керівник групи експертів з бюджетного обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Перевірте, чи правильно ви обчислюєте стаж для додаткової відпустки, та будьте впевнені, що не повертатимете на вимогу ревізорів суму відпускних до бюджету
Працівнику бюджетної установи відповідно до колективного договору установили щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день. Тривалість відпустки – сім календарних днів. Утім упродовж розрахункового періоду з 1 березня 2024 року по 28 лютого 2025 року він кілька місяців хворів, брав відпустку без збереження зарплати. Чи зарахуються дні хвороби та відпустки без збереження до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день? Чи може працівник за такої ситуації розраховувати на сім календарних днів відпустки?
Під час дії воєнного стану багато працівників установ та організацій перебували у відпустці за власний рахунок, хворіли. Тож маєте звернути увагу на фактично відпрацьований працівниками час, коли надаєте їм щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день. Урахуйте також, що право на відпустку за ненормований робочий день мають не всі працівники. Кому надавати таку відпустку та в якій кількості, розглянемо далі.
Скористайтеся прикладами, щоб розрахувати компенсацію за невикористану відпустку працівникові, який звільняється. Недоплата навіть у кілька гривень призведе до того, що за кожен день затримки доведеться заплатити середню зарплату.
Кому надавати відпустку за ненормований робочий день
Працівникам, яким встановили ненормований робочий день, як компенсацію надають щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці.
Ненормований робочий день – це особливий режим робочого часу, який встановлюють для певної категорії працівників, якщо не можна нормувати час трудового процесу навантаженням (п. 1 Рекомендацій про порядок надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Мінпраці від 10.10.1997 № 7; далі – Рекомендації № 7).
Конкретний перелік професій і посад, до яких можна застосовувати ненормований робочий день, визначайте у колективному договорі установи або трудовому договорі.
7 к. дн. – максимальна тривалість відпустки за ненормований робочий день
На працівників з ненормованим робочим днем поширюється встановлений в установі режим робочого часу. Проте за необхідності вони можуть виконувати роботу понад нормальну тривалість робочого часу.
Ненормовану роботу не вважають надурочною і окремо не оплачують.
Міру праці визначають не тільки тривалістю робочого часу, а й колом обов’язків і обсягом виконаних робіт. У табелі обліку використання робочого часу ненормований робочий день не відображають.
Якої тривалості відпустка за ненормований робочий день
Додаткову відпустку за особливий характер праці, зокрема працівникам із ненормованим робочим днем, передбачає ст. 8 Закону про відпустки. Таку додаткову відпустку надавайте як компенсацію за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості, складність і самостійність у роботі, необхідність періодично виконувати службові завдання понад встановлену тривалість робочого часу – до семи к. дн. (п. 3 Рекомендацій).
Конкретну тривалість такої відпустки фіксуйте в колективному договорі за кожним видом робіт, професій та посад чи трудовим договором.
Тобто питання щодо додаткової відпустки за ненормований робочий день законодавець передав на розсуд керівнику установи і трудовому колективу.
Саме вони спільно в колективному договорі повинні визначити:
перелік професій і посад, до яких можна застосовувати ненормований робочий день;
тривалість щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день за кожною професією (посадою) залежно від часу зайнятості працівника в таких умовах.
Чи можна продовжити та перенести відпустку за ненормований робочий день
На додаткову відпустку за ненормований робочий день поширюються загальні правила щодо перенесення і продовження відпусток, які встановлює ст. 11 Закону про відпустки.
Відпустки можна перенести або продовжити, якщо працівник, перебуваючи в такій відпустці, захворіє.
Чи компенсується додаткова відпустка за ненормований робочий день при звільненні
Відпустку можна використати пізніше, коли працівник звільнятиметься. Також працівник може отримати компенсацію за таку відпустку, якщо з якихось причин він не скористався своїм правом на додаткову відпустку за ненормований робочий день раніше.
Відпустка за ненормований робочий день під час воєнного стану
Додаткова відпустка за ненормований робочий день під час воєнного стану надається за рішенням керівника установи. У період дії воєнного стану керівник установи може прийняти рішення:
про надання додаткової відпустки за ненормований робочий день;
відмовити у її наданні – якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання/замовлення (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).
Заміна відпустки на відпустку без збереження зарплати прирівнюється до надання відпустки. Але оплачувані дні відпустки за ненормований робочий день є не використаними і за працівником залишаються. У разі звільнення працівника за ці дні потрібно виплати компенсацію.
За які періоди надається відпустка за ненормований робочий день
Додаткову відпустку за ненормований робочий день надавайте працівникові пропорційно часу, відпрацьованому на роботі або посаді, яка надає право на цю відпустку. Періоди, які входять до стажу роботи, що надає право на таку відпустку, знайдете в ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки. Це час:
фактичної роботи на посаді (роботі) з ненормованим робочим днем, за умови, що працівник працює на цій посаді не менше половини тривалості робочого дня;
роботи вагітних жінок, переведених на підставі медвисновку на легшу роботу.
Зверніть увагу на формулювання: час фактичної роботи на посаді (роботі) з ненормованим робочим днем, за умови, що працівник працює на цій посаді не менше половини тривалості робочого дня. Тобто до цього часу не включаємо періоди хвороби працівника, перебування його у відпустці без збереження зарплати, на курсах підвищення кваліфікації тощо.
До стажу роботи, що надає право на цю відпустку, включаємо періоди:
щорічної основної відпустки;
щорічної додаткової відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці.
Інші періоди відпусток не зараховують.
Отже, тривалість відпустки за ненормований робочий день визначаємо пропорційно стажу роботи, що дає право на відпустку.
Наприклад, працівник займає повну штатну одиницю. Його посада в колдоговорі внесена до переліку посад з ненормованим робочим днем (тривалість відпустки – 4 к. дн.). Якщо працівник відпрацює повний робочий рік, він матиме право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день повної тривалості. А якщо працівник перебуватиме, приміром, на лікарняному, у відпустці без збереження заробітної плати, на курсах підвищення кваліфікації тощо і фактично відпрацює половину робочого року, він може розраховувати тільки на 2 к. дн.
Як можна використати відпустку за ненормований робочий день
За ненормований робочий день працівник має право:
використати щорічну додаткову відпустку. Період відпустки потрібно зазначити в графіку відпусток, повідомити працівника про початок відпустки, видати наказ і виплатити відпускні;
або отримати грошову компенсацію. Але для цього працівник повинен використати 24 календарних дні щорічної та додаткових відпусток. Цю умову визначає ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки.
Та в період дії воєнного стану керівник установи може не задовольнити право працівника.
Як обчислити стаж додаткової відпустки за ненормований робочий день, розглянемо на конкретній ситуації.
За колдоговором працівник має право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день – 7 к. дн. Однак упродовж розрахункового періоду з 1 березня 2024 року по 28 лютого 2025 року він перебував у відпустці без збереження зарплати тривалістю 30 к. дн. та хворів 54 к. дн. Як обчислити стаж для додаткової відпустки за ненормований робочий день і тривалість відпустки?
Щоб обчислити стаж для додаткової відпустки за ненормований робочий день і тривалість відпустки, потрібно:
визначити кількість календарних днів розрахункового періоду – 365 к. дн.(01.03.2024-28.02.2025);
визначити кількість календарних днів стажу, аби надати додаткову відпустку, ураховуючи періоди, коли працівник не працював через згадані у ситуації причини: 365 к .дн. – 30 к. дн. – 54 к. дн. = 281 к. дн.;
розрахувати тривалість додаткової відпустки для працівника з ненормованим робочим днем: (7 к. дн. ÷ 365 к. дн.) × 281 к. дн. = 5,38 к. дн., округлюємо до цілого та отримуємо результат – 5 к. дн. відпустки.
Отже, працівник може розраховувати за відпрацьований робочий рік на п’ять к. дн. додаткової відпустки за ненормований робочий день.
