Роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надають працівникам. І хоча цю вимогу визначає стаття 10 Закону про відпустки, яка врегульовує порядок надання щорічних відпусток, все ж обліковувати потрібно всі види відпустки у розрізі працівників. Їх обліковує кадрова служба установи або спеціаліст, на якого покладені обов’язки з кадрового обліку, але не бухгалтер. Бухгалтер ні до оформлення відпусток, ні до їх обліку відношення немає.
Коли з працівником укладають трудовий договір, він надає копії документів, що підтверджують його право на пільги або додаткові гарантії, наприклад, надання додаткової відпустки працівнику, що має двох чи більше дітей до 14 років. Тож особа, яка веде кадровий облік в установі, має вести й облік відпусток. Вона визначає за кожним працівником:
види відпусток, на які має право працівник;
стаж роботи, необхідний для надання відпустки;
період, за який надають відпустку (робочий рік, календарний рік);
період наданої відпустки (дати початку, закінчення);
реквізити наказів про відпустку;
кількість днів відпустки (на які працівник має право, яку кількість з них використав, скільки залишилось).
Правильно організований облік відпусток дає оперативну інформацію про кількість використаної відпустки та залишку відпустки. Він полегшує складання графіку відпусток, підготовки наказів про відпустку, про звільнення та виплату компенсації за невикористані дні відпустки, підготовки необхідної інформації керівнику та оперативне її надання тощо.
Обов’язок роботодавця обліковувати відпустки визначений у частині 12 статті 10 Закону «Про відпустки». Як саме вести облік відпустки законотворець та профільні міністерства окремим порядком не визначили. Все це має зробити роботодавець. Він в окремому положенні має визначити:
як обліковувати відпустки;
у яких формах це робити, у т. ч. затвердивши нові форми для обліку відпусток;
Графік відпусток, накази про надання відпусток, особові картки працівників – це документи, які містять відомості про відпустки. Як вести облік відпусток визначає роботодавець. У кожного роботодавця та кадровика щодо цього своє бачення і свій підхід. Тож тут не може бути чогось єдиного. Хтось обмежується лише особовими картками працівників та допоміжними формами (на кшталт «для себе»), інші затверджують наказами нові форми, наприклад:
відомість обліку відпусток;
інформація щодо стажу, необхідного для щорічних відпусток.
Облік відпусток у відомості зводиться до заповнення граф:
прізвище, ім’я працівника;
посада;
вид відпустки – за кожним працівником визначають види відпусток, на які він має право;
період, за який надають відпустки, – наприклад, робочий рік для щорічної основної відпустки, календарний рік для додаткової відпустки працівникам, що мають дітей;
кількість днів відпустки, на які працівник має право за законом чи колективним договором;
кількість днів відпустки, на які працівник має право з урахуванням стажу роботи (для щорічних основної та додаткових відпусток) – цю графу заповнюють на підставі інформації щодо стажу, необхідного для щорічних відпусток. Наприклад, згідно зі статтею 9 Закону «Про відпустки» періоди лікарняного та обов’язкової відпустки без збереження зарплати зараховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, але не зараховують до стажу, який дає право на щорічні додаткові відпустки. Правильне визначення цієї кількості днів свідчитиме про правильний облік відпусток та не призведе до переплати відпускних через зайве/необгрунтоване збільшення кількості «зароблених» днів відпустки. Період відпустки без збереження зарплати за угодою сторін взагалі не зараховують до стажу роботи (ч. 4 ст. 26 Закону про відпустки).
Норми про надання відпустки без збереження зарплати замість щорічної та інших відпусток не застосовують до керівних працівників закладів освіти та установ освіти, навчальних / педагогічних частин / підрозділів інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників.
Потім у відомості йде облік відпусток використаних:
реквізити наказу про надання відпустки (дата, номер);
дата початку;
дата закінчення;
кількість використаних днів відпустки.
Цю інформацію зазначаємо за кожним працівником, видом відпустки та періодом, за який надають відпустки. Якщо за один і той же період працівнику надають відпустку кілька разів (у межах загальної тривалості) у відомості цю інформацію зазначатимемо стількома ж рядками.
Облік відпусток у відомості завершується графами:
залишок відпусток – від кількості днів відпустки, на які працівник має право за законом чи колективним договором, віднімаємо кількість днів використаних відпусток. Для щорічних основної та додаткових відпусток залишок відпусток визначаємо як різницю кількості днів відпустки, на які працівник має право з урахуванням стажу роботи, та кількості днів використаних відпусток;
примітки – у цій графі можуть робити додаткові помітки, наприклад, щодо залишку днів відпустки, за які працівник отримав компенсацію тощо.
Ще одним документом, який є важливим для обліку відпусток, є інформація щодо стажу, необхідного для щорічних відпусток. У цьому документі у розрізі працівників ведуть облік періодів, які не включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну та щорічні додаткові відпустки. Адже правильне визначення стажу роботи, що дає право на відпустку, є запорукою правильного обчислення днів відпустки та в подальшому правильного обчислення відпускних та заробітної плати.
Інформація щодо стажу, необхідного для щорічних відпусток, може містити такі графи:
прізвище, ім’я працівника;
посада;
вид відпустки;
робочий рік, за який надають відпустку;
періоди роботи, які не зараховують до стажу, що дає право на відпустку;
кількість календарних днів, на які зменшують робочий рік.
Облік відпусток також передбачає вчасне повідомлення працівника про початок відпустки, дата якої зазначена у графіку відпусток. Нагадаємо, роботодавець зобов’язаний за частиною 11 статті 12 Закону «Про відпустки» письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Як організувати облік відпусток в установі кожен роботодавець вирішує самостійно. Головне, щоб цей облік був наявний і правильний.
Спочатку в установі затверджують графік відпусток, який потрібно додатково погодити з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (ч. 10 ст. 12 Закону про відпустки). За два тижні до відпустки спеціаліст, який веде облік відпусток, повідомляє працівника про початок відпустки та готує проєкт наказу про надання відпустки.
Оформлення відпусток розпочинають з підготовки проєкту наказу про надання відпустки. Його оформлюють за типовою формою № П-3, що затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової, зі збереженням усіх показників, що передбачає типова форма. Також за оформлення відпусток слід дотримувати ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.
Проєкт наказу про надання відпустки обов’язково слід погодити з бухгалтерською службою, адже бухгалтеру потрібно нарахувати відпускні за час відпустки, замовити кошти, зареєструвати бюджетні фінансові зобов’язання, аж після цього виплатити відпускні працівникові до початку відпустки. Порушення інструкції з діловодства щодо непогодження проєкту наказу з бухгалтерською службою та/або невчасне його надання призводить до порушення законодавства про працю щодо термінів виплати відпускних з відповідними наслідками.
У період дії воєнного стану, небезпечності прильотів до офісу установи та знищення документів, у т. ч. кадрових, доцільно створювати цифрові копії цих документів. Документи, на підставі яких ведуть облік відпусток, теж важливий, оскільки від його правильності залежить нарахування зарплати, відпускних та ЄСВ.
Для створення цифрових копій потрібне відповідне рішення керівника, оформлене наказом. У ньому потрібно визначити які документи потрібно сканувати, хто за це відповідатиме, де зберігати тощо. Ці цифрові копії доцільно розмістити на кількох носіях (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, карти пам’яті) та/або зберегти в хмарних сховищах.
Правильність нарахування відпускних перевіряють під час контрольних заходів Держпраці, Держаудитслужби. Перевіряють не лише правильність обчислення суми відпускних, а й визначення кількості днів відпустки, стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки. Перевіряють оформлення та ведення документів, що є підставою для цього. Обов’язково з’ясовують питання як організовано облік відпусток.
Якщо розпорядчого документа немає, форми, за якими обліковують відпустки, не затверджені і не введені в дію, особові картки не заповнені, лиш за цими ознаками облік відпусток перевірки можуть визнати відсутнім. А це вже інші порушення законодавства про працю, за які передбачено відповідальність у вигляді штрафу:
8000 грн – як фінансова санкція згідно з абзацом 10 частини 2 статті 265 КЗпП;
510–1700 грн – на посадових осіб установи за частиною 1 статті 41 КУпАП.
