бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Звіт ЄСВ – так до сих пір часто називають Податковий розрахунок, що містить дані не лише про ЄСВ, але й про ПДФО та військовий збір. До вашої уваги склад Звіту ЄСВ і приклади заповнення окремих його додатків. На що слід звернути увагу, аби не помилитися?
податковий розрахунок – це його офіційна назва у Порядку № 4. Повна назва «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску».
зарплатний звіт – так як поєднує всі зарплатні податки і внески, тобто ПДФО, ВЗ і ЄСВ;
об’єднаний звіт – з впровадженням сучасного Звіту ЄСВ були ліквідовані два звіти, а саме колишній Звіт з ЄСВ (форма Д4) і колишній Податковий розрахунок сум доходу, що містив лише ПДФО та ВЗ (форма 1ДФ). По-суті, за своєю будовою податковий розрахунок – це колишня форма Д4 до якої приєднали колишню форму 1ДФ під назвою Додаток 4ДФ. Від форми 1ДФ також запозичили квартальний період звітування. Востаннє ці колишні звіти подавалися за звітні періоди 2020 року;
Звіт ЄСВ – безпосередньо наслідує назву найбільшого свого попередника Звіту з ЄСВ за формою Д4.
Зауважимо, що більшість бюджетних установ заповнюють не увесь Звіт з ЄСВ, а лише:
заголовну (титульну) та проміжну частина з вихідними даними, а також обліковою кількістю штатних працівників (ОКШП);
основну частину, яка містить зведені (узагальнені) дані про ЄСВ з Додатку Д1;
безпосередньо сам Додаток Д1, який містить персоналізовані дані про нарахований ЄСВ за кожним працівником та отримувачем винагороди за ЦПД;
Додаток Д5, який містить дані про прийняття та звільнення працівників, початок і закриття ЦПД, початок і кінець відпустки для догляду за дитиною та інші дані, які потрібні для обліку страхового стажу;
Додаток 4ДФ, який містить дані лише про ПДФО і ВЗ.
Бюджетники ще часто заповнюють Додаток Д6 щодо обліку спецстажу. Більш детально наповнення додатків Звіту ЄСВ ілюструє таблиця нижче.
ДОДАТКИ ЗВІТУ ЄСВ ТА ЇХНЄ ПРИЗНАЧЕННЯ
Код Додатка
Призначення (назва додатка)
Кого стосується
Додаток 1 (Д1)
відомості про нарахування зарплати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам
усіх
Додаток 2 (Д2)
відомості про осіб, які здійснюють догляд за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку, дитиною з інвалідністю, за особою з інвалідністю І групи, особою похилого віку і т.д., якщо вони отримують грошове забезпечення чи інші виплати
управлінням праці та соцзахисту
Додаток 3 (Д3)
відомості про осіб, які проходять строкову військову службу
військові частини, що мають строковиків
Додаток 4 (4ДФ)
відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого ПДФО та ВЗ
усіх
Додаток 5 (Д5)
відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби
у разі якщо були відповідні підстави*
Додаток 6 (Д6)
вдомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства
роботодавці, у яких є працівники, які потребують обліку спецстажу**
*підставами є такі події:
укладання або розірвання трудового договору, у т.ч. й при працевлаштуванні на нове робоче місце;
укладання ЦПД або закінченні його дії у звітному кварталі;
переведення особи на іншу постійну посаду або роботу у одній і тій же установі/організації;
працівника було переміщено з одного структурного підрозділу до іншого;
Силові структури також подають Додаток Д5, якщо особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби;
** спеціальний стаж (спецстаж) – це період, що дає право на пенсію за вислугою років. Переліки відповідних ситуацій з категоріями працівників містять статті 13, 52, 54 і 55 Закону «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.1991 р. № 1788 (далі – Закон № 1788). Додаток Д6 подається, коли хоча б за одним працівником є потреба визначення періодів (строків), що зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію за «іншими умовами, ніж загальнообов’язкове пенсійне страхування» (див. абз. 1 п. 6 розділу IV Порядку № 4)
Заповнення Звіту ЄСВ 2024
Як заповнити Звіт ЄСВ за кожним рядком – див. консультаціюПодатковий розрахунок з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. А тут же наведемо лише приклади заповнення ключових додатків звіту – Д1, Д5, 4ДФ, а також Д6.
Зразок заповненого Додатка Д1 Звіту ЄСВ
У таблиці нижче наведено найпоширеніші коди категорій застрахованої особи (КЗО), які корисні для заповнення графи 08 Додатка Д1.
КОД КАТЕГОРІЇ ЗАСТРАХОВАНОЇ ОСОБИ (КЗО)*
Категорії працівників
Код для працівника:
звичайний
якщо з інвалідністю
наймані працівники, яким нараховано зарплату
1
2
особи, які працюють на виборних посадах
12
–
особи, з якими укладено ЦПД
26
–
особи, яким нарахована допомога з тимчасової непрацезддатності
Також для заповнення графи 09 Додатка Д1 знадобляться коди типу нарахувань (КТН). Найпоширеніші з них наведені у таблиці нижче.
КОДИ ТИПУ НАРАХУВАНЬ (КТН)*
Код
Умови застосування
10
сума відпускних
13
різниця мінімальної зарплати і нарахованої зарплати (додаткова база нарахування ЄСВ, графа 18 Додатку Д1)
14
різниця мінімальної зарплати і нарахованої зарплати (додаткова база нарахування ЄСВ; графа 18 Додатку Д1), якщо при звільненні сторнуємо відпускні за невідпрацьований робочий рік
2 (3)
самостійно донараховано (зменшено зайво нараховану) суму ЄСВ, який нараховано на підставі бухгалтерських та інших документів на зарплату у попередніх звітних місяцях
1
сума доходу нарахована за виконану роботу, строк виконання якої перевищує календарний місяць, або сума середньої зарплати за вимушений прогул, що перевищує календарний місяць
11 (12)
під час перевірки органами доходів і зборів донараховано (зменшено зайво нараховану) суму ЄСВ, який нараховано на підставі бухгалтерських та інших документів на зарплату у попередніх звітних місяцях
Приклад заповненого Додатка Д1 Звіту ЄСВ наведений нижче. У прикладі нарахована зарплата 4-м працівникам за січень 2024 року. Суми нарахованої зарплати містять графи 16 та 17, а суми нарахованого ЄСВ за кожним працівником – графа 20.
Також для заповнення графи 07 Додатка Д5 знадобляться коди категорій застрахованих осіб. Вони наведені у таблиці нижче.
КОДИ ТИПІВ ЗАСТРАХОВАНИХ ОСІБ (КЗО)*
Код
Умови застосування
1
наймані працівники (з трудовою книжкою)
2
наймані працівники (без трудової книжки)
3
особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру
4
особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від 3-річного віку або до досягнення нею 6-річного віку
5
особи, яким надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами
6
особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку
7
особи, із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами
8
особи із числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу
*джерело – примітка до графи 07 у бланку Додатка Д5, а також Розділ IV Порядку № 4
Приклад заповненого Додатка Д5 Звіту ЄСВ наведений нижче. У прикладі за І квартал 2024 року показано за одним з підрядників початок дії цивільно-правового договору (ЦПД), що припало на 21 січня 2024 року.
2 – нараховується у відповідних закладах. Якщо працівник мобілізований і за ним зберігається робоче місце, то підприємство не повинно рахувати йому спецстаж – він за відповідним кодом нараховується за місцем військової служби;
Приклад заповненого Додатка Д6 Звіту ЄСВ наведений нижче. У прикладі за І квартал 2024 року з 17 січня 2024 року працівниця обійняла посаду викладачки й за 11 днів січня, що залишилися їй треба нарахувати спецстаж.
