Довідка ОК-5 для підтвердження страхового стажу
Для чого потрібні відомості про страховий стаж
Відомості про страховий стаж для нарахування страхових виплат необхідні для:
- визначення понижувального коефіцієнта страхового стажу, коли здійснюємо розрахунок лікарняних. Нагадуємо, що якщо працівник не набув 8 років страхового стажу (96 місяців), то при розрахунку лікарняних застосовується пониження суми виплати від 50% до 70%;
- застосування мінімального розміру лікарняних при розрахунку для тих працівників, які мають за останній рік менше 6 місяців страхового стажу (у 2024 році це 233,25 грн/к. дн. (І кв. 2024 р.), 262,81 грн/к. дн. (ІІ–ІV кв. 2024 р.));
- застосування обмеження щодо розміру декретних виплат, якщо за останній рік страховий стаж менший 6 місяців. Нагадуємо, що у такому випадку допомога по вагітності та пологах за 1 к. дн. не перевищуватиме розмір допомоги, розрахований з двократного розміру мінімальної зарплати на час настання страхового випадку (для 2024 року це 466,49 грн/к. дн. (І кв. 2024 р.), 525,62 грн/к. дн. (ІІ–ІV кв. 2024 р.)) та не може бути менший за допомогу, розраховану з мінімальної зарплати (для 2024 року – 233,25 грн/к. дн. (І кв. 2024 р.), 262,81 грн/к. дн. (ІІ–ІV кв. 2024 р.)).
Це не примха бухгалтера, це вимоги частини 4 статті 12, статті 17 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV.
Де та як отримати довідку ОК-5
Інформацію про страховий стаж роботодавець може отримати:
- виходячи з власних даних – за той період, протягом якого працівник працює в нього та за який сплачено ЄСВ;
- через самостійний запит на порталі електронних послуг ПФУ щодо отримання електронних документів:
- довідки за формою № ОК-7;
- довідки про трудовий та страховий стаж;
- із довідки за формою № ОК-5, яку надає працівник попередньо отримавши її на порталі електронних послуг ПФУ або у відділенні ПФУ.
Для отримання відомостей про страховий стаж відповідальна особа роботодавця авторизується на порталі електронних послуг ПФУ, на лівій панелі обирає розділ «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронних документів».
Обираємо тип звернення з випадаючого списку.
Потрібно обрати «Довідка ОК-7» або «Довідка про трудовий та страховий стаж». Потім заповнити реквізити на працівника:
- його реєстраційний номер облікової картки платника податків;
- прізвище;
- ім’я;
- по батькові (незважаючи на те, що поле необов’язкове);
- номер його телефону у форматі +380ХХХХХХХХХ.
Після цього натиснути на кнопку «Відправити до ПФУ».
Та це ще не все. Потрібно перевірити чи запит надійшов до ПФУ, для цього обираємо на лівій панелі у розділі «Комунікації з ПФУ» → «Очікує відправки до ПФУ». Якщо там пусто – все добре.
Зверніть увагу! У разі виникнення помилки відповідні запити роботодавця будуть у цьому розділі із зазначенням помилки. Їх потрібно видалити. А потім сформувати заново.
Для того щоб отримати довідки, які запросили через портал електронних послуг ПФУ, потрібно на лівій панелі обрати «Звернення» у реквізиті «Дата звернення з» вказати дату та натиснути кнопку «Пошук». Нижче будуть відображені запити роботодавця і статус їх виконання.
Якщо статус виконано в кінці натискаємо на значок галочки, щоб розгорнути детальні відомості. Серед них, зокрема, довідка у pdf-форматі.
Яку довідку обирати
Розглянемо які відмінності між довідками за формою № ОК-7, довідкою про трудовий та страховий стаж та довідкою за формою № ОК-5. Та яка найкраще підходить роботодавцю для підтвердження страхового стажу працівника.
Довідка за формою № ОК-7
Довідка за формою № ОК-7 містить у розрізі років і місяців відомості:
- про суми нарахованої зарплати;
- кількість днів трудових відносин;
- відомості про сплату ЄСВ;
- страховий стаж у днях.
Форму довідки визначає Додаток 5 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1 (далі – Положення № 10-1).
Зверніть увагу! Ця довідка містить відомості лише про періоди роботи працівника у роботодавця. Якщо працівник не завжди працював у роботодавця, для підтвердження його страхового стажу ця довідка не підходить.
Довідка про трудовий та страховий стаж
Довідка про трудовий та страховий стаж – це саме та довідка, яка необхідна роботодавцю для підтвердження страхового стажу працівника. Адже вона містить відомості про страховий стаж за періодами роботи до укладення трудового договору з роботодавцем та на його роботи у нього.
Ця довідка містить відомості про страховий стаж:
- у днях – у розрізі місяців та років;
- у місяцях і днях – за кожним роком окремо;
- у роках, місяцях і днях – загальний страховий стаж, наявний у Реєстрі застрахованих осіб.
Форму довідки визначає Додаток 9 до Положення № 10-1.
Довідка за формою № ОК-5
Довідка за формою № ОК-5 містить у розрізі років і місяців відомості:
- про суми нарахованої зарплати для пенсії;
- кількість днів трудових відносин;
- відомості про сплату ЄСВ;
- загальну суму нарахованої зарплати;
- зарплати для пенсії;
- страховий стаж у днях.
Форму довідки визначає Додаток 4 до Положення № 10-1.
Так, ця довідка теж має відомості про страховий стаж, але вона містить і інші конфіденційні відомості про працівника, права вимагати її у працівника страхувальник немає. Навіть якщо припустити, що портал електронних послуг ПФУ не працюватиме, роботодавець цей факт має зафіксувати у акті, але не перевищувати повноважень щодо отримання відомостей про працівника за формами, які для цього не призначені.
Згідно з пунктом 9 розділу V Положення № 10-1 страхувальникам надається інформація із Реєстру застрахованих осіб про застрахованих осіб, які перебувають у трудових відносинах з цими страхувальниками:
- за період перебування особи у трудових відносинах із страхувальником – тобто довідка за формою ОК-7;
- відомості про страховий стаж цих застрахованих осіб, необхідний для призначення соціальних виплат – тобто довідка про трудовий та страховий стаж.
Підтвердити страховий стаж працівника – обов’язок роботодавця і він має діяти у визначений законодавством спосіб. Надавати довідку за формою № ОК-5 на вимогу/прохання роботодавця працівник не зобов’язаний.