Директору, як і будь-якому іншому працівнику, часто доводиться їхати до іншого населеного пункту з важливих господарських питань, аби виконати службове завдання, яке він ставить сам собі. Наприклад, укласти договір чи взяти участь у засіданні вищого для установи органу. І таке відрядження потрібно належно оформити – цього вимагає Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон від 13.03.1998 № 59 (далі – Інструкція №59).
За пунктом 1 розділу ІІ Інструкції, наказ про відрядження оформлює керівник установи. Тож наказ відрядження керівника бюджетної установи видає сам директор, а підписує головний бухгалтер. Єдине, що можна відійти від наказового способу у побудові речень, так як наказ директору самому собі виглядає трохи безглуздо. Можна використовувати інформативні формулювання на кшталт «Відбуваю у м. Київ, щоб взяти участь у….» або «З 26.08.2020 по 28.08.2020 буду у м. Києві у відрядженні з метою участі у засіданні…». Також не потрібно вказувати директора у списку ознайомлених внизу наказу – зрозуміло, що він ознайомлений, так як сам же видав і підписав цей наказ. Для порівняння у прикладах наводимо два накази на відрядження – директора та його заступника. У них якраз і можна бачити згадані відмінності.
Законодавством гарантовані відрядженому керівникові, як і будь-якому іншому працівнику:
збереження місця роботи та посади на час відрядження;
оплата відрядження згідно умов, визначених трудовим або колективним договором;
компенсація витрат на відрядження (добові), передбачена ч. 2 ст. 121 КЗпП.
За Інструкцією 59 (п. 7 розділу II та п. 9 розділу III) керівники підприємств особисто вирішують питання:
щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98,
щодо витрат на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.
Це стосується як відряджень по Україні, так і відряджень за кордон.
Фактичну кількість днів перебування працівника у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження. Водночас працівник обов’язково мусить мати один або декілька документальних доказів перебування у відрядженні: проїзні документи; рахунки на проживання; довідки установи, організації, підприємства, куди відряджали працівника, про його перебування за місцем відрядження; службові записки працівника в довільній формі про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджені безпосереднім керівником; будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні (абз.2 п.4 розд.ІІ Інструкції про відрядження).
Наказ на відрядження директора обов’язково має містити інформацію про (див. п. 1 розділу ІІ Інструкції № 59):
пункт призначення. Їх може бути і декілька – таким чином можна конкретизувати й маршрут;
назву установи, куди директор їде у відрядження;
мету відрядження;
термін відрядження (календарні дні та дати);
цілі (завдання) відрядження – якщо є така потреба;
виплату добових та їх розмір, джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;
копія запрошення та програма заходу, якщо таке є;
заступника на період відсутності керівника;
інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником).
Зверніть увагу, що вимоги Інструкції № 59 щодо наказу про відрядження суттєво оновилися, наприклад обов’язковою стала згадка про джерела фінансування. Вважаємо, якщо у наказі на відрядження директора є фраза «відшкодувати витрати…», то джерела можна й не конкретизувати у звичайній ситуації – зрозуміло, що за рахунок загального або спеціального фонду. Джерело слід вказати, якщо:
відрядження відбувається за власний кошт, що для бюджетних установ нерідкість, наприклад відрядження викладачів на різні семінари, курси тощо, в яких вони беруть участь за свій кошт і оформляють відрядження, аби обґрунтувати свою відсутність на роботі у цей час;
відрядження здійснюється за рахунок певних специфічних коштів, наприклад отриманого гранту на дослідження. Хоча такі кошти й входять у спецфонд, але можна й конкретизувати заради звітності по витрачанню коштів гранту.
У п. 1 розділу ІІ Інструкції № 59 вказівка маршруту не згадується. Маршрут обов’язковий тільки для відрядження директора на службовому автомобілі та відрядження директора за кордон (див. п. 1 розділу ІІІ Інструкції № 59). Однак, на наш погляд, вказати у наказі про відрядження директора просто пункт призначення недостатньо: до нього можна їхати різними маршрутами, тому маршрут слід визначити однозначним чином. Слід враховувати при цьому пункти пересадки. Наприклад, якщо відрядження до м. Тернополя з м. Чернігова, то містом пересадки може бути м. Київ (до Києва – автобус/маршрутне таксі, а з Києва до Тернополя – поїзд). Такий маршрут вказуємо: м. Чернігів – м. Київ – м. Тернопіль та м. Тернопіль – м. Київ – м. Чернігів. Хоча наводити зворотний шлях і не обов’язково, якщо він той самий, й можна обмежитися фразою «… і у зворотному напрямі». Конкретизувати транспорт на кожну ділянку – не обов’язково.
