Коли та як подавати додаток Д5 до Податкового розрахунку — пояснення від експерта. Тримайте зразок та приклад заповнення додатку Д5 до Податкового розрахунку
Додаток Д5 до Податкового розрахунку призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Хоч першочергово реєстрація застрахованої особи відбувається через повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Натомість Додаток Д5 відображає усі відомості про трудові, цивільно-правові відносини з роботодавцем, їх зміну. Роботодавці з числа окремих держорганів, військових частин, установ, закладів у Додатку Д5 також відображають відомості про проходження військової служби. З’ясуємо, за яких підстав його подавати та як правильно заповнювати у різних робочих ситуаціях.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: коли подавати
Додаток Д5 до Податкового розрахунку подавайте, щоб зареєструвати застрахованих осіб у Держреєстрі, а також зафіксувати події, щоб призначити пенсії, матеріальне забезпечення, страхові виплати.
Подавайте його лише якщо на те є підстави. Формуйте Додаток Д5, якщо протягом звітного періоду:
уклали або розірвали трудовий договір з фізичною особою (ФО) або договір ЦПХ на виконання робіт/надання послуг з ФО, яка не є ФОП;
уклали або розірвали цивільно-правовий договір із ФОП, якщо виконані роботи /надані послуги не відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
уклали або розірвали трудовий договір із ФО, яку працевлаштували на нове робоче місце;
перемістили з одного структурного підрозділу до іншого, перевели працівника на іншу постійну посаду або роботу у того ж роботодавця;
призначали на нову посаду;
особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини, військового навчального закладу, установи тощо). Ця підстава не стосується звичайних роботодавців. Вона — лише для військових частин, інших військових формувань, військових навчальних закладів, установ тощо. Саме такі страхувальники відображають відповідну інформацію про своїх застрахованих осіб, які проходять службу в цих структурах. Тому, якщо працівника звичайного роботодавця призвали на строкову службу або працівник уклав контракт, цьому роботодавцеві не потрібно формувати Д5 і показувати початок та закінчення служби;
Якщо у звітному кварталі не було жодної зі згаданих подій, Додаток Д5 не формуйте і не подавайте (п. 5 розд. ІV Порядку № 4).
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: звітний період та строки подання
Додаток Д5 у складі Податкового розрахунку подавайте за звітний місяць лише за наявності підстав, які щойно розглянули. Строк подання — протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця.
Зауважте, з переходом на місячну форму звітування відпала потреба подавати Податковий розрахунок, у т. ч. Додаток Д5 з типом «Звітний» як «Довідковий». Такий тип нова форма Податкового розрахунку не містить. .
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: реквізити
Реквізити Додатка Д5 до Податкового розрахунку
Рядок 01. Залежно від того, який Д5 подаєте, позначайте його відповідний тип:
«Звітний»;
«Звітний новий»;
«Уточнюючий».
Позначайте Д5 типом:
«Звітний» — якщо подаєте Д5 у складі Податкового розрахунку за звітний період уперше;
«Звітний новий» — якщо виявили помилки у «Звітному» Д5 та уточнюєте відомості до закінчення граничного строку його подання. Коригуйте дані на підставі інформації зі звітів «Звітний» та «Звітний новий», які попередньо подали за такий звітний період;
«Уточнюючий» — якщо виявили помилки та уточнюєте відомості після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за відповідний звітний період.
Рядок 02. Зазначайте рік та місяць, за який подаєте Д5.
Рядок 03. Заповнюйте відомості про страхувальника, тобто роботодавця.
Рядок 031. Зазначте код ЄДРПОУ роботодавця.
Рядок 032. Не заповнюйте. У цьому рядку зазначають код ЄДРПОУ ліквідованого страхувальника лише коли Додаток Д5 подає правонаступник у складі Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий» за осіб, що перебували в трудових відносинах чи відносинах цивільно-правового характеру зі страхувальником, якого ліквідували.
Рядок 033. Не заповнюйте. У цьому рядку зазначають код філії лише коли страхувальник подає відомості у Додатку Д5 у складі Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий».
2 — наймані працівники (без трудової книжки), тобто сумісники;
3 — особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру;
4 — особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку;
5 — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
6 — особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
7 — особи, із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами;
8 — особи із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу;
9 — особи, які є гіг-спеціалістами за гіг-контрактом.
Графа10. Зазначайте щодо застрахованої особи лише дати, що відповідають звітному місяцю.
Графа 12. Заповнюйте, якщо протягом звітного періоду переводили працівника на іншу посаду або роботу у того ж роботодавця, а також якщо перемістили особу з одного структурного підрозділу до іншого. Якщо будь-яка з цих подій відбулася, в графі 12 зазначайте «1 — так», а якщо ні — зазначайте «0 — ні».
Графа 20. Призначена, щоб виправляти помилки у Додатку Д5 з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий». Якщо рядок потрібно ввести, у цій графі зазначайте ознаку «0», а якщо вилучити — ознаку «1». Отже, щоб виключити один помилковий рядок із попереднього Додатка Д5, повторіть усі графи такого рядка і у графі 20 зазначте «1» — на виключення рядка. Щоб увести новий або пропущений рядок, повністю заповніть всі його графи, зокрема, неправильні відомості замініть на правильні, і у графі 20 зазначте «0» — на введення рядка. Якщо необхідно лише додати інформацію, то тільки введіть рядок та проставте ознаку «0».
Таблична частина
Тепер розглянемо, як заповнити табличну частину Додатка Д5 з типом «Звітний» на прикладах різних робочих ситуацій.
прийняв 10 червня на основне місце роботи працівника — Кущ Іван Петрович, посада двірника (код КП 9162), наказ від 09.06.2025 № 15-ос;
звільнив 11 червня за власним бажанням з основного місця роботи працівника — Коваль Степан Олексійович, посада сторожа (код КП 9152), наказ від 10.06.2025 № 16-ос.
Як відобразити ці події у Д5 за червень 2025 року
Позаяк роботодавець прийняв та звільнив працівників на/з основного місця роботи, у графі 07 зазначте категорію особи «1». У графі 10 зазначте дату початку/закінчення трудових відносин. Дату проставляйте без крапок. У графі 16 обов’язково вкажіть дату та номер наказу, на підставі якого прийняли/звільнили працівників. При цьому щодо працівника, якого звільнили, у графі 17 зазначте статтю КЗпП на підставі якої це зробили.
Як заповнити Д5 для Прикладу 1, див. Табл.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: зразок заповнення
ПРИКЛАД 2. З відпустки по вагітності у відпустку по догляду
У бухгалтера (код КП 3433) Мацай Ганни Петрівни 10 червня 2025 року закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (наказ від 05.02.2025 № 18-в). З 11 червня 2025-го їй надали відпустку по догляду за дитиною до трьох років (наказ від 08.06.2025 № 42-в). Як це відобразити у Додатку Д5 за червень 2025 року?
У Додатку Д5 щодо такої працівниці сформуйте два рядки:
один — з датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, у графі 07 зазначте категорію особи «5»;
другий — з датою початку відпустки по догляду за дитиною до трьох років, у графі 07 зазначте категорію особи «6».
Дорошенко Олену Вікторівну, яка працює за основним місцем роботи, з 12 червня 2025 року перевели з посади касира (код КП 4211) на посаду бухгалтера (код КП 3433), наказ від 09.06.2025 № 29-ос. Як це відобразити у Д5 за червень 2025 року?
Щоб відобразити у Додатку Д5 переведення працівниці на іншу посаду, зазначте категорію особи (графа 07), реєстраційний номер облікової картки платника податків, прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи. Переведення відобразіть двома рядками:
у першому у графі 10 «дата закінчення» проставте останній день трудових відносин за попередньою посадою (на посаді касира) — 11062025;
у другому у графі 10 «дата початку» — дату, з якої працівницю перевели на посаду бухгалтера — 12062025.
У графі 12 обов’язково зазначте «1» — спеціальну позначку, яка підтверджує, що інформація, яку навели, пов’язана з переведенням застрахованої особи на іншу посаду/роботу чи переміщенням до іншого підрозділу. У графі 16 проставте реквізити наказу, на підставі якого відбулася ця подія.
