Що зазначити в наказі про відрядження сумісника, як протабелювати та оплатити час відрядження, хто має врегулювати відсутність на основному місці роботи.
Зразки документів для вас:
Ми отримали чимало запитань від ваших колег щодо відрядження сумісників. Відповіді на п’ять найцікавіших із них вирішили опублікувати. Стаття допоможе правильно оформити, протабелювати та оплатити відрядження сумісника. Зразки необхідних документів заощадять ваш робочий час.
Чи можна сумісника направити у відрядження?
Так, можна. Ані Кодекс законів про працю України (КЗпП), ані Інструкція № 59 не забороняють роботодавцеві направляти сумісника у відрядження.
Гарантії працівників, які перебувають у відрядженні, визначає стаття 121 КЗпП. Жодних обмежень щодо сумісників вона не містить. Якщо направляєте у відрядження працівників організацій, які повністю або частково фінансуються із бюджету, додатково керуйтеся Інструкцією № 59.
Як скласти наказ про відрядження?
Вимоги до наказу про відрядження загальні для всіх працівників, у т. ч. сумісників.
У наказі про відрядження зазначте:
- мету;
- завдання (за потреби);
- пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування організації, куди відряджаєте працівника);
- строк (дату вибуття у відрядження та дату прибуття з відрядження);
- джерело фінансування витрат на відрядження;
- вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, що надали на відрядження, тощо.
Якщо приватне підприємство оплачує відрядження усіх працівників власним коштом, зазначати джерело фінансування витрат на відрядження в наказі не обов’язково.
У наказі також зазначте документ, що підтверджує зв’язок відрядження з основною діяльністю організації, наприклад:
- запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю організації, що направляє у відрядження;
- договір, контракт чи інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документи, що засвідчують участь відрядженого в переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що збігається з діяльністю організації, яка відряджає працівника.
Підстава — абзац другий пункту 1 розділу І Інструкції № 59.
ВІДРЯДЖЕННЯ - скачайте актуальні зразки
Умови оплати праці відряджених сумісників урегулюйте в колдоговорі або положенні про оплату праці. Оплачуйте роботу сумісників у відрядженні так, як визначили в трудовому чи колективному договорі, але у розмірі, не нижчому за середній заробіток (ч. 4 ст. 121 КЗпП; п. 13 розд. I Інструкції № 59; лист Мінсоцполітики від 02.02.2015 № 120/13/84-15).
На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом оплата праці здійснюється підприємствами, що направляли працівника у відрядження, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між цими підприємствами за згодою між ними.
Пункт 13 розділу I Інструкції № 59
Якщо бюджетна організація направляє працівника у відрядження:
- лише з роботи за сумісництвом — на роботі за сумісництвом забезпечте працівникові всі виплати, що передбачає КЗпП;
- як з основного місця роботи, так і з роботи за сумісни- цтвом — узгодьте з іншим роботодавцем розподіл видатків для відшкодування витрат на відрядження.
Приватне підприємство, яке направляє сумісника у відрядження, також має забезпечити всі виплати, які передбачає КЗпП.
Якщо направляєте у відрядження працівника і як основного працівника, і як внутрішнього сумісника, оплатіть роботу у відрядженні і як основному працівникові, і як суміснику. Проїзд та проживання компенсуйте в одному розмірі на підставі оригіналів документів.
Працівник у день виїзду у відрядження працював: як оплатити
Позиція Мінсоцполітики щодо виплати добових сумісникам:
Якщо працівник... направляється у відрядження одночасно з основного місця роботи й роботи за сумісництвом, то йому здійснюються виплати, передбачені статтею 121 КЗпП України, окремо за кожним робочим місцем.
Із листа Мінсоцполітики від 02.02.2015 № 120/13/84-15
Нагадаємо, добові — витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (ст. 170.9.1 Податкового кодексу України). Витрати на проїзд та проживання компенсуйте в одинарному розмірі на підставі оригіналів підтвердних документів (квитки на проїзд, рахунки з готелю).
Якщо відрядили працівника з основного місця роботи і як сумісника з різних підприємств, попередньо письмово узгодьте розподіл видатків на відрядження. Зазначте у наказі лист від основного підприємства працівника про узгодження видатків як підставу, чому забезпечуєте лише частину гарантій, що передбачає КЗпП.
Зразок наказу про відрядження сумісника з частковою компенсацією витрат
CКАЧАТИ
На відрядженого поширюється режим робочого часу тієї організації, до якої його відрядили. Замість днів відпочинку, які працівник не використав за час відрядження, інших днів відпочинку після повернення з відрядження не надавайте (п. 8 розд. I Інструкції № 59). Цю норму рекомендуємо прописати в Положенні про відрядження приватного підприємства.
Роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник (ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).
Працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.
Абзац другий пункту 13 розділу І Інструкції № 59
Зарплата — це винагорода, яку роботодавець виплачує працівникові за роботу, яку він виконав (ч. 1 ст. 94 КЗпП).
Якщо сумісник працює неповний робочий час, він отримує зарплату пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 2 ст. 56 КЗпП). Тож бухгалтер обчислить середній заробіток із цієї суми. Отже, у відрядженні сумісник працюватиме стільки, скільки і на робочому місці. Роботу у відрядженні оплачуйте йому в розмірі середнього заробітку.
Відряджений працюватиме в режимі організації, до якої його відрядили.
Зразок заяви про зміну тривалості робочого часу у відрядженні
CКАЧАТИ
За потреби сумісник може працювати у відрядженні повний робочий час. Про бажання працювати повний робочий час сумісник має зазначити у заяві. Роботодавець також має зазначити у наказі про те, що сумісник працюватиме у відрядженні повний робочий день. Бухгалтер оплатить фактичну роботу працівника у відрядженні. У цьому разі оплата буде вищою за середній заробіток.
Зразок наказу про відрядження сумісника зі зміною тривалості робочого часу
CКАЧАТИ
У табелі обліку використання робочого часу, якщо сумісник працює:
| неповний робочий час | всі дні відрядження табелюйте кодом «ВД»; час, відпрацьований у відрядженні, зазначайте відповідно до режиму роботи цього працівника |
| повний робочий час | всі дні відрядження позначайте кодом «ВД»; зазначайте час, фактично відпрацьований у відрядженні |
Урегулюйте з організацією, куди направляєте працівника у відрядження, в якому вигляді вона передасть вам інформацію про час, який відпрацював працівник.
Якщо на основному місці роботи працівник працює дистанційно, у відрядженні він зможе виконувати всю роботу як основний працівник та виконувати завдання як сумісник. Жодних наказів на основному місці роботи видавати не потрібно.
Коли працівник у відрядженні не зможе виконувати роботи за основним місцем роботи, він мусить сам вирішити питання своєї відсутності на робочому місці. Наприклад, на час відрядження оформити на основному місці роботи відпустку.
