Розрахунок компенсації за невикористану відпустку

Компенсація за щорічну відпустку без звільнення – коли нараховується

Працівник може отримати грошову компенсацію за невикористану щорічну відпустку (основну або додаткову) без звільнення лише, якщо дотримуються такі умови (ст. 83 КЗпП):

• використано за рік не менше, ніж 24 календарних дні (к. дн.) щорічної відпустки (основної чи додаткової);
• компенсація – це власне бажання працівника, тобто від нього є заява й роботодавець його змусити не може;
• працівнику – не менше 18 років.

Зверніть увагу, що мова йде про компенсацію щорічних, а не інших, наприклад соціальних відпусток. І саме компенсацію щорічної відпустки можна отримати без звільнення. Однак мінімальна тривалість щорічної відпустки – якраз 24 к. дні. Отже, компенсація можлива лише у працівників з подовженою тривалістю щорічної основної відпустки або наявністю щорічної додаткової відпустки.

Якщо ж працівник має щорічну відпустку лише стандартної тривалості (24 к. дн.), то він може отримати компенсацію відпустки лише в одному випадку – при звільненні. У такому разі він може або перед звільненням піти у відпустку на всі дні та отримати відпускні, або ж одразу звільнитися й отримати компенсацію усіх невикористаних днів відпустки.

У звичайній ситуації замінити грошовою компенсацією можна лише частину щорічної відпустки. Повністю накопичені дні відпустки, у т.ч. відпустки «на дітей» можна повністю компенсувати лише при звільненні (!).

ТОП-4 теми з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році
• Шість роз’яснень про трудові відносини у воєнний час
• П'ять нестандартних ситуацій під час відрядження
• Як зазначати кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію

Компенсація щорічних подовжених і додаткових відпусток

Випадки подовжених відпусток можна знайти у Законі «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504 (далі – Закон про відпустки) та законодавстві, що регулює відносини у відповідній бюджетній сфері, наприклад у Законі «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889. Наприклад, це:

• педагогічні, наукові і науково-педагогічні працівники – щорічна відпустка 56 к. дн. (ст. 6 Закону про відпустки);
• особи з інвалідністю 3 групи – щорічна відпустка 26 к. дн. (ст. 6 Закону про відпустки);
• особи віком до 18 років – 31 к. день (ст. 6 Закону про відпустки);
• працівники, які мають роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, – додаткова щорічна відпустка до 35 к. дн. (ст. 7 Закону про відпустки);
• працівники, які мають особливий характер праці. Наприклад, відпустка за ненормований робочий день – до 7 к. дн. (ст. 8 Закону про відпустки);
• держслужбовці – 30 к. дн. (ст. 57 Закону про держслужбу);
• атестовані прокурори, судді, посадові особи органів місцевого самоврядування – додаткові відпустки за правилами спеціально призначеного для них законодавства.

Розглянемо декілька типових ситуацій.

Увага: 24 к. дн. – тільки їхнє перевищення можна замінити грошовою компенсацією. Виняток – звільнення, коли оплачуються всі дні

Ситуація 1 (подовжена щорічна основна відпустка). Доцент має «зароблену» щорічну відпустку – 56 к. днів. Отже, можна відпочити 24 к. дні, а за 32 к. дні отримати компенсацію. Це звичайна ситуація для працівників приймальних комісій закладів вищої освіти, які працюють влітку. Якщо ж такий доцент звільняється, то може отримати компенсацію й за всі 56 к. днів. Зверніть при цьому увагу, що він отримує право на компенсацію всіх 56 к. дн., якщо відпрацював не менше 10 місяців (абз. 2 ст. 24 Закону про відпустки). Наприклад, почав працювати 01 вересня 2022 року й звільнився 30 червня 2023 року.

Ситуація 2 (щорічна додаткова відпустка). Головний бухгалтер установи, у якій дана посада внесена до переліку тих, хто має право на додаткову відпустку за ненормований робочий день, має за рік 24 к. дні основної відпустки та 7 к. дн. такої додаткової. Він вирішує на 26 к. дн. піти у відпустку за 4 к. дн. отримати компенсацію (= 24 + 7 – 26). Цілком можливо, але за його заяви.

А як же бути з іншими додатковими та соціальними відпустками? І як змінюється ситуація при звільненні працівника? Розглянемо й це.

Калькулятор днів щорічної відпустки

Компенсація соціальних та інших додаткових відпусток

Щодо соціальних відпусток – компенсація також нараховується, але тільки при звільненні й не за всі види таких відпусток. Так, компенсації при звільненні підлягають такі види соціальних відпусток (див. ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки):

• мати, яка має 2-х дітей віком до 15 років;
• одинока мати;
• мати, яка усиновила дитину;
• мати, яка має дитину з інвалідністю підгрупи А І групи (або батько, якщо він виховує її без матері).

Нагадуємо, що тривалість таких додаткових відпусток «на дітей» – 10 к. днів без урахування святково-неробочих днів, а за наявності декількох підстав – 17 к. днів. При цьому такі відпустки не діляться на частини, тому працівник не може частину такої відпустки «відгуляти», а за частину – отримати компенсацію.

З соціальних та додаткових відпусток, які не належать до щорічних, грошовою компенсацією можна замінити лише відпустку «на дітей».

Інші види додаткових відпусток, які не входять до щорічних, компенсації взагалі не підлягають, навіть при звільненні (див. ст. 24 Закону про відпустки). Наприклад, не підлягають компенсації такі додаткові відпустки:

• учаснику бойових дій;
• особі з інвалідністю внаслідок війни;
• навчальні відпустки;
• творчі відпустки;
• відпустки для підготовки до участі у змаганнях;
• «чорнобильські» відпустки.

Розглянемо декілька типових ситуацій.

Ситуація 3 (соціальна відпустка «на дітей»). Матір двох дітей 8 і 10 років має 24 к. дн. щорічної відпустки та 10 к. дн. відпустки «на дітей». У звичайній ситуації, продовжуючи працювати, вона не може отримати компенсацію відпустки, тому що 24 к. дн. – це мінімум, а відпустка «на дітей» не компенсується. Однак при звільненні вона має право отримати компенсацію одразу за всі 34 к. дн. (=24 + 10), або за частину цих днів, а решту «відгуляти» та отримати відпускні. Але при цьому відгуляти лише частину відпустки «на дітей», а решту компенсувати – не можна, тому як відпустка не ділиться.

Ситуація 4 (додаткова відпустка учасника бойових дій). Начальник військового столу має «зароблені» 24 к. дн. щорічної відпустки та 10 к. дн. відпустки як учаснику бойових дій. При звільненні він може отримати компенсацію лише за 24 к. дн. Відпустка учаснику бойових дій компенсації не підлягає, тому йому краще її використати й отримати за неї відпускні, а потім звільнитися й отримати компенсацію 24 к. днів.

ТОП-5 СТАТТЕЙ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• Календар бухгалтера на грудень 2023 року
• Перенести декретну відпустку за бажанням працівниці вже можна на практиці
• Повідомлення про прийняття працівників на роботу в умовах воєнного стану: 6 міфів
• Наказ про преміювання не погодили з профспілкою: чи визнають ревізори премію незаконною
• Оплата праці працівників закладів культури: 8 відповідей фахівця

Компенсація відпустки при звільненні

Правила тут такі:

• працює правило «24 к. дні» – при накопиченні невикористаних відпусток за минулі роки. По кожному року компенсувати можна лише ті дні, які перевищують мінімальні 24;
• відпустки «на дітей» також накопичуються, але не за робочий рік, а за календарний;
• відпустки учасників бойових дій, студентам на сесію – взагалі не накопичуються й право на них «згорає» з початком року.

Ситуація 5 (2 роки не був у відпустці). Працівник у минулому робочому році взагалі не виходив у щорічну відпустку, і у нього накопичилося за поточний і минулий робочий рік 48 к. дн. (= 24 +24). Права на компенсацію відпустки він все одно не має, за винятком компенсації при звільненні. До того ж така ситуація сама по собі – порушення трудового законодавства.

Ситуація 6 (накопичилась відпустка «на дітей»). Працівниця не користувалася у 2020 і 2021 роках такою відпусткою та звільнилася у 2023 році. Тоді вона має право на компенсацію всього 30 к. дн. такої відпустки (по 10 к. дн. за 2021 і 2022 роки та 10 к. дн. – за 2023 рік).

Накопичення більше 24 к. днів відпустки ще не означає «автоматичного» права на компенсацію, тому як «надлишок» треба порахувати за кожний робочий рік окремо.

Компенсація відпусток під час воєнного стану

Компенсуйте відпустки при звільненні. Правила компенсації відпусток під час воєнного стану не змінилися, хоча для деяких працівників зменшилася тривалість щорічної основної відпустки, яку вони можуть використати.

При звільненні працівника роботодавець виплачує грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (ст. 24 Закону про відпустки).

У період воєнного стану щорічну основну відпустку надають працівникам тривалістю 24 к. дн. (п. 1. ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136). Працівники, які мають право на щорічну відпустку збільшеної тривалості, зможуть використати лише 24 к. дн. щорічної відпустки, але кількість днів відпустки, на яку вони мають право, не змінилася. Тож при звільненні щорічну основну відпустку компенсують з огляду на її тривалість у мирний час.

Керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних / педагогічних частин / підрозділів інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам надають відпустку тривалістю до 56 календарних днів у порядку, затвердженому постановою КМУ від 14.04.1997 р. № 346 (ч. 6 ст. 6 Закону про відпустки).

• якщо працівник звільняється під час воєнного стану, виплатіть грошову компенсацію за невикористані дні щорічної основної відпустки з розрахунку повної її тривалості, якщо працівник до звільнення пропрацював не менше 10 місяців (ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки). Наприклад: викладачу закладу загальної середньої освіти – за 56 к. дн., перекладачу-дактилологу закладу вищої освіти – за 42 к. дн.;
• пропорційно відпрацьованому часу, якщо працівник до звільнення пропрацював менше 10 місяців.

ОТРИМАТИ ДЕМОДОСТУП

Компенсація за невикористану відпустку – варіанти заяв для різних ситуацій

Наводимо тепер приклад заяви на компенсацію щорічної додаткової відпустки. Але однієї заяви недостатньо. Керівник установи має підписати ще й наказ, за яким і нараховується грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення.

У разі звільнення за власним бажанням окрему заяву писати не обов’язково – потрібні фрази можна додати до заяви про звільнення. У наказі на звільнення також слід додати про компенсацію. Наводимо нижче приклад такої заяви та наказу.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Компенсація невикористаної відпустки – інші випадки

Окрім за власним бажанням та за звільнення компенсація за невикористану відпустку виплачується також у разі смерті працівника. У цьому випадку правила такі ж, як і при звільненні, але компенсацію отримують члени сім’ї такого працівника, а за їхньої відсутності компенсація входить до складу спадщини (абз. 6 ст. 24 Закону про відпустки). Тут також потрібна заява – від члена сім’ї і відповідний наказ керівника установи.

На сьогодні немає можливості «передати» виплату грошової компенсації за невикористану відпустку після звільнення іншій установі – новому роботодавцю працівника. Раніше у ст. 24 Закону про відпустки зазначалося, що при переведенні працівника в іншу установу грошова компенсація за невикористані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник. Однак відповідну ч. 3 ст. 24 виключено на підставі Закону від 01.07.2022 № 2352, який набув чинності 19 липня 2022 року.

Компенсація відпустки сумісникам нараховується так само, як і для інших працівників.

Для кожного з цих випадків законодавство встановило певні умови. Розглянемо їх.

Калькулятор стажу

Компенсація «навпаки» – надміру оплачена відпустка

Окрім ситуації компенсації невикористаної відпустки працівнику може бути й ситуація «навпаки» – надміру використана відпустка. Це проблема, яка може постати перед звільненням. Наприклад, працівник не відпрацювавши робочий рік, взяв відпустку повної тривалості, а потім звільнився. У такому разі бухгалтеру слід розрахувати «незароблені» дні відпустки та утримати їх із заробітної плати при остаточному розрахунку.

Заява працівника на це не потрібна, але у наказі керівника слід вказати такі дії. Наводимо приклад такого наказу.

Після наказу керівника на нарахування компенсації настає наступний етап – робота бухгалтера. Як же розрахувати суму компенсації відпустки?

Грошова компенсація за невикористану відпустку нараховується за всі дні відпочинку, якими працівник не скористався, у т. ч. за попередні роки. Їхню кількість обчислюємо окремо за кожним видом відпустки й у межах:

• робочого року – для щорічних відпусток;
• календарного року – для соціальних відпусток.

Для соціальних відпусток ці дні обчислюємо окремо за кожен календарний рік, у т. ч. у якому дитина досягла 15 років, а для щорічних — окремо за кожен робочий рік або пропорційно до відпрацьованого часу, якщо його тривалість становить менше 365 (366) к. дн.

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні – приклад

Приклад 1. Розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні

Трудовий договір з працівником установа уклала 23.07.2022 р., а 24.10.2023 він звільнився за власним бажанням. За робочий рік із 23.07.2022 р. по 22.07.2023 р. він не використав — 24 к. дні. За інший час трудових відносин, тобто з 23.07.2023 по 24.10.2023 працівник також не використав свій законний відпочинок.

Потрібно обчислити загальну кількість днів, за які нараховується компенсація відпустки – розрахунок наведений у таблиці нижче.

Отже, за період з 23.07.2022 по 24.10.2023 слід компенсувати 30 к. днів невикористаної відпустки.

Передплата 2023 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Приклад 2. Розрахунок частково невикористаних днів відпустки

Установа уклала трудовий договір із працівником 09.12.2022, а 27.10.2023 він звільнився за власним бажанням. За час роботи в установі працівник використав 15 к. дн. основного відпочинку.

Потрібно обчислити дні, на які нараховується компенсація за невикористану відпустку при звільненні, якщо її тривалість за колективним договором – 24 к. дні. Розрахунок наведений у таблиці нижче.

Отже, за період з 09.12.2022 по 27.10.2023 слід компенсувати 6 к. днів невикористаної відпустки.

Розрахунок та виплата компенсації за невикористану відпустку у 2023 році

Після того як була обчислена кількість днів відпустки, якими працівник не скористався, обчислюємо суму компенсації відпустки. Алгоритм обчислення компенсації за невикористану відпустку аналогічний алгоритму обчислення відпускних. Тобто керуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабміну від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100).

Компенсація відпустки = кількість невикористаних днів відпустки × середньоденна зарплата

Спочатку визначаємо розрахунковий період. У стандартній ситуації він складає 12 к. місяців, що передують місяцю, у якому надають компенсацію, або місяцю звільнення. Коли працівник бюджетної установи працює за трудовим договором менше року, розрахунковим періодом є кількість повних місяців, до яких не включаємо місяць, у якому:

• укладено трудовий договір (якщо його укладено після 1-го числа робочого дня місяця числа, абз. 2 п. 2 Порядку № 100);
• працівника звільнено та/або надається компенсація за невикористану відпустку.

Після цього обчислюється середньоденна зарплата.

Середньоденна зарплата = виплати розрахункового періоду ÷ тривалість розрахункового періоду в календарних днях (без святкових і неробочих днів)

Щодо тривалості розрахункового періоду, не забуваймо, що з неї потрібно виключити дні:

• святкові і неробочі;
• відпочинку за власний рахунок;
• відпочинку для догляду за дитиною віком до 3 або 6 років;
• простою не з вини працівника;
• час, за який відсутня інформація про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану (Постанова Кабінету Міністрів України від 26.04.2022 р. № 486).

До виплат, з яких обчислюється компенсація за невикористану відпустку, входять виплати за час, коли за працівником бюджетної установи зберігають середній заробіток. Мова йде про:

• оплату відпочинку, у т. ч. через вагітність і пологи;
• середню зарплату за дні службової поїздки;
• оплату хвороби (лікарняні);
• оплату за виконання державних громадських обов’язків тощо.

Виключаємо ті виплати, які наведені у п. 4 Порядку № 100, наприклад матеріальну допомогу разового характеру (на лікування, вирішення соціально-побутових питань).

Таким чином, розрахунок середньої заробітної плати для компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від розрахунку відпускних.

Однак при розрахунку компенсації відпускних у період з 12 вересня 2023 року по 31 грудня 2023 року використовуємо спеціальне правило:

• розрахунковий період обмежуємо повністю відпрацьованими місяцями з 01 січня 2023 року;
• до виплат розрахункового періоду враховуємо теж лише ті виплати, які були нараховані після 01 січня 2023 року.

Дане правило тимчасове та введено оновленням п. 2 Порядку № 100, що набуло чинності 12 вересня 2023 року з постановою Кабміну від 08.09.2023 р. № 957. До цих змін є також Роз’яснення щодо порядку обчислення середньої зарплати від Мінекономіки.

Далі розглянемо на прикладі, як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні.

ПОДАРУНКИ ВІД РЕДАКЦІЇ

• Зразок платіжної інструкції з підказками – як заповнити без помилок
• Зразок заповнення довідки-розрахунку, коли підприємство має переплату ЄСВ
• Зразок заповнення довідки-розрахунку, коли у підприємства залишилася переплата ЄСВ

Приклад 3. Розрахунок відпускних при звільненні, якщо відпрацьовано неповний рік

Працівник з прикладу 2, який почав працювати в установі 09.12.2022, а звільнився 27.10.2023, написав заяву на оплату невикористаних днів відпустки, яких йому порахували 6 к. днів (розрахунок – див. приклад 2).

Для такого працівника розрахунковим періодом у стандартній ситуації буде жовтень 2022 – вересень 2023. Однак рахуємо лише з січня 2023 року, так як тут є одразу збіг двох причин:

• працівник почав працювати з грудня 2022 року, але цей місяць не рахуємо, тому як трудовий договір було укладено не з 1-го робочого дня місяця (абз. 2 п. 2 Порядку № 100);
• за тимчасовими правилами даний період треба «обрізати», відкинувши місяці до січня 2023 року, так як компенсація нараховується після 12 вересня 2023 року для компенсації відпускних, право на які було зароблене до 31 грудня 2023 року.

Отже, розрахунковим періодом є січень 2023 – вересень 2023. У розрахунковому періоді була отримана така зарплата та інші виплати (грн), яка наведена у таблиці нижче.

Тривалість розрахункового періоду без урахування святкових і неробочих днів становить 273 к. дн.

Обчислюємо компенсацію за невикористану відпустку при звільненні із зарплати за розрахунковий період, до якої не включаємо суми одноразових виплат (премій до свят, матеріальної допомоги на лікування). Розрахунок загальної суми такого доходу наведений у таблиці вище і він становить 52598,53 грн.

Розраховуємо середньоденну зарплату:

52598,53 грн ÷ 273 к. дн. = 192,67 грн

Отже, сума компенсації становить:

192,67 грн × 6 к. дн. = 1156,02 грн.

Її виплата здійснюється разом із зарплатою за відпрацьовані дні жовтня 2023 року.

Калькулятор штрафів

Податки з компенсації за невикористану відпустку

Компенсація невикористаної відпустки – це частина заробітної плати, тому оподаткування аналогічне, тобто із суми компенсації утримуємо ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 1,5%. ЄСВ нараховуємо за ставкою 22%.

У Додатку 4ДФ податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні проходить під кодом «101», який використовується також і для зарплати, у т.ч. відпускних.

Коли слід виплатити компенсацію відпустки

Виплату компенсації проводимо в залежності від ситуації:

• без звільнення працівника – виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки, наприклад одночасно з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 р. № 731/13 / 116-16);
• при звільненні – компенсація повинна бути виплачена в день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Оплата невикористаної відпустки з порушенням термінів виплати компенсації – штраф за ст. 265 КЗпП.