Роботодавці нерідко приймають працівників на роботу за сумісництвом. Законодавство цього не забороняє, адже будь-який працівник має право укласти трудовий договір як в одній, так і в декількох установах, якщо інше не передбачає законодавство, колективний договір або угода сторін (ч. 2 ст. 21 КЗпП). Сумісництво може бути як зовнішнім, так і внутрішнім. Однак у будь-якому з випадків, щоб його оформити, з працівником слід укласти трудовий договір та повідомити орган ДПС про прийняття працівника на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП). Крім того, бухгалтер має відображати сумісників у Розрахунку, зокрема, за ІІІ квартал 2024 року. З’ясуємо, якими правилами керуватися, щоб показати інформацію про сумісників у Додатках Д5, Д1 та 4ДФ до Розрахунку, та як застосувати ці правила в конкретних робочих ситуаціях.
За якими правилами відобразити в Додатках Д5 та Д1
Додаток Д5
У Додатку Д5 до Розрахунку відображають осіб, з якими роботодавець уклав або розірвав трудовий договір, зокрема й сумісників.
Якщо у звітному періоді уклали трудовий договір із сумісником, в табличній частині Додатку Д5 до Розрахунку зазначте:
- у графі 7 «Категорія особи» – категорію особи «2», тобто наймані працівники без трудової книжки (для сумісників як внутрішніх, так і зовнішніх);
- графі 10 «Період … /дата початку…» – дату першого робочого дня у форматі ДДММРРРР за укладеним трудовим договором;
- графі 11 «Внутрішній сумісник (1 – так, 0 – ні)» – ознаку «1», якщо відомості подаються щодо внутрішнього сумісника, та «0» – щодо зовнішнього;
- графі 13 «Професійна назва роботи» – професійну назву роботи;
- графі 14 «Код класифікатора професій» – код професії зовнішнього чи внутрішнього сумісника відповідно до Класифікатора професій;
- графі 15 «Посада» – найменування посади, що містить наказ про прийняття на роботу, адже в трудовій книжці запис про роботу за сумісництвом не роблять;
- графі 16 «Документ підстава …» – вид розпорядчого документу та його реквізити, який є підставою укладення трудового договору (наказ про призначення).
Якщо у звітному періоді припинили трудовий договір із сумісником, у графах 7, 11, 13–15 табличної частини Додатку Д5 до Розрахунку зазначте аналогічні відомості. Окрім цього зазначте:
- у графі 10 «Період … /дата закінчення…» – дату останнього робочого дня у форматі ДДММРРРР за трудовим договором, який припинили;
- графі 16 «Документ підстава …» – вид розпорядчого документу та його реквізити, який є підставою припинення трудового договору (наказ про звільнення);
- графі 17 «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» – відповідний пункт, частину, статтю КЗпП або закону, на підставі яких у звітному періоді звільнили сумісника.
Якщо у звітному періоді сумісника прийняли, а потім звільнили, у табличній частині Додатку Д5 відомості зазначаються двома рядками:
- про прийняття;
- звільнення.
Пояснюється це тим, що для цих подій маємо один спільний реквізит – графа 16, яку потрібно заповнити під час прийняття (наказ про призначення) та у разі звільнення (наказ про звільнення). Тож одним рядком не відобразити прийняття та звільнення сумісника протягом звітного періоду.
Якщо у звітному місяці із сумісником було укладено договір ЦПХ, відомості про нього відображаємо додатково окремим рядком за категорією особи – 3 у графі 7.
Розглянемо, як відобразити відомості про сумісника в Додатку Д5 до Розрахунку на Прикладах 1 та 2.
ПРИКЛАД 1. Прийом та звільнення зовнішнього сумісника
Роботодавець у ІІ кварталі 2024 року перебував у трудових відносинах із зовнішнім сумісником Сидором Іваном Петровичем, посада двірника (код КП 9162):
- дата прийняття на роботу – 13.05.2024, наказ від 10.05.2024 № 45-ос;
- дата звільнення з роботи – 30.06.2024, наказ від 28.06.2024 № 48-ос, підстава – п. 2 ст. 36 КЗпП.
Як відобразити ці події в Додатку Д5 до Розрахунку за ІІ квартал 2024 року?
Відомості про прийняття та звільнення зовнішнього сумісника Сидора Івана Петровича, якого прийняли на роботу і в тому ж кварталі звільнили, слід відобразити у Додатку Д5 до Розрахунку за ІІ квартал 2024 року двома рядками. Про зовнішнє сумісництво працівника зазначте за допомогою категорії особи «2» в графі 7, а також ознаки «0» у графі 11.
Зразок заповнення Додатку Д5 до Розрахунку типу «Звітний» за ІІ квартал 2024 року у разі прийому і звільнення зовнішнього сумісника
У Додатку Д5 до Розрахунку слід викоремлювати внутрішніх сумісників за допомогою категорії особи «2» у графі 7, а також ознаки «1» у графі 11.
ПРИКЛАД 2. Переведення внутрішнього сумісника
Впродовж ІІ кварталу 2024 року роботодавець перевів працівницю Мороз Олену Іванівну, яка працює за внутрішнім сумісництвом, з посади касира (код КП 4211) на посаду бухгалтера (код КП 3433), дата переведення – 13.05.2024, наказ про переведення від 10.05.2024 № 46-ос. Як відобразити цю подію у Додатку Д5 за ІІ квартал 2024 року?
Відомості про переведення внутрішнього сумісника Мороз Олени Іванівни на іншу посаду треба відобразити у Д5 до Розрахунку за ІІ квартал 2024 року одним рядком, для цього зазначте у графі 12 – «1».
Про внутрішнє сумісництво працівника зазначте за допомогою категорії особи «2» у графі 7, а також ознаки «1» – у графі 11.
Зразок заповнення Додатку Д5 до Розрахунку типу «Звітний» за ІІ квартал 2024 року у разі переведення внутрішнього сумісника
Коли донараховувати ЄСВ до мінімальної бази
Додаток Д1
У Додатку Д1 до Розрахунку відображають доходи працівників, на які нараховують ЄСВ. Якщо у ньому відображаються доходи внутрішніх або зовнішніх сумісників, у графі 22 «Ознака наявності трудової книжки (1 – так, 0 – ні)» зазначається «0» – без трудової книжки. Доходи внутрішнього сумісника, які йому нарахували за посадою за сумісництвом, завжди відображаються у Додатку Д1 до Розрахунку окремо від його інших доходів, зокрема й тих, які нарахували за основним місцем роботи.
Кількість календарних днів у трудових відносинах із внутрішнім сумісником у графі 14 проставляється в одному рядку – в тому, в якому зазначили суму зарплати за основним місцем роботи.
У Додатку Д1 до Розрахунку внутрішніх та зовнішніх сумісників позначаються за допомогою графи 21 та ознаки «0» – без трудової книжки.
Суми відпускних, лікарняних, декретних, які нарахували внутрішньому суміснику за основним місцем роботи і за сумісництвом, відображаються в Додатку Д1 до Розрахунку в окремих рядках.
Якщо база нарахування ЄСВ менша за МЗП, ЄСВ донараховується до мінімального страхового внеску лише внутрішньому суміснику. Для цього до бази нарахування ЄСВ за відповідний місяць виключається його сукупний дохід за основним місцем роботи та за внутрішнім сумісництвом. При цьому, якщо загальна сума зарплати, зокрема й за сумісництво, за відповідний місяць не перевищує розміру МЗП за цей місяць, сума ЄСВ розраховується з розміру МЗП (Лист ДФС від 29.01.2016 р. № 1394/5/99-99-17-03-03-16).
Щодо зовнішнього сумісника, то йому нараховується ЄСВ на фактичну суму зарплати. Так само слід діяти, якщо нараховується ЄСВ на зарплату працівника – особи з інвалідністю за ставкою 8,41%.
Якщо внутрішній сумісник одночасно виконує роботи/надає послуги за ЦПД, до мінімальної бази нарахування ЄСВ за звітний місяць включається і зарплата за обома місцями роботи, і сума винагороди за ЦПД (Лист ДФС від 03.03.2017 р. № 4496/6/99-95-42-02-15).
Розглянемо, як відобразити доходи сумісників у Додатку Д1 до Розрахунку на Прикладі 3.
ПРИКЛАД 3. Нарахування зовнішньому та внутрішньому сумісникам
У роботодавця працює двоє сумісників на 0,5 ставки, а саме:
- зовнішній – Коваль Сергій Григорович (ІПН 1111111111);
- внутрішній – Берлізов Олег Васильович (ІПН 2222222222).
За травень 2024 роботодавець нарахував:
- Ковалю С.Г. – зарплату в сумі 6000 грн, ЄСВ – 1320 грн.
Працівнику Берлізову О.В. за травень 2024 було нараховано:
- за основним місцем роботи – зарплату в сумі 3895,24 грн та ЄСВ – 856,95 грн, лікарняні за 5 днів травня – 852,38 грн та ЄСВ з них – 187,52 грн;
- за місцем роботи за сумісництвом – зарплату в сумі 2595,25 грн та ЄСВ – 416,96 грн, лікарняні за 5 днів травня – 425,57 грн та ЄСВ з них – 93,63 грн.
Як відобразити ці нарахування в Додатку Д1 за липень до Розрахунку за ІІ квартал 2024 року?
Зарплату зовнішньому суміснику Ковалю С. Г. слід відобразити в окремому рядку, в графі 21 треба зазначити ознаку «0» – без трудової книжки, а в графі 22 – «1» – ознаку неповного робочого часу. Хоча зарплата зовнішнього сумісника за липень 2024-го менша за МЗП за цей місяць (6000 < 8000), доплата ЄСВ до мінімального страхового внеску не проводиться. ЄСВ зовнішньому суміснику нараховується тільки на фактичну суму зарплати.
Щодо внутрішнього сумісника Берлізова О.В., то суми, які йому нарахували за основним місцем роботи та за сумісництвом, слід показати в окремих рядках. Кількість календарних днів у трудових відносинах у графі 14 треба проставити лише в рядку, в якому зазначили суму нарахованої зарплати за основним місцем роботи. У цьому ж рядку відображається кількість календарних днів тимчасової непрацездатності в графі 12.
Крім того, позаяк у працівника сукупний розмір доходу за травень 2024-го за основним місцем роботи та за сумісництвом (= 3895,24 + 852,38 + 2595,25+ 425,57 = 7768,44) менший за МЗП (7768,44 < 8000), донараховуються ЄСВ до мінімального страхового внеску в розмірі 50,94 грн ((8000 – 7768,44) × 0,22 = 231,56 × 0,22). Така сума різниці відображається у Додатку Д1 до Розрахунку окремим рядком, при цьому, зокрема зазначається:
- у графі 9 – код типу нарахувань «13»;
- графі 18 – суму різниці 231,56 (= 8000 – 7768,44);
- графі 20 – суму ЄСВ, нарахованого на різницю;
- графі 21 – ознаку «1» – з трудовою книжкою;
- у графі 22 – ознаку «1» – неповний робочий час.
Зразок заповнення табличної частини Додатку Д1 за липень до Розрахунку типу «Звітний» за ІІ квартал 2024 року у разі нарахування доходів зовнішньому та внутрішньому сумісникам
Як показати нараховані доходи в Додатку 4ДФ
Додаток 4ДФ
У Додатку 4ДФ до Розрахунку відображаються будь-які оподатковувані і неоподатковувані доходи, які протягом звітного періоду нарахували/виплатили на користь фізичних осіб, зокрема й сумісників.
Позаяк працівників-сумісників працевлаштовують за трудовими договорами, перш за все, враховується їхня кількість у рядку 02 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» в Додатку 4ДФ до Розрахунку.
Якщо працівник є внутрішнім сумісником, тобто працює в роботодавця одночасно за основним місцем роботи і за сумісництвом, то, в рядку 02 його обліковувати слід як одну особу.
Щодо розділу 1 Додатку 4ДФ до Розрахунку, то доходи фізичних осіб у ньому відображають тільки за РНОКПП (податковими номерами; ІПН). При цьому щодо кожної фізичної особи заповнюють стільки рядків, скільки ознак доходів вона має (п. 4 розд. ІV Порядку № 4. Отже, при виплаті зарплати працівнику, що працює за основною посадою і за сумісництвом, ці доходи слід відображати одним рядком з ознакою доходу «101» (ЗІР; категорії 103.25).
Зауважте, якщо протягом звітного періоду основного працівника додатково працевлаштували на місце роботи за внутрішнім сумісництвом, графу 7 розділу І Додатка 4ДФ до Розрахунку щодо дати прийняття на роботу такого працівника за сумісництвом заповнювати не потрібно. Адже місце роботи працівника не змінилося, позаяк він поряд зі своєю основною роботою виконує роботу за внутрішнім сумісництвом у того самого роботодавця (Лист ДФС від 24.07.2019 р. № 668/2/99-99-13-02-03-13).
Проте, якщо працівника у звітному кварталі звільнили з основного місця роботи, а потім прийняли на ту саму посаду за сумісництвом, його слід відображати в Додатку 4ДФ до Розрахунку його зарплату двома рядками: в першому – до дати звільнення, а в другому – з дати початку роботи за новим трудовим договором.
