Розрахунок компенсації за невикористану відпустку

UA RU
Автор
бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
✔️Коли виплачується компенсація за невикористану відпустку? ✔️Чи компенсувати невикористані відпустки під час воєнного стану? ✔️Як обчислити компенсацію за невикористану відпустку та провести розрахунок відпускних при звільненні? ✔️Як у 2024 році порахувати компенсацію відпустки, право на яку здобуто у 2023 році та раніше?

Компенсація за щорічну відпустку без звільнення – коли нараховується

Працівник може отримати грошову компенсацію за невикористану щорічну відпустку (основну або додаткову) без звільнення лише, якщо дотримуються такі умови (ст. 83 КЗпП):

  • використано за рік не менше, ніж 24 календарних дні (к. дні) щорічної відпустки (основної чи додаткової);
  • компенсація – це власне бажання працівника, тобто від нього є заява й роботодавець його змусити не може;
  • працівнику – не менше 18 років.

Зверніть увагу, що мова йде про компенсацію щорічних, а не інших, наприклад соціальних відпусток. І саме компенсацію щорічної відпустки можна отримати без звільнення. Однак мінімальна тривалість щорічної відпустки – якраз 24 к. дні. Отже, компенсація можлива лише у працівників з подовженою тривалістю щорічної основної відпустки або наявністю щорічної додаткової відпустки.

Якщо ж працівник має щорічну відпустку лише стандартної тривалості (24 к. днів), то він може отримати компенсацію відпустки лише в одному випадку – при звільненні. У такому разі він може або перед звільненням піти у відпустку на всі дні та отримати відпускні, або ж одразу звільнитися й отримати компенсацію усіх невикористаних днів відпустки.

У звичайній ситуації замінити грошовою компенсацією можна лише частину щорічної відпустки. Повністю накопичені дні відпустки, у т.ч. відпустки «на дітей» можна повністю компенсувати лише при звільненні (!).

Компенсація щорічних подовжених і додаткових відпусток

Випадки подовжених відпусток можна знайти у Законі «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504 (даліЗакон про відпустки) та законодавстві, що регулює відносини у відповідній бюджетній сфері, наприклад у Законі «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889. Наприклад, це:

  • педагогічні, наукові і науково-педагогічні працівники – щорічна відпустка 56 к. днів (ст. 6 Закону про відпустки);
  • особи з інвалідністю 3 групи – щорічна відпустка 26 к. днів (ст. 6 Закону про відпустки);
  • особи віком до 18 років – 31 к. день (ст. 6 Закону про відпустки);
  • працівники, які мають роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, – додаткова щорічна відпустка до 35 к. днів (ст. 7 Закону про відпустки);
  • працівники, які мають особливий характер праці. Наприклад, відпустка за ненормований робочий день – до 7 к. днів (ст. 8 Закону про відпустки);
  • держслужбовці – 30 к. днів (ст. 57 Закону про держслужбу);
  • атестовані прокурори, судді, посадові особи органів місцевого самоврядування – додаткові відпустки за правилами спеціально призначеного для них законодавства.

Розглянемо декілька типових ситуацій.

Увага: 24 к. днів – тільки їхнє перевищення можна замінити грошовою компенсацією. Виняток – звільнення, коли оплачуються всі дні

Ситуація 1 (подовжена щорічна основна відпустка). Доцент має «зароблену» щорічну відпустку – 56 к. днів. Отже, можна відпочити 24 к. дні, а за 32 к. дні отримати компенсацію. Це звичайна ситуація для працівників приймальних комісій закладів вищої освіти, які працюють влітку. Якщо ж такий доцент звільняється, то може отримати компенсацію й за всі 56 к. днів. Зверніть при цьому увагу, що він отримує право на компенсацію всіх 56 к. днів, якщо відпрацював не менше 10 місяців (абз. 2 ст. 24 Закону про відпустки). Наприклад, почав працювати 01 вересня 2023 року й звільнився 30 червня 2024 року.

Ситуація 2 (щорічна додаткова відпустка). Головний бухгалтер установи, у якій дана посада внесена до переліку тих, хто має право на додаткову відпустку за ненормований робочий день, має за рік 24 к. дні основної відпустки та 7 к. днів такої додаткової. Він вирішує на 26 к. днів піти у відпустку за 4 к. днів отримати компенсацію (= 24 + 7 – 26). Цілком можливо, але за його заяви.

А як же бути з іншими додатковими та соціальними відпустками? І як змінюється ситуація при звільненні працівника? Розглянемо й це.

Калькулятор днів щорічної відпустки

Компенсація соціальних та інших додаткових відпусток

Щодо соціальних відпусток – компенсація також нараховується, але тільки при звільненні й не за всі види таких відпусток. Так, компенсації при звільненні підлягають такі види соціальних відпусток (див. ст. 19 і ст. 24 Закону про відпустки):

  • мати, яка має 2-х дітей віком до 15 років;
  • одинока мати;
  • мати, яка усиновила дитину;
  • мати, яка має дитину з інвалідністю підгрупи А І групи (або батько, якщо він виховує її без матері).

Нагадуємо, що тривалість таких додаткових відпусток «на дітей» – 10 к. днів без урахування святково-неробочих днів, а за наявності декількох підстав – 17 к. днів. При цьому такі відпустки не діляться на частини, тому працівник не може частину такої відпустки «відгуляти», а за частину – отримати компенсацію.

З соціальних та додаткових відпусток, які не належать до щорічних, грошовою компенсацією можна замінити лише відпустку «на дітей».

Інші види додаткових відпусток, які не входять до щорічних, компенсації взагалі не підлягають, навіть при звільненні (див. ст. 24 Закону про відпустки). Наприклад, не підлягають компенсації такі додаткові відпустки:

  • учаснику бойових дій;
  • особі з інвалідністю внаслідок війни;
  • навчальні відпустки;
  • творчі відпустки;
  • відпустки для підготовки до участі у змаганнях;
  • «чорнобильські» відпустки.

Розглянемо декілька типових ситуацій.

Ситуація 3 (соціальна відпустка «на дітей»). Матір двох дітей 8 і 10 років має 24 к. днів щорічної відпустки та 10 к. днів відпустки «на дітей». У звичайній ситуації, продовжуючи працювати, вона не може отримати компенсацію відпустки, тому що 24 к. днів – це мінімум, а відпустка «на дітей» не компенсується. Однак при звільненні вона має право отримати компенсацію одразу за всі 34 к. днів (= 24 + 10), або за частину цих днів, а решту «відгуляти» та отримати відпускні. Але при цьому відгуляти лише частину відпустки «на дітей», а решту компенсувати – не можна, тому як відпустка не ділиться.

Ситуація 4 (додаткова відпустка учасника бойових дій). Начальник військового столу має «зароблені» 24 к. днів щорічної відпустки та 10 к. днів відпустки як учаснику бойових дій. При звільненні він може отримати компенсацію лише за 24 к. днів. Відпустка учаснику бойових дій компенсації не підлягає, тому йому краще її використати й отримати за неї відпускні, а потім звільнитися й отримати компенсацію 24 к. днів.

Компенсація відпустки при звільненні

Правила тут такі:

  • працює правило «24 к. дні» – при накопиченні невикористаних відпусток за минулі роки. За кожним роком компенсувати можна лише ті дні, які перевищують мінімальні 24;
  • відпустки «на дітей» також накопичуються, але не за робочий рік, а за календарний;
  • відпустки учасників бойових дій, студентам на сесію – взагалі не накопичуються й право на них «згорає» з початком року.

Ситуація 5 (2 роки не був у відпустці). Працівник у минулому робочому році взагалі не виходив у щорічну відпустку, і у нього накопичилося за поточний і минулий робочий рік 48 к. днів (= 24 +24). Права на компенсацію відпустки він все одно не має, за винятком компенсації при звільненні. До того ж така ситуація сама собою – порушення трудового законодавства.

Ситуація 6 (накопичилась відпустка «на дітей»). Працівниця не користувалася у 2021 і 2022 роках такою відпусткою та звільнилася у 2024 році. Тоді вона має право на компенсацію всього 30 к. днів такої відпустки (по 10 к. днів за 2022 і 2023 роки та 10 к. днів – за 2024 рік).

Накопичення більше 24 к. днів відпустки ще не означає «автоматичного» права на компенсацію, тому як «надлишок» треба порахувати за кожний робочий рік окремо.

Компенсація відпусток під час воєнного стану

Компенсуйте відпустки при звільненні. Правила компенсації відпусток під час воєнного стану не змінилися, хоча для деяких працівників зменшилася тривалість щорічної основної відпустки, яку вони можуть використати.

При звільненні працівника роботодавець виплачує грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (ст. 24 Закону про відпустки).

У період воєнного стану щорічну основну відпустку надають працівникам тривалістю 24 к. днів (п. 1. ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136). Працівники, які мають право на щорічну відпустку збільшеної тривалості, зможуть використати лише 24 к. днів щорічної відпустки, але кількість днів відпустки, на яку вони мають право, не змінилася. Тож при звільненні щорічну основну відпустку компенсують з огляду на її тривалість у мирний час.

Керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних / педагогічних частин / підрозділів інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам надають відпустку тривалістю до 56 календарних днів у порядку, затвердженому постановою КМУ від 14.04.1997 р. № 346 (ч. 6 ст. 6 Закону про відпустки).

  • якщо працівник звільняється під час воєнного стану, виплатіть грошову компенсацію за невикористані дні щорічної основної відпустки з розрахунку повної її тривалості, якщо працівник до звільнення пропрацював не менше 10 місяців (ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки). Наприклад: викладачу закладу загальної середньої освіти – за 56 к. днів, перекладачу-дактилологу закладу вищої освіти – за 42 к. днів;
  • пропорційно відпрацьованому часу, якщо працівник до звільнення пропрацював менше 10 місяців.

всеукраїнська сертифікація бухгалтерів 2024

Компенсація за невикористану відпустку – варіанти заяв для різних ситуацій

Наводимо тепер приклад заяви на компенсацію щорічної додаткової відпустки. Але однієї заяви недостатньо. Керівник установи має підписати ще й наказ, за яким і нараховується грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення.

У разі звільнення за власним бажанням окрему заяву писати не обов’язково – потрібні фрази можна додати до заяви про звільнення. У наказі на звільнення також слід додати про компенсацію. Наводимо нижче приклад такої заяви та наказу.

заява про звільнення на заміну невикористаної щорічної відпустки на компенсацію

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

наказ про звільнення та виплату компенсації за невикористану відпустку

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Компенсація невикористаної відпустки – інші випадки

Окрім за власним бажанням та за звільнення компенсація за невикористану відпустку виплачується також у разі смерті працівника. У цьому випадку правила такі ж, як і при звільненні, але компенсацію отримують члени сім’ї такого працівника, а за їхньої відсутності компенсація входить до складу спадщини (абз. 6 ст. 24 Закону про відпустки). Тут також потрібна заява – від члена сім’ї і відповідний наказ керівника установи.

На сьогодні немає можливості «передати» виплату грошової компенсації за невикористану відпустку після звільнення іншій установі – новому роботодавцю працівника. Раніше у ст. 24 Закону про відпустки зазначалося, що при переведенні працівника в іншу установу грошова компенсація за невикористані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник. Однак з 2022 року дана норма Закону про відпустки виключена.

Компенсація відпустки сумісникам нараховується так само, як і для інших працівників.

Для кожного з цих випадків законодавство встановило певні умови. Розглянемо їх.

Калькулятор стажу

Компенсація «навпаки» – надміру оплачена відпустка

Окрім ситуації компенсації невикористаної відпустки працівнику може бути й ситуація «навпаки» – надміру використана відпустка. Це проблема, яка може постати перед звільненням. Наприклад, працівник не відпрацювавши робочий рік, взяв відпустку повної тривалості, а потім звільнився. У такому разі бухгалтеру слід розрахувати «незароблені» дні відпустки та утримати їх із зарплати при остаточному розрахунку.

Заява працівника на це не потрібна, але у наказі керівника слід вказати такі дії. Наводимо приклад такого наказу.

Після наказу керівника на нарахування компенсації настає наступний етап – робота бухгалтера. Як же розрахувати суму компенсації відпустки?

Грошова компенсація за невикористану відпустку нараховується за всі дні відпочинку, якими працівник не скористався, у т. ч. за попередні роки. Їхню кількість обчислюємо окремо за кожним видом відпустки й у межах:

  • робочого року – для щорічних відпусток;
  • календарного року – для соціальних відпусток.

Для соціальних відпусток ці дні обчислюємо окремо за кожен календарний рік, у т. ч. у якому дитина досягла 15 років, а для щорічних — окремо за кожен робочий рік або пропорційно до відпрацьованого часу, якщо його тривалість становить менше 365 (366) к. днів.

Приклад наказу про звільнення з утриманням надміру нарахованих відпускних наведений нижче.

Зразок наказу про звільнення та утримання надміру виплачених відпускних

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні – приклад

Приклад 1. Розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні

Трудовий договір з працівником установа уклала 23.12.2022 р., а 22.03.2024 він звільнився за власним бажанням. За робочий рік із 23.12.2022 р. по 22.12.2023 р. він не використав — 24 к. дні. За інший час трудових відносин, тобто з 23.12.2023 по 22.03.2024 працівник також не використав свій законний відпочинок.

Потрібно обчислити загальну кількість днів, за які нараховується компенсація відпустки – розрахунок наведений у таблиці нижче.

РОЗРАХУНОК ДНІВ НЕВИКОРИСТАНОЇ ВІДПУСТКИ

Показник

Кількість днів

Розрахунок

тривалість відпочинку за колективним договором

24

робочий рік з 23.12.2022 по 22.12.2023 (без урахування святкових і неробочих днів*)

365

відпрацьований час із 23.12.2023 по 22.03.2024 без урахування святкових і неробочих днів

91

дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. день (робочий рік 23.12.2022–22.12.2023; всього 365 к. днів відпрацьований повністю)

0,06575

24 к. дні ÷ 365 к. днів

дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. день (робочий рік 23.12.2023–22.12.2024; всього 366 к. днів, з яких відпрацьовано 91 к. день)

0,06557

24 к. дні ÷ 366 к. днів

дні відпустки за відпрацьований час, за які нараховується компенсація, у т. ч. за період:

30

24 к. дні + 6 к. днів (див. рядки нижче)

  • із 23.12.2022 по 22.12.2023

24

(рік відпрацьований повністю)

  • із 23.12.2023 по 22.03.2024

6 (= 1+5)**

91 к. день × 0,06557 = 5,97 ≈ 6

* святкові і неробочі дні відсутні з причини воєнного стану;
** з них у з 01.01.2024 по 22.03.2024 (82 к. дні) «зароблено»: 82 к. дні × 0,06557 = 5,38 ≈ 5 днів. Таким чином, з 30 к. днів 25 «зароблено» до 2024 року та 5 к днів – у 2024 році. Таке розділення необхідне для розрахунку компенсації відпускних у 2024 році на основі двох середніх (див. далі)

Отже, за період з 23.12.2022 по 22.03.2024 слід компенсувати 30 к. днів невикористаної відпустки.

Приклад 2. Розрахунок частково невикористаних днів відпустки

Установа уклала трудовий договір із працівником 10.04.2023, а 29.02.2024 він звільнився за власним бажанням. За час роботи в установі працівник використав 15 к. днів основного відпочинку.

Потрібно обчислити дні, за які нараховується компенсація за невикористану відпустку при звільненні, якщо її тривалість за колективним договором – 24 к. дні. Розрахунок наведений у таблиці нижче.

РОЗРАХУНОК ДНІВ ЧАСТКОВО НЕВИКОРИСТАНОЇ ВІДПУСТКИ

Показник

Кількість днів

Розрахунок

тривалість відпочинку за колективним договором

24

відпрацьований час із 10.04.2023 по 29.02.2024 (без урахування святкових і неробочих днів*)

326

дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. день (робочий рік 10.04.2023–09.04.2024; всього 366 к. днів, з яких відпрацьовано 326 к. днів)

0,06557

24 к. дні ÷ 366 к. днів

дні відпустки за відпрацьований час, у т. ч.:

21

326 к. днів × 0,06557= 21,37582≈ 21

  • які використано

15

  • за які нараховується компенсація за невикористану відпустку

6 (= 2+4)**

21 к. день – 15 к. днів

* святкові і неробочі дні відсутні з причини воєнного стану;
** з них у з 01.01.2024 по 29.02.2024 (60 к. днів) «зароблено»: 60 к. днів × 0,06557 = 3,93 ≈ 4 к. дні. Таким чином, з невикористаних 6 к. днів 2 «зароблено» до 2024 року та 4 к дні – у 2024 році. Таке розділення необхідне для розрахунку компенсації відпускних у 2024 році на основі двох середніх (див. далі)

Отже, за період з 10.04.2023 по 29.02.2024 слід компенсувати 6 к. днів невикористаної відпустки.

Розрахунок та виплата компенсації за невикористану відпустку у 2024 році

Після того як була обчислена кількість днів відпустки, якими працівник не скористався, обчислюється сума компенсації відпустки. Алгоритм обчислення компенсації за невикористану відпустку аналогічний алгоритму обчислення відпускних. Тобто керуватися потрібно Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабміну від 08.02.1995 р. № 100 (даліПорядок № 100). Формула розрахунку проста:

Компенсація відпустки = кількість невикористаних днів відпустки × середньоденна зарплата

Спочатку визначається розрахунковий період. У стандартній ситуації він складає 12 к. місяців, що передують місяцю, у якому надають компенсацію, або місяцю звільнення. Коли працівник бюджетної установи працює за трудовим договором менше року, розрахунковим періодом є кількість повних місяців, до яких не включається місяць, у якому:

  • укладено трудовий договір, якщо його укладено після 1-го робочого дня місяця (виняток – якщо договір укладений 1-го робочого дня місяця, тоді такий місяць включається, абз. 3 п. 2 Порядку № 100);
  • працівника звільнено та/або надається компенсація за невикористану відпустку.

Після цього обчислюється середньоденна зарплата за формулою:

Середньоденна зарплата = виплати розрахункового періоду ÷ тривалість розрахункового періоду в календарних днях (без святкових і неробочих днів)

Щодо тривалості розрахункового періоду, не забуваймо, що з неї потрібно виключити дні:

  • святкові і неробочі;
  • відпочинку за власний рахунок;
  • відпочинку для догляду за дитиною віком до 3-х або 6 років;
  • простою не з вини працівника;
  • час, за який відсутня інформація про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану (абз. 7 п. 2 Порядку № 100).

До виплат, з яких обчислюється компенсація за невикористану відпустку, входять виплати за час, коли за працівником бюджетної установи зберігають середній заробіток. Мова йде про:

  • оплату відпочинку, у т. ч. через вагітність і пологи;
  • середню зарплату за дні службової поїздки;
  • оплату хвороби (лікарняні);
  • оплату за виконання державних громадських обов’язків тощо.

Виключаємо ті виплати, які наведені у п. 4 Порядку № 100, наприклад матеріальну допомогу разового характеру (на лікування, вирішення соціально-побутових питань).

Таким чином, розрахунок середньої зарплати для компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від розрахунку відпускних.

Однак при розрахунку компенсації днів відпустки, які зароблені до 2024 року, використовуємо спеціальне обмеження (абз. 2 п. 2 Порядку № 100) середня зарплата обчислюється виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. При цьому, якщо працівник «заробив» невикористані дні відпустки як за період до 2024 року (1), так і за період з 01 січня 2024 року (2), то при розрахунку компенсації треба використовувати дві середні зарплати:

  • середня для всіх днів «зароблених» до 2024 року (1) – обчислюється на основі виплат за однаковий розрахунковий період – січень-грудень 2023. Незалежно від того, у якому місяці звільняється працівник. Тобто розрахунковий період для всіх цих днів визначається не за загальним правилом, а єдиним – 12 місяців з січня по грудень 2023, так як у абз. 2 п. 2 Порядку № 100 сказано, що середня обчислюється «…виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році»;
  • середня для днів «зароблених» з 01 січня 2024 року (2) – обчислюється за загальним правилом. Наприклад, при звільненні у лютому 2024 року середня за дні, які «зароблені» у січні 2024 року обчислюється на основі доходів за лютий 2023-січень 2024. При звільненні у березні 2024 року дні невикористаної відпустки, які «зароблені» впродовж січня-лютого 2024 року, оплачуються виходячи з виплат за березень 2023-лютий 2024 року і т.д.

Отже, аби визначити компенсацію відпускних у 2024 році треба:

  • порахувати окремо загальну кількість днів невикористаної відпустки, які «зароблені» до 2024 року – тобто у 2023 році і раніше (1);
  • порахувати окремо загальну кількість днів невикористаної відпустки, які «зароблені» 2024 року (2);
  • для кожної частини днів невикористаної відпустки (1) та (2) обчислити «свою» середню зарплату;
  • на основі кожної з середніх порахувати компенсацію відповідних днів відпустки – (1) та (2);
  • знайти загальну сума компенсації шляхом додавання двох частин (1) та (2).

Про дві середні зарплати у розрахунку днів компенсації відпускних у 2024 році говориться й у Роз’ясненні від Мінекономіки щодо порядку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023 та після 31.12.2023. Описаний вище алгоритм також представлений у таблиці нижче.

РОЗРАХУНОК КОМПЕНСАЦІЇ ВІДПУСКНИХ У 2024 РОЦІ НА ОСНОВІ ДВОХ СЕРЕДНІХ
Дні (1) – «зароблені» до 2024 рокуДні (2) – «зароблені» у 2024 році
Розрахунок середньої зарплати за відповідні дні:
СЗП (1) = зарплата за січень-грудень 2023 ÷ 365СЗП(2) = зарплата за «звичайний» розрахунковий період ÷ 365 (або 366)*
Розрахунок компенсації відпускних за відповідні дні:
К(1) = СЗП(1) × дні невикористаної відпустки (1)К(2) = СЗП(2) × дні невикористаної відпустки (2)
Розрахунок загальної суми компенсації відпускних:
Компенсація відпускних (К) = К (1) + К(2)
* при обчисленні компенсації у лютому 2024 (високосний рік) – повний розрахунковий період 12 місяців – це 365 к. днів, а у березні-грудні 2024 – 366 к. днів

Далі розглянемо на прикладі, як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні.

Приклад 3. Розрахунок відпускних при звільненні у 2024 році, якщо відпрацьовано неповний рік та є дні відпустки, які «зароблені» до 2024 року

Працівник з прикладу 2, який почав працювати в установі 10.04.2023, а звільнився 29.02.2024, написав заяву на оплату невикористаних днів відпустки, яких йому нарахували 6 к. днів (розрахунок – див. приклад 2), з яких «зароблено»:

  • до 2024 року (1) – 2 к. дні;
  • у 2024 році (2) – 4 к. дні.

Для такого працівника розрахунковим періодом у стандартній ситуації буде лютий 2023 – січень 2024. Однак рахуємо його лише з травня 2023 року, так як тут трудовий договір було укладено не з 1-го робочого дня квітня (абз. 2 п. 2 Порядку № 100). Цей період знадобиться для розрахунку середньої (2).

Крім того, враховуючи додаткове правило з абз. 2 п. 2 Порядку № 100, доведеться рахувати дві середні зарплати. Для розрахунку середньої (1) за абз. 2 п. 2 Порядку № 100 беремо лише виплати за травень-грудень 2023, так як у минулорічному Роз’ясненні Мінекономіки говорилося, що «…середня заробітна плата за фактично відпрацьований в 2023 році період обчислюється на загальних умовах, а саме з виплат, нарахованих в місяцях розрахункового періоду, з урахуванням положень абзацу третього пункту 3 Порядку». За абз. 3 п. 3 Порядку № 100, якщо середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, то беруться виплати з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку. Тобто у розрахунку обох середніх – (1) та (2) беруться лише повні місяці.

У розрахунковому періоді була отримана така зарплата та інші виплати (грн), які наведені у таблиці нижче.

ДОХОДИ ПРАЦІВНИКА ЗА 2023 РІК ТА РОЗРАХУНКОВИЙ ПЕРІОД

Місяць розрахункового періоду

Зарплата та інші виплати працівнику:

Виплати, які враховуються при розрахунку відпускних та їхньої компенсації

(= 2 – 3 – 4)

всього

у тому числі*:

премія до свята (ювілею)

матеріальна допомога – на лікування та на вирішення соціально-побутових питань

лікарняні

доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

1

2

3

4

5

6

7

травень 2023

6522,25

6522,25

червень 2023

6522,25

6522,25

липень 2023

6522,25

6522,25

серпень 2023

5333,33

5333,33

вересень 2023

8500,50

2985

8500,50

жовтень 2023

9200,30

595,50

2728,50

2985

8604,80

листопад 2023

6800,40

6800,40

грудень 2023

7564,25

1000,00

1064,25

6564,25

січень 2024

7128,50

7128,50

Всього за травень 2023-січень 2024

64094,03

595,50

1000,00

3792,75

5970,00

62498,53

Всього за травень 2023-грудень 2023**

56965,53

595,50

1000,00

3792,75

5970,00

55370,03

*тобто виплати, які входять у кол. 2;

** треба для розрахунку середньої (1) у 2024 році

Тривалість розрахункових періодів становить:

  • розрахунковий період (1), травень-грудень 2023 – 245 к. днів;
  • розрахунковий період (2), травень 2023-січень 2024 – 276 к. дні.

Розрахунок компенсації відпускних на основі двох середніх представлений у таблиці нижче.

РОЗРАХУНОК КОМПЕНСАЦІЇ ВІДПУСКНИХ ДО ПРИКЛАДУ 3  НА ОСНОВІ ДВОХ СЕРЕДНІХ

Дні (1) – «зароблені» до 2024 року

Дні (2) – «зароблені» у 2024 році

Розрахунок середньої зарплати за відповідні дні:

СЗП (1) = 55370,03 ÷ 365 ≈ 151,70

СЗП(2) = 62498,53 ÷ 365 ≈ 171,23

Розрахунок компенсації відпускних за відповідні дні:

К(1) = 151,70 × 2 = 303,40

К(2) = 171,23 × 4 = 684,92

Розрахунок загальної суми компенсації відпускних:

Компенсація відпускних (К) = 303,40 + 684,92 = 988,32 грн

Отже, компенсація відпускних у даній ситуації становить 988,32 грн. Виплата компенсації здійснюється разом із зарплатою за відпрацьовані дні лютого 2024 року. В обліку компенсація відпускних відображається аналогічно відпускним – бухгалтерські проведення та журнали-ордери ті ж самі.

Калькулятор штрафів

Приклад 4. Розрахунок відпускних 2024, якщо днів відпустки, які «зароблені» до 2024 року, відсутні

Розглянемо схожу ситуацію з попередніми прикладами 2 і 3. Установа уклала трудовий договір із працівником 02.01.2023, а 31.03.2024 він звільнився за власним бажанням. За час роботи в установі у 2023 році працівник використав усі 24 к. днів щорічної основної відпустки за робочий ріку 02.01.2023-01.01.2024.

Спершу обчислимо дні, за які нараховується компенсація за невикористану відпустку при звільненні, якщо її тривалість за колективним договором – 24 к. дні. Розрахунок наведений у таблиці нижче.

РОЗРАХУНОК ДНІВ ЧАСТКОВО НЕВИКОРИСТАНОЇ ВІДПУСТКИ

Показник

Кількість днів

Розрахунок

тривалість відпочинку за колективним договором

24

відпрацьований час із 02.01.2023 по 31.03.2024 (без урахування святкових і неробочих днів*)

455

у т.ч. час відпрацьований з 01.01.2024 по 31.03.2023

91

дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. день (робочий рік 02.01.2023–01.01.2024; всього 365 к. днів, відпрацьований повністю)

0,06575

24 к. дні ÷ 365 к. днів

дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. день (робочий рік 02.01.2024–01.01.2025; 366 к. днів, з якого відпрацьовано 90 к. днів)

0,06557

24 к. дні ÷ 366 к. днів

дні відпустки за відпрацьований час, у т. ч.:

30

24 к. дні + 90 × 0,06557 = 24 к. дні + 6 к. днів

  • які використано (зароблені у 2023 році)

24

  • за які нараховується компенсація за невикористану відпустку

6 (=0+6)**

30 к. днів – 24 к. дні

* святкові і неробочі дні відсутні з причини воєнного стану;

** з них у з 01.01.2024 по 29.02.2024 (91 к. день, у т.ч. 1 день з минулого робочого року) «зароблено»: 1×0,06575 + 90 × 0,06557 = 0,06575 + 5,9013 = 5,96705 ≈ 6 к. днів. Таким чином, з невикористаних 6 к. днів «зароблених» до 2024 року немає

Отже, у даній ситуації компенсацію відпускних нараховуємо за середньою зарплатою за розрахунковий період березень 2023-лютий 2024. Середня за виплатами 2023 року не потрібна, так як дні відпустки за період до 2024 року використано повністю. Доходи працівника за розрахунковий період наведені у таблиці нижче.

ДОХОДИ ПРАЦІВНИКА РОЗРАХУНКОВИЙ ПЕРІОД

Місяць розрахункового періоду

Зарплата та інші виплати працівнику:

Виплати, які враховуються при розрахунку відпускних та їхньої компенсації

(= 2 – 3 – 4)

всього

у тому числі*:

премія до свята

(ювілею)

матеріальна допомога на лікування та на вирішення соціально-побутових питань

лікарняні

доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

1

2

3

4

5

6

7

березень 2023

10700,00

3000,00

7700,00

квітень 2023

6700,00

6700,00

травень 2023

6700,00

6700,00

червень 2023

6700,00

6700,00

липень 2023

6700,00

6700,00

серпень 2023

6700,00

6700,00

вересень 2023

6700,00

6700,00

жовтень 2023

10000,00

728,00

2300,00

10000,00

листопад 2023

6700,00

6700,00

грудень 2023

7700,00

1000,00

6700,00

січень 2024

7100,00

7100,00

лютий 2024

7100,00

7100,00

Всього

89500,00

3000,00

1000,00

728,00

2300,00

85500,00

*тобто виплати, які входять у кол. 2

Обчислюємо компенсацію за невикористану відпустку при звільненні із зарплати за розрахунковий період, до якої не включаємо суми одноразових виплат (премій до свят, матеріальної допомоги на лікування). Розрахунок загальної суми такого доходу наведений у таблиці вище і він становить 85500 грн.

Розраховуємо середньоденну зарплату:

85500 грн ÷ 366 к. днів = 233,61 грн

Отже, сума компенсації за дні відпустки, які «зароблені» у 2024 році, становить:

233,61 грн × 6 к. днів = 1401,66 грн.

Виплата компенсації здійснюється разом із зарплатою за відпрацьовані дні березня 2024 року. В обліку компенсація відпускних відображається аналогічно відпускним – бухгалтерські проведення та журнали-ордери ті ж самі.

Податки з компенсації за невикористану відпустку

Компенсація невикористаної відпустки – це частина зарплати, тому оподаткування аналогічне, тобто із суми компенсації утримуємо ПДФО за ставкою 18% і військовий збір (ВЗ) за ставкою 1,5%. ЄСВ нараховуємо за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю – 8,41%).

У Додатку 4ДФ податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні проходить під кодом «101», який використовується також і для зарплати, у т.ч. відпускних.

Коли слід виплатити компенсацію відпустки

Виплату компенсації проводимо в залежності від ситуації:

  • без звільнення працівника – виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки, наприклад одночасно з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16);
  • при звільненні – компенсація повинна бути виплачена в день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Оплата невикористаної відпустки з порушенням термінів виплати компенсації – штраф за ст. 265 КЗпП.



зміст

акційна передплата журналів для бухгалтерів

Весняні дива для бухгалтерів! Оформлюйте передплату на журнали «Головбух Бюджет» та «Головбух Праця та Зарплата»платіть за 10 місяців, а користуйтеся цілий рік!

Замовляйте в редакції за номером 0 800 21 12 20.

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді