Із січня 2025 року звітний Податковий розрахунок, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, став місячним. Через це Мінфін розробив нову форму звітності (наказу Мінфіну від 24.01.2025 № 39). Однак зміна звітного періоду не вплинула на правила заповнення розрахунку. Не суттєво змінилась і сама форма звіту, зокрема і додаток 4ДФ. Та все ж зміни є.
Списуємо майно в бюджетній установі
Додаток 4ДФ: хто заповнює та подає
Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку заповнюють податкові агенти. У ньому вони показують відомості про суми нарахованих/виплачених доходів фізособам, а також суми утриманого та сплаченого ПДФО та військового збору.
Додаток 4ДФ заповнюйте лише якщо у звітному місяці нараховували та/або виплачували дохід фізособам.
Строк подання Податкового розрахунку у 2025 році, зокрема й 4ДФ, — протягом 20 календарних днів (к. дн.), що настають за останнім календарним днем звітного місяця (п. 1 розд. ІІ Порядку № 4).
Додаток 4ДФ: бланк 2025
Додаток 4ДФ є частиною Податкового розрахунку, який затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. У 2025 році Мінфін оновив форму звіту наказом Мінфіну «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4» від 24.01.2025 № 39. Такі зміни пов’язані із переходом на місячний звітний період.
Оновлену форму звітності вперше застосовуйте при звітуванні за січень 2025 року.
СКАЧАТИ БЛАНК⤵️
Додаток 4ДФ: алгоритм заповнення
У додатку 4ДФ умовно можна виділити заголовну та табличну частини.
Номер рядка | Що записати |
Заголовна частина |
Рядок 01 | Відмітьте відповідний тип звітності: «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від того, який Податковий розрахунок подаєте. У розрахунках із типом «Звітний новий» та «Уточнюючий» заповніть лише окремі рядки, до яких внесли коригування. Дублювати всю інформацію із розрахунку з типом «Звітний» не потрібно. |
Рядок 02 | Зазначте звітний (податковий) період, за який подаєте додаток: – календарний рік; – місяць (цифрове значення від 1 до 12); – номер розрахунку – в хронологічному порядку незалежно від типу. Нумеруйте в межах одного звітного місяця: «Звітний» матиме номер 1, «Звітний новий» — 2 і т. д. |
Рядок 03 | Зазначте найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) самозайнятої фізичної особи, що подає Податковий розрахунок |
Рядок 031 | Запишіть: для юрособи – податковий номер, для фізособи – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта |
Рядок 032 | Проставте код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ, затверджений наказом Мінрегіону від 26.11.2020 № 290) за місцезнаходженням платника або його відокремленого підрозділу, якщо розрахунок подається податковим агентом за його відокремлений підрозділ |
Рядок 4 | Проставте кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, по яких нараховуєте дохід за ознакою 101 |
Рядок 5 | Запишіть кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, по яких нарахували доходи за ознакою 102 |
Таблична частина |
Рядок 06 |
Графа 1 | Відобразіть порядковий номер кожного рядка, який заповнюєте |
Графа 2 | Зазначте реєстраційний номер облікової картки платника податків-фізособи (ідентифікаційний номер). Для фізосіб, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від такого номера та мають відповідну позначку у паспорті, цю графу заповнюємо таким чином (ЗІР, категорія 103.25): – якщо паспорт у формі книжечки – зазначаємо серію та номер паспорта. Клітинки заповнюємо зліва направо без пробілів між серією та номером. Мінімальна кількість знаків у цій графі – 8; – якщо паспорт у формі пластикової картки (ID) – ставимо його номер, що складається з 9 цифр |
Графа 3а | Запишіть всі доходи, які нарахували фізособі у звітному місяці (як оподатковувані, так і не оподатковувані), відповідно до ознаки доходу, наведеної у «Довіднику ознак доходів фізичних осіб» (додаток 2 до Порядку № 4). Нарахований дохід показуйте незалежно від того, виплатили його чи ні. Показуйте нараховану суму доходу, тобто без вирахування податків та зборів, окремо щодо кожного виду доходу. Якщо дохід надали у негрошової формі і для визначення бази обкладення ПДФО застосовувався натуральний коефіцієнт, то у гр. 3а відобразіть суму доходу, збільшену на натуральний коефіцієнт |
Графа 3 | Вкажіть суму доходу, фактично виплаченого платнику податків у поточному місяці. Виняток – зарплата. Суму зарплати маєте відобразити за той період, за який її нарахували. Наприклад, у графі 3 за січень маєте показати зарплату, нараховану за січень, навіть якщо її виплатили в лютому. Тому в разі повної та своєчасної виплати зарплати за звітний місяць гр. 3 = гр. 3а |
Графа 4а | Відобразіть суму ПДФО, нарахованого та утриманого з доходів, нарахованих у звітному періоді та відображених у графах 3а та 3 |
Графа 4 | Зазначте суму ПДФО, фактично перераховану до бюджету у звітному періоді |
Графа 5а | Вкажіть суму військового збору, нарахованого та утриманого з доходів, наданих у звітному періоді платнику податків. Для доходу у негрошовій формі базу оподаткування військовим збором не збільшуємо на натуральний коефіцієнт |
Графа 5 | Зазначаємо суму військового збору, фактично перераховану до бюджету у звітному періоді |
Графа 6 | Вкажіть ознаку доходу відповідно до Довідника ознак. Щодо кожної фізособи заповнюйте стільки рядків, скільки ознак доходів вона має, тобто одній ознаці доходу відповідає один окремий рядок у 4ДФ Якщо в поточному періоді доходи нарахували, але не виплатили, а їх остаточна виплата відбудеться в наступних місяцях (кварталах), тоді під час виплати слід зазначити таку саму ознаку доходу, яку було зазначено під час їх нарахування |
Графа 7 | Цю графу заповніть лише щодо фізосіб, яких прийняли на роботу у звітному місяці. Дату прийняття зазначте таким чином: число, порядковий номер місяця, рік, наприклад, «03.02.2025». Якщо фізособу приймали на роботу та звільняли кілька разів у звітному періоді, то на неї потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці (п. 2 п. 4 розд. IV Порядку № 4) |
Графа 8 | Заповніть лише на тих осіб, яких звільнили у звітному місяці. Дату звільнення фізособи з роботи зазначте так: число, порядковий номер місяця, рік, наприклад: «28.02.2025» Якщо протягом звітного місяця одну й ту ж саму фізособу прийняли на роботу й звільнили, то щодо неї заповніть два рядки. Наприклад, якщо працівника звільнили 10 лютого, а 28 лютого знову прийняли на роботу, то інформацію по ньому вкажіть у графах 7 та 8 в окремих рядках. Адже дохід у вигляді зарплати нарахували двічі за окремими підставами і за окремі періоди роботи протягом звітного місяця. Але якщо працівника прийняли на роботу 10 лютого, а 28 лютого звільнили, то інформацію щодо нього вкажіть у графах 7 та 8 в одному рядку, оскільки у такому разі дохід виплатили за однією підставою і за один період |
Графа 9 | Цю графу заповніть лише щодо працівників, до зарплати яких застосовували ПСП у звітному місяці. Ознаки ПСП: - загальна ПСП – «01»;
- підвищена ПСП – «02»;
- максимальна – «03»;
- ПСП для батьків, які мають двох і більше дітей – «04»
|
Графа 10 | Заповнюйте лише для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Податкових розрахунків у випадку, якщо виправляєте раніше подану звітну інформацію. Зазначте: - «0», якщо рядок потрібно ввести,
- «1», якщо рядок потрібно виключити
|
Рядок 07 |
У рядку відображайте відомості щодо оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею. Ці дані вказують лише податкові агенти, які є банківськими чи іншими фінансовими установами, а також оператори лотереї. Крім того, розділ ІІ 4ДФ містить рядки щодо сум військового збору. Однак їх заповнюйте лише у випадках, якщо потрібно виправити помилки за періоди до 2021 року. Адже з 1 січня 2021 року дані щодо військового збору вказують у 4ДФ в розділі І у графах 5а та 5 персоніфіковано. |
У табличній частині звичайні податкові агенти заповнюють розділ І «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» 4ДФ. У ньому податкові агенти персоналізовано відображають як оподатковувані, так і неоподатковувані доходи фізосіб.
Важливо: щодо кожної фізичної особи заповніть стільки рядків, скільки ознак доходів вона має.
Якщо фізособу неодноразово приймали на роботу та звільняли з роботи у звітному місяці, заповніть стільки стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.
Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку: приклади та зразки
Розглянемо на прикладах як заповнити розділ І 4ДФ за лютий 2025. За такими ж правилами заповнюйте додаток за інші звітні місяці.
Приклад 1. Звільнили та прийняли працівника протягом місяця
Роботодавець звільнив працівника за власним бажанням 13.02.2025, проте 14.02.2025 прийняв його знов. За лютий нарахував працівникові зарплату до дати звільнення у розмірі 10 000,00 грн, зокрема ПДФО — 1800,00 грн та ВЗ — 500,00 грн. Після повторного прийняття працівника його нарахований і виплачений дохід за лютий становить 7000,00 грн, зокрема ПДФО — 1260,00 грн, ВЗ — 350,00 грн.
У Додатку 4ДФ за лютий щодо працівника два рядки:
- у першому рядку у графах відповідно 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 зазначимо дохід працівника, зокрема ПДФО і ВЗ, що нарахували/виплатили до його звільнення. У графі 8 зазначимо дату звільнення.
- у другому рядку зазначимо дохід, зокрема ПДФО і ВЗ, що нарахували/виплатили працівникові після повторного прийняття його на роботу. У графі 7 зазначимо дату прийняття. В обох рядках проставимо ознаку доходу «101».
Як заповнити 4ДФ за даними Прикладу наведемо у Додатку 1.
Додаток 1
СКАЧАТИ⤵️
Приклад 2. Застосували ПСП до зарплати працівника
Працівниця має двох дітей віком до 18 років і має право на ПСП. Зарплата працівниці за лютий 2025 року — 8000 грн.
Щоб застосувати ПСП у 2025 році, граничний розмір зарплати для матері, яка утримує двох дітей віком до 18 років, становить 8480,00 грн (4240,00 грн × 2).
Однак щомісячна зарплата працівниці дорівнює 8000,00 грн. Оскільки її місячний дохід не перевищує граничного розміру доходу, що дає право на ПСП, працівниця має право на ПСП у розмірі 3028,00 грн (1514,00 грн × 2) (пп. 169.1.2 ПК).
Після застосування ПСП розмір ПДФО становить 894,96 грн ((8000,00 грн – 3028,00 грн) × 0,18), а ВЗ — 400,00 грн (8000 × 0,05). Обчислюючи ВЗ, ПСП не застосовуйте.
У Додатку 4ДФ за лютий у графах 3а, 3, 4а, 4, 5а, 5 із ознакою доходу «101» відобразимо суми доходів, що нарахували та виплатили працівниці у лютому, а також суми утриманих ПДФО з урахуванням ПСП і ВЗ. У графі 9 проставимо ознаку ПСП — 04.
Як заповнити 4ДФ за даними Прикладу наведемо у Додатку 2.
Додаток 2
СКАЧАТИ⤵️
Приклад 3. Із доходу працівника утримали аліменти
Працівникові у лютому 2025 року нарахували зарплату в сумі 10500 грн (ПДФО — 1890,00 грн, ВЗ — 525,00 грн). Згідно із виконавчим листом із його зарплати утримують аліменти у розмірі 25% від доходу. Тож у лютому утримали 2021,25 грн і перерахували на рахунок державної виконавчої служби. Одержувач аліментів — мати дитини (податковий номер — 3434343444).
Аліменти утримують із суми доходу, що належить особі, яка сплачує аліменти, після утримання з цього доходу податків. При цьому дохід працівника — платника аліментів відображають у додатку 4ДФ без вирахування сум аліментів, з ознакою доходу «101».
Роботодавець платника аліментів має відобразити таку виплату на користь одержувача аліментів з ознакою доходу «140». аліменти від платника податків — резидента України не включаються до оподаткованого доходу, а отже, не оподатковуються ПДФО та військовим збором (п.п. 165.1.14 ПК).
Як заповнити 4ДФ за даними Прикладу наведемо у Додатку 3.
Додаток 3
СКАЧАТИ⤵️
Приклад 4. Виплатили винагороду за ЦПД
Особа працювала за договором цивільно-правового характеру з 1 по 28 лютого 2025 року. Винагороду за договором (40 000,00 грн) нарахували 28.02.2025 (підписано акт), а виплатили 14.03.2025.
Винагорода за цивільно-правовим договором є незарплатним доходом, тому графу 3а заповнюйте за фактом нарахування, а графу 3 — за фактом виплати. Тобто:
- нарахування доходу та ПДФО (ВЗ) відображайте у лютому 2025 року (графи 3а, 4а та 5а розділу І);
- виплату доходу та сплату ПДФО (ВЗ) - у березні 2025 року (графи 3, 4, 5 розділу І).
Ознака доходу – 102. У графах 7 та 8 дату початку та закінчення ЦПД не вказуйте.
Як заповнити 4ДФ за даними Прикладу наведемо у Додатку 4.
Додаток 4
СКАЧАТИ⤵️
Приклад 5. Виплатили дохід ФОП
У лютому 2025 року підприємство за отримані послуги нарахувало та сплатило фізособі — підприємцю (ФОП) 7000,00 грн.
При нарахуванні (виплаті) доходів ФОП (незалежно від системи оподаткування) податкові агенти зобов’язані відобразити такі доходи в податковій звітності за звітний квартал, у якому вони були нараховані. Отже, у розділі I додатка 4ДФ Податкового розрахунку сума доходу, нарахованого (виплаченого) ФОП, відобразіть з ознакою «157». Графи 3а та 3 заповнюйте по факту нарахування/виплати доходу. А графи 4а, 4 та 5а, 5 залишайте порожніми.
Як заповнити 4ДФ за даними Прикладу наведемо у Додатку 5.
Додаток 5
СКАЧАТИ⤵️
Приклад 6. Виплатили лікарняні
Працівник хворів з 25 січня по 3 лютого 2025 року, що підтверджує е-лікарняний. За період хвороби йому нарахували 5000,00 грн (2500 грн за рахунок підприємства і 2500 – від ПФУ). Від ПФУ кошти надійшли у березні. За робочі дні лютого працівнику нарахували 20000,00 грн.
Для цілей оподаткування поняття «зарплата» включає, зокрема, оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця і допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок ПФУ. Це випливає з положень абз. 3 п.п. 169.4.1 ПК. Тобто лікарняні в 4ДФ вказуємо у складі зарплати за звітний місяць з ознакою доходу «101». Окремим рядком суму лікарняних не виділяємо.
Суми виплат у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності (лікарняні), нараховані та виплачені у одному звітному періоді (місяці) за минулі або наступні звітні періоди, відображають у додатку 4ДФ у тому місяці, у якому були здійснені нарахування (виплати).
Тобто в додатку 4ДФ за лютий потрібно відобразити зарплату за лютий, лікарняні за лютий та березень, нараховані в березні загальною сумою, без розподілу по місяцях, за які нараховано такий дохід.
У додатку 4ДФ за лютий вказуємо:
- у графі 3а - суму нарахованої зарплати 25 000 грн, яка включає зарплату за лютий (20000 грн) та загальну суму нарахованих лікарняних (5000 грн);
- а у графі 3 - суму нарахованої зарплати й оплату перших 5 днів непрацездатності, яку роботодавець може здійснити у найближчий строк для виплати зарплати, навіть не очікуючи коштів від ПФУ. Суму допомоги 2500 грн не враховуємо. Тобто запишемо – 22 500 грн.
- у графі 4а - суму ПДФО, яка нарахована на суму зарплати, у т.ч. на загальну суму лікарняних. Тобто базою для нарахування ПДФО є показник графи 3а (25 000,00 грн).
В пп. 168.1.5 ПКУ для ПДФО передбачено обов’язкову сплату до бюджету не пізніше 30 календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходу незалежно від факту його виплати (зокрема це стосується непрофінансованих виплат від Фонду). Тобто сплатити ПДФО із непрофінансованої допомоги потрібно сплатити не пізніше 31 березня. Це дає підстави вказати такий ПДФО в 4ДФ за березень.
Заповнюємо також графи 5а та 5 щодо суми військового збору.
Після виплати працівнику суми допомоги, яка надійшла від ПФУ, тобто у березні, вказуємо в 4ДФ за березень:
- у графі 3а – суму нарахованої зарплати;
- у графі 3 – суму зарплати та суму допомоги (2500 грн);
- у графах 4а та 5а – суми ПДФО та ВЗ, нараховані на зарплату;
- у графах 4 та 5 – суми ПДФО та ВЗ, утримані із зарплати та лікарняних.
Як заповнити 4ДФ за лютий даними Прикладу наведемо у Додатку 6.
Додаток 6
СКАЧАТИ⤵️
Приклад 7. Виплатили декретні
Працівниці надали відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 29.01.2025 р. по 03.06.2025 р. (126 к. дн.). Декретні нарахували та виплатили в лютому 2025 року. Сума декретних становить 126 000,00 грн. Окрім цього, в лютому працівниці нарахували премію в розмірі 5000,00 грн.
Декретні не є зарплатою для цілей оподаткування. Це окремий вид доходу, який не оподатковується на підставі п.п. 165.1.1 ПК. З декретних не утримують ПДФО та ВЗ, а у додатку 4ДФ їх відображають в розділі І з ознакою «128». Всю суму декретних відображайте загальною сумою в місяці нарахування та виплати.
Як заповнити 4ДФ за даними Прикладу наведемо у Додатку 7.
Додаток 7
СКАЧАТИ⤵️
