Коли та як подавати додаток Д5 до Податкового розрахунку – пояснення від експерта. Тримайте зразок та приклад заповнення додатку Д5 до Податкового розрахунку.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Хоч першочергово реєстрація застрахованої особи відбувається через повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Натомість Додаток Д5 відображає усі відомості про трудові, цивільно-правові відносини з роботодавцем, їх зміну. Роботодавці з числа окремих держорганів, військових частин, установ, закладів у Додатку Д5 також відображають відомості про проходження військової служби. З’ясуємо, за яких підстав його подавати та як правильно заповнювати у різних робочих ситуаціях.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: коли подавати
Додаток Д5 до Податкового розрахунку подавайте, щоб зареєструвати застрахованих осіб у Держреєстрі, а також зафіксувати події, щоб призначити пенсії, матеріальне забезпечення, страхові виплати.
Подавайте його лише якщо на те є підстави. Формуйте Додаток Д5, якщо протягом звітного періоду:
уклали або розірвали трудовий договір з фізичною особою (ФО) або договір ЦПХ на виконання робіт/надання послуг з ФО, яка не є ФОП;
уклали або розірвали трудовий договір із ФО, яку працевлаштували на нове робоче місце;
перемістили з одного структурного підрозділу до іншого, перевели працівника на іншу постійну посаду або роботу у того ж роботодавця;
призначали на нову посаду;
особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)). Ця підстава не стосується звичайних роботодавців. Вона – лише для військових частин, інших військових формувань, військових навчальних закладів, установ тощо. Саме такі страхувальники відображають відповідну інформацію про своїх застрахованих осіб, які проходять службу в цих структурах. Тому, якщо працівника звичайного роботодавця призвали на строкову службу або працівник уклав контракт, цьому роботодавцеві не потрібно формувати Д5 і показувати початок та закінчення служби;
Через Додаток Д5 об’єднаного звіту з ЄСВ, ПДФО та військового збору роботодавці подають відомості про трудові відносини осіб, зокрема про період їх початку та закінчення. Як бути, якщо бухгалтер помилився під час його заповнення?
Якщо у звітному кварталі не було жодної зі згаданих подій, Додаток Д5 не формуйте і не подавайте (п. 5 розд. ІV Порядку № 4).
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: звітний період та строки подання
Додаток Д5 у складі Податкового розрахунку подавайте окремо за кожний квартал без розбивки за місяцями звітного кварталу. Строк подання – протягом 40 календарних днів (к. дн.), що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Востаннє роботодавці звітуватимуть за квартальною формою звіту за IV квартал 2024 року.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку за звітний квартал формуйте не за кожен місяць кварталу окремо, а один за квартал. Керуйтеся формою Д5, а на рекомендацію Порядку № 4 зазначати у рядку 02 Д5, зокрема, «номер місяця у звітному кварталі (цифрове значення від 1 до 3)», не зважайте (абз. 22 п. 5 розд. ІV Порядку № 4).
Зауважте, роботодавець може подавати Д5 не лише за звітний квартал, а й протягом поточного кварталу. Йдеться про Д5 з типом «Звітний» як «Довідковий». Його подавайте, щоб надати інформацію відповідним фондам, якщо призначили застрахованим особам пенсії, страхові виплати або допомогу по безробіттю.
Строки, щоб подавати Податковий розрахунок, зокрема й Д5, з типом «Звітний» як «Довідковий», Порядок № 4 не встановлює. Але ПФУ роз’яснив, що його подають у межах звітного кварталу, якщо настала відповідна подія (Лист № 2800). Отже, якщо мали підстави, щоб подати довідкову інформацію за місяці ІV кварталу 2024 року, то «Довідковий» Д5 разом з Податковим розрахунком типу «Звітний» як «Довідковий» потрібно було подати винятково до 31 грудня 2024 року.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: реквізити
Реквізити Додатка Д5 до Податкового розрахунку
Рядок 01. Залежно від того, який Д5 подаєте, позначайте його відповідний тип:
«Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»,
«Довідковий» (якщо подаєте довідковий, потрібно поставити галочки навпроти типів форм «Звітний» та «Довідковий»).
«Звітний» – якщо подаєте Д5 у складі Податкового розрахунку за звітний період уперше;
«Звітний новий» – якщо виявили помилки у «Звітному» Д5 та уточнюєте відомості до закінчення граничного строку його подання. Коригуйте дані на підставі інформації зі звітів «Звітний» та «Звітний новий», які попередньо подали за такий звітний період;
«Уточнюючий» – якщо виявили помилки та уточнюєте відомості після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за відповідний звітний період;
«Довідковий» – якщо подаєте Д5 у складі Податкового розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» з позначкою «призначення пенсії» або «призначення інших соціальних виплат» у відповідному полі рядка 036.
Рядок 02. Зазначайте рік та квартал, за який подаєте Д5, та номер додатка в Розрахунку.
Рядок 036. Заповнюйте, лише якщо подаєте Д5 з типом «Довідковий», щоб призначити пенсії або інші соціальні виплати – зокрема, лікарняні, допомогу по вагітності та пологах, допомогу по безробіттю, якщо після звільнення працівник стає на облік у центрі зайнятості як безробітний. У такому разі проставте позначку у відповідній клітинці.
Графа 11. Зазначайте інформацію лише щодо сумісників, тобто осіб з категорією особи 2 (графа 07). Якщо відомості подаєте щодо внутрішнього сумісника, проставте ознаку «1», щодо зовнішнього – «0».
Графа 12. Заповнюйте, якщо протягом звітного періоду переводили працівника на іншу посаду або роботу у того ж роботодавця, а також якщо перемістили особу з одного структурного підрозділу до іншого. Якщо будь-яка з цих подій відбулася, в графі 12 зазначайте «1 – так», а якщо ні – зазначайте «0 – ні».
Графа 20. Призначена, щоб виправляти помилки за механізмом, який застосовували у Додатку 4ДФ. Заповнюйте лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Д5. Якщо рядок потрібно ввести, у цій графі зазначайте ознаку «0», а якщо вилучити – ознаку «1». Отже, щоб виключити один помилковий рядок із попереднього Д5, повторіть усі графи такого рядка і у графі 20 зазначте «1» – на виключення рядка. Щоб увести новий або пропущений рядок, повністю заповніть всі його графи, зокрема, неправильні відомості замініть на правильні, і у графі 20 зазначте «0» – на введення рядка. Якщо необхідно лише додати інформацію, то тільки введіть рядок та проставте ознаку «0».
Таблична частина
Тепер розглянемо, як заповнити табличну частину Д5 з типом «Звітний» на прикладах різних робочих ситуацій.
ПРИКЛАД 1. Прийом/звільнення
Роботодавець протягом ІV кварталу 2024 року:
прийняв 10 жовтня на основне місце роботи працівника – Кущ Іван Петрович, посада двірника (код КП 9162), наказ від 09.10.2024 № 15-ос;
звільнив 11 жовтня за власним бажанням з основного місця роботи працівника – Коваль Степан Олексійович, посада сторожа (код КП 9152), наказ від 10.10.2024 № 16-ос.
Як відобразити ці події у Д5 за ІV квартал 2024 року?
Позаяк роботодавець прийняв та звільнив працівників на/з основного місця роботи, у графі 07 зазначте категорію особи «1». У графі 10 зазначте дату початку/закінчення трудових відносин. Дату проставляйте без крапок. У графі 16 обов’язково вкажіть дату та номер наказу, на підставі якого прийняли/звільнили працівників. При цьому щодо працівника, якого звільнили, у графі 17 зазначте статтю КЗпП на підставі якої це зробили.
Як заповнити Д5 для Прикладу 1, див. Табл.
Додаток Д5 до Податкового розрахунку: зразок заповнення
ПРИКЛАД 2. З відпустки по вагітності у відпустку по догляду
У бухгалтера (код КП 3433) Мацай Ганни Петрівни 10 листопада 2024 року закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (наказ від 05.07.2024 № 18-в). З 11 листопада 2024-го їй надали відпустку по догляду за дитиною до трьох років (наказ від 08.11.2024 № 42-в). Як це відобразити у Д5 за ІV квартал 2024 року?
У Д5 щодо такої працівниці сформуйте два рядки:
один – з датою закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, у графі 07 зазначте категорію особи «5»;
другий – з датою початку відпустки по догляду за дитиною до трьох років, у графі 07 зазначте категорію особи «6».
Дорошенко Олену Вікторівну, яка працює за основним місцем роботи, з 12 грудня 2024 року перевели з посади касира (код КП 4211) на посаду бухгалтера (код КП 3433), наказ від 09.12.2024 № 29-ос. Як це відобразити у Д5 за IV квартал 2024 року?
Щоб відобразити у Д5 переведення працівниці на іншу посаду, зазначте категорію особи (графа 07), реєстраційний номер облікової картки платника податків, прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи. Переведення відобразіть двома рядками:
у першому у графі 10 «дата закінчення» проставте останній день трудових відносин за попередньою посадою (на посаді касира) – 11 грудня 2024 року;
у другому у графі 10 «дата початку» – дату, з якої працівницю перевели на посаду бухгалтера – 12 грудня 2024 року.
У графі 12 обов’язково зазначте «1» – спеціальну позначку, яка підтверджує, що інформація, яку навели, пов’язана з переведенням застрахованої особи на іншу посаду/роботу чи переміщенням до іншого підрозділу. У графі 16 проставте реквізити наказу, на підставі якого відбулася ця подія.
