Хоча більшість розрахунків проводиться безготівково, окремі установи або за окремими операціями все ж проводять розрахунки готівкою. Розглянемо як проводити касові операції.
Спершу з’ясуємо, що слід розуміти під касовими операціями. Це операції юридичних осіб між собою та з фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку.
У касу установи отримують кошти готівкою:
за розрахунками з юридичними чи фізичними особами – як готівкова виручка;
від фінансових установ (банку).
Також готівкою розраховуються або її переказують для оплати відповідних зобов’язань. Однак при цьому потрібно дотримати законодавчих обмежень. Так, протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами дозволено розраховуватись готівкою у розмірі:
до 10000 грн – між юридичними особами;
50000 грн – з фізичними особами.
Таке обмеження прописане у пункті 6 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення). Саме цей норматив є основним щодо ведення касових операцій в установі. Розглянемо усе за чергою.
журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів;
касова книга.
У разі інвентаризації залишку готівки в касі установи потрібно використовувати акт про результати інвентаризації наявних коштів, що зберігаються. Його форму теж затверджує Положення.
Кожна установа перш ніж оприбуткувати готівку має затвердити свої наказом порядок оприбуткування готівки в касі установи. У ньому потрібно максимально врахувати специфіку діяльності установи, особливо якщо наявні відокремлені підрозділи. Тобто врахувати внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності працівників, які працюють з готівкою, її обліком. Як організовані касові операції (застосовуються РРО/ПРРО, КОРО, касові книги). При цьому потрібно дотримати порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку. Порядок оприбуткування готівки в касі установи може затверджуватись окремо для кожного відокремленого підрозділу.
Окрім порядку потрібно затвердити:
місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі;
формат їх зберігання;
відповідальну за зберігання чеків особу.
Готівку установа, її відокремлений підрозділ, оприбутковує в день її отримання у повній сумі. Особливості її оприбуткування визначатиме внутрішній порядок оприбуткування. Оскільки залежно від специфіки діяльності установи вона може використовувати:
РРО з оформленням цих операцій касовими ордерами і веденням касової книги;
РРО без ведення касової книги;
ПРРО без ведення касової книги;
КОРО без застосування РРО.
Для першого способу готівку оприбутковують в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
За другим способом готівку оприбутковують за щоденними фіскальними звітними чеками (щоденні Z-звіти) та книгами обліку розрахункових операцій (КОРО), якщо їх використовують на час виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії.
Для третього способу готівка оприбутковується за щоденними фіскальними звітними чеками, які створюються та передаються через ПРРО до фіскального сервера для реєстрації і зберігання.
За четвертим способом готівку оприбутковують за розрахунковими квитанціями, дані яких вносять до КОРО. Якщо неможливо оформлювати кожну операцію касовим ордером, за пунктом 13 Положення готівку оприбутковують наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК. При цьому сума оприбуткованої готівки має відповідати підсумку сум, які зазначені у відповідних касових (розрахункових) документах.
Усі операції, які установа проводить згідно із Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР, потрібно оформляти з дотриманням вимог до їх оформлення, що визначені цим законом та іншими НПА, прийнятими на його виконання.
Книги розрахункових операцій (КОРО) установа реєструє:
на господарську одиницю (відокремлений підрозділ або місце проведення готівкових розрахунків);
РРО.
У КОРО на господарську одиницю ведуть записи:
про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання розрахункової книжки та безпосередньо після закінчення її використання у межах робочого дня чи зміни;
про рух готівки (щоденний) та суми розрахунків. При цьому окремо потрібно записувати отримані та видані суми готівки.
У КОРО на РРО ведуть записи за обліком розрахункових квитанцій:
у разі виходу з ладу РРО;
відключення електроенергії.
Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій Мінфін затвердив наказом від 14.06.2016 № 547. Установа має дотримувати цього порядку у разі ведення КОРО.
Готівку в касу приймають/оприбутковують за прибутковим касовим ордером (додаток 2 до Положення). До нього можуть додавати документи, які є підставою для складання прибуткового касового ордера. Квитанцію (відривну частину прибуткового касового ордера) видають платнику після оформлення касової операції. Її обов’язково відображають у касовій книзі.
Якщо готівку отримують з банку, теж оформляють прибутковий касовий ордер і відображають операцію у касовій книзі. Нагадаємо, щоб отримувати готівку з банку за чеками Казначейства установа має обрати відповідний банк з Переліку банків України та умов, на яких ці банки залучатимуться до касового обслуговування розпорядників і одержувачів бюджетних коштів та інших клієнтів з видачі готівки за чеками органів Державної казначейської служби України у 2024-2026 роках, затвердженого наказом Мінфіну від 27.11.2023 № 660.
Якими документами підтверджувати видачу та здачу в банк
Готівку з каси видають:
за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення);
видатковими відомостями.
До видаткових ордерів додають заяви на видачу готівки, розрахунки.
Якщо готівку здають до банку, оформляють видатковий касовий ордер і відображають операцію у касовій книзі. Якщо розрахунки проводять із застосуванням РРО/РК готівку вилучають з місця здійснення готівкових розрахунків для здавання її до банку з обов’язковим оформленням відповідного чеку РРО із виконанням операції «службова видача».
Документами, що підтверджують факт здавання виручки до банку, є:
квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, яку підписали відповідальні особи банку та засвідчили відбитком печатки банку;
квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;
чек платіжного термінала, якщо інкасацію коштів проводять у режимі реального часу через платіжні термінали.
Касові документи комплектують у хронологічному порядку, нумерують, формують в справи відповідно до номенклатури справ. Зберігає їх відповідальна особа, яку призначає керівник (п. 35 Положення).
Нумерувати прибуткові касові ордери (у реквізиті «Прибутковий касовий ордер « ___ від "___" ____________ 20__ року») можна в хронологічному порядку. Починатиметься нумерація з номера «1», а закінчуватиметься в кінці місяця відповідним номером.
Наприклад:
01.04.2018 – № 1, № 2, № 3;
02.04.2018 – № 4, № 5, № 6;
..............................
30.04.2018 – № 61, № 62, № 63.
01.05.2018 – № 1, № 2, № 3 і т. д.
Аналогічно можна нумерувати видаткові касові ордери (у реквізиті «Номер документа»).
У реквізиті «№ з/п» прибуткового касового ордеру та видаткового касового ордеру проставляйте порядковий номер таких ордерів. При цьому зважте, що прибутковий та видатковий касові ордери оформляють на кожну операцію з приймання/видачі готівки, у реквізиті «№ з/п» проставляйте 1.
Для прибуткових та видаткових касових ордерів у реквізиті «№ з/п» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-За) використовується єдина наскрізна нумерація, яка не передбачає окремої нумерації для прибуткових і видаткових касових ордерів. У колонці 3 зазначайте порядкові номери прибуткових документів, а у колонці 7 – порядкові номери видаткових документів.
Номери із колонки 3 (прибуткові документи) та колонки 7 (видаткові документи) можуть не співпадати з нумерацією реквізиту «№ з/п» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-За).
Зразок заповненого Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів наведено у листі НБУ від 14.06.2018 № 50-007/32822.
