Когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск? ✔ ️Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск и провести расчет отпускных при увольнении.
Компенсация за ежегодный отпуск без увольнения - когда начисляется
Работник может получить денежную компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск (основной или дополнительный) без увольнения только, если соблюдаются следующие условия (ст. 83 КЗоТ):
- использовано за год не меньше, чем 24 календарных дня (к. дн.) ежегодного отпуска (основного или дополнительного);
- компенсация - это личное желание работника, то есть от него есть заявление и работодатель его заставить не может;
- работнику - не меньше 18 лет.
Работника переводят в другое учреждение. Что с отпуском?
Обратите внимание, что речь идет о компенсации ежегодных, а не других, например социальных, отпусков. И именно компенсацию ежегодного отпуска можно получить без увольнения. Однако минимальная продолжительность ежегодного отпуска - как раз 24 к. дн. Итак, компенсация возможна только у работников с удлиненной продолжительностью ежегодного основного отпуска или при наличии ежегодного дополнительного отпуска.
Если же работник имеет ежегодный отпуск только стандартной продолжительности (24 к. дн.), то он может получить компенсацию отпуска только в одном случае - при увольнении. В таком случае он может или перед увольнением пойти в отпуск на все дни и получить отпускные, или же сразу уволиться и получить компенсацию всех неиспользованных дней отпуска.
В обычной ситуации заменить денежной компенсацией можно только часть ежегодного отпуска. Полностью накопленные дни отпуска, в т.ч. отпуска "на детей" можно полностью компенсировать только при увольнении (!)
Пройдите обучение и будьте уверены в своих расчетах. В программе: ✍ как прекратить или продлить условия работы ✍ как выплатить карантинные отпускные ✍ как отстранение и простой влияют на больничные
Компенсация ежегодных удлиненных и дополнительных отпусков
Случаи удлиненных отпусков можно найти в Законе "Об отпусках" от 15.11.1996 г. № 504 далее - Закон об отпусках) и законодательстве, что регулирует отношения в соответствующей бюджетной сфере, например Законе "О государственной службе" от 10.12.2015 г. № 889. Например, это:
- педагогические, научные и научно-педагогические работники - ежегодная отпуск 56 к. дн. (ст. 6 Закона об отпусках);
- лица с инвалидностью 3 группы - ежегодный отпуск 26 к. дн. (ст. 6 Закона об отпусках);
- лица в возрасте до 18 лет - 31 к. день (ст. 6 Закона об отпусках);
- работники, у которых труд с вредными и тяжелыми условиями - дополнительный ежегодный отпуск до 35 к. дн. (ст. 7 Закона об отпусках);
- работники, которые имеют особый характер труда. Например, отпуск за ненормированный рабочий день - до 7 к. дн. (ст. 8 Закона об отпусках);
- госслужащие - 30 к. дн. (ст. 57 Закона о госслужбе);
- аттестованные прокуроры, судьи, должностные лица органов местного самоуправления - дополнительные отпуска по правилам специально предназначенного для них законодательства.
Рассмотрим несколько типичных ситуаций.
24 к. дн. - только их превышение можно заменить денежной компенсацией. Исключение - увольнение
Ситуация 1 (удлиненный ежегодный основной отпуск). Доцент имеет "заработанный" ежегодную отпуск - 56 к. дн. Итак, можно отдохнуть 24 к. дн., а за 32 к. дн. получить компенсацию. Это обычная ситуация для работников приемных комиссий учреждений высшего образования, которые работают летом. Если же такой доцент увольняется, то может получить компенсацию и за все 56 к. дн. Обратите при этом внимание, что он получает право на компенсацию всех 56 к. дн., если отработал не меньше 10 месяцев (абз. 2 ст. 24 Закона об отпусках). Например, начал работать 1 сентября 2021 года и уволился 30 июня 2022 года.
Ситуация 2 (ежегодный дополнительный отпуск). Главный бухгалтер учреждения, в которой данная должность внесена в перечень тех, кто имеет право на дополнительную отпуск за ненормированный рабочий день, имеет за год 24 к. дн. основного отпуска и 7 к. дн. дополнительного. Он решает на 26 к. дн. пойти в отпуск, а за 4 к. дн. получить компенсацию (= 24 + 7 - 26). Вполне возможно, но при его заявлении.
А как же быть с другими дополнительными и социальными отпусками? И как меняется ситуация при увольнении работника? Рассмотрим и это.
Работник обратился к вам с просьбой предоставить ему социальный отпуск. Знаете ли вы, какую и на срок предоставить, как оформить? Прочитайте статью-сверьтесь со специалистами.
Компенсация социальных и других дополнительных отпусков
По социальным отпускам - компенсация также начисляется, но только при увольнении и не по всем видам таких отпусков. Так, компенсации при увольнении подлежат такие виды социальных отпусков (см. ст. 19 и ст. 24 Закона об отпусках):
- матери, которая имеет 2-х детей в возрасте до 15 лет;
- одинокой матери;
- матери, которая усыновила ребенка ;
- матери, у которой ребенок с инвалидностью подгруппы А І группы (или отцу, если он воспитывает его без матери).
Напоминаем, что продолжительность таких дополнительных отпусков "на детей" - 10 к. дн. без учета празднично-нерабочих дней, а при наличии нескольких оснований - 17 к. дн. При этом такие отпуска не делятся на части, поэтому работник не может часть такого отпуска "отпраздновать", а за часть - получить компенсацию.
С социальных и дополнительных отпусков, которые не относятся к ежегодным, денежной компенсацией можно заменить только отпуск "на детей"
Другие виды дополнительных отпусков компенсации вообще не подлежат, даже при увольнении (ст. 24 Закона об отпусках). Например, не подлежат компенсации такие дополнительные отпуска:
- участнику боевых действий;
- участнику АТО;
- лицу с инвалидностью вследствие войны;
- учебные отпуска;
- творческие отпуска;
- отпуска для подготовки к участию в соревнованиях;
- "чернобыльские" отпуска.
Рассмотрим несколько типичных ситуаций.
Ситуация 3 (социальный отпуск "на детей"). Мать двух детей 8 и 10 лет имеет 24 к. дн. ежегодного отпуска и 10 к. дн. отпуска "на детей". В обычной ситуации, продолжая работать, она не может получить компенсацию отпуска, так как 24 к. дн. - это минимум, а отпуск "на детей" не компенсируется. Однако при увольнении она имеет право получить компенсацию сразу за все 34 к. дн. (= 24 + 10), или за их часть, а остальные - "отгулять" и получить отпускные. Но при этом отгулять только часть отпуска "на детей", а остальные компенсировать - нельзя, так как отпуск не делится.
Ситуация 4 (дополнительныйя отпуск участника боевых действий). Начальник военного стола имеет "заработанные" 24 к. дн. ежегодногой отпуска и 10 к. дн. отпуска как участника АТО. При увольнении он может получить компенсацию только за 24 к. дн. Отпуск участнику АТО компенсации не подлежит, поэтому ему лучше его использовать и получить за него отпускные, а затем при желании уволиться и получить компенсацию за 24 к. дн.
Как компенсировать неиспользованный отпуск лицу с инвалидностью
Компенсация отпуска при увольнении
Правила здесь такие:
- работает правило "24 к. дн." - при накоплении неиспользованных отпусков за прошлые годы. По каждому году компенсировать можно только те дни, которые превышают минимальные 24;
- отпуска "на детей" также накапливаются, но не за рабочий год, а за календарный;
- отпуска участников боевых действий, участников АТО, студентам на сессию - вообще не накапливаются и право на них "сгорает" с началом года.
Ситуация 5 (2 года не был в отпуске). Работник в прошлом рабочем году вообще не выходил в ежегодный отпуск и у него накопилось за текущий и прошлый рабочий год 48 к. дн. (= 24 + 24). При этом права на компенсацию отпуска он все равно не имеет, кроме как при увольнении. Кроме того, такая ситуация сама по себе - нарушение трудового законодательства.
Ситуация 6 (накопился отпуск "на детей"). Работница не пользовалась в 2020 и 2021 годах таким отпуском и уволилась в 2022 году. Тогда она имеет право на компенсацию всего 30 к. дн. такого отпуска (по 10 к. дн. за 2010 и 2021 годы и 10 к. дн. - за 2022 год).
Накопление больше 24 к. дн. отпуска еще не означает "автоматического" права на компенсацию, так как "избыток" надо посчитать за каждый рабочий год отдельно
Компенсация за неиспользованный отпуск - варианты заявлений для различных ситуаций
Приводим теперь пример заявления на компенсацию ежегодного дополнительного отпуска. Но одной заявления недостаточно. Руководитель учреждения должен подписать еще и приказ, по которому и начисляется денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения.
В случае увольнения по собственному желанию отдельного заявления писать не обязательно - нужные фразы можно просто добавить к заявлению об увольнении. В приказе на увольнение также следует добавить слова о компенсации. Приводим пример такого заявления и приказа.
Образец заявления о выплате компенсации вместо дополнительного отпуска при увольнении | 
CКАЧАТЬ |
Образец приказа о выплате компенсации вместо дополнительного отпуска при увольнении | 
CКАЧАТЬ |
Компенсация неиспользованного отпуска - другие случаи
Кроме за собственным желанием и увольнения компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается также:
- при переводе работника в другое учреждение. В данном случае компенсация по решению работника выплачивается ему или предприятию/учреждению, куда переведен работник (абз . 3 ст. 6 Закона об отпусках);
- в случае смерти работника. В этом случае правила такие же, как и при увольнении, но компенсацию получают наследники (абз . 6 ст. 24 Закона об отпусках). Здесь также нужно заявление - от наследника и соответствующий приказ руководителя учреждения. К заявлению наследник должен добавить копию свидетельства о своем праве наследия.
Компенсация отпуска совместителям насчитывается так же, как и для других работников.
Для каждого из этих случаев законодательство установило определенные условия. Рассмотрим их.
Компенсация "наоборот" - излишне оплаченный отпуск
Кроме ситуации компенсации неиспользованного отпуска работнику может быть и ситуация "наоборот" - излишне использованный отпуск. Это проблема, которая может возникнуть перед увольнением. Например, работник не отработав рабочий год, взял отпуск полной продолжительности, а потом уволился. В таком случае бухгалтеру следует рассчитать "незаработанные" дни отпуска и удержать их из заработной платы при окончательном расчете.
Заявление работника для этого не нужно, но в приказе руководителя следует указать такие действия. Приводим пример такого приказа.
Образец приказа об удержании с зарплаты работника излишне начисленных отпускных при его увольнени | 
CКАЧАТЬ |
После приказа руководителя на начисление компенсации наступает следующий этап - работа бухгалтера. Как же рассчитать сумму компенсации отпуска?
Расчет дней и начисления компенсации за неиспользованный отпуск
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск начисляется за все дни отдыха, которыми работник не воспользовался, в т. ч. за предыдущие годы. Их количество вычисляем отдельно по каждому виду отпуска и в пределах:
- рабочего года - для ежегодных отпусков;
- календарного года - для социальных отпусков.
Для социальных отпусков эти дни вычисляем отдельно по каждому календарному году, в т. ч. в котором ребенок достиг 15 лет. А для ежегодных - отдельно по каждому рабочему год или пропорционально к отработанному времени, если его продолжительность составляет менее 365 (366) к. дн.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении начисляется за дни отдыха, которыми работник не воспользовался. Как их вычислить, рассмотрим на примерах.
• Учет активов и обязательств по нацстандартам • Учет натуральных поступлений • Учет на забалансовых счетах • Бухгалтерский учет трансфертов
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении - пример
Пример 1. Расчет дней неиспользованного отпуска при увольнении
Трудовой договор с работником учреждение заключило 21.11.2020, а 25.02.2022 он уволился по собственному желанию. За рабочий год с , то есть з 21.11.2021 по 25.02.2022, он не использовал - 24 к. дн. За другое время трудовых отношений работник также не использовал свой законный отдых.
Нужно вычислить общее количество дней, за которые начисляется компенсация отпуска (см. табл.).
Расчет дней неиспользованного отпуска
РАСЧЕТ ДНЕЙ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО ОТПУСКА |
Показатель | Количество дней | Расчет |
Продолжительность отдыха по коллективному договору | 24 | – |
Рабочий год с 21.11.2020 по 20.11.2021 без учета праздничных и нерабочих дней | 354 | 365 к. дн. – 11 к. дн. |
Отработанный время с 21.11.2021 по 25.02.2022 без учета праздничных и нерабочих дней | 94 | 97 к. дн. – 3 к. дн. |
Дни отпуска что приходятся на 1 отработанный к. дн. | 0,067797 | 24 к. дн. ÷ 354 к. дн. |
Дни отпуска за отработанное время, на которые начисляется компенсация, в т. ч. по период: | 30 | 24 к. дн. + 6 к. дн. (см. строки ниже) |
- с 21.11.2020 по 20.11.2021
| 24 | – |
- с 21.11.2021 по 25.02.2022
| 6 | 94 к. дн. × 0,067797 = 6,37 ≈ 6 |
Итак, за период с 21.11.2020 по 25.02.2022 следует компенсировать 30 к. дн. неиспользованного отпуска.
Пример 2. Расчет частично неиспользованных дней отпуска
Учреждение заключило трудовой договор с работником 10.03.2021, а 25.02.2022 он уволился по собственному желанию. За время работы в учреждении работник использовал 15 к. дн. основного отдыха.
Нужно вычислить дни, на которые начисляется компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, если его продолжительность по коллективному договору - 24 к. дн. (см. табл.).
Расчет дней частично неиспользованной отпуска
РАСЧЕТ ДНЕЙ ЧАСТИЧНО НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО ОТПУСКА
|
Показатель | Количество дней | Расчет |
Продолжительность отдыха по коллективному договору | 24 | - |
Отработанное время с 10.03.2021 по 25.02.2022 без учета праздничных и нерабочих дней | 343 | 353 к. дн. – 10 к. дн. |
Дни отпуска, что приходятся на 1 отработанный к. дн. | 0,067797 | 24 к. дн. ÷ 354 к. дн. |
Дни отпуска зо отработанное время, в т. ч.: | 23 | 343 к. дн. × 0,067797 = 23,25 ≈ 23 |
| 15 | - |
- на которые начисляется компенсация за неиспользованный отпуск
| 8 | 23 к. дн. – 15 к. дн. |
Итак, по период с 10.03.2021 по 26.02.2022 следует компенсировать 8 к. дн. неиспользованной отпуска.
Расчет и выплата компенсации за неиспользованный отпуск 2022
После того как мы вычислили количество дней отпуска, которыми работник не воспользовался, вычисляем сумму компенсации отпуска. Алгоритм вычисления компенсации за неиспользованный отпуск аналогичный алгоритму вычисления отпускных. То есть руководствуемся Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Кабмина от 08.02.1995 № 100 (далее - Порядок № 100).
Компенсация отпуска = количество неиспользованных дней отпуска × среднедневную зарплату
Сначала определяем расчетный период. Он составляет 12 к. мес ., что предшествуют месяцу, в котором предоставляют компенсацию, или месяцу увольнения. Когда работник бюджетного учреждения работает по трудовому договору меньше года, расчетным периодом будет количество полных месяцев, в которые не включаем месяц, в котором:
- заключен трудовой договор (если он заключен после 1-го числа рабочего дня месяца, абз. 2 п. 2 Порядка № 100);
- работник уволен и/или предоставляется компенсация за неиспользованный отпуск.
После этого расчитывается среднедневная зарплата.
Среднедневная зарплата = выплаты расчетного периода ÷ продолжительность расчетного периода в календарных днях (без праздничных и нерабочих дней)
Дедлайн перерасчета средней зарплаты наступил: что дальше►►►
По длительности расчетного периода не забывайте, что с него нужно исключить дни:
- праздничные и нерабочие;
- отдыха за собственный счет;
- отдыха для ухода за ребенком в возрасте до 3 или 6 лет;
- простоя не по вине работника.
К выплатам, с которых исчисляется компенсация за неиспользованный отпуск, относят выплаты за время, когда за работником бюджетного учреждения сохраняют средний заработок. Речь идет об:
- оплате отдыха, в т. ч. через беременность и роды;
- средней зарплате за дни служебной поездки;
- оплате болезни (больничные);
- оплате за выполнение государственных общественных обязанностей и т.д.
Исключаем те выплаты, которые приведены в п. 4 Порядка № 100, например материальную помощь разового характера (на лечение, решение социально-бытовых вопросов).
Расчет средней для компенсации неиспользованного отпуска ничем не отличается от расчета отпускных
Далее рассмотрим на примере, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.
Пример 3. Расчет отпускных при увольнении, если отработано неполный год
Работник на примере 2, который начал работать в учреждении 10.03.2021, а уволился 25.02.2022, написал заявление на оплату неиспользованных дней отпуска, которые ему посчитали - 8 к. дн. (Расчет - см. Пример 2).
Для такого работника расчетным периодом будет апрель 2021 - январь 2022. Март 2021, в котором он начал работать не считаем, так как трудовой договор было заключено не с 1-го рабочего дня месяца. В расчетном периоде была получена такая зарплата и другие выплаты (грн):
Доходы работника в расчетном периоде
ДОХОДЫ РАБОТНИКА В РАСЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ
|
Месяц расчетного периода | Зарплата и другие выплаты работнику | в т. ч. | Зарплата, с которой
рассчитывается
компенсация
за неиспользованный
отпуск (= 2 - 3 - 4) |
премия к празднику | материальная помощь на лечение | больничные | доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника |
Апрель 2021 | 5522,25 | – | – | – | – | 5522,25 |
Май 2021 | 5522,25 | – | – | – | – | 5522,25 |
Июнь 2021 | 5522,25 | – | – | – | – | 5522,25 |
Июль 2021 | 5522,25 | – | – | – | – | 5522,25 |
Август 2021 | 4333,33 | – | – | – | – | 4333,33 |
Сентябрь 2021 | 7500,50 | – | – | – | 1985 | 7500,50 |
Октябрь 2021 | 8200,30 | 495,50 | – | – | 1985 | 7704,80 |
Ноябрь 2021 | 5800,40 | – | – | – | – | 5800,40 |
Декабрь 2021 | 6564,25 | – | 1000 | 864,25 | – | 5564,25 |
Январь 2022 | 5128,50 | – | – | 1728,50 | – | 5128,50 |
Всього | 59616,28 | 495,50 | 1000 | 2592,75 | 3970 | 58120,78 |
Продолжительность расчетного периода без учета праздничных и нерабочих дней составляет 344 к. дн. (354 к. дн. - 10 к. дн.).
Вычисляем компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении с зарплаты за расчетный период, к которой не включаем суммы единовременных выплат (премий к праздникам, материальной помощи на лечение). Расчет общей суммы такого дохода приведен в таблице выше и он составляет 58120,78 грн.
Рассчитываем среднедневной зарплату:
58 120,78 грн ÷ 344 к. дн. = 168,96 грн
Итак, сумма компенсации составляет:
168,96 грн × 8 к. дн. = 1351,68 грн.
Ее выплата осуществляется вместе с зарплатой за отработанные дни февраля 2022.
Отпускные: как выплатить и не ошибиться с периодом карантина
Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск
Компенсация неиспользованной отпуска - это часть заработной платы, поэтому налогообложение аналогичное, то есть с суммы компенсации удерживаем НДФЛ за ставкой 18% и военный сбор за ставкой 1,5%. ЕСВ начисляем по ставке 22%.
В Приложении 4ДФ налогового расчета компенсации отпускных при увольнении проходят под кодом "101".
Когда следует выплатить компенсацию отпуска
Выплату компенсации проводим в зависимости от ситуации:
- без увольнения работника - выплата может произойти в любой момент, который должен быть указан в приказе о предоставлении отпуска, например одновременно с выплатой отпускных или сразу после использования отпуска (письмо Минсоцполитики от 07.12.2016 № 731/13 / 116-16);
- при увольнении - компенсация должна быть выплачена в день увольнения (ст. 116 КЗоТ).
Оплата неиспользованного отпуска с нарушением сроков выплаты компенсации - штраф по ст. 265 КЗоТ.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
