вищенаведеному прикладу по одному лише Додатку Д1 заповнення буде таким:
Скачати
Заява-розрахунок за е‑лікарняним
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
