- Когда Книга учета расчетных операций обязательна?
- Когда Книга учета расчетных операций не обязательна?
- Отключили электричество, РРО вишел из строя, а КУРО нет...
- Когда совсем ничего не нужно: ни КУРО, ни РК, ни РРО
- Какие виды книг учета расчетных операций существуют?
- Общие правила применения КУРО
- Оприходование наличных и Книга учета расчетных операций
Когда Книга учета расчетных операций обязательна?
Если учреждение осуществляет расчетные операции, то без КУРО не обойтись в следующих ситуациях:
- постоянное использование расчетных квитанций (РК) вместо РРО, когда это разрешено учреждению (ст. 10 Закона «О применении регистраторов расчетных операций…» от 06.07.1995 № 265, далее – Закон об РРО; постановление Кабмина от 23.08.2000 № 1336, далее – Постановление № 1336 и Перечень отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено проводить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций и программных регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книг и книг учета расчетных операций, далее – Перечень №1336);
- временное использование РК вместо РРО, например когда он вышел из строя или выключили электроэнергию. Срок такого использования – максимум 7 рабочих дней (ч. 1 ст. 5 Закона об РРО, п. 2 разд. ІІІ Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06 .2016 № 547, далее – Порядок № 547/РРО).
Внимание: РК невозможно использовать без КУРО.
Что касается использования КУРО на постоянной основе, весь перечень этих форм/условий деятельности можно найти в Перечне № 1336 и Постановлении № 1336. Для некоторых форм/условий деятельности Постановление № 1336 определяет предельный годовой объем расчетных операций. Некоторые из форм/условий деятельности соответствуют деятельности бюджетных учреждений. К примеру, книгу учета расчетных операций и РК вместо РРО могут использовать:
- буфеты в высших учебных заведениях (продажа блюд, торговля безалкогольными напитками);
- военные гарнизоны и города, а также воинские части, расположенные в селах (розничная торговля, общепит, бытовое обслуживание);
- библиотеки (предоставляемые ими услуги). Список № 1336 не уточняет список этих услуг, следовательно, освобождение от РРО распространяется на все услуги библиотек. Обычно это выдача книг платного фонда, ксерокопирование, услуги подбора литературы и т.д.
Однако, чтобы использовать РК вместо РРО годовой объем операций в вышеприведенных случаях должен быть в пределах 500 тыс грн (на один субъект хозяйствования), а в случае розничной торговли и общественного питания, розничной торговли медицинскими и фармацевтическими товарами и предоставления медицинских и ветеринарных услуг на территории села – 250 тыс грн на один пункт продажи товаров). Иначе – устанавливаем РРО.
Когда Книга учета расчетных операций не обязательна?
Если учреждение использует РРО, оно может обойтись вообще без КУРО. Такие возможности появились с 01.10.2018. Решение иметь или не иметь КУРО, учреждение принимает самостоятельно. При таком варианте требуется (п. 2 разд. ІІІ Порядка № 547/РРО):
- издать приказ по учреждению о неприменении книги учета расчетных операций. Копию этого приказа следует приложить к регистрационному заявлению. Кроме приказа, можно выдать любой другой внутренний документ. Например, об использовании КУРО может быть указано в утвержденном в учреждении Положении о кассовой дисциплине, Положении об оприходовании наличных денег и т.п.;
- указать о неприменении книги учета расчетных операций в пункте 8 заявления о регистрации РРО (форма №1-РРО). В регистрационном удостоверении при этом должно быть указано «КУРО на этот РРО не регистрировалось»;
- не производить расчетных операций при выходе РРО из строя или отключении электроэнергии. Понятно, что РК в таком случае тоже не нужны.
Если РРО уже зарегистрирован с КУРО, то от КУРО можно отказаться. Для этого следует снять книгу учета расчетных операций с регистрации. Подается соответствующее заявление по форме №2-КУРО. Ее форму можно найти в Порядке регистрации и ведении расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденном приказом Минфина от 14.06.2016 № 547 (далее – Порядок № 547/КУРО).
Выключили электричество, РРО вишел из строя, а КУРО нет…
Выходит, что если учреждение не может себе позволить длительное время быть без РРО, например при поломке последнего, то следует:
- или зарегистрировать книгу учета расчетных операций;
- или обзавестись резервным РРО.
Внимание: Выключили электроэнергию: РРО есть, а КУРО на него не регистрировали – тогда ждем восстановления электроснабжения. Никаких расчетных операций не осуществляем! На случай отключения электроэнергии можно обзавестись бесперебойным источником питания или генератором, если это крайне нужно. Или ждать возобновления энергоснабжения.
Когда вообще ничего не нужно: ни КУРО, ни РК, ни РРО
Кроме того, существуют полные освобождения от применения РРО. К примеру:
- торговля продукцией собственного производства – при проведении расчетов в кассе учреждения с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций;
- торговля блюдами и безалкогольными напитками во время учебного процесса в столовых и буфетах общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений;
- если в месте получения товаров/оказания услуг операции по расчетам в наличной форме не производятся;
- если расчеты производятся исключительно с помощью банковских систем дистанционного обслуживания и/или сервисов перевода средств (пункты 1, 11, 12, 14 статьи 9 Закона об РРО).
Это исключение дает возможность не использовать не только РРО/ПРРО, но и РК и КУРО.
Какие виды Книг учета расчетных операций существуют?
Существуют два вида КУРО:
- книга учета расчетных операций на РРО (приложение 1 к Порядку № 547/КУРО) – не обязательна с учетом описанных выше условий. Используется в ситуации применения РК при выходе из строя РРО, отключения электроэнергии;
- книга учета расчетных операций на хозяйственную единицу (приложение 2 к Порядку № 547/КУРО) – всегда обязательна. Используется в ситуации, когда учреждение пользуется освобождением от РРО по статье 10 Закона о РРО. Хозяйственной единицей считается тот пункт, по которому учреждением предоставляются услуги или реализуются товары. Это может быть даже автомобиль.
Общие правила применения КУРО
Порядок ведения Книги учета расчетных операций определяет глава 4 раздела ІІ Порядка № 547/КУРО.
КУРО, зарегистрированная на хозяйственную единицу, имеет особенности использования/заполнения, среди которых:
- КУРО используют в той хозяйственной единице, которая указана на титульной странице КУРО при ее регистрации/перерегистрации;
- КУРО должна быть в хозяйственной единице, на которую эта книга зарегистрирована, или на месте проведения расчетов;
- перед началом использования КУРО на ее титульной странице следует указать дату начала использования;
- записи в КУРО должны производиться шариковой ручкой с пастой темного цвета;
- осуществление записей о реквизитах расчетных квитанций до начала использования РК и после окончания ее использования в пределах рабочего дня или смены;
- ежедневное исполнение записей о движении наличных денег и суммы расчетов, при этом данные по суммам, полученным от покупателей, и данные по суммам, выдаваемым покупателям, записывают отдельно;
- если в отдельной хозяйственной единице организовано несколько мест проведения расчетов, по желанию учреждения во всех местах проведения расчетов в этой хозяйственной единице может использоваться одна КУРО. При этом ежедневные записи о реквизитах расчетных квитанций и о движении наличных денег осуществляются отдельно по каждому месту проведения расчетов. Если на одном месте проведения расчетов в течение дня использовалось несколько РК, записи по учету расчетных квитанций и движению наличных выполняются относительно каждой РК отдельно.
- после окончания использования КУРО на ее титульной странице необходимо указать дату окончания.
КУРО, зарегистрированная на РРО, имеет особенности использования/заполнения, среди которых:
- КУРО используют с тем РРО, к которому такая книга зарегистрирована;
- КУРО должна быть на месте проведения расчетов, где установлено РРО;
- перед началом использования КУРО на ее титульной странице следует указать дату начала использования;
- записи в КУРО должны производиться шариковой ручкой с пастой темного цвета;
- при выходе из строя РРО или отключения электроэнергии – осуществление записей по учету расчетных квитанций в разделе II КУРО (графы 1-5 заполняют до начала использования расчетной книги, графы 6-8 – до начала регистрации расчетных операций с помощью РРО после возобновления поставок электроэнергии или установку РРО после ремонта).
- после окончания использования КУРО на ее титульной странице необходимо указать дату окончания.
КУРО хранят в течение 3-х лет со дня окончания их использования (п. 6 ст. 3 Закона об РРО). На сегодняшний день не нужно клеить Z-отчеты (фискальные отчетные чеки). Для них даже не предусмотрено место у КУРО. Их можно хранить в отдельной коробке.
Оприходывание наличных и Книга учета расчетных операций
В случае применения КУРО следует обратить внимание на некоторые особенности оприходования наличных средств, которые определены Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте, утвержденном постановлением правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148).
Если учреждение использует КУРО и Расчетную Книгу, то оно может оприходовать наличные деньги в конце рабочего дня – сразу по всем операциям за день (абз. 5 п. 11, п. 13 разд. II Положения № 148). Для этого оформляют приходный кассовый ордер и отражают операцию в кассовой книге. Сумма наличности, которую оприходовали, должна соответствовать сумме, определенной в соответствующих кассовых/расчетных документах.
Внимание: Запись в книгу учета расчетных операций только в отдельных случаях приравнивается к оприходованию наличных денег – будьте осторожны в этом отношении.
Если есть обособленные подразделения, не ведущие кассовой книги, то нужно определить и обеспечить место и способ хранения ежедневных Z-отчетов в электронной форме (п. 11 раздела II Положения № 148). Передача данных на сервер ГНС таким хранением не считается. Как правило, место хранения Z-отчетов – это фискальная память РРО. И храниться они там должны до истечения срока службы РРО.
Запись в КУРО считается оприходованием наличных только:
- в обособленных подразделений учреждений, осуществляющих операции по РРО/ПРРО, но не ведущих кассовой книги (абз. 3 п. 11 разд. ІІ Положения № 148);
- в учреждений, которые проводят наличные расчеты с применением книги расчетных операций и расчетных квитанций, то есть без РРО (абз. 5 п. 11 раздела II Положения № 148).
Во всех остальных случаях запись в книгу учета расчетных операций ≠ оприходование наличных денег, поэтому нужно оформить приходный кассовый ордер и сделать запись в кассовую книгу.
