Як провести аудит трудових книжок перед скануванням

Конгрес бухгалтерів бюджетних установ — 2026: унікальна подія року

Електронна трудова книжка — це цифровий варіант паперової трудової книжки.

Її впровадили для:

• удосконалення обліку трудової діяльності;
• зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів;
• забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому — можливість автоматично оформити пенсію без відвідування ПФУ. 

Оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників (Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX).

Перед тим як подавати скановані копії трудових книжок для оцифрування через вебпортал електронних послуг ПФУ, необхідно провести їх ретельний аудит.

Крок 1. Перевірте правильність написання:

• прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) — мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами. Дати народження. Вони мають відповідати даним паспорту;
• особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:

• колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслене однією рискою і поряд записане нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлений запис (паспорт, свідоцтво про народження/шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

Лікарняні та декретні: правила обчислення — 2026

Приклади для різних ситуацій

Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на титульному аркуші трудової книжки:

• підпис власника трудової книжки;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
• наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

• у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери та дати наказів про прийняття/звільнення;
• якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
• записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені відповідно до чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
• записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Як усунути виявлені недоліки:

1. Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлена помилка в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз. 
2. Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник. 
3. Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, — факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку. 

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначений постановою КМУ «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 № 637. 

Перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення. Якщо не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ.

Джерело: офіційний сайт ГУ ПФУ в Миколаївській області