експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Відрядження оплачують відповідно до умов колективного чи трудового договору. Останні зміни в оплаті відряджень у бюджетних установах, порядок оформлення й оплати відряджень та приклади розрахунків – в огляді експерта.
Оплата відрядження не повинна бути нижчою за середню зарплату, а у держслужбовців – їхньої денної зарплати. Як оплачується відрядження у 2025 році з урахуванням останніх змін, з’ясуємо далі.
постановою Кабміну від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова № 98).
Зверніть увагу, що Інструкція № 59 та Постанова № 98 ще у минулому році зазнали змін.
Останні зміни в оформленні та оплаті відрядження
Важливі зміни до Інструкції № 59 та Постанови № 98 містять нормативні документи, які наведено у таблиці нижче.
* в останньому немає ніяких суттєвих змін. Лише додали до п. 13 Постанови № 98 згадку про працівників Бюро економічної безпеки – для них особливості відряджень визначаються самим Бюро економічної безпеки. Аналогічне правило діє й для СБУ, МВС, УДО, СЗР, НАБУ, Міноборони та ще деяких державних органів
Існують деякі зміни, які зачепили питання подачі авансового звіту, підтвердних документів у електронній формі, підтвердження факту перебування у відрядженні для добових витрат, тривалості відряджень. Розглянемо їх детальніше.
Експерт підкаже, коли Держпраці може провести позапланову перевірку та які розміри трудових штрафів актуальні у 2025 році. Нагадаємо, під час воєнного стану підстави й питання для перевірок обмежені.
обов’язковість подачі авансового звіту для всіх ситуацій. Авансовий звіт разом із підтвердними документами працівник зобов’язаний подати до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи. Тобто незалежно від наявності оподатковуваного доходу чи використання готівки понад суму добових витрат. Таким чином, для бюджетників умови подачі авансового звіту стали більш жорсткі, ніж у пп. 170.9.4 ПКУ. У той же термін також повертається сума надміру витрачених коштів;
строк подачі авансового звіту відрізняється залежно від форми видачі авансу. Так, згаданий 5-дений термін використовується при видачі авансу у безготівковій формі на картку працівника. Якщо ж аванс видавався готівкою, то авансовий звіт подається до закінчення 3-го банківського дня (разом з поверненням невикористаних коштів). Якщо ж під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, то керівник установи за наявності поважних причин може продовжити строк подання авансового звіту до 20 банківських днів (п. 5 Постанови № 98).
Зміни щодо підтвердних документів, підтвердження відрядження для добових витрат
Щодо підтвердних документів теж сталися зміни і вони такі:
підтвердні документи можуть бути як у паперовій, так і в електронній формах. Однак у останньому випадку треба дотримуватися вимог законодавство про електронний документообіг (п. 14 розд. І Інструкції № 59);
при використанні платіжних карток чи її реквізитів для оплати виплат на відрядження – вартість витрат засвідчується таким документом, як виписка банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку, в електронній або паперовій формі (п. 14 розд. І Інструкції № 59). Це спрощує документальне підтвердження витрат на відрядження при такому способі розрахунків;
можливість подачі копій документів про найм житлового приміщення – замість оригіналів (абз. 2 п. 2 Постанови № 98, п. 5 Інструкції № 59);
нова умова відшкодування добових витрат – якщо у працівника відсутні підтвердні документи, які засвідчують вартість понесених витрат у відрядженні, то необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів самого перебування працівника у відрядженні (п. 17 розд. І Інструкції № 59). Наприклад, це ситуація, коли працівник поїхав у відрядження на один день на власній машині, витрат на готель не мав. Підтвердним документом може бути у такому разі, наприклад, укладений договір, довідка з установи, яку працівник відвідував у відрядженні, або ж може стати корисним посвідчення про відрядження (зараз цей документ не обов’язковий). Альтернатива посвідченню про відрядження – підписи «прибув» та «вибув» на копії наказу про відрядження, які здійснені за місцем відрядження. Однак сама сума (вартість), як і раніше, не потребує документального підтвердження.
Зміни щодо тривалості відрядження для деяких категорій працівників
Також є зміни у тривалості відряджень, а саме:
обмеження строків відрядження. Відрядження не може перевищувати період здійснення заходів, заради яких відряджаються військовослужбовці, особи рядового і начальницького складу та працівників в райони воєнних (бойових) дій, участі у заходах міжнародного співробітництва, а також для забезпечення правопорядку на деокупованих територіях (п. 6 Постанови № 98);
збільшення можливих строків переведення та стажування. Так, збільшили максимальний строк відрядження для суддів і строк навчання студентів та стажування (наукового стажування) аспірантів, ад’юнктів, докторантів, наукових (науково-педагогічних) працівників до 2-х років. При цьому в умовах воєнного стану строк відрядження судді як тимчасове переведення може бути ще більшим (п. 6 Постанови № 98).
Тепер розглянемо загальні правила оформлення відряджень 2025 з урахуванням вищенаведених змін.
Основні правила оформлення відрядження 2025
Зверніть увагу на важливі деталі при оформленні відрядження:
аванси на відрядження та подальше відшкодування витрат на відрядження слід проводити лише у безготівковій формі – на карткові рахунки працівників або через корпоративну платіжну картку. Повертати невикористані гроші треба теж на відповідний рахунок. Однак, як виняток, видати аванс готівкою можна у випадках проведення оперативно-розшукової діяльності, розвідувальної та контррозвідувальної роботи, а також для закордонних візитів держслужбовців, які направляються Офісом Президента, Апаратом ВР, Секретаріатом Кабміну та деяких інших випадках, які можна знайти у п. 5 Постанови № 98;
завжди слід деталізувати наказ про відрядження. Контролювати треба, щоб у наказі про відрядження були мета виїзду, завдання (за потреби), пункт призначення (для закордонних також держава), найменування підприємства (установи, організації) за місцем відрядження, строк (дата вибуття та прибуття), джерело фінансування, а також інші ключові моменти (вид транспорту, обмеження на використання коштів тощо). Якщо відрядження відбувається за запрошенням, то до наказу має бути додана копія такого запрошення.
Зверніть увагу, що нині дозволено відшкодовувати й комісійну винагороду за надані банком послуги, які пов’язані з відрядженням, наприклад зняття готівки з картки, повернення на картку тощо (абз. 3 п. 4 розд. І Інструкції № 59). Звичайно, якщо вони документально підтверджені.
З метою оформлення відряджень рекомендуємо мати внутрішнє Положення про службові відрядження установи в межах України та за кордон (далі – Положення про відрядження), яким урегулювати питання того, хто відповідає за оформлення відряджень, інструктажу працівників, правил відряджень. Особливо таке положення потрібне для закордонних відряджень, так як є потреба у затвердженні форми внутрішніх документів:
технічного завдання на закордонне відрядження;
звіту про закордонне відрядження.
Якщо ж згаданого Положення немає, то тоді слід діяти за загальними правилами Інструкції № 59. У будь-якому разі Положення про відрядження у бюджетників не повинно суперечити Інструкції № 59 та Постанові № 98.
не входять до зарплати – це добові (300 грн/доба), оплата проживання, оплата проїзду, відшкодування інших пов’язаних виплат;
входять до зарплати – це оплата днів роботи у відрядженні.
Гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу складає 900 грн/доба.
Добові в найближчі країни зараз складають (у еквіваленті долара США):
Польща– 61$/доба;
Румунія – 59$/доба;
Туреччина – 62$/доба;
Німеччина – 80$/доба;
Угорщина – 54$/доба.
Бюджетники зазвичай вживають заходів щодо оптимізації кількості відряджених працівників, строків їхніх відряджень, зменшення витрат на проїзд, наймання житла та інших витрат. Частину зустрічей можна проводити в режимі он-лайн, користуючись різними комп’ютерними програмами або ж звичайним телефонним зв’язком. Звичайною практикою у закладах освіти стало також відправляти працівників у відрядження на конференції за їхній кошт. У такий спосіб відбувається мінімізація витрат за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження».
Розрахунок відрядження
Дні роботи у відрядженні для всіх бюджетників, окрім держслужбовців, оплачуються за найбільшим з двох показників – за денноюзарплатою поточного місяця або середньоденною зарплатою за минулі місяці (ч. 4 ст. 121 КЗпП, а також лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12). Отже, для нарахування зарплати за дні відрядження спершу слід розрахувати денну та середньоденну зарплати працівника, а потім порівняти їх. Зробити це слід за Порядком обчислення середньої заробітної плати, який затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100).
Якщо денна зарплата працівника за поточний місяць перевищує середньоденну, то відрядження йому потрібно оплачувати за денною. Якщо ж денна зарплата поточного місяця нижча, то оплата здійснюється за середньоденною зарплатою.
Увага: дні відрядження оплачуються за більшим з двох показників – денна зарплата поточного місяця або середньоденна зарплата. Виняток серед бюджетників – держслужбовці.
Оподаткування відрядження і ЄСВ
Заробітна плата за час відрядження у 2025 році оподатковується на загальних підставах: утримується ПДФО та військовий збір. Також нараховується ЄСВ. Якщо дні відрядження оплачуються на основі середньої – це нічого не змінює, так як такі виплати входять до складу зарплати.
З’ясуємо, як визначити денну зарплату поточного місяця й середньоденну зарплату. Однак спершу про відмінності у держслужбовців.
Для оплати відрядження держслужбовців правило «більший з двох варіантів» не застосовується. Оплата здійснюється виключно на основі денної зарплати. Причиною цього є норма ч. 5 ст. 42 Закону «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889. За нею за держслужбовцем на весь період відрядження зберігається посада та зарплата. Це значить, що оплачувати дні відрядження можна лише на основі денної зарплати поточного місяця, а не середньої. Така ж позиція міститься і в листі Мінсоцполітики від 08.11.2016 р. № 1584/13/84-16.
Увага: Держслужбовцям дні відрядження оплачують на основі денної зарплати.
Оплата відрядження за денною зарплатою
Денну зарплату працівника за місяць, у якому працівник був у відрядженні, розраховуємо на основі тієї, що встановлена в колективному договорі:
Оплата на основі денної зарплати означає одне – працівник отримає таку ж саму зарплату, якби й нікуди не їхав. Можна в розрахунку взагалі такі дні не виділяти й рахувати відрядження як звичайний робочий день. Відмінність – різні позначення цих днів у табелі обліку робочого часу («Р» – робочий день, «ВД» – відрядження).
Звичайно, що ще працівник отримує також добові й відшкодування витрат за відрядженням, але такі виплати не вважаються частиною зарплати.
Оплата відрядження за середньоденною зарплатою
Оплату відрядження обчислюється за середньоденною зарплатою з урахуванням вимог абз. 1 п. 8 Порядку № 100.
Визначається середньоденна заплата на основі даних про зарплати за 2 минулі місяці:
Обчислюється розмір оплати днів відрядження:
середньоденна зарплата × кількість днів відрядження = оплата днів відрядження
Аби не помилитися в розрахунку середньоденної зарплати, зверніть увагу на такі елементи розрахунку, як:
розрахунковий період;
виплати, які потрібно враховувати;
виплати, які не можна враховувати.
Розрахунковий період для середньоденної зарплати
Середня зарплата обчислюється на основі доходу за останні 2 місяці перед місяцем, у якому працівник взяв відпустку (абз. 3 п. 2 Порядку № 100).
При цьому повне відпрацювання 2-х місяців не обов’язкове. Якщо за цей період працівник відпрацював лише один день, то середня зарплата обчислюється із виплат за той день. Так роз’яснює Мінсоцполітики у листі від 02.10.2017 р. № 2480/0/101-17.
Якщо працівник пропрацював в установі менше 2-х місяців, то середня зарплата обчислюється з виплат за фактичне відпрацювання.
Якщо у ці місяці працівник не працював, то середня зарплата обчислюється на основі 2-х попередніх (абз. 4 п. 2 Порядку № 100). Якщо працівник не працював у ці місяці не зі своєї вини, то середній заробіток розраховується на основі його тарифної ставки, посадового окладу (п. 4 Порядку № 100).
Виплати, які потрібно врахувати для середньоденної
При розрахунку середньоденної зарплати для оплати відрядження в бюджетних установах потрібно враховувати певні виплати, які наведено у таблиці нижче.
РОЗРАХУНОК СЕРЕДНЬОДЕННОЇ ЗАРПЛАТИ ДЛЯ ОПЛАТИ ВІДРЯДЖЕНЬ 2025
Враховуємо
Не враховуємо
основна зарплата
разові виплати за виконання окремих доручень, що не входять до обов’язків працівника
зарплата за сумісництво
додаткові доходи у вигляді процентів, дивідендів, акцій
вартість отриманого безоплатно одягу та інших речей, молока та лікувально-профілактичного харчування
місячні премії – повністю включаються до того місяця, у якому вони були нараховані. Наприклад, премія за липень, яка нарахована у серпні, стосується доходу серпня
збирання та здавання брухту дорогоцінних та ін. металів;
відновлення запчастин машин;
введення в експлуатацію виробничих потужностей
премії за підсумком 2 і більше місяців, наприклад за квартал, рік тощо враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані (абз. 3 п. 3 Порядку № 100). Для розрахунку слід:
знайти середньоденну премію – поділити премію на кількість відпрацьованих робочих днів того періоду, за який вона нарахована;
помножити середньоденну премію на кількість відпрацьованихробочих днів відповідного місяця, що
припадає на розрахунковий період;
отриманий результат додати до заробітку відповідного місяця розрахункового періоду.
Увага: розмір перерахованої премії не може перевищувати фактичного розміру.
Наприклад:
відрядження починається у липні 2025 року;
розрахунковий період 2 місяці – це травень-червень 2025 року;
у січні 2025 року нарахована річна премія 5000 грн за 2024 рік, у якому відпрацьовано 239 робочих днів;
середньоденна премія = 5000/239 ≈ 20,92 грн;
у травні 2025 працівником відпрацьовано 15 робочих днів, а у червні 2025 – 20 робочих днів;
премія у перерахунку на травень 2025 = 20,92×15 = 313,80 грн;
премія у перерахунку на червень 2025 = 20,92×20 =418,40 грн
літературний гонорар
виплати (премії) на ювілейні дати, дні народження, за активну трудову та громадську діяльність
пенсії, державна допомога, соціально-компенсаційні виплати
дотації на обіди, проїзд, вартість санаторних путівок
кошти, що відшкодовують вартість комуналки, житла, палива
винагороди у вигляді грошей та речей за участь у змаганнях, конкурсах
відшкодування шкоди, завданої здоров’ю працівника
компенсування втрати частини доходу у разі порушення термінів його сплати
зарплата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях
винагороди державним виконавцям
Увага! Не включаємо усі виплати, пов’язані зі збереженням середнього заробітку (абз. 19 п. 4 Порядку № 100):
Якщо працівник не виконає місячну норму, гарантований мінімум зарплати потрібно розраховувати пропорційно відпрацьованим дням. Однак оплата відрядження на основі середньоденної зарплати не враховується при визначенні доплати до мінімальної зарплати, так як вона не є виконанням норми за поточний місяць і залежить від заробітку за попередні (аналогічно з відпускними).
ЗАСТОСУВАННЯ ДОПЛАТИ ДО МІНЗАРПЛАТИ
Обчислюємо на основі:
Доплата до мінзарплати
середньоденної зарплати
✘ (не потрібно)
денної зарплати
✔ (так)
Основні правила розрахунку ми засвоїли. Як їх застосовувати під час нарахування відрядження в бюджетних установах, розглянемо на Прикладах 1-3
Розрахунок відрядження – приклади для 2025 року
Розрахунок відрядження за денною зарплатою – приклад
Приклад 1. Працівник у січні 2025 року виконав місячну норму праці (23 дні), але 3 дні перебував у відрядженні. Його посадовий оклад у цьому місяці (14-й тарифний ЄТС) – 7732 грн (без доплат і надбавок). За січень 2025 працівник отримав також разову премію – 1000 грн (нарахована у січні 2025). Мінімальна зарплата січня 2025 року – 8000 грн.
Розрахунковий період для обчислення середнього заробітку – два місяці перед відрядженням – листопад-грудень 2024 року. У ці місяці посадовий оклад працівника становив теж 7732 грн. При цьому виплати працівнику за даний період були такі:
Потрібно розрахувати розмір зарплати працівника за січень 2025 з урахуванням 3-х днів відрядження.
Спершу треба розрахувати денну і середньоденну зарплати працівника та їх порівняти.
1) Обчислюємо середньоденну зарплату за минулі місяці.
Визначимо зарплату за період для розрахунку:
7732 + 6787 = 14519 грн
Кількість відпрацьованих днів роботи у листопаді та грудні 2024 – 39 (=21 + 22 – 4). До розрахункового періоду виключаємо період лікарняного (4 дні), так як не враховуються періоди впродовж яких працівник не працював через поважу причину й за ним не зберігався заробіток, зберігався заробіток частково чи повністю (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Оплата днів тимчасової непрацездатності (лікарняного) є частковим або повним збереженням заробітку.
Отже, середньоденна зарплата працівника становить:
14519 грн ÷ 39 р. дн. = 372,28 грн
2) Обчислюємо денну зарплату.
Денна зарплата за поточний місяць – січень 2025:
(7732 + 1000)÷ 23 = 8732÷ 23 = 379,65 грн
3) Порівнюємо середньоденну й денну зарплати працівника:
372,28 грн < 379,65
Отже, всі робочі дні січня 2025 оплачуємо всі за денним заробітком, у т.ч. 3
дні відрядження, оскільки їх теж оплачуємо за денним заробітком:
7732 + 1000 = 8732 грн
Таким чином, зарплата працівника за січень 2025 становить 8732 грн.
Роз’яснює НАДС: - кого преміювати чи просувати по службі під час воєнного стану; - чи встановлювати доплату за науковий ступінь; - чи враховувати досвід роботи за сумісництвом; - як оцінити результати службової діяльності; - як присвоїти ранг; - хто не має права на пенсію держслужбовця; - чи просувати по службі під час воєнного стану.
Розрахунок відрядження за середньоденною зарплатою – приклад
Приклад 2. Припустимо, що працівник у січні 2025 року відпрацював усі робочі дні (23), але 4 з них був у відрядженні. Його звичайна щомісячна зарплата 13531 грн (посадовий оклад, 14-й тарифний ЄТС – 7732 грн, надбавка за складність, напруженість у роботі (50%) – 3866 грн, щомісячна премія – 1933 грн (25%)).
Розрахунковий період для обчислення середнього заробітку – попередні перед відрядженням 2 місяці: листопад-грудень 2024 року. За ці місяці працівник виконав місячну норму праці і йому нарахували зарплату:
13531 грн – за листопад 2024;
15464 грн – за грудень 2024 (була подвійна премія).
Розрахуємо розмір зарплати працівника за січень 2025 з урахуванням 4-х днів відрядження.
Спочатку треба провести розрахунок денної зарплати за поточний місяць і середньоденної зарплати працівника та порівняти їх.
1) Обчислюємо середньоденну зарплату.
Визначимо зарплату за розрахунковий період для розрахунку:
13531 + 15464 = 28995 грн
Кількість відпрацьованих днів у листопаді та грудні 2024 – 43 (=21 + 22). Було відпрацьовано всі дні.
Отже, середньоденна зарплата працівника становить:
28995 грн ÷ 43 р. дн. = 674,30 грн
2) Обчислюємо денну зарплату за поточний січень 2025.
Якби працівник відпрацював весь січень 2025 без відрядження, його денна зарплата становила б:
13531 грн ÷ 23 р. дн. = 588,30 грн
3) Порівняємо середньоденну зарплату й денну зарплату поточного місяця працівника:
674,30 грн > 588,30 грн
Таким чином, середньоденна вийшла вищою, так як у грудні 2024 була подвійна премія.
Отже, оплату за 4 дні відрядження обчислимо так:
674,30 грн × 4 р. дн. = 2697,20 грн
Тепер визначимо зарплату за 19 днів січня 2025 (без 4-х днів відрядження):
оплата за окладом: 7732 грн × (19 р. дн. ÷ 23 р. дн.) = 6387,30 грн;
премія =6387,30×0,25 = 1596,83 грн;
надбавка за складність = 6387,30×0,5 = 3193,65 грн;
Перевіряємо себе. Різниця зі звичайною місячною зарплатою склала 13874,98 – 13531 = 343,98 грн. Це за рахунок різної оплати за 4 дні відрядження = (674,30 – 588,30)×4 = 86×4 = 344 грн. Різниця в 0,02 виникла за рахунок округлень у результатах розрахунків.
Розрахунок відрядження, якщо є доплата до мінімальної зарплати – приклад
Приклад 3. Працівника з окладом 5815 грн (10-й тарифний ЄТС) у січні 2025 року відправили на 4 дні у відрядження. У січні 2025 року 23 робочих дні. За листопад-грудень 2024 року він отримував лише оклад 5815 грн. У грудні 2024 також була нарахована премія до ювілейної дати – 1000 грн.
Працівник отримує доплату до мінімальної зарплати, тому за повний місяць 2024 року його зарплата складає: 5815 + (8000 – 5815) = 5815 + 2185= 8000 грн.
Таким чином, зарплата працівника складає:
листопад 2024 – 9000 грн (= 8000 + 1000). Премії до ювілейних дат до мінімальної зарплати не входять;
грудень 2024 – 8000 грн.
У такому разі середньоденна зарплата за листопад-грудень 2024, у які були відпрацьовані всі робочі дні, становить:
(9000 + 8000)÷(23+20) = 17000÷ 43 = 395,35 грн
Денна зарплата за поточний місяць – січень 2025 – становить:
8000 грн ÷23 к. дні = 347,83 грн
Порівнюємо середньоденну та денну зарплату:
395,35 грн > 347,83 грн
Отже, дні відрядження оплачуємо на основі середньоденної, яка більша за денну зарплату січня 2025:
395,35 грн × 4 р. дн. = 1581,40 грн
Тепер визначимо зарплату за 19 днів січня 2025 (без 4-х днів відрядження):
5815 грн × (19 р. дн. ÷ 23 р. дн.) = 4803,70 грн
Визначаємо мінімальну зарплату за 19 р. днів:
8000 грн × (19 р. дн. ÷ 23 р. дн.) = 6608,70 грн
Визначаємо доплату до мінімальної зарплати за 19 р. днів:
6608,70 – 4803,70 = 1805,00
Отже, зарплата за січень 2025 становитиме:
4803,70 грн + 1581,40 грн + 1805 = 8190,10 грн
Дні відрядження, які оплачуються на основі середньоденної на розмір доплати до мінімальної зарплати, таким чином, не впливають, так як оплата днів відрядження на основі середньої залежить не від виконаної норми за січень 2025 року, а від заробітку за минулі 2 місяці.
