бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Зарплатний звіт – це об’єднаний звіт з ЄСВ, ПДФО та військового збору. У даній консультації приділимо більше уваги загальним питанням, заповненню основної частини звіту та тих додатків, які стосуються ЄСВ. Також тут можна скачати бланк звіту, його додатків та зразки їх заповнення.
Звіт призначений для звітування з трьох платежів, які здійснюються при виплаті заробітної плати: ЄСВ, ПДФО та військового збору (ВЗ). Окрім зарплатних платежів Податковий розрахунок включає й виплати та податки за особами, які:
здійснюють роботу за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
є самозайнятими особами, тобто фізособами-підприємцями або особами, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У даному разі показується лише виплачений дохід, так як податки такі особи сплачують самостійно;
отримують грошове забезпечення /допомогу за соціальними програмам, наприклад для догляду за дітьми або особами з інвалідністю.
По-суті, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються установою фізособам, як найнятим за трудовим договором, так і ні.
☛ Зарплатний звіт (Податковий розрахунок) – це усі доходи, які нараховані чи виплачені фізособам, а також ЄСВ, ПДФО, ВЗ за ними.
Микола КИРИЛЬЧУК експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух
Коли юрособа подає Податковий розрахунок за відокремлений підрозділ, дані про підрозділ відобразіть у рядку 033 заголовної частини Податкового розрахунку. Раніше ці дані треба було зазначати в рядку 032, тож цю неточність виправили. Адже в рядку 032 треба наводити не дані про відокремлений підрозділ, а код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ) за місцезнаходженням платника або його відокремленого підрозділу.
основна частина, яка містить реквізити роботодавця, а також зведену інформацію про нарахований ЄСВ, основою якої є Додаток Д1 до звіту;
6 додатків, з яких усі, крім Додатка 4ДФ, стосуються ЄСВ і пов’язані з ним даних для обліку страхового стажу. Додаток 4ДФ присвячений сумам утриманого та сплаченого ПДФО та ВЗ.
Об’єднаним звіт називають через те, що він поєднав у собі колишні Звіт з ЄСВ і Податковий розрахунок (форма 1ДФ). Таким чином, усі зарплатні обов’язкові платежі були зібрані в одному звіті.
Додатки Зарплатного звіту 2024
Одночасно усі 6 додатків подавати не потрібно. Якщо інформація, для якої призначений конкретний додаток, відсутня, то додаток не подається. Таке загальне правило.
Виняток – Додаток Д1 та 4ДФ, які будуть подаватися практично завжди, так як у бюджетних установ завжди є наймані працівники, є трудові відносини. Таким чином, ці додатки потрібні щокварталу. Другий за потребою – це Додаток 5, який подається якщо змінювалися трудові відносини з працівниками. Однак, якщо такого не було, то й Додаток 5 не подається.
Відомості про нарахування зарплати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам
Усіх
Додаток 2 (Д2)
Відомості про осіб, які здійснюють догляд за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку, дитиною з інвалідністю, за особою з інвалідністю І групи, особою похилого віку і т.д., якщо вони отримують грошове забезпечення чи інші виплати
Управлінням праці та соцзахисту
Додаток 3 (Д3)
Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу.
Як зазначалось звітним періодом є квартал. Звіт подається протягом 40 календарних днів після кінця кварталу – це стандартний строк подачі квартальної податкової звітності. Однак, якщо такий день припадає на вихідний, то він переноситься на найближчий робочий. Всі крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.
ПОДАЧА ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ 2024
Звітний період
Крайня дата подачі
І квартал
10.05.2024, середа
ІІ квартал
09.08.2024, середа
ІІІ квартал
11.11.2024, четвер
(09.11.2024– субота)
IV квартал
10.02.2025, п’ятниця
(09.02.2025– неділя)
Єдина ситуація, коли Звіт не подається – це відсутні нараховані доходи на користь фізосіб (п. 1 розд. ІІ Порядку № 4). Наприклад, якщо в установи взагалі відсутні наймані працівники, що можливо у певний період часу створення чи ліквідації установи.
в електронній формі через електронний кабінет (ідентифікатор – J0500109);
у паперовій формі за підписом керівника і печаткою. Однак, якщо у додатках до Податкового розрахунку заповнено більше 5 рядків, то додатково ще подається електронна форма на електронних носіях.
Здійснити подачу у паперовій формі можна й поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення, якщо у додатках до звіту заповнено не більше 5 рядків.
Звіт до органу ДПС подається за основним місцем обліку.
Як подавати Зарплатний звіт за структурними підрозділами
Якщо є структурні підрозділи, які неуповноважені вести облік і сплату зарплатних ЄСВ, ПДФО та ВЗ, то тоді установою готується окремий Звіт за доходами, які виплачені працівникам такого підрозділу. Такий Звіт:
слід подати за основним місцем обліку установи;
має містити дані про відокремлений підрозділ, а у ряд. 032 заголовної частини – код адміністративно-територіально одиниці, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
має складатися лише з Додатків 4ДФ за ті місяці звітного кварталу, в яких нараховувалися виплати працівникам підрозділу;
треба подати за основним місцем обліку головної установи.
Виходить, що у разі наявності в установи 3-х відокремлених підрозділів вона має подати 4 Звіти: один – власний з виплатами лише за головною структурою, три Звіти – за кожним підрозділом.
Як заповнити Зарплатний звіт (ЄСВ)
Заповнення основної частини Звіту включає заповнення загальних реквізитів заголовної і проміжної частини, а також зведених даних щодо ЄСВ за трьома розділами:
розділ 1 – за найманими працівниками і за ЦПД. Цей розділ стосується практично всіх роботодавців;
розділ 2 – з грошового забезпеченя та інших виплат військовослужбовцям (окрім строковиків), поліцейським. Усе аналогічно розділу 1;
розділ 3 – з грошового забезпечення патронатних вихователів, батьків-вихователів та прийомних батьків.
Отже, почнемо з заголовної (верхньої) частини Звіту.
Заповнення заголовної частини Зарплатного звіту
Заповнення Звіту починається з обрання його типу у ряд. 01. Усього форма передбачає 4 типи Звіту. Найчастіше використовується тип «Звітний». Призначення усіх типів – у таблиці нижче. Обраний тип відмічається позначкою «х».
ТИПИ ЗАРПЛАТНОГО ЗВІТУ (ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ)
Тип
Коли зазначати
Звітний
Якщо подаєте перший Звіт за звітний період
Звітний новий
Якщо подали Звіт з типом «Звітний», а потім у межах граничного терміну його подання виявили помилки і подаєте Звіт за звітний період з уточненими даними. Штрафів за це немає
Уточнюючий
Якщо подали Звіт з типом «Звітний», а потім виявили помилки уже після закінчення граничного терміну його подання для відповідного звітного періоду, і подаєте Звіт з уточненими даними. Подавайте його як за звітний період, так і за попередні періоди
Довідковий
Коли Звіт містить інформацію, потрібну для призначення пенсії, матеріального забезпечення або страхових виплат для певного працівника (працівників). Подача звіту «Довідковий» може відбуватися коли завгодно, крайньої дати тут немає. Однак подача такого звіту у певному кварталі не звільняє від подачі Звіту «Звітний» за такий квартал
Далі слід відмітити звітний період у ряд. 02 – рік, а також номер кварталу (цифри арабські від 1 до 4). Тут же ставиться порядковий номер Звіту, який подається, наприклад так:
«1» – якщо звіт типу «Звітний»;
«2» – якщо звіт типу «Звітний новий»;
«3» – якщо потім за цей же період ще й подається звіт типу «Уточнюючий».
Якщо Звіт подається типу «Уточнюючий», то у ряд. 02 вказується період, який уточнюється.
Зверніть увагу, що нумерація Звітів ведеться не з початку року, а у хронологічному порядку у прив’язці до конкретного звітного періоду (кварталу). Таким чином, Звіт типу «Звітний» за ІІ квартал матиме знову цифру «1», а уточнюючий розрахунок, якщо його пізніше подати за цей же квартал, – цифру «2».
Однак новий номер Звіту використовується за умови, що попередній поданий Звіт пройшов контроль і був прийнятий ДПС. Наприклад, якщо ви подали звіт «Звітний новий» з номером «2», але він не пройшов контроль і подали тоді його знову – він зберігає свій порядковий номер, «2».
ряд. 03, ряд. 04, ряд. 05 – зазначається інформація про установу та орган ДПС, до якого подається Звіт, код її адміністративно-територіальної одинці та територіальної громади (КАТОТТГ) (ряд. 032);
ряд. 033 – дані про філії, відокремлені підрозділи, якщо такі є та за які установа подає Звіт.
Після заповнення даних заголовних реквізитів переходимо до інформації проміжної частини Звіту у ряд. 061-110, у чому допоможе таблиця нижче.
ЗАПОВНЕННЯ ПРОМІЖНОЇ ЧАСТИНИ ЗАРПЛАТНОГО ЗВІТУ:
дані про додатки, діяльність установи і кількість працівників
Ряд.
Як заповнити*
06 Інформація про додатки
061
Вноситься цифрою кількість Додатків Д1. Зазвичай їх 3 – за кожним місяцем кварталу
064
Вноситься цифрою кількість Додатків 4ДФ. Зазвичай їх 3 – за кожним місяцем кварталу
065
Вноситься кількість Додатків Д5. Його або немає, або – 1, так як подається він у цілому за квартал на відміну від інших додатків.
066
Вноситься кількість Додатків Д6. Якщо працівники зі спецстажем є, то додатків, як правило, 3 – за кожним місяцем кварталу. Однак, якщо такі працівники у якихось місяцях були відсутні – може бути й 2 чи 1. Або ж узагалі – відсутній, якщо немає таких осіб
07-09 Дані про тип звітувальника та його діяльність
07
Вноситься основний КЕКВ установи. В оновленій електронній формі звіту даний рядок більше не є обов’язковим до заповнення
08
У більшості не заповнюється. Цей рядок лише для уточнення даних періодів до 01.01.2016 р. Зараз ніяких класів професійного ризику при звітування з ЄСВ немає. У минулому ж він впливав на ставку ЄСВ
091-094
Відмічається у даній групі тип звітувальника. Усі рядки, окрім 092 пропускаються
092
Ставиться «х» – бюджетна установа
10 Дані про працівників установи**
101
Вказується середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) за кожним місяцем звітного періоду. Основа розрахунку – п. 3.2 Інструкції № 286. Рахується як середньозважена за днями місяця, включаючи вихідні, святкові/неробочі дні. Наприклад, (78×18+82×13)/31 ≈ 80, де 78 і 82 – кількість працівників за перші 18 днів і наступні 13 днів березня відповідно, 31 – кількість днів у місяці (березень).
Виключають з кількості працівників:
у відпустці з вагітності й пологів;
у відпустці для догляду за дитиною до 3(6) років;
сумісників. Як зовнішніх, так і внутрішніх. Внутрішній рахується як 1 особа. Наприклад, працівник працює на 1 ст. двірником і на 0,5 ст. – садівником. У такому разі він рахується як 1 особа
102
Рахується за правилами СКШП працівників, у яких є інвалідність. За ними має бути завірена копія довідки акта огляду у МСЕК про встановлення групи інвалідності.
Увага: дані цифри мають потім відповідати тим, що використовуються при подачі Звіту про зайнятість і працевлаштування осіб з інвалідністю (форма 10-ПОІ (річна))
103
Рахується теж за правилами СКШП осіб, які мають додаткові гарантії у працевлаштуванні, зокрема:одинокі батьки; особи, які шукають роботу вперше протягом 6 місяців після закінчення школи, профтехучилища, закладу вищої освіти або після закінчення строкової військової служби. Повний перелік – див.ст. 14 Закону «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067
104
Вказується облікова кількість штатних працівників (ОКШП). Основа розрахунку – п. 2.3 Інструкції № 286. Від СКШП даний показник відрізняється тим, що це не середня, а на перше чи останній день місяця (то який використовували при складанні статзвітності). Також до ОКШП включаються усі працівники, з якими укладений трудовий договір, у т.ч. й ті, яких виключали з розрахунку СКШП, наприклад, декретниці. Однак зовнішні сумісники теж не враховуються, а внутрішні рахуються як одна особа
105
Зазначається кількість застрахованих осіб, яким була нарахована зарплата (виняток – особи, яким нараховувалося грошове забезпечення). Це та кількість працівників, яку містить Додаток Д1. Увага: у Додатку Д1 рахується кількість осіб, а не заповнених рядків. ЦПД рахуються теж. Не враховуються ті працівники, яким дохід за місяць взагалі не нараховувався, наприклад повний місяць працівник був у відпустці за власний рахунок або на лікарняному (лікарняний листок подав у іншому місяці)
106
Зазначається кількість осіб, яким нараховувалося грошове забезпечення. Рахуються за кількістю таких осіб у Додатку Д1
107
Пропускається
108
Кількість жінок рахується за позначкою «Ж» у гр. 6 Додатка Д1
109
Кількість чоловіків рахується за позначкою «Ч» у гр. 6 Додатка Д1
110
Вказується кількість новостворених робочих місць (у місяці створення). Така кількість рахується не за фактом працевлаштування, а за наказом про затвердження в установі/організації штатного розпису або внесення змін до нього. Заповнюється у разі:
збільшення штатної чисельності, якщо не було скорочення СКШП за попередні 12 місяців;
для робочих місць, створених шляхом модернізації технологій;
* якщо рядок не заповнюється, то в електронній версії – поле залишається пустим, у паперовій – ставиться прочерк;
** при розрахунку кількості працівників (СКШП і ОКШП) слід керуватися Інструкцією зі статистики кількості працівників, наказ Держстату від 28.09.2005 р. № 286 (за текстом – Інструкція № 286). Уже пораховану кількість можна знайти й у статистичній звітності, що подає установа (форма 1ПВ, місячна/квартальна)
Декретниця рахується у обліковій кількості працівників (ОКШП), але не включається до середньооблікової (СКШП).
Заповнення зведеної інформації про ЄСВ
Після заповнення заголовної та проміжної частини Зарплатного звіту переходимо до самого декларування – загальні суми нарахованого ЄСВ за квартал. Усі цифри – у грн з копійками.
Розглянемо у таблиці нижче заповнення найбільш поширеного – розділу 1, який стосується зарплати та виплатам за ЦПД. Увага: для заповнення розділу 1 заповніть спочатку Додаток Д1.
ЗАПОВНЕННЯ ЗВЕДЕНОЇ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ЄСВ ЗА ПРАЦІВНИКАМИ (РОЗДІЛ I)
дані про додатки, діяльність установи і кількість працівників
Ряд.
Як заповнити
1*
Усі дані беруться з гр. 16 Додатка Д1, рахується як зарплатуа так і виплати за ЦПД. Тут не має бути виплат, які не обкладаються ЄСВ. Усі суми наводяться без обмеження максимальною базою ЄСВ
1.1-1.5
2*
Усі дані для ряд. 2.1-2.4 беруться з гр. 17 Додатка Д1, тобто з урахуванням обмеження у максимальній базі ЄСВ (15 мінімальних зарплат, січень-березень 2024 – 106500 грн; квітень-грудень 2024 – 120000 грн).
Усі дані для ряд. 2.5 беремо з гр. 18 Додатка Д1. Це так звана ЄСВ-різниця, коли дохід працівника за місяць менший за мінімальну базу ЄСВ (мінімальну зарплату)
2.1-2.5
3*
Вказуються суми ЄСВ за різними категоріями страхувальників. В основі заповнення – вибірка за гр. 20 Додатка Д1
3.1-3.6
4*
Заповнюються лише при виправленні помилок, коли ЄСВ був занижений, наприклад була занижена сума доходу або не застосована додаткова база ЄСВ
4.1-4.3
5*
Заповнюються лише при виправленні помилок. Це 0,1% від суми зазначеної у відповідному ряд. 4. Пеня рахується з 1-го кал. дня виникнення по день фактичної сплати**
5.1
6*
Заповнюються лише при виправленні помилок, коли ЄСВ був завищений. Наприклад, ЄСВ був нарахований на виплати, які не є базою його обкладання (разову матдопомогу, вихідну допомогу тощо) або була застосована мінімальна база ЄСВ там, де не слід. Ця сума зменшує ЄСВ до сплати за звітний період у ряд. 7
6.1-6.3
7
Рахується загальна сума ЄСВ до сплати у розрізі кожного місяця
8
Зазначається загальна сума сплати ЄСВ за квартал (сума 3-х місяців за ряд. 7)
* наводиться загальна сума за підлеглими рядками;
** Тимчасово на період дії воєнного, надзвичайного стану та 3 місяці після їхнього скасування також не нараховується пеня, а нарахована пеня підлягає списанню (пп. 922 Прикінцевих і перехідних положень Закону про ЄСВ)
Щодо інших розділів звіту, то розділ 2 з грошового забезпечення військовослужбовців у цілому заповнюється аналогічно розділу 1 – теж на основі Додатка Д1. Щодо розділу 3 – використовуються дані Додатка Д2. При заповненні розділів 2 і 3 слід керуватися Порядком № 4.
Подайте Доповнення до Звіту (під загальною таблицею – поле внизу), якщо виникли складнощі й певна невизначеність у його заповненні (немає потрібного рядка, є сумніви щодо правильності заповнення тощо). Доповнення подається у довільній формі, де й поясніть нюанси власних розрахунків і заповнення форми Звіту.
☛Сумнівні питання заповнення Звіту та пояснення власних дій викладіть у Доповненні до Податкового розрахунку у довільній формі.
Заповнення Додатка Д1 (ЄСВ)
Додаток Д1 містить лише суми, які входять до бази нарахування ЄСВ. Усі доходи зазначаються персоналізовано.
Зверніть увагу, що за однією особою може бути й декілька рядків за різними виплатами, наприклад коли було нараховано доходи:
за різними кодам категорій застрахованої особи або які мають різний КТН;
за майбутні або минулі місяці, наприклад лікарняні, декретні, винагорода за виконані роботи, за якими строк перевищує місяць тощо. Такі доходи наводяться з прив’язкою до того місяця, за який вони нараховані у гр. 10 Додатка Д1. Виняток – зарплата, яка нараховується за минулі місяці при виправленні помилки. Така зарплата у гр. 10 датується місяцем нарахування;
Інформація з Додатка Д5 у подальшому використовується для накопичення даних про трудову діяльність працівників, у т.ч. облік страхового стажу та для формування електронних трудових книжок.
☛ Військовий збір відтепер, як і ПДФО, розраховується персоніфіковано — окремо за кожною особою й кожною ознакою доходу
Відповідальність за Зарплатний звіт
Податковий розрахунок має статус податкової декларації і на нього поширюються традиційні у цьому випадку штрафи. Так, за неподання Звіту штраф – 1020 грн, а при повторному протягом року – уже 2040 грн (п. 119.1 ПКУ).
