Книги обліку розрахункових операцій (КОРО) ведуть установи при проведенні готівкових розрахункових операцій у визначених законодавством ситуаціях. Розглянемо коли їх бюджетній установі вести обов’язково, а коли можна обійтися й без них?
тимчасове використання РК замість РРО, наприклад коли він вийшов з ладу або вимкнули електроенергію. Строк такого використання – максимум 7 робочих днів (ч. 1 ст. 5 Закону про РРО, п. 2 розд. ІІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547, далі – Порядок № 547/РРО).
Увага: РК неможливо використовувати без КОРО.
Щодо використання КОРО на постійній основі, то весь перелік цих форм/умов діяльності можна знайти у Переліку № 1336 та Постанові № 1336. Для деяких форм/умов діяльності Постанова № 1336 визначає граничний річний обсяг розрахункових операцій. Деякі з форм/умов діяльності відповідають діяльності бюджетних установ. Наприклад, книгу обліку розрахункових операцій і РК замість РРО можуть використовувати:
буфети у вищих навчальних закладах (продаж страв, торгівля безалкогольними напоями);
військові гарнізони і містечка, також військові частини, які розташовані у селах (роздрібна торгівля, громадське харчування, побутове обслуговування);
бібліотеки (послуги, які вони надають). Перелік № 1336 не уточнює перелік цих послуг, отже, звільнення від РРО поширюється на всі послуги бібліотек. Зазвичай, це видача книжок платного фонду, ксерокопіювання, послуги підбору літератури тощо.
Однак, щоб використовувати РК замість РРО річний обсяг операцій у наведених вище випадках має бути в межах 500 тис грн (на один суб’єкт господарювання). У разі перевищення цього обсягу – встановлюємо РРО.
Коли книга обліку розрахункових операцій не обов’язкова?
Якщо установа використовує РРО, вона може обійтися взагалі без КОРО. Рішення мати чи не мати КОРО установа приймає самостійно. За такого варіанту потрібно (п. 2 розд. ІІІ Порядку № 547/РРО):
видати наказ по установі про незастосування книги обліку розрахункових операцій. Копію цього наказу слід прикласти до реєстраційної заяви. Окрім наказу, можливо видати будь-який інший внутрішній документ. Наприклад, про використання КОРО може бути зазначено у затвердженому в установі Положенні про касову дисципліну, Положенні про оприбуткування готівки тощо;
вказати про незастосування книги обліку розрахункових операцій у пункті 8 заяви про реєстрацію РРО (форма № 1-РРО). У реєстраційному посвідченні при цьому має бути зазначено «КОРО на цей РРО не реєструвалась» (див. пояснення ДПС на цю тему);
не здійснювати розрахункових операцій при виході РРО з ладу або відключенні електроенергії. Зрозуміло, що РК у такому випадку також не потрібні.
Якщо РРО уже зареєстрований з КОРО, то від КОРО можна відмовитися. Для цього слід зняти книгу обліку розрахункових операцій з реєстрації. Подається відповідна заява за формою № 2-КОРО. Її форму можна знайти у Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженому наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547 (далі – Порядок № 547/КОРО).
Вимкнули електроенергію, РРО вийшов з ладу, а КОРО немає…
Виходить, що якщо установа не може собі дозволити тривалий час бути без РРО, наприклад при поламці останнього, то треба:
або зареєструвати книгу обліку розрахункових операцій;
або обзавестися резервним РРО.
Увага: Вимкнули електроенергію: РРО є, а КОРО на нього не реєстрували – тоді чекаємо на відновлення електропостачання. Ніяких розрахункових операцій не здійснюємо! На випадок вимкнення електроенергії також можна обзавестися безперебійним джерелом живлення або генератором, якщо це вкрай потрібно. Або ж чекати до відновлення енергопостачання. ДПС додатково роз'яснює, що навіть за наявності книга обліку розрахункових операцій може використовуватися замість РРО не довше 7 робочих днів. За цей час потрібно відновити роботу РРО, або налаштувати резервний. Звичайно в цей період не заборонено проводити розрахунки за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів.
Коли взагалі нічого не потрібно: ні КОРО, ні РК, ні РРО
Крім того, існують повні звільнення від застосування РРО. Наприклад:
торгівля продукцією власного виробництва – за умови проведення розрахунків у касі установи з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій;
торгівля стравами та безалкогольними напоями під час навчального процесу у їдальнях та буфетах загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладах;
якщо в місці отримання товарів/надання послуг операції з розрахунків у готівковій формі не здійснюються;
якщо розрахунки проводять виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів (пункти 1, 11, 12, 14 статті 9 Закону про РРО).
Це звільнення дає можливість не використовувати не тільки РРО/ПРРО, але й РК і КОРО.
Які види книг обліку розрахункових операцій існують?
Існують два види КОРО:
книга обліку розрахункових операцій на РРО (додаток 1 до Порядку № 547/КОРО) – не обов’язкова з урахуванням описаних вище умов. Використовується у ситуації застосування РК при виході з ладу РРО, відключення електроенергії;
книга обліку розрахункових операцій на господарську одиницю (додаток 2 до Порядку № 547/КОРО) – завжди обов’язкова. Використовується у ситуації, якщо установа користується звільненням від РРО за статтею10 Закону про РРО. Господарською одиницею вважається той пункт, з якого установою надаються послуги або реалізуються товари.
Порядок ведення книги обліку розрахункових операцій визначає глава 4 розділу ІІ Порядку № 547/КОРО.
КОРО, зареєстрована на господарську одиницю, має особливості використання/заповнення, серед яких:
КОРО використовують у тій господарській одиниці, що зазначена на титульній сторінці КОРО при її реєстрації/перереєстрації;
КОРО має бути наявна в господарській одиниці, на яку ця книга зареєстрована, або на місці проведення розрахунків;
перед початком використання КОРО на її титульній сторінці слід зазначити дату початку використання;
записи в КОРО мають виконуватися кульковою ручкою з пастою темного кольору;
здійснення записів про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання РК та безпосередньо після закінчення її використання у межах робочого дня чи зміни;
щоденне виконання записів про рух готівки та суми розрахунків, при цьому дані за сумами, отриманими від покупців, та дані за сумами, що видані покупцям, записують окремо;
якщо в окремій господарській одиниці організовано декілька місць проведення розрахунків, за бажанням установи на всіх місцях проведення розрахунків у цій господарській одиниці може використовуватися одна КОРО. При цьому щоденні записи про реквізити розрахункових квитанцій та про рух готівки здійснюються окремо щодо кожного місця проведення розрахунків. Якщо на одному місці проведення розрахунків протягом дня використовувались кілька РК, записи за обліком розрахункових квитанцій та рухом готівки виконуються щодо кожної РК окремо.
після закінчення використання КОРО на її титульній сторінці необхідно зазначити дату закінчення.
КОРО, зареєстрована на РРО, має особливості використання/заповнення, серед яких:
КОРО використовують з тим РРО, до якого така книга зареєстрована;
КОРО має бути наявна на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
перед початком використання КОРО на її титульній сторінці слід зазначити дату початку використання;
записи в КОРО мають виконуватися кульковою ручкою з пастою темного кольору;
у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії – здійснення записів за обліком розрахункових квитанцій у розділі ІІ КОРО (графи 1-5 заповнюють до початку використання розрахункової книжки, графи 6-8 – до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту).
після закінчення використання КОРО на її титульній сторінці необхідно зазначити дату закінчення.
КОРО зберігають протягом 3-х років з дня закінчення їх використання (п. 6 ст. 3 Закону про РРО). Фіскальні звітні чеки зберігають окремо.
Оприбуткування готівки і книга обліку розрахункових операцій
У разі застосування КОРО слід звернути увагу на деякі особливості оприбуткування готівки, які визначені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженому постановою правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148).
Якщо установа використовує КОРО і РК, то вона може оприбуткувати готівку в кінці робочого дня – одразу за всіма операціями за день (абз. 5 п. 11, п. 13 розд. ІІ Положення № 148). Для цього оформляють прибутковий касовий ордер та відображають операцію у касовій книзі. Сума готівки, яку оприбуткували, повинна відповідати сумі, визначеній у відповідних касових/розрахункових документах.
Увага: Запис до книги обліку розрахункових операцій тільки в окремих випадках прирівнюється до оприбуткування готівки – будьте обережні у цьому відношенні.
Якщо є відокремлені підрозділи, які не ведуть касової книги, то треба визначити і забезпечити місце та спосіб зберігання щоденних Z-звітів у електронній формі (п. 11 розділу ІІ Положення № 148). Передача даних на сервер ДПС таким зберіганням не вважається. Як правило, місце зберігання Z-звітів – це фіскальна пам’ять РРО. І зберігатися вони там повинні до закінчення терміну служби РРО. Для програмних РРО визначені окремі особливості.
Запис у КОРО вважається оприбуткуванням готівки тільки:
у відокремлених підрозділів установ, які здійснюють операції з РРО/ПРРО та не ведуть касової книги (абз. 3 п. 11 розд. ІІ Положення № 148);
в установ, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням книги розрахункових операцій та розрахункових квитанцій, тобто без РРО (абз. 5 п. 11 розділу ІІ Положення № 148).
В усіх інших випадках запис до книги обліку розрахункових операцій ≠ оприбуткування готівки, тому треба оформити прибутковий касовий ордер і зробити запис до касової книги.
