Чоловік, дружина якого народила, може піти в оплачувану відпустку на 14 календарних днів без урахування святкових і неробочих – як правильно її розрахувати й оплатити.
Умови надання оплачуваної відпустки батькові новонародженого
Батько немовляти має право на обов’язкові відпустки:
неоплачувану – відповідно до пункту 2 частини 1 статті 25 Закону про відпустки – тривалістю до 14 календарних днів у період перебування матері дитини у післяпологовій відпустці;
оплачувану – відповідно до статті 19-1 Закону про відпустки, статті 77-3 КЗпП – тривалістю до 14 календарних днів у період трьох місяців з дня народження дитини.
Тривалість оплачуваної відпустки працівник визначає самостійно у заяві. Він має спланувати її тривалість, але не більше 14 календарних днів. Крім того останній день відпустки не може перевищувати 103 день з дня народження дитини. Якщо перевищує, тривалість відпустки зменшується. Якщо працівник вирішить взяти відпустку на 104 день з дня народження дитини – її не нададуть, оскільки він вже втратив право на цю оплачувану відпустку.
Для видачі наказу достатньо відповідної заяви працівника. Копії документів, що підтверджуватимуть факт народження дитини, згідно з частиною 5 статті 19-1 Закону про відпустки працівник зобов’язаний надати роботодавцю протягом 30 календарних днів з дня виходу в таку відпустку. Водночас під час подання заяви працівник їх має показати. Така вимога прописана у пунктах 6–9 Порядку надання відпустки при народженні дитини, затвердженого постановою КМУ від 07.07.2021 № 693 (далі – Порядок № 693).
Підтвердними документами є:
медичне свідоцтво про народження (форма № 103/о), видане медзакладом для проведення державної реєстрації факту народження;
свідоцтво про народження, що підтверджує факт державної реєстрації народження дитини.
Оплачувану відпустку надають також батькові дитини, який не перебуває в зареєстрованому шлюбі з матір’ю дитини. Умова: вони спільно мешкають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки. Це підтверджується заявою матері дитини та свідоцтвом про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини.
Відпустку можуть отримати також бабуся або дідусь, або інший повнолітній родич дитини, які фактично доглядають дитину, мати чи батько якої є одинокою матір’ю (одиноким батьком). Бабуся або дідусь, або інший повнолітній родич дитини мають надати відповідну заяву одинокої матері (одинокого батька) дитини.
Які ще документи при цьому потрібно пред’явити визначає Порядок № 693.
Наказ про надання відпустки є підставою для бухгалтера нарахувати відпускні.
Відпускні бухгалтер нараховує за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100). Кількість днів відпустки при народженні дитини, що зазначена у наказі, потрібно оплати виходячи з середньоденної зарплати. Тобто потрібно кількість днів відпустки помножити на середньоденну зарплату. Та спершу потрібно правильно визначити розрахунковий період.
Розрахунковий період для оплати відпустки визначайте за правилами Порядку № 100. У загальному випадку це 12 місяців, що передують місяцю надання відпустки.
Орієнтуйтеся на місяць, коли надаєте відпустку, а не на дату народження дитини.
Якщо дитина народилася в квітні 2024 року, а відпустку при народженні надаєте татусеві у травні, розрахунковим періодом будуть 12 календарних місяців, що передують травню 2024-го. А саме, травень 2023-го – квітень 2024 року.
За цим правилом визначайте розрахунковий період для працівників, які перебувають у трудових відносинах понад рік.
Якщо ж працівник працює менше ніж 12 календарних місяців, керуйтеся правилами пункту 2 Порядку № 100 (табл. 1).
Розрахунковий період, якщо відпустку надаєте у травні 2024 року
Тривалість трудових відносин
Розрахунковий період
Приклади визначення розрахункового періоду
Працівник відпрацював менше року
Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надаєте відпустку) (абз. 3 п. 2 Порядку № 100)
Працівника прийняли на роботу 10.11.2023. Розрахунковий період: грудень 2023 – квітень 2024 року
Працівника прийняли на роботу з першого робочого, але не з першого к. дн. місяця
Місяць, в якому працівника прийняли на роботу у перший робочий день, враховуйте до тривалості розрахункового періоду (абз. 3 п. 2 Порядку № 100)
Працівника прийняли на роботу 02.10.2023 у перший робочий день місяця (1 жовтня –неділя). Розрахунковий період: жовтень 2023 – квітень 2024 року
Працівник ще не відпрацював повний календарний місяць, розрахунковий період відсутній
Розрахунковий період відсутній. Середню зарплату обчислюйте з посадового окладу або мінзарплати, якщо посадовий оклад менший її розміру, або їх частини, якщо встановлено неповний робочий час (абз. 8 п. 2, абз. 3–5 п. 4 Порядку № 100)
Працівника прийняли на роботу 06.05.2024. Розрахунковий період відсутній. Під час розрахунку середньої зарплати використовують умовну тривалість розрахункового періоду 366 к. дн.
Тривалість розрахункового періоду визначаємо у календарних днях. Так, якщо розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, загальна кількість календарних днів – 365 (366 – якщо у розрахунковий період потрапляє лютий високосного року). У період дії воєнного часу тривалість розрахункового періоду не зменшуємо на кількість святкових і неробочих днів. Натомість вилучіть із розрахункового періоду дні, коли працівник не працював і за ним не зберігали заробітку або зберігали частково, а саме, дні:
роботи в режимі неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця – вилучіть невідпрацьовані робочі дні;
відпустки без збереження зарплати, в т. ч. «карантинної» відпустки та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3, 6, 16 або 18 років (ст. 25, 26 Закону про відпустки);
простою не з вини працівника, що його оплатили в розмірі двох третин ставки (лист Мінекономіки від 08.02.2021 № 4708-06/7891-09);
за які відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
До розрахунку середнього заробітку включайте всі виплати, що входять до фонду оплати праці, окрім тих, що визначені в пункті 4 Порядку № 100. Окрім того, зважайте на виплати за час, протягом якого за працівником зберігали середній заробіток:
попередня щорічна відпустка;
виконання державних і громадських обов’язків;
службові відрядження;
вимушений прогул;
тимчасова непрацездатність (абз. 4 п. 3 Порядку № 100);
оплата простою не з вини працівника, що його оплатили в розмірі середньої зарплати (лист Мінекономіки від 08.02.2021 № 4708-06/7891-09).
Премії, у т. ч. місячні та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої зарплати враховуйте в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період. Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої зарплати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати.
Як визначити суму премії, яку включати до виплат розрахункового періоду
Період за який нараховано премію
Місяць, у якому нараховано премію
Місяці розрахункового періоду, у які включають премію
Сума премії, що включається до виплат розрахункового періоду
Червень
Червень
Червень
Розмір премії не зміниться
Червень
Липень
Липень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у липні
ІІ квартал
Червень
Червень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у червні
Липень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у липні
Серпень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у серпні
ІІ квартал
Липень
Липень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у липні
Серпень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у серпні
Вересень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у вересні
ІІ квартал
Серпень
Серпень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у серпні
Вересень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у вересні
Жовтень
Суму премії* ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у жовтні
*Якщо працівник відпрацював період, за який нарахували премію неповністю, сума премії, що включається до виплат розрахункового періоду, не може перевищувати фактично нараховану суму премії
Якщо працівник, якого прийняли 03.04.2023, у травні 2024 року йде у оплачувану відпустку як батько новонародженого малюка, та йому була нарахована у липні 2023 року премія за ІІ квартал, розрахунковим періодом буде травень 2023 – квітень 2024 року. Квартальну премію включать до виплат розрахункового періоду наступним чином:
у липень – суму квартальної премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у липні;
серпень – суму квартальної премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у серпні;
вересень – суму квартальної премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів у квітні–червні і множимо на кількість відпрацьованих робочих днів у вересні.
Середньоденну зарплату обчислюємо за абзацом 1 пункту 7 Порядку № 100, тобто суму виплат розрахункового періоду ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду.
Суму відпускних обчислюємо множенням двох показників:
кількості днів відпустки;
середньоденної зарплати.
Розрахунок відпускних з посадового окладу/мінзарплати
Відпускні батькові новонародженого розраховуємо з посадового окладу чи мінзарплати у випадках:
тривалість трудових відносин складає менше календарного місяця, наприклад, у травні надають відпустку працівнику – батькові новонародженого, з яким уклали трудовий договір 15.04.2024 (квітень не є повним календарним місяцем, оскільки трудовий договір укладено не з першого робочого дня місяця);
із розрахункового періоду вилучили усі календарні дні, наприклад, дні відпусток без збереження зарплати, простій з оплатою 2/3 посадового окладу тощо;
у розрахунковому періоді відсутні виплати, які включать до розрахунку середньої зарплати.
Якщо посадовий оклад, який встановлено працівнику, дорівнює чи перевищує діючий у місяці початку відпустки розмір мінімальної зарплати, відпускні обчислюємо з розміру посадового окладу. Якщо ж він менший – відпускні розраховуємо з розміру мінімальної зарплати.
Середньоденну зарплату визначаємо діленням 12-ти розмірів посадових окладів/мінімальних зарплат на кількість календарних днів у 12-ти місячному періоді, що передують місяцю відпустки. Тобто, якщо відпустку надають у травні 2024 року, кількість календарних днів складатиме 366 (за період травень 2023 – квітень2024 року). Із цієї кількості днів у період дії воєнного часу не вилучайте святкові і неробочі дні.
Відпускні працівнику – батькові новонародженого визначаємо множенням кількості днів відпустки на середньоденну зарплату (див. Приклад).
Приклад. Розраховуємо відпускні на основі мінімальної зарплати
Працівника прийняли на роботу 15.04.2024 року. У травні йому надали оплачувану відпустку при народженні дитини тривалістю 14 к. дн. Посадовий оклад працівника – 6294 грн.
Оскільки тривалість трудових відносин складає менше календарного місяця, розрахунковий період відсутній, середньоденну зарплату обчислюємо з розміру мінзарплати. А все тому, що посадовий оклад працівника менший за розмір мінзарплати (6294 грн < 8000 грн).
Обчислимо середньоденну зарплату:
12 × 8000 грн ÷ 366 к. дн. = 262,30 грн.
Нагадаємо, 366 – це кількість к. дн. у 12-ти місячному періоді, що передує місяцю надання відпустки (травень 2023 го – квітень 2024 року).
Сума відпускних:
262,30 грн × 14 к. дн. =3672,20 грн.
Коли виплачувати
Оплачувана відпустка батькові новонародженого немовляти роботодавцем надана, зарплата за час відпустки (відпускні) нараховані, залишилось лише перерахувати їх працівникові, звичайно після утримання ПДФО і ВЗ.
Перерахувати відпускні бухгалтер може як до початку відпустки, так і після її початку. Але все ж має дотримати граничного терміну – не пізніше трьох днів з дня її початку. Тобто третій день відпустки батькові новонародженого – це останній можливий день для перерахування відпускних згідно з пунктом 12 Порядку № 693.
