Який курс НБУ враховувати при складанні звіту про закордонне відрядження

Відповідь

ДПС нагадує, порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ (ч. 4 ст. 5 Закону України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII).

Резиденти — юридичні особи і фізичні особи — підприємці, представництва юридичних осіб — нерезидентів мають право проводити розрахунки щодо забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також розрахунки з оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном, із використанням знятої для цих цілей із власних поточних рахунків готівкової іноземної валюти (п. 42 розд. VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою НБУ від 02.01.2019 № 2).

Підприємство, яке відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток (п. 4 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція)).

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з:

• перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника;
• поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства;
• переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі;
• проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;
• отриманням готівки із застосуванням платіжної картки;
• конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження;
• отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом:

• у національній валюті держави, до якої відряджається працівник; або
• у доларах США/євро; або
• у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розд. IІІ Інструкції).

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) складається та подається у строки, визначені п.п. 170.9.3 п. 170 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (до п.п. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).

Форма Звіту та Порядок його складання затверджені наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Як підтверджувати добові з 12.10.2025🧐

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом):

• підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку; а у разі отримання авансу готівкою:
• сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації (п. 17 розд. III Інструкці).

Разом із Звітом подаються підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додаються:

• завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності); або
• довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначені пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).

Під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджені документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту (п. 19 розд. III Інструкції).

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту.

Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту.

Порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначає п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Отже, відшкодування витрат на відрядження за кордон за умови наявності підтвердних документів здійснюється у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на дату:

• отримання авансу, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
• погашення заборгованості підприємством, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту);
• погашення заборгованості працівником, у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).

Разом з тим, під час складання Звіту перерахунок здійснених у відрядженні витрат у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти здійснюється за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження Звіту.