Якщо працівник працює менше року чи шести місяців і захворів, бухгалтеру аби правильно нарахувати допомогу по тимчасовій непрацездатності чи допомогу по вагітності та пологах потрібно знати страховий стаж працівника. Розглянемо чим потрібно підтверджувати страховий стаж та чи потрібно вимагати від працівника довідку за формою № ОК-5.
Відомості про страховий стаж для нарахування страхових виплат необхідні для:
визначення понижувального коефіцієнта страхового стажу, коли здійснюємо розрахунок лікарняних. Нагадуємо, що якщо працівник не набув 8 років страхового стажу (96 місяців), то при розрахунку лікарняних застосовується пониження суми виплати від 50% до 70%;
застосування мінімального розміру лікарняних при розрахунку для тих працівників, які мають за останній рік менше 6 місяців страхового стажу (у 2023 році це 220,11 грн/к. дн.);
застосування обмеження щодо розміру декретних виплат, якщо за останній рік страховий стаж менший 6 місяців. Нагадуємо, що у такому випадку допомога по вагітності та пологах за 1 к. дн. не перевищуватиме розмір допомоги, розрахований з двократного розміру мінімальної зарплати на час настання страхового випадку (для 2023 року це 440,21 грн/к. дн.) та не може бути менший за допомогу, розраховану з мінімальної зарплати (для 2023 року — 220,11 грн/к. дн).
Це не примха бухгалтера, це вимоги частини 4 статті 12, статті 17 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV.
із довідки за формою № ОК-5, яку надає працівник попередньо отримавши її на порталі електронних послуг ПФУ або у відділенні ПФУ.
Для отримання відомостей про страховий стаж відповідальна особа роботодавця авторизується на порталі електронних послуг ПФУ, на лівій панелі обирає розділ «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронних документів».
Обираємо тип звернення з випадаючого списку.
Потрібно обрати «Довідка ОК-7» або «Довідка про трудовий та страховий стаж». Потім заповнити реквізити на працівника:
його реєстраційний номер облікової картки платника податків;
прізвище;
ім’я;
по батькові (незважаючи на те, що поле необов’язкове);
номер його телефону у форматі +380ХХХХХХХХХ.
Після цього натиснути на кнопку «Відправити до ПФУ».
Та це ще не все. Потрібно перевірити чи запит надійшов до ПФУ, для цього обираємо на лівій панелі у розділі «Комунікації з ПФУ» → «Очікує відправки до ПФУ». Якщо там пусто — все добре.
Зверніть увагу! У разі виникнення помилки відповідні запити роботодавця будуть у цьому розділі із зазначенням помилки. Їх потрібно видалити. А потім сформувати заново.
Для того щоб отримати довідки, які запросили через портал електронних послуг ПФУ, потрібно на лівій панелі обрати «Звернення» у реквізиті «Дата звернення з» вказати дату та натиснути кнопку «Пошук». Нижче будуть відображені запити роботодавця і статус їх виконання.
Якщо статус виконано в кінці натискаємо на значок галочки, щоб розгорнути детальні відомості. Серед них, зокрема, довідка у pdf-форматі.
Яку довідку обирати
Розглянемо які відмінності між довідками за формою № ОК-7, довідкою про трудовий та страховий стаж та довідкою за формою № ОК-5. Та яка найкраще підходить роботодавцю для підтвердження страхового стажу працівника.
Довідка за формою № ОК-7
Довідка за формою № ОК-7 містить у розрізі років і місяців відомості:
про суми нарахованої зарплати;
кількість днів трудових відносин;
відомості про сплату ЄСВ;
страховий стаж у днях.
Форму довідки визначає Додаток 5 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1 (далі — Положення № 10-1).
Зверніть увагу! Ця довідка містить відомості лише про періоди роботи працівника у роботодавця. Якщо працівник не завжди працював у роботодавця, для підтвердження його страхового стажу ця довідка не підходить.
Довідка про трудовий та страховий стаж — це саме та довідка, яка необхідна роботодавцю для підтвердження страхового стажу працівника. Адже вона містить відомості про страховий стаж за періодами роботи до укладення трудового договору з роботодавцем та на його роботи у нього.
Ця довідка містить відомості про страховий стаж:
у днях — у розрізі місяців та років;
у місяцях і днях — за кожним роком окремо;
у роках, місяцях і днях — загальний страховий стаж, наявний у Реєстрі застрахованих осіб.
Форму довідки визначає Додаток 9 до Положення № 10-1.
Довідка за формою № ОК-5 містить у розрізі років і місяців відомості:
про суми нарахованої зарплати для пенсії;
кількість днів трудових відносин;
відомості про сплату ЄСВ;
загальну суму нарахованої зарплати;
зарплати для пенсії;
страховий стаж у днях.
Форму довідки визначає Додаток 4 до Положення № 10-1.
Так, ця довідка теж має відомості про страховий стаж, але вона містить і інші конфіденційні відомості про працівника, права вимагати її у працівникастрахувальник немає. Навіть якщо припустити, що портал електронних послуг ПФУ не працюватиме, роботодавець цей факт має зафіксувати у акті, але не перевищувати повноважень щодо отримання відомостей про працівника за формами, які для цього не призначені.
Згідно з пунктом 9 розділу V Положення № 10-1 страхувальникам надається інформація із Реєстру застрахованих осіб про застрахованих осіб, які перебувають у трудових відносинах з цими страхувальниками:
за період перебування особи у трудових відносинах із страхувальником — тобто довідка за формою ОК-7;
відомості про страховий стаж цих застрахованих осіб, необхідний для призначення соціальних виплат — тобто довідка про трудовий та страховий стаж.
Підтвердити страховий стаж працівника — обов’язок роботодавця і він має діяти у визначений законодавством спосіб. Надавати довідку за формою № ОК-5 на вимогу/прохання роботодавця працівник не зобов’язаний.
