експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Оплата навчальної відпустки – які правила надання працівникам та розрахунку відпускних? За яких обставин надається відпустка у зв'язку з навчанням? Розглянемо з експертом
Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням має тривалість:
настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків, оцінювань та іспитів (екзаменів);
складання державних іспитів (підсумкової атестації, кваліфікаційного іспиту);
підготовки та захисту дипломного проєкту (дипломної роботи).
Право на навчальну відпустку працівник має незалежно від того, скільки часу він працює у даній організації, тобто з першого дня.
Цікаво, що «успішність» навчання підтверджує не якась окрема довідка, а та ж сама стандартна довідка-виклик за формою № Н-5.01 (лист Мінсоцполітики від 28.12.2013 р. № 563/13/116-13 та лист Мінсоцполітики від 02.01.2013 р. № 2/13/116-13). Тобто, якщо студент отримав таку довідку-виклик на поточну сесію, то навчальний план за результатами попередніх сесій (атестацій) він виконав (у кінці тексту довідки-виклику є фраза «…як такому, що виконує навчальний план»). Отже, отримання довідки-виклику автоматично означай «успішність» виконання навчального плану. Ця ж довідка підтверджує й форму навчання.
Такі відпустки будемо називати навчальними. Ще є додаткові відпустки для тих, хто навчається у особливих закладах освіти – див. далі.
Скористайтеся прикладами, щоб розрахувати компенсацію за невикористану відпустку працівникові, який звільняється. Недоплата навіть у кілька гривень призведе до того, що за кожен день затримки доведеться заплатити середню зарплату.
Чи є право на навчальну відпустку у студента дистанційної форми навчання
Ні, немає. Заочна та дистанційна форма – це різні форми навчання. У цьому можна переконатися, зазирнувши до ст. 49 Закону про ВО, яка визначає форми здобуття вищої освіти, у т.ч. інституційної, до якої належать «очна (денна, вечірня), заочна, дистанційна, мережева». У ст. 15 Закону про відпустки згадуються лише вечірня та заочна форми навчання.
Однак під час тієї ж заочної форми навчання можуть застосовуватися технології дистанційного навчання. У такому разі право на навчальну відпустку зберігається.
Форму навчання підтверджує все та ж довідка-виклик за формою № Н-5.01. Щоправда, у ній дистанційну форму та заочну чомусь у тексті ототожнили: «…вечірньої/заочної (дистанційної) форми здобуття освіти». Це є некоректним, так як у ч. 3 і ч. 4 ст. 49 Закону про ВО заочна й дистанційна форми розглядаються як окремі форми навчання. Даний текст довідки-виклику слід розуміти як навчання на заочній формі, у т.ч. з використанням технологій дистанційного навчання. Використання таких технологій не перетворює форму навчання з заочної на дистанційну.
Слід додати, що сам факт отримання довідки-виклику є свідченням того, що студент відповідає умовам ст. 15 Закону про відпустки. Наприклад, студентам денної форми така довідка-виклик надсилатися не може – такої форми немає у тексті даної форми. Вся відповідальність за достовірність інформації лежить на закладі освіти, який склав довідку-виклик. Однак, якщо у роботодавця є сумніви, то можна від студента-заочника попросити:
надати ще й копії студентського квитка та/або залікової книжки, у яких також зазначається форма навчання;
або переробити довідку-виклик у закладі освіти, щоб там вказувалася лише «заочна» форма навчання (без слова «дистанційна») чи було підкреслено саме тільки слово «заочна».
Увага: заочна та дистанційна – це різні форми навчання (!).
Для надання таких відпусток має бути підстава – надіслана з закладу освіти вже згадана довідка-виклик на наставновчу чи екзаменаційну сесію, державний іспит тощо. У такому виклику (листі, довідці) мають бути вказані дата чи період проведення відповідних частин навчального процесу, прізвище студента, форма навчання (заочна чи вечірня). Форма власності закладу освіти (приватна, державна, комунальна) значення не мають. Не має значення й чи отримує студент стипендію чи ні (на заочній чи вечірній формах навчання стипендії також бувають).
Офіційна форма № Н-5.01 має ще й інші функції: вона має поля для підтвердження прибуття студента в заклад освіти та вибуття звідти, а також про результати складання сесії (склав, не склав). Бюджетникам краще вимагати надання саме даної форми, у т.ч. й від приватних навчальних закладів. Або хоча б збереження всіх реквізитів, які є в офіційній.
Разом з викликом працівник має написати заяву на ім’я керівника з проханням надати йому додаткову оплачувану відпустку у звʼязку з навчанням. Вказана у заяві дата початку та тривалість відпустки має відповідати виклику. Робити період відпустки більшим за визначений у ст. 216 КЗпП бюджетникам не потрібно. Якщо треба більший час, наприклад час на дорогу, то краще ці додаткові дні вказати як відпустку без збереження.
Після отримання заяви та виклику треба видати наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки довільної форми. За відсутності документів (виклику, заяви) у відпустці можна відмовити.
У табелі обліку робочого часу дні додаткової відпустки на навчання показуємо літерою «Н» або цифровим кодом «12».
Приклади заяви та наказу про надання додаткової оплачуваної відпустки наведені нижче.
Обмеження щодо надання навчальних відпусток під час воєнного стану
В умовах воєнного стану роботодавець має право відмовляти працівнику, який залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання чи замовлення (виняток – відпустка у зв’язку з вагітністю й пологами, відпустка для догляду за дитиною до 3-х років). Таке право роботодавця визначено ч. 2 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136 (далі – Закон № 2136). Отже, відмовити у такому разі можна й у наданні навчальної відпустки.
В інших ситуаціях, тобто при виконання звичайних («некритичних») робіт, при роботі на звичайних підприємствах, в установах відмовляти працівнику у наданні відпустку звʼязку з навчанням підстав немає. Це обов’язок роботодавця.
Навчальна відпустка надається в календарних днях – тривалість наведена у таблиці нижче (див. ч. 1 ст. 216 КЗпП, ст. 15 Закону про відпустки). Зверніть увагу також, що рівнів акредитації закладів вищої освіти, які згадуються ст. 15 Закону про відпустки вже немає, – це не відповідає згадуваному Закону про ВО, у якому натомість мова йде про рівні вищої освіти. Через це краще орієнтуватися на текст ст. 216 КЗпП, яка враховує оновлення законодавства в галузі освіти. Чомусь норми ст. 15 Закону про відпустки не оновили.
ТРИВАЛІСТЬ НАВЧАЛЬНИХ ВІДПУСТОК
Частина навчального процесу
Тривалість навчальної відпустки
Підстава
«звичайні» навчальні відпустки
період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на 1 та 2 курсах у закладах вищої освіти*
у закладах фахової передвищої освіти з вечірньою формою навчання – 10 к. днів;
у закладах вищої освіти з вечірньою формою навчання – 20 к. днів;
у закладах фахової передвищої, вищої освіти з заочною формою навчання – 30 к. днів
пп. «1» ст. 216 КЗпП
на період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання атестацій, оцінювань, заліків та іспитів (екзаменів) - для тих, хто навчається на 3 і наступних курсах*
у закладах фахової передвищої освіти з вечірньою формою навчання – 10 к. днів;
у закладах вищої освіти з вечірньою формою навчання – 20 к. днів;
у закладах фахової передвищої, вищої освіти з заочною формою навчання – 30 к. днів
пп. «2» ст. 216 КЗпП
на період складання державної підсумкової атестації, державного кваліфікаційного іспиту
у закладах фахової передвищої, вищої освіти – 30 к. днів
пп. «3» ст. 216 КЗпП
на період підготовки та захисту дипломного проєкту, дипломної чи творчої роботи*
здобувачам закладів фахової передвищої освіти з вечірньою та заочною формами навчання – 2 місяці;
працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру (з відривом або без відриву від виробництва) для підготовки та складання іспитів – 10 к. днів на кожний іспит (раз на рік);
працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки – 30 к. днів
ст. 216 КЗпП
* навчальна відпустка надається впродовж навчального року;
** дані відпустки слід розглядати як додаткові щорічні відпустки з тими ж особливостями надання та оплати
Розрахунок оплати навчальної відпустки 2024/2025 року
Оплата навчальної відпустки у 2024/2025 році здійснюється, як і раніше, за Порядком обчислення середньої заробітної плати, що затверджений постановою від 08.02.1995 р. № 100. Святкові та неробочі дні, які припали на період відпустки, виключають і не оплачують. Тобто розрахунок відпускних такий же, як і для відпускних при виході у щорічну основну і додаткову відпустку.
Однак під час воєнного стану навчальна відпустка може не оплачуватися, як і інші відпустки, що надаються понад щорічну основну (абз. 3 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).
Микола КИРИЛЬЧУК експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух
На час профспілкового навчання працівникам, обраним до складу виборних органів профспілки, надають додаткову відпустку до 6 к.дн. Закон №3494 не змінює тривалості цієї відпустки, але передбачає компенсацію середньої зарплати за рахунок профспілки, за рішенням якої працівника направили на профспілкове навчання. Раніше йшлося про збереження середньої зарплати за рахунок роботодавця.
Для працівників, які уклали трудовий договір за сумісництвом, оплату додаткових відпусток у зв’язку з навчанням законодавство не передбачає.
Тому на період додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням, яку надають за основним місцем роботи, на роботі за сумісництвом надається відпустка без збереження заробітної плати (підстава – пп. 14 ст. 25 Закону про відпустки). Така відпустка обов’язково надається працівнику-суміснику на строк відпустки за основним місцем роботи.
надаються понад навчальні відпустки, які визначені ст. 15 Закону про відпустки. Тобто право на навчальні відпустки за ст. 216 КЗпП і ст. 15 Закону про відпустки залишається незалежно від надання цих додаткових відпусток.
Відмінність таких відпусток від звичайних навчальних відпусток, які були розглянуті раніше лише у документальних підставах надання. Тут уже має бути просто довідка від закладу вищої освіти, що студент успішно навчається. «Успішно» – це значить не оцінки, а те, що він виконує навчальний план. Можливість наявності «хвостів» і скільки їх може бути законодавчо не врегульована. Однак студентам, що працюють у бюджетних установах, у даній ситуації все ж таки краще отримати від закладу довідку про відсутність академічної заборгованості студента. У довідці обов’язково має бути вказана форма навчання (заочна чи вечірня).
Щодо розрахунку оплати, то такі відпустки є різновидом щорічних відпусток, тому правила розрахунку середньоденної зарплати й подальшого розміру відпускних – такі ж, як і при оплаті основної щорічної відпустки, додаткової відпустки чи додаткової відпустки «на дітей». Тобто такі ж, як і при розрахунку оплати «звичайних» навчальних відпусток (див. вище).
Тривалість таких додаткових відпусток для «особливих» при навчанні в особливих закладах вищої освіти наведена у таблиці нижче. Заклад вищої освіти у разі потреби перерозподіляє додаткові відпустки між курсами навчання в межах загальної тривалості навчального процесу (п. 2 і п. 3 Порядку № 634).
ДОДАТКОВІ ВІДПУСТКИ ПРАЦІВНИКАМ, ЯКІ НАВЧАЮТЬСЯ У ЗАКЛАДАХ, ДЕ НАВЧАЛЬНИЙ ПРОЦЕС МАЄ СВОЇ ОСОБЛИВОСТІ
Напрямки навчання
Тривалість навсальної відпустки
Підстава
додаткові відпустки працівникам, які навчаються у закладах, де навчальний процес має свої особливості
культура (народна художня творчість);
музичне мистецтво (фортепіано, орган, оркестрові струнні інструменти, оркестрові духові та ударні інструменти, спів, диригування, композиція, музичне мистецтво естради, звукорежисура, музичне виховання)
10 к. днів зі збереженням зарплати;
10 к. днів без збереження зарплати
пп. «а» п. 1 Порядку № 634
театральне мистецтво (акторське мистецтво, режисура, хореографія, сценографія);
Відмова має бути обґрунтованою. Як уже зазначалося, це може бути відсутність документів, наприклад виклику на сесію, або ж робота на об’єктам критичної інфраструктури під час воєнного стану.
Необґрунтована відмова може розцінюватися як порушення законодавства про працю, що загрожує «трудовими» штрафами – у розмірі мінімальної зарплати, що наразі складає 8000 грн (абз. 9, 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Повторне порушення вже буде 2 мінімальні зарплати, що на сьогодні 16000 грн. Крім того, ще може бути адмінштраф на посадових осіб – від 510 до 1700 грн (ч. 1, ч. 2 ст. 41 КУпАП).
