Объединенная отчетность по НДФЛ/ВЗ и ЕСВ (она же - Налоговый расчет, Зарплатный отчет) подается с I квартала 2021 года. Напоминаем, что налоговый расчет содержит информацию о начисленных и выплаченных работникам суммах заработной платы, вознаграждениях по гражданско-правовому договору (ГПД) и удержанном с них НДФЛ, военном сборе (ВЗ), едином социальном взносе (ЕСВ), о которых бухгалтер учреждения отчитывается в ГНС ежеквартально в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. При этом он напоминает за каждый квартал отдельно, а не нарастающим итогом. Это значит, что Налоговый расчет за второй квартал содержит данные только с апреля по июнь, а не с января по июнь.
Для отображения больничных обновленный Зарплатный отчет имеет два Приложения, а именно:
- Приложение Д1 - для отчетности о начислении ЕСВ;
- Приложение 4ДФ - для отчетности об удержании НДФЛ и ВЗ.
Эти приложения заполняются помесячно по каждому работнику учреждения, которому начислялись больничные. Кроме того, есть еще Раздел I основной части Налогового расчета, который тоже имеет информацию о начисленных больничных и ЕСВ по ним, но все это в сводном за 3 месяца квартала виде.
Больничные в Приложении 4ДФ Налогового расчета
Больничные в Приложении 4ДФ Налогового расчета отображают по определенным правилам, которые зависят от того, выплачены ли такие суммы или нет. Однако в этом же приложении отображают еще и суммы заработной платы. Так как больничные по НКУ приравнены к заработной плате, то они имеют признак дохода "101", то есть такую сумму, как для заработной платы. Получается, что больничные отдельной суммой в Приложении 4ДФ не выделяются, а отображаются в одной сумме с заработной платой. Однако обратить следует внимание на факт выплаты больничных - выплатили их или нет. Рассмотрим это обстоятельство подробнее.
Больничные начислили и выплатили работнику
Большинство бюджетных учреждений заработную плату за вторую половину месяца выплачивают в последних числах месяца, за который начисляют зарплату. Это нужно, чтобы на начало месяца не возникла кредиторская задолженность.
Поэтому в форме Налогового расчета будет отражена вся начисленная и выплаченная заработная плата.
Как это сделать на практике, рассмотрим в примере 1.
6 готових прикладів розрахунків, коли лікарняний — із «підступом»
Пример 1. Как показать больничные в 4ДФ - начисленные и выплаченные
В учреждении 3 работника. Бухгалтер начислил и выплатил им заработную плату за июнь 2021 на общую сумму 21 500,00 грн, в т. ч .:
- 8 000,00 грн - работнику 1;
- 7 000,00 грн - работнику 2;
- 6 500,00 грн, в т.ч. больничные 2500,00 грн за 12 дней - работнику 3 (из них - 1041,67 грн за первые 5 дней и 1458,33 грн за оставшиеся 7 дней).
Из этих сумм удержали НДФЛ - 3 870,00 грн, в т. ч .:
- 1 440,00 грн (8 000,00 × 18%) - с зарплаты работника 1;
- 1 260,00 грн (7 000,00 × 18%) - с зарплаты работника 2;
- 1 170,00 грн (6 500,00 × 18%) - с зарплаты и больничных работника 3.
Также удержали военный сбор - 322,50 грн, в т.ч .:
- 120,00 грн (8 000,00 × 1,5%) - с зарплаты работника 1;
- 105,00 грн (7 000,00 × 1,5%) - с зарплаты работника 2;
- 97,50 грн (6 500,00 × 1,5%) - с зарплаты и больничных работника 3.
Отразим приведенные выше суммы в Налоговом расчете, в частности, в графах 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 (см. Табл.).
БОЛЬНИЧНЫЕ В ПРИЛОЖЕНИИ 4ДФ (Начисленные и выплаченные, грн) | |||||||
| Работник | Сумма дохода | Сумма налога на доходы физических лиц | Сумма удержанного военного сбора | Признак дохода | |||
| начисленного | выплаченного | начисленного | выплаченного | начисленного | выплаченного | ||
| 3а | 3 | 4а | 4 | 5а | 5 | 6 | |
| 1. | 8000,00 | 8000,00 | 1440,00 | 1440,00 | 120,00 | 120,00 | 101 |
| 2. | 7000,00 | 7000,00 | 1260,00 | 1260,00 | 105,00 | 105,00 | 101 |
| 3. | 6500,00 | 6500,00 | 1170,00 | 1170,00 | 97,50 | 97,50 | 101 |
| Всего | 21500,00 | 21500,00 | 3870,00 | 3870,00 | 322,50 | 322,50 | х |
Образец заполнения Приложения 4ДФ
Напоминаем, что к больничным в сумме с зарплатой применяются все стандартные правила налогообложения и начисления ЕСВ, а именно предельный размер дохода для применения налоговой социальной льготы (НСЛ), сама ПСП, минимальная и максимальная база ЕСВ. Также обратите внимание:
• при наличии детей до 18 лет и соответствующего заявления работника - ПСП и предельный размер дохода увеличиваются кратно количеству детей;
• по минимальной/максимальной базе ЕСВ учитываются еще и выплаты по ГПД, если таковые имеются.
Эти все базовые показатели для 2021 приводим ниже в шпаргалке. Будьте внимательны с работниками, у которых есть или потенциально может быть ПСП, ведь начисление больничных может повлиять на ее получение. Особое внимание уделяйте так называемым переходным больничным, а также переходным отпускным, которые начинаются в одном месяце, а заканчиваются в другом.
В примере 1 ситуация довольно стандартная, ПСП нет, а доходы всех работников превышают минимальную базу ЕСВ.
Шпаргалка по начислению доходов работнику:
Невыплаченные больничные в 4ДФ
Совершенно иной будет ситуация, когда в течение квартала больничные бухгалтер начислил, но выплатили их в следующем квартале.
Так, в этой ситуации больничные в 4ДФ мы не отражаем в графе 3 «Сумма дохода выплаченного» и, соответственно, суммы НДФЛ и ВЗ - в графах 4 и 5, касающиеся перечисленного НДФЛ и ВЗ.
Таким же образом следовало бы сделать и для заработной платы, если ее выплата происходит в следующем месяце. Однако, как уже отмечалось, в бюджетных учреждениях обычно она выплачиваются до конца месяца.
Для наглядности этого вывода рассмотрим пример 2.
Пример 2. Как отразить больничные начисленные, но не выплаченные
Те же работники, что и в примере 1. Однако больничные работнику 3 в сумме 2500 выплачены в июне 2021 не были - их выплатили в начале июля 2021, то есть уже в квартале ІІІ. Таким образом, у работника 1 и 2 в Приложении 4ДФ не меняется ничего и все остается как было в примере 1. А вот для работника 3 расчеты будут выглядеть теперь следующим образом:
- суммы начисленного дохода, НДФЛ и ВЗ - не изменяются. Они составляют соответственно 6500 грн, 1170 грн, 97,50 грн;
- сумма выплаченного дохода 4 000,00 грн (6 500,00 - 2 500,00)
- сумма перечисленного НДФЛ: 720 грн (4 000,00 × 18%);
- сумма перечисленного ВЗ: 60 грн (4 000,00 × 1,5%).
Тогда Приложение 4ДФ за июнь 2021 будет выглядеть так:
БОЛЬНИЧНЫЕ В ПРИЛОЖЕНИИ 4ДФ (начисленные и выплаченные, грн) | |||||||
| Работник | Сумма дохода | Сумма налога на доходы физических лиц | Сумма удержанного военного сбора | Признак дохода | |||
| начисленного | выплаченного | выплаченного | выплаченного | начисленного | выплаченного | ||
| 3а | 3 | 4а | 4 | 5а | 5 | 6 | |
| 1. | 8000,00 | 8000,00 | 1440,00 | 1440,00 | 120,00 | 120,00 | 101 |
| 2. | 7000,00 | 7000,00 | 1260,00 | 1260,00 | 105,00 | 105,00 | 101 |
| 3. | 6500,00 | 4000,00 (= 6500,00 – 2500,00) | 1170,00 | 720,00 (= 1170×0,18) | 97,50 | 60,00 (= 1170×0,015) | 101 |
| Всего | 21500,00 | 19000,00 | 3870,00 | 3420,00 | 322,50 | 285,00 | х |
Больничные в 4 ДФ, начисленные в прошлом квартале, а выплаченные в текущем
В ситуации, когда работнику начислены в прошлом месяце больничные, а выплачивают их в текущем месяце, больничные в 4ДФ не показываем в графе 3а «Сумма начисленного дохода» и, соответственно, суммы НДФЛ и военного сбора - в графах 4а и 5а, так как они касаются начисленных НДФЛ/ВЗ, а у нас они уже были начислены в прошлом месяце.
Для наглядности рассмотрим пример 3.
У програмі: ►Розрахунковий період ► Страховий стаж ► Приклади розрахунку лікарняних та декретних + Офіційний СЕРТИФІКАТ
Пример 3. Больничные, начисленные в прошлом месяце, а выплаченные в текущем
Рассмотрим продолжение примера 2, то есть отображение выплаченного дохода (больничных), перечисленных НДФЛ и ВЗ в графах 3, 4 и 5 соответственно в Приложении 4ДФ за июль 2021 (см. табл. ниже). Это будут:
- сумма выплаченного дохода 2 500,00 грн;
- сумма перечисленного НДФЛ: 450 грн (2 500,00 × 18%). Эта же сумма: 1170,00 - 720,00 = 450,00 грн;
- сумма перечисленного ВЗ: 37,50 грн (2 500,00 × 1,5%). Эта же сумма: 97,50 - 60,00 = 37,50 грн.
Кроме того, этим трем работникам еще насчитали и выплатили заработную плату и связанные с ней НДФЛ, ВЗ по июль 2021 на общую сумму 22 500,00 грн, в т. ч.:
- 9 000,00 грн - работнику 1;
- 7 500,00 грн - работнику 2;
- 6 000,00 грн - работнику 3.
Из этих сумм удержали НДФЛ - 4 050,00 грн, в т. ч.:
- 1 620,00 грн (9 000,00 × 18%) - из зарплаты работника 1;
- 1 350,00 грн (7 500,00 × 18%) - из зарплаты работника 2;
- 1 080,00 грн (6 000,00 × 18%) - из зарплаты работника 3.
Также удержали военный сбор - 337,50 грн, в т.ч .:
- 135,00 грн (9 000,00 × 1,5%) - с зарплаты работника 1;
- 112,50 грн (7 500,00 × 1,5%) - с зарплаты работника 2;
- 90,00 грн (6 000,00 × 1,5%) - с зарплаты работника 3.
БОЛЬНИЧНЫЕ В ПРИЛОЖЕНИИ 4ДФ (начисленные и выплаченные, грн ) | |||||||
| Работник | Сумма доходу | Сумма налога на доходы физических лиц | Сумма удержанного военного сбора | Признак дохода | |||
| начисленного | выплаченного | начисленного | выплаченного | начисленного | выплаченного | ||
3а | 3 | 4а | 4 | 5а | 5 | 6 | |
| 1. | 9000,00 | 9000,00 | 1620,00 | 1620,00 | 135,00 | 135,00 | 101 |
| 2. | 7500,00 | 7500,00 | 1350,00 | 1350,00 | 112,50 | 112,50 | 101 |
| 3. | 6000,00 | 8500,00 (=6000+2500) | 1080,00 | 1530,00 (= 8500×0,18) | 90,00 | 127,50 (= 8500×0,015 | 101 |
| Всего | 22500,00 | 25000,00 | 4050,00 | 4500,00 | 337,50 | 375,00 | х |
Итак, больничные в Приложении 4ДФ отражаем с признаком дохода "101" в таких графах:
- 3а, 3 - если они начислены и выплачены в текущем отчетном месяце;
- 3а - если они начислены в текущем отчетном месяце, но не выплачены;
- 3 - если в текущем отчетном месяце выплачены больничные, начисленных в прошлом отчетном месяце.
Аналогичный подход применяем и по НДФЛ и ВЗ - графы 4 и 5 заполняем по факту перечисления этих налогов в бюджет в момент выплаты больничных.
Больничные в Приложении Д1
В Приложении Д1 по больничным начисляем ЕСВ. В отличие от приложения 4ДФ:
- начисление больничных показываем отдельно от заработной платы и других выплат, так как больничные требуют иного кода категории застрахованного лица. Это код "29" - если работник без инвалидности, или "36" - если работник с инвалидностью (графа 08). У заработной платы, к сведению, - код "1";
- больничные отражаем по факту начисления, а не выплаты. То есть в том месяце, в котором они фактически насчитаны;
- больничные, касающихся различных месяцев, можно показать в одном приложении Д1. Однако они должны быть в разных строках Приложения Д1 с различными номерами месяцев - в графе 10;
- указывается количество дней больничного - в графе 12;
- оставляем пустой графу количества дней пребывания в трудовых отношениях (графа 14). Исключение - это когда в месяце больничные были единственными начислением, то есть ни зарплаты, ни других доходов не было. В таком случае заполняем и графу 14 в строке с больничными.
Обратите внимание, что разбивать больничные на первые 5 дней и остальные в Приложении Д1 не требуется. На несколько строк, как правило, показывают только переходящие больничные (это тогда строки, касающиеся различных месяцев).
Образец заполненного Приложения Д1 на основе примера 1 приводим ниже - больничные в нем показаны общей суммой за 12 дней. ЕСВ по начисленным суммам доходов будет таким:
| БОЛЬНИЧНЫЕ В ПРИЛОЖЕНИИ Д1 | ||||
| Работник | Вид дохода | Код категории застрахованного лица | Общая сумма начисленной заработной платы/дохода | Сумма начисленного ЕСВ |
| 08 | 17 | 20 | ||
| 1 | заработная плата | 1 | 8000,00 | 1760,00 |
| 2 | заработная плата | 29 | 7000,00 | 1540,00 |
| 3 | больничные | 29 | 4000,00 | 880,00 |
| 4 | х | х | 2500,00 | 550,00 |
| Всего | 21500,00 | 4730,00 | ||
Больничные в разделе І основной части Д1
Данные за 3 месяца с приложений Д1 в сводном виде заносятся в раздел I основной части налогового расчета (у военнослужащих - это раздел II, который заполняется аналогично). Для больничных здесь предназначены отдельные строки 1.3 и 1.4, которые предназначены для сумм начисленных больничных в соответствии за первые 5 дней и за счет ФСС. Обратите внимание, что здесь уже выделять первые 5 дней больничных надо обязательно. Далее они уже отдельно в разделе І не выделяются, так как "растворяются" в общей сумме дохода в пределах максимальной базы ЕСВ (графа 2).
Например, по вышеприведенному примеру по одному лишь Приложению Д1 заполнение будет таким:
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
