експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Як правильно провести розрахунок при звільненні працівника: зарплата за відпрацьовані дні, компенсація невикористаної відпустки, вихідна допомога, аліменти, податки, Додаток 4ДФ. Пояснюємо на прикладах 2026 року, як уникнути помилок та зробити все правильно
Виплата розрахункових при звільненні — терміни й відповідальність
Останнім днем виплата розрахункових при звільненні є день звільнення. Цей день він також має відпрацювати. У цей же день працівнику слід видати трудову книжку (ст. 116 КЗпП). Якщо розрахунок пройшов невчасно, то за дні прострочення працівнику треба платити середній заробіток (ст. 117 КЗпП).
Якщо строк остаточного розрахунку порушити, то загрожує «трудовий» штраф у розмірі 3-х мінімальних зарплат (ст. 265 КЗпП), що у січні–грудні 2026 року становить 25 941 грн (= 8647 грн × 3).
При цьому виплата середнього заробітку працівнику не звільняє установу від штрафу. Крім цього штрафу, на посадових осіб установи може бути може бути накладений ще й адміністративний — 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).
Остаточний розрахунок при звільненні: з чого складається
При звільненні з роботи розрахунок з працівником проводиться з наступними складовими:
зарплата за відпрацьований місяць, включаючи день звільнення;
компенсація за невикористані дні щорічної відпустки. При цьому слід врахувати відпустки минулих років, якщо такі є. Також треба оплатити і накопичені дні щорічної додаткової відпустки та соціальної відпустки на дітей;
вихідна допомога, якщо звільнення відповідає умовам її виплати (про них — читайте далі).
Окрім цих усіх нарахувань може бути ще й утримання, — порахувати надміру оплачені дні щорічної відпустки, якщо працівник уже був у щорічні відпустці, адже він міг використати повну кількість днів.
Тепер про всі ці виплати детальніше.
Увага: потрібно утримати надміру виплачені раніше відпускні за зайве «відгуляні» дні, якщо таке було.
Як розрахувати зарплату за місяць звільнення
Заплата у місяці звільнення нараховується як звичайно, вона нічим не особлива. Однак треба звернути увагу на те, що:
доплата до мінімальної зарплати визначається як завжди, ніяких винятків. При цьому компенсація відпусток, вихідна допомога — не враховуються при визначенні цієї доплати, так як це все виплати за невідпрацьований час. Якщо працівник відпрацював неповний робочий місяць, то доплата до мінімальної зарплати вираховується пропорційно;
індексація зарплати проводиться теж, як і звичайно, якщо виконуються відповідні умови для неї;
слід також провести перерахунок ПДФО. Він здійснюється в кінці року або при звільненні (пп. 169.4.2 ПКУ). Особливо це стосується тих працівників, які мали чи мають ПСП, перехідні відпускні і лікарняні (перехідні — це коли з одного місяця в інший).
Щодо перерахунку ПДФО — якщо його не зробити, то може вийти недоплата/переплата ПДФО за таким працівником, яка виявиться в кінці року (як правило, ПДФО за всіма працівниками перераховують наприкінці року). І тоді доведеться «шукати» цього працівника, аби вирішити проблему.
Увага: перерахунок ПДФО при звільненні — обов’язково.
Що б не вибрав працівник — піти перед звільненням у відпустку чи отримати компенсацію, але їхній розрахунок однаковий. Єдине тільки, що відпускні виплачуються перед виходом у відпустку, а компенсація відпусток — у день звільнення при остаточному розрахунку. Компенсація відпускних розраховується аналогічно самим відпускним. Однак при нарахуванні компенсації відпускних слід враховувати обмеження з абз. 2 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, який затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Дане обмеження застосовується щодо тих днів, які «зароблені» до 2024 року, тобто у 2023 році та раніше. Є Роз’яснення щодо порядку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 та після 31.12.2023. За цим обмеженням для оплати таких днів середня рахується лише виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. Усі дні, які зароблені з 01 січня 2024 року оплачуються вже за загальними правилами оплати відпусток, тобто з розрахунковим періодом 12 попередніх місяців. При звільненні у 2026 року дані правила все ще можуть бути актуальним, так як через обмеження відпусток з причин воєнного стану є багато працівників з днями, які були «зароблені» до 2024 року.
При звільненні також слід перерахувати кількість днів відпускних, на які працівник має право, так як можуть бути зайве оплачені. Наприклад, працівник використав повністю 24 дні своєї щорічної відпустки за робочий рік, а відпрацював лише 10 місяців з робочого року. Виходить, що 4 дні у нього зайво оплачені (= 24 – 24 × 10/12).
Як нарахувати вихідну допомогу при звільненні
Це єдина нестандартна виплата з усіх при звільненні. Однак її може й не бути. КЗпП визначає обов’язок її нарахування у випадках, які наведені у таблиці нижче.
КОЛИ НАРАХОВУЄТЬСЯ ВИХІДНА ДОПОМОГА ПРИ ЗВІЛЬНЕННІ ТА ЇЇ РОЗМІР
Для розрахунку вихідної допомоги слід скористатися уже згадуваним Порядком № 100. Правила беруться для 2-місячного розрахункового періоду. Послідовність дій така:
визначається сума зарплати за попередні 2 місяці, які йдуть перед місяцем звільнення;
визначається кількість відпрацьованих робочих днів за ці 2 місяці;
рахується середня кількість робочих днів за графіком роботи установи за 2 місяці (не фактично відпрацьованих, а саме тих, які мали б бути відпрацьовані взагалі, тобто за нормою, див. абз. 4 п. 8 Порядку № 100);
перемножується середньоденна зарплата та середня кількість робочих днів за графіком (абз. 1 п. 8 Порядку № 100). Результат — середньомісячний заробіток для нарахування та виплати вихідної допомоги для виплати одного середньомісячного заробітку;
якщо треба вихідна допомога за 3-місячний чи 6-місячний термін, то попередня цифра середньомісячного заробітку множиться відповідно на 3 або 6.
Розрахунок середньої зарплати при звільненні: які виплати включати
При розрахунку вихідної допомоги включати до розрахунку треба тільки доходи, нараховані за фактично відпрацьований час (п. 3 Порядку № 100). Це означає, що НЕ треба брати для розрахунку такі виплати (п. 4 Порядку № 100):
виплату за виконання доручень одноразового характеру;
одноразові виплати, наприклад компенсація відпустки, матеріальна допомога (будь-яка, як оподатковувана, так і ні);
компенсації днів перебування у відрядженні на основі середньої (однак треба звернути увагу на те, що даний пункт не стосується держслужбовців — у них дні відрядження завжди оплачуються як звичайні робочі дні);
вартість виданого спецодягу;
виплати до ювілейних дат і днів народження;
суми відшкодування шкоди;
деякі інші подібні виплати.
Звичайно, що при розрахунку кількості відпрацьованих днів не враховуються невідпрацьовані дні, тобто дні:
перебування у відпустці (як щорічній, так і без збереження зарплати);
перебування у декреті (як відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, так і відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років);
перебування на лікарняному;
призупинення трудових відносин у звʼязку з російською збройною агресією.
Оподаткування розрахунку при звільненні
Оподаткування розрахунку при звільненні має особливості:
зарплата та компенсація оплати відпусток оподатковуються ПДФО, військовим збором і ЄСВ — як звичайно. Код цих виплати у Додатку 4ДФ — «101». Донарахування ЄСВ на суму різниці з мінімальною базою ЄСВ 8647 грн — січень–грудень 2026) не здійснюється, якщо працівник не відпрацював повний місяць і звільнився раніше, ніж кінець місяця;
Необхідно також у Додатку 4ДФ поставити дату звільнення у графі 8 (у рядку з зарплатою, тобто рядку з кодом виплати «101»). Також до Податкового розрахунку мають бути заповнені і Додаток Д5 (дані про припинення трудових відносин, дата й наказ), і Додаток Д1 (ЄСВ на зарплату за місяць звільнення).
Висновки. При звільненні працівнику обов’язково слід виплатити зарплату за останній місяць і компенсацію відпустки, якщо він її не відбув. Також ще може бути вихідна допомога, але лише у випадках, які визначені КЗпП. Розрахунок вихідної допомоги здійснюється виходячи з виплат за останні 2 місяці.
