експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Как начислить больничные в 2025 году — ответы в статье. Посмотрим, что стоит учесть, когда рассчитываете и выплачиваете больничные. Подскажем предельные суммы для больничных, как быть с налогообложением и отчетностью. Подкрепим алгоритмы практическими примерами. Больничные 2025 с изменениями — полный гайд для вас
Начисление больничных 2025: первые 5 дней и средства ПФУ
Ни один работник не застрахован от болезни или болезни члена своей семьи. И когда это происходит, ему оплачивают все календарные дни болезни. Первые 5 дней временной нетрудоспособности по обычному больничному оплачивает учреждение-работодатель, остальные — Пенсионный фонд Украины (ПФУ) за счет страховой выплаты.
Однако есть больничные, которые полностью, то есть с 1-го дня, оплачиваются за счет ПФУ — это больничные для ухода за больным ребенком в возрасте до 14 лет.
определить продолжительность расчетного периода в днях;
отбрать нужные выплаты (доходы) и просуммировать их;
посчитать среднедневную зарплату;
рассчитать общую сумму больничных.
Правила расчета больничных в целом не отличаются, как за первые 5 дней работодателя, так и за остальные дни ПФУ. Правда, есть различия в документальном оформлении и в оплате больничных для совместителей. Так, для получения больничных из ПФУ необходимо подать ему специальное заявление-расчет, а затем — уведомление о выплате. Чего нет при оплате первых 5 дней за счет работодателя.
Особенности расчета больничных в 2025 году
Порядок расчета не меняется. Однако следует обратить внимание на то, что:
продолжительность полного годового расчетного периода 365 к. дней, если он включает февраль 2025 (в прошлом году, который был високосным, было 366 к. дней);
увеличилось максимальное ограничение на среднедневную при расчете больничных, так как увеличивается максимальная база ЕСВ с 15 до 20 минимальных зарплат. Однако это только на 2025 год — затем ограничение должно стать прежним (15 минимальных зарплат);
военный сбор взимается по ставке 5%;
из расчетного периода исключаются месяцы, которые были полностью неотработаны по уважительным причинам (вместе с выплатами по ним). Правило действует с 18 июля 2025 года (изменения в Порядок № 1266, приказ КМУ № 837 от 14.07.2025). Исключение — отпускные. Даже если отпускные были получены в неотработанном месяце, но они фактически являются оплатой прошлых периодов, поэтому включаются в расчет больничных.
Для начисления больничных необходимо определить расчетный период, то есть те месяцы, за которые производятся выплаты. В зависимости от ситуации за расчетный период принимают:
12 месяцев, предшествующих месяцу начала болезни, — если работник работал год и более;
количество полных календарных месяцев трудовых отношений (с первого до первого числа), — если работник в трудовых отношениях менее года (см. в частности п. 25 Порядка № 1266);
фактически отработанное время (от даты начала трудового договора до даты открытия больничного, сам же день открытия больничного пропускается) — если работник не набирает даже одного полного календарного месяца трудовых отношений.
Если же работник заболел в свой 1-й рабочий день, расчетного периода не будет и оплата больничных будет производиться на основе установленного ему должностного оклада.
Как определить продолжительность расчетного периода в днях для расчета больничных
Продолжительность расчетного периода определяется в календарных днях. Для полных 12 календарных месяцев расчетный период составляет 365. Если в расчетный период попадает февраль високосного года, то дней получается 366. Вычитать праздничные и нерабочие дни при расчете продолжительности расчетного периода не нужно — это отличие, которое отличает расчет больничных от расчета отпускных. Военное положение на это правило никак не влияет — так было и до него.
Дни, которые уменьшают продолжительность расчетного периода
Однако вышеупомянутая продолжительность расчетного периода 365 (366) к. дней — это идеальная ситуация, так как не все календарные дни расчетного периода включаются в его продолжительность. Это предусматривает п. 3 Порядка № 1266. Чтобы начисление больничных было правильным, в расчетный период не зачисляются календарные дни, которые по уважительным причинам не были отработаны.
больничного, в т.ч. и для ухода за ребенком, которому не исполнилось 14 лет;
отпуска в связи с беременностью и родами;
отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 или 6-летнего возраста;
приостановления действия трудового договора в связи с российской агрессией;
периода, в течение которого работник проходил военную службу (если работодателем средний заработок за такой период).
Обратите внимание, что вышеприведенный перечень является исчерпывающим, то есть никаких других уважительных причин нерабочих дней, которые необходимо исключить из расчета, быть не может. Так, дни ежегодного отпуска или социального отпуска «на детей» включаются в расчетный период, так как они не упоминаются в п. 3 Порядка № 1266.
Как определяется продолжительность расчетных периодов, которые меньше за 12 месяцев
Если же расчетный период меньше за 12 месяцев, то нюансы расчета его продолжительности рассмотрены на примерах ниже. Также по общему правилу при расчете нужно вычитать и дни, не отработанные по уважительным причинам, как и для 12-месячного расчетного периода (см. выше).
Пример определения расчетного периода продолжительностью менее 12 месяцев. Трудовой договор с работником заключили 05.04.2025, а заболел он 07.08.2025. Расчетным периодом получается май — июль 2025 года (3 календарных месяца). Чтобы рассчитать больничные, определяется продолжительность расчетного периода по каждому месяцу и полученные месячные данные складываются:
31 + 30 + 31 = 92 (к. дня)
Пример определения расчетного периода по фактически отработанному времени — менее 1 месяца. Например, трудовой договор с работником заключили 17.07.2025, а 13.08.2025 он заболел. Оплата больничных 2025 года будет начисляться за расчетный период, меньший календарного месяца (из фактически отработанного времени) — с 17.07.2025 по 12.08.2025. В данном случае учитываются все календарные дни пребывания в трудовых отношениях до дня болезни, то есть:
Доходы, которые учитываются при расчете больничного
Для начисления больничных добавляются все выплаты, начисленные за месяцы расчетного периода при условии, что на них начислялся ЕСВ. Если календарный месяц из расчетного периода исключен, и за этот месяц были начислены выплаты, эти выплаты тоже следует исключить (нет месяца — нет и начисленных выплат за него). Выплаты включаются по данным отчетности по ЕСВ независимо от того, за какой период они начислены (см. п. 32 Порядка № 1266, также письмо ПФУ от 07.04.2023 № 13488-15877/Р-03/8-2800/23). Понимать это следует так: в Приложении Д1 в графе 10 есть месяц, за который произведено начисление, — на него и следует ориентироваться.
Проблему могут создать премии. Так, если премия за январь начислена в феврале, то она отражается в месяце ее начисления (феврале). Конечно, если она была проведена в Приложении Д1 месяцем «2» (февраль). Включать ее в январь, если дата приказа и дата начисления — февраль — неправильно. Однако, если февраль не отработан по уважительным причинам полностью, например был отпуск за свой счет, то его полностью нельзя учитывать при исчислении средней зарплаты для расчета больничных, то есть не следует учитывать и премию за такой февраль. Или же провести ее в приказе последним днем января и при необходимости подать исправляющее Приложение Д1 («отчетный новый» или «уточняющий»), чтобы сумма премии прошла месяцем «1» (январь).
Чтобы расчет больничных был правильным, в выплаты расчетного периода НЕ включаются:
оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности (за счет учреждения);
пособие по временной нетрудоспособности как соцвыплата (за счет ПФУ);
пособие в связи с беременностью и родами («декретные»);
выплаты, начисленные за месяцы, исключенные из расчетного периода (см. выше пример с премией);
выплаты, на которые не начислялся ЕСВ. Например, это может быть материальная помощь на решение социально-бытовых вопросов.
Особое внимание следует обратить на переходные выплаты, например переходные отпускные, когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается — в другом. При начислении больничных года следует включать отпускные, начисленные за дни расчетного периода, и исключать отпускные, начисленные в расчетном периоде за дни, которые в него не входят.
Пусть работник заболел в августе 2025. Расчетный период тогда будет август 2024 — июль 2025 (12 месяцев). В течение этого периода в отпуске такой работник был дважды:
декабрь 2024 — январь 2025 — начислено 4000 грн за декабрь и 3500 грн за январь;
июль 2025 — август 2025 — начислено 5000 грн за июль и 3000 грн за август.
Включаем в больничные отпускные полностью за декабрь 2024 — январь 2025, так как оба месяца находятся в расчетном периоде:
4000 + 2500 = 7500 грн
Однако из второго отпуска берем только 5000 грн отпускных, так как часть, которая пришлась на август 2025, в расчетный период не попадает.
Итак, общая сумма отпускных, которая участвует в расчете больничных составляет:
7500+5000 = 12500 грн
Средняя зарплата для начисления больничных 2025
Следующий показатель, который определяется, — это среднедневная зарплата. Расчет средней зарплаты осуществляется так:
среднедневная зарплата = выплаты расчетного периода (грн) ÷ продолжительность расчетного периода (к. дни)
Однако, если расчетный период отсутствует (работник заболел в 1-й рабочий день), формула расчета становится другой:
В приведенной выше формуле «30,44» — это среднемесячное количество дней по п. 5 Порядка № 1266.
Минимальной среднедневной зарплаты для больничных на сегодняшний день не существует. Это означает, что сумма больничных за полный месяц вполне может быть меньше минимальной зарплаты такого месяца, ведь базой начисления больничных являются прошлые месяцы. В этом заключается разница в расчете больничных и декретных ( помощи в связи с беременностью и родами).
Однако в отношении среднедневной зарплаты также существуют два максимальных ограничения:
у работников, у которых не хватает страхового стажа за последние 12 к. месяцев;
максимальное (на основе максимальной базы ЕСВ) — для всех.
Ограничение среднедневной зарплаты при недостатке страхового стажа
Если работник в течение последних 12 календарных месяцев имеет страховой стаж менее 6 месяцев, то дневная выплата, например в августе 2025 года, не может превышать 262,81 грн (= 8000 грн ÷ 30,44), где 8000 грн — это минимальная зарплата августа 2025 (месяца начала больничного). В этом снова есть отличие с расчетом декретных — для последних такое ограничение в два раза больше.
Максимальный размер среднедневной зарплаты при расчете больничных
Среднедневная зарплата применяется в размере, не превышающем такую, рассчитанную из размера максимальной величины базы начисления ЕСВ предыдущего месяца перед месяцем выхода работника на больничный. То есть в расчет берется максимальная база ЕСВ предыдущего месяца до выхода — это то же самое, что последний месяц расчетного периода. Максимальная база ЕСВ на 2025 год, временно, — это 20 минимальных зарплат по Государственному бюджету Украины 2025; в другие годы — 15 минимальных зарплат.
Например, если работник выходит на больничный в августе 2025, то для расчета максимального ограничения используется максимальная база ЕСВ июля 2025 года — 160000 грн (= 8000 грн × 20). Если работник выходит на больничный в сентябре 2025, то для расчета максимального ограничения используется максимальная база ЕСВ августа 2025 года и т.д.
Для определения максимальной среднедневной вышеуказанные выплаты следует разделить на среднемесячное количество дней — 30,44. Тогда получаем такое максимальное ограничение для среднедневной зарплаты 2025 года:
160000 грн ÷ 30,44 = 5256,24 грн
Если в учреждении есть такие большие зарплаты, то следует заботиться о соблюдении этого ограничения, то есть если при выходе на больничный, например, в августе 2025 у работника получается среднедневная 5500 грн, то для начисления больничных следует брать только 5256,24 грн — максимальную среднедневную для такого месяца.
Так как же рассчитываются больничные? Существует формула больничных, которую приводим ниже:
больничные = среднедневная зарплата × количество дней больничного × коэффициент страхового стажа
Коэффициент страхового стажа при этом определяется по правилам ч. 1 ст. 17 Закона № 1105 — в зависимости от страхового стажа работника. Правила приведены в таблице ниже.
КОЭФФИЦИЕНТЫ СТРАХОВОГО СТАЖА
Страховой стаж
Значение коэффициента страхового стажа
До 3 лет
0,5
От 3 до 5 лет
0,6
От 5 до 8 лет
0,7
Более 8 лет
1,0
независимо от стажа — в льготных категориях лиц*
1,0
* к льготным категориям относятся (ч. 1 ст. 17 Закона № 1105):
пострадавшие в результате Чернобыльской катастрофы категорий 1-3;
один из родителей или лицо, их заменяющее и ухаживающее за больным ребенком в возрасте до 14 лет, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы;
ветераны войны, пострадавшие участники Революции Достоинства и члены семей погибших (умерших) ветеранов войны, члены семей погибших (умерших) Защитников и Защитниц Украины;
При начислении больничных учитываются только те дни болезни, которые определяет е-больничный (или бумажный листок нетрудоспособности, который еще возможен во время военного положения).
Не оплачиваются дни, если такие дни:
указаны в листке нетрудоспособности как нарушение режима;
подтверждены не листком нетрудоспособности, а медицинской справкой, например о временном освобождении от работы для ухода за больным ребенком или другой справкой медучреждения.
Также не начисляются больничные, когда болезнь приходится на дни отпусков:
без сохранения зарплаты;
для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего или 6-летнего возраста.
Не оплачиваются также больничные, которые приходятся на дни приостановления действия трудового договора вследствие российской агрессии.
Следует помнить, что е-больничный не регистрируется, не предоставляется и, соответственно, начисление больничных не будет, когда работник ухаживает за:
хронически больным в период ремиссии;
больным ребенком в период ежегодного (основного и дополнительного) отпуска, отпуска без сохранения зарплаты, частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет;
здоровым ребенком на период карантина;
больными, старше 14 лет при стационарном лечении.
Однако больничные начисляются, если болезнь работника приходится на дни ежегодного отпуска (основного или дополнительного). В таком случае ежегодный отпуск по заявлению работника должен быть продлен на дни больничного.
Выплата больничных 2025: источники финансирования
Выплата больничных за первые 5 календарных дней болезни работника осуществляется в форме материального обеспечения за счет учреждения (см. п. 2 Порядка № 440), то есть за счет средств государственного или местного бюджета, в зависимости от того, из какого финансируются расходы на оплату труда данного учреждения. Остальные дни болезни, то есть начиная с 6-го календарного дня, должны быть оплачены за счет ПФУ в форме соцвыплаты.
Если на работника было зарегистрировано два больничных, то следует проверить, является ли это одним страховым случаем (то есть второй больничный как продолжение первого). Если же это два разных страховых случая, учреждение должно оплатить первые 5 дней болезни по обоим е-больничным за счет своих средств. Однако обратите внимание, что второй е-больничный в системе, как правило, заменяет первый, и тогда первый вообще не виден. Два е-больничных можно отследить, если мониторить ситуацию с работником во времени.
Если е-больничный зарегистрирован в связи с уходом за больным ребенком в возрасте до 14 лет, все указанные в нем календарные дни оплачиваются полностью за счет ПФУ.
Установленные сроки прохождения всех этих этапов и выплаты больничных представлены в таблице ниже.
СРОКИ ОФОРМЛЕНИЯ БОЛЬНИЧНЫХ ПО КАЖДОМУ ЭТАПУ:
Решение ответственного лица/комиссии о назначении соцвыплат
Якщо термін лікарняного перевищує 5 к.днів та для лікарняних для догляду за дитиною:
заявление-расчет
зачисление средств ПФУ на спецсчет страхователя
выплата больничных
уведомление о выплате средств
10 рабочих дней*
(со дня получения е-больничным статуса «готов к оплате (выдан)»** или со дня подачи работником бумажного больничного на рассмотрение комиссии/уполномоченного)
5 рабочих дней
(со дня решения уполномоченного лица, группы лиц или комиссии по социальному страхованию)
3 рабочих дня
в ближайший день выплаты зарплаты
(за месяц или аванс) после дня назначения для больничных за первые 5 дней и дня получения из ПФУ для остальных больничных
1 месяц
со дня выплаты
* для обычных больничных; 3 рабочих дня — для больничного «беременность и роды»;
Даты открытия и закрытия обычного листка нетрудоспособности соответствуют датам начала срока действия и окончания срока действия медицинского заключения, на основании которого сформирован этот электронный листок нетрудоспособности. Листок нетрудоспособности считается выданным через 7 дней после даты закрытия листка нетрудоспособности и тогда же приобретает статус «готов к оплате (выдан)» (п. 3 разд. II Порядка № 1234). Отсчет дней выглядит так, как представлено в приведенном ниже примере. Однако для листков «беременность и роды» (при выплате декретных) правила другие.
ОТСЧЕТ НАСТУПЛЕНИЯ ДНЯ ВЫДАЧИ ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ЛИСТКА НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ*
(на примере 2025 года)
Период временной потери трудоспособности (больничного):
7-дневный срок
Приобретение статуса «готов к оплате (выдан»
(день выдачи)
дата
открытия
дата
закрытия
14.08
21.08
22.08
23.08
24.08
25.08
26.08
27.08
28.08
29.08
*кроме листка нетрудоспособности «Беременность и роды»
В таком случае далее необходимо оформить документы в следующие крайние сроки (для 2025 года):
решение о назначении больничных — в период с 29.08.2025 по 12.09.2025 (10 р. дней);
подать заявление-расчет — с 13.09.2025 по 19.09.2025 (5 р. дней).
Однако можно все сделать и быстрее, например, оформить решение 29.08.2025, а подать заявление-расчет 30.08.2025.
Больничные и другие соцвыплаты теперь могут назначать страхователи (то есть работодатели) или уполномоченные ими лица (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105). Однако такими уполномоченными может быть и комиссия по соцстрахованию, как это было ранее (до 2023 года). Главное, чтобы был соответствующий внутренний приказ руководителя или внутреннее положение о таких комиссиях, утвержденное руководителем учреждения.
При положительном решении уполномоченных лиц бухгалтерия может начислять больничные выплаты. Если больничные начисляются в пределах первых 5 дней за счет учреждения, то для оформления их расчета достаточно бухгалтерской справки или определенной ведомости произвольной формы.
Если же больничный превышает 5 дней, то бухгалтер рассчитывает больничные и в кратчайшие сроки подает в ПФУ заявление-расчет специальной формы. Это можно сделать сейчас через электронный кабинет ПФУ. По результатам рассмотрения ПФУ полученных документов, учреждению перечисляют на отдельный текущий счет больничные для выплаты работникам, указанным в заявлении-расчете.
Учет больничных: проводки
В связи с тем, что оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности осуществляется за счет бюджета, из которого финансируется учреждение, а помощь по временной нетрудоспособности выплачивается за счет полученного финансирования от ПФУ, больничные при отражении в бухгалтерском учете учреждения имеют свои отличия. Бухгалтерские проводки приведены в таблице ниже.
БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО УЧЕТУ БОЛЬНИЧНЫХ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
Содержание хозяйственной операции
Дт
Кт
Сумма
начислено:
оплату первых 5 дней временной нетрудоспособности
8011, 8111
6511
5000
помощь по временной нетрудоспособности за счет ПФУ
2114
3000
начислено ЕСВ (= (5000+3000)×0,22 = 1760)
8012, 8112
6313
1760
удержано из оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности:
НДФЛ (= 5000×0,18 = 900)
6511
6311/1
900
военный сбор (= 5000×0,05 = 250)
6311/2
250
получены страховые средства от ПФУ на спецсчет
2314
2114
3000
удержано из помощи по временной нетрудоспособности за счет ПФУ:
НДФЛ (= 3000×0,18)
6511
6311/1
540
военный сбор (= 3000×0,05 = 150)
6311/2
150
уплачено ЕСВ
6313
2313
1760
уплачено НДФЛ за счет:
бюджетных средств
6311/1
2313
900
страховых средств ПФУ
2314
540
уплачен военный сбор с:
бюджетных средств
6311/2
2313
250
страховых средств ПФУ
2314
150
выплачено работнику на карточный счет:
оплату первых 5 дней временной нетрудоспособности (= 5000 — 900 —250 = 3850)
6511
2313
3850
помощь по временной нетрудоспособности (= 3000 — 540 — 150 = 2310)
2314
2310
Налогообложение больничных 2025: что с НДФЛ, ВЗ и ЕСВ
Только после получения финансирования от ПФУ бухгалтер имеет право удержать из соответствующей суммы больничных НДФЛ и военный сбор (ВС) и выплатить работнику соответствующую сумму помощи (за вычетом удержанных налогов и сборов).
Какой-либо собственной специфики в налогообложении больничные не имеют — к ним применяются те же правила, что и для зарплаты. Хотя больничные и не входят в фонд оплаты труда, но по Налоговому кодексу Украины приравниваются в налогообложении к зарплате. Ставки НДФЛ и ВЗ применяются те же, что и для зарплаты — 18% и 5% соответственно (до 01 декабря 2024 года ставка ВЗ была 1,5%). При расчете НДФЛ больничные входят в состав зарплатного дохода, к которому может быть применена налоговая социальная льгота (НСЛ).
ЕСВ на больничные (как за первые 5 дней, так и за счет ПФУ) полностью начисляется за счет расходов учреждения. Ставка ЕСВ используется та же, что и для соответствующих зарплатных выплат — 22%, а для больничных лиц с инвалидностью — 8,41%.
Больничные в объединенной отчетности: образцы заполнения 2025
Информация о страховых выплатах, начисленных на основании зарегистрированных е-больничных, должна содержаться в Приложении Д1 Налогового расчета сумм дохода. В отчетном месяце отражаются отдельно больничные, начисленные за прошлый месяц, и отдельно — за текущий месяц. Для отражения этих выплат в графе 8 Приложения Д1 указывается код категории застрахованного лица:
«29» — если работник без инвалидности;
«36» — если работник имеет инвалидность.
В графе 10 Приложения Д1 указывается месяц и год в формате «ММГГГГ», за дни которого начислили выплаты.
Если больничные «переходные», то есть больничный начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, то следует сделать распределение больничных по месяцам. При этом:
больничные указываются в том месяце, когда произошло их начисление;
формируется столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности, то есть если больничный начался в августе 2025, а закончился в сентябре 2025, то для него будет 2 строки;
общую сумму больничного нужно распределить пропорционально дням болезни, приходящимся на каждый из месяцев больничного. Для этого снова понадобится среднедневная зарплата, которая использовалась для расчета больничных;
если после распределения больничного общий доход за месяц (зарплата + больничный) составляет менее минимального размера, то необходимо доначислить ЕСВ на сумму разницы с минимальной базой ЕСВ (то есть минимальной зарплатой соответствующего месяца). Это осуществляется одновременно с начислением сумм помощи по временной потере трудоспособности.
Пример заполнения Приложения Д1 для больничных в 2025 году
В примере ниже рассмотрена ситуация с переходными больничными.
Пример (больничные, Приложение Д1).
Работница (основное место работы, полная занятость) болела с 14 августа 2025 по 21 августа 2025 (8 дней). В августе 2025 ее зарплата за фактически отработанное время составила 7500 грн (ЕСВ — 1650 грн). По расчету среднедневная зарплата составила 1000 грн/день.
Обязательным также является отражение больничных в Приложении 4ДФ Налогового расчета — как за первые 5 дней, так и за счет ПФУ.
Больничные приравниваются к зарплате, поэтому в Приложении 4ДФ Налогового расчета сумм дохода они имеют код признака дохода «101». Больничные в Приложении 4ДФ отражаются в сумме вместе с зарплатой и никаких своих особенностей (пометок, признаков) при составлении данного приложения не имеют. То есть больничные «растворяются» в строке с суммой зарплаты за соответствующий месяц.
Заполненное Приложение 4ДФ за август 2025 года, составленное по приведенному ранее примеру, приведено ниже. Работнице начислено 15500 грн (= зарплата + больничные = 7500 грн + 8000 грн; НДФЛ = 15500 грн × 0,18 = 2790 грн ; ВЗ = 15500 грн × 0,05 = 775 грн).
Несмотря на изменения в начислении больничных в 2025 году, общие принципы не изменились. Дополнительное внимание расчету больничных стоит уделить с января, когда вырастет минимальная зарплата 2026. Пользуйтесь примерами в статье, чтобы работа с больничными давалась без ошибок.
