Зміст наказу про відрядження
Перш ніж відправитись у службову поїздку керівник установи має видати відповідний розпорядчий документ, як правило, наказ на відрядження. Саме з цим документом слід обов’язково ознайомити працівника, якого відправляють у службову поїздку, та видати йому на руки завірену копію наказу.
Зверніть увагу! Копія цього наказу буде підтверджувати, що працівник тимчасово перебуває на відповідній території у зв’язку з службовою поїздкою, і не є платником туристичного збору (пп. «б» пп. 268.2.2 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). А розмір туристичного збору становить 0,5-1% вартості проживання, яку працівникові після повернення з відрядження не відшкодується.
У наказі про відрядження, який складається у довільній формі, обов’язково зазначають (абз. 1 п. 1 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, далі – Інструкція № 59):
- мету службової поїздки;
- завдання (за потреби);
- пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);
- строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження). При цьому строк відрядження не може перевищувати 30 к. днів – для відряджень у межах України (абз. 2 п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59) та 60 к. днів – для відряджень за кордон (абз. 1 п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). Строк відрядження державного службовця за рік не може перевищувати 30 к. днів (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59);
- назву юрособи, до якої працівник має прибути для виконання службового завдання (підприємство, установа тощо);
- вид транспорту;
- джерело фінансового забезпечення витрат (якщо за рахунок установи – «відшкодувати», якщо за рахунок відрядженого – «за власний кошт»).
Також у наказі про відрядження може бути уточнення виду транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, способів оплати, інші обмеження, які накладає керівник установи з метою уникнення зайвих витрат.
Якщо працівник направляється у службове відрядження за запрошенням приймаючої сторони, то подається копія такого запрошення та програма заходів (за наявності).
Документи для обґрунтування мети відрядження
Підставою для відрядження є необхідність досягнення мети службової поїздки, яка вказується у наказі про відрядження, обов’язково має поєднувати таку поїздку з основною діяльністю установи. Цей зв’язок також має підтверджуватись і документально (абз. 1 п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59). За відсутності зв’язку відрядження з основною діяльністю контролюючі органи можуть вважати таку поїздку не службовою і, відповідно, всі видатки, понесені працівником у відрядження і відшкодовані установою – незаконними.
Такими документами, що підтверджують зв’язок з основною діяльністю установи, можуть бути (на основі абз. 2 п. 1 розд. І Інструкції № 59):
- положення про установу;
- посадова інструкція, яка передбачає відрядження працівника, наприклад для звітування головному розпоряднику;
- запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю установи, що направляє у відрядження;
- договір на виконання робіт чи надання послуг, укладений установою;
- інші документи, які підтверджують бажання встановити цивільно-правові відносини з установою, наприклад відрядження здійснювалося для обговорення умов майбутнього договору;
- документи, які підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах чи інших заходах, які проводяться за тематикою, що пов’язана з діяльністю установи.
Якщо мова йде про закордонну службову поїздку, то додатковим документом для підтвердження зв’язку поїздки з основною діяльністю є відповідне запрошення з-за кордону, зокрема, щодо участі в переговорах чи конференції, укладенні угоди про співпрацю тощо. Разом із запрошенням обов’язково подається копія запрошення із перекладом. На підставі запрошення та його перекладу керівник установи видає наказ про відрядження і затверджує технічне завдання, у якому визначає мету виїзду за кордон, завдання та очікувані результати службової поїздки, строк і умови перебування за кордоном.
Кошторис витрат для відрядження
Установа, яка відряджає свого працівника, має обов’язок ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, що складається у довільній формі) (п. 6 розд. І Інструкції № 59). Після отримання наказу про відрядження можна перейти до складання такого кошторису. Для цього слід знати, які витрати відшкодовуються за результатами службової поїздки. Розібратися з цим допоможе таблиця нижче.
ПРАВИЛА ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ* | ||
Вид витра | Відрядження: | |
в межах України | за кордон | |
добові** | + | + |
проїзд, у т. ч. витрати на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах тощо | + | + |
проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях | + | + |
побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни тощо) | + | + |
бронювання місць у готелях (мотелях) для відрядження | + | + |
страховий поліс життя або здоров’я відрядженого працівника | – | + |
оформлення дозволу на в’їзд (візи) | – | + |
оформлення закордонного паспорту | – | + |
* «+» – так (відшкодовуються), «–» – ні, не відшкодовуються, з урахуванням ст. 121 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП);. ** розмір добових – див. Додаток 1 до постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі – Постанова № 98) | ||
Зазначені у таблиці вище складові витрат бажано виокремити у кошторисі витрат із зазначенням суми їхньої вартості. Або ж якщо кошторис витрат не складається, то такі витрати можна показати у довідці-розрахунку на виданий аванс, складеній за довільною формою. З урахуванням рекомендацій листа Мінфіну від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181) суми витрат відображаються у:
- гривні – для відряджень у межах України;
- гривні – для службових поїздок за кордон у частині витрат, які здійснюються на території України;
- національній валюті держави, до якої відряджено працівника, або у вільно конвертованій валюті (долар США, євро), – для витрат, що здійснені у валюті.
Якщо за умовами запрошення відряджений працівник харчується за рахунок приймаючої сторони, то сума добових витрат визначається у % від сум добових витрат для відповідної держави (п. 2 Постанови № 98):
- 80% – одноразове харчування;
- 55% – дворазове харчування;
- 35% – для триразового харчування.
Якщо працівник не харчувався коштом приймаючої сторони, добові виплачуються у повному розмірі.
Ознайомлення працівника з кошторисом та іншими умовами службової поїздки
Окрім уже згаданого кошторису витрат на виданий аванс (або довідкою-розрахунком), установа зобов’язана ознайомити працівника з:
- наказом про службову поїздку;
- вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження, зокрема з зокрема з переліком потрібних документів, які підтверджують відповідні витрати;
- фінансовими зобов’язаннями працівника та обмеженнями, що визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98.
Тобто працівник має усвідомлювати, у яких вартісних межах під час відрядження він може оплачувати проїзд, проживання тощо. Для цього його ознайомлюють з розміром добових витрат та граничним розміром на наймання жилого приміщення, що визначені у вже згаданому Додатку 1 до Постанови № 98, і кошторисом витрат.
Варто застерегти працівника, що вартість алкогольних напоїв, тютюнових виробів, суми «чайових», оплата видовищних заходів, проїзду на таксі під час відрядження установа за жодних обставин не відшкодує працівнику. Це все його особисті витрати.
Вартість побутових послуг, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) відшкодуюється у межах 10% сум добових витрат.
Якщо під час відрядження працівник здійснює витрати у безготівковій формі, то збір за переказ грошових коштів електронними засобами (комісія платіжної системи) відшкодовується лише за наявності виписки з карткового рахунку або іншого документа на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.
Новації КЗпП: службова перевірка з відстороненням, звільнення за розголошення інформації
Особливості відшкодування витрат на відрядження за кордон
Якщо ж працівника направляють у відрядження за кордон, то бувають специфічні витрати, яких немає під час відряджень в Україні. Так, працівнику слід повідомити, що для відшкодування таких витрат він має надати документи:
- витрати на оформлення страхового полісу – оригінал страхового полісу з відміткою про сплату страхового платежу;
- витрат, що пов’язані з отриманням візи (консульський збір тощо), – дублікати цих документів, так як їхні оригінали надають з пакетом документів до візового центру для отримання візи;
- добові витрати у разі в’їзду до країн відрядження, з якими встановлено візовий режим, – працівник має потурбуватись, аби в його закордонному паспорті службова особа, яка здійснює прикордонний контроль, проставила відповідні відмітки про перетин державного кордону. Справа в тому, що відмітки проставляють виключно за зверненням особи.
Забезпечення працівника авансом
Аванс – це кошти, якими установа забезпечує працівника, якого направляє у службове відрядження. Відрядженому аванс видається у тій валюті, що зазначена у кошторисі витрат (або довідці-розрахунку на виданий аванс). Видають його шляхом перерахування у безготівковій формі на (абз. 1 п. 4 розд. І Інструкції № 59):
- поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з застосуванням платіжних карток;
- рахунок самої установи, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.
Аванс може видаватися готівкою лише, якщо відрядження здійснюється від державного органу або військового формування при здійсненні розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності (абз. 2 п. 4 розд. І Інструкції № 59).
Бронювання працівників: Мінекономіки роз’яснює зміни
Особливості забезпечення авансом в іноземній валюті
Якщо йдеться про відрядження за кордон, то установі спершу слід відкрити в установі банку два рахунки:
- у національній валюті;
- в іноземній валюті – валюті виплати авансу.
Після цього до органу Казначейства подається довідка банку про відкриття рахунка установі для обліку операцій в іноземній валюті (така норма є зокрема у абз. 3 п. 11.1 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, який затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938). Для відрядження за кордон і виплати авансу працівнику у валюті, установа подає до органу Казначейства платіжну інструкцію на перерахування бюджетних коштів у гривні з рахунку Казначейства на рахунок у комерційному банку, що здійснює купівлю іноземної валюти для установи. Після надходження коштів на банківський рахунок в іноземній валюті установа виплачує аванс на поточний рахунок працівника або забезпечує його корпоративною платіжною карткою. Тож аби вчасно виплатити працівникові аванс на закордонне відрядження необхідно завчасно відкрити рахунок у банку, якщо такого ще немає.
Відрядженому працівнику також потрібно мати в установі банку рахунок в іноземній валюті для зарахування коштів на відрядження та їхнього подальшого використання за допомогою валютної платіжної картки.
Впродовж 3-х робочих днів місяця, що настає за місяцем, у якому було виплачено аванс в іноземній валюті, установа подає до органу Казначейства довідку про операції в іноземній валюті за формою з Додатку 41, яку містить Порядок казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, що затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407.
Авансовий звіт про відрядження
Після повернення зі службової поїздки працівник звітує про використання виданого йому авансу та подає разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, який затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (абз. 1 п. 17 розд. І Інструкції № 59). Для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів такий Звіт залишається обовʼязковим, так як для них є обов’язковою Інструкція № 59 (п. 1 розд. І Інструкції № 59). Такий документ за результатами відрядження ще називають авансовий звіт.
Правила складання авансового звіту містить Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, який затверджений все тим же наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. Звіт працівник за всіма відрядженнями, як у межах України, так і за кордон складає у гривнях з копійками.
Строки для звітування та остаточного розрахунку
Терміни для звіту залежать від того у якій формі працівнику видано аванс на відрядження: готівкою чи безготівково. Тож після повернення зі службової поїздки працівник подає Звіт до закінчення (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59):
- 5-го банківського дня, наступного за днем прибуття — якщо працівник отримав аванс готівкою з каси установи;
- 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, – якщо отримав готівку із застосуванням платіжних карток;
- 20-го банківського дня – якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин (строк продовжується керівником установи).
Також дається 3 банківських дні на повернення коштів з дня прийняття рішення про відміну поїздки – якщо працівник не виїхав (абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).
У ці ж строки працівником повертається невикористаний залишок авансу на відрядження (абз. 1 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59). В свою чергу, якщо для остаточного розрахунку за відрядження установі необхідно виплатити додаткові кошти, їхня виплата (перерахування) здійснюється до закінчення 3-го банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (абз. 6 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).
Сучасні вимоги до бухгалтерів бюджетної сфери зростають, і не завжди є час слідкувати за всіма змінами у законодавстві, звітності та ревізії. Вища школа Головбуха підготувала для вас програму, яка допоможе вам стати впевненим експертом, мрією кожного керівника!
На що звернути увагу при перевірці авансованого звіту за відрядженням
Бухгалтер перевіряє правильність заповнення авансового звіту, наявність документів, що підтверджують витрати, після чого приймає його. А працівникові видає розписку, що звіт прийнятий на перевірку. У ній зазначає прізвище і ініціали працівника, дату отримання звіту, суму витрат, кількість документів (додатків до звіту), власний підпис.
Може бути ситуація, коли підтвердних документів немає взагалі з незалежних від працівника причин (витрат на проїзд не було, проживання в готелі не було – таке може бути). Тоді відшкодовуються лише добові витрати, які не потребують спеціального документального підтвердження. Однак для них необхідна наявність одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні у зв’язку з відрядженням витрат, наприклад укладений договір, отримані матеріали конференції з фото учасників, відмітки прикордонних служб про перетин кордону (для закордонних відряджень) тощо (абз. 2 п. 17 розд. І Інструкції № 59).
При прийманні авансового звіту від працівника також слід звернути увагу на таке:
- додані до звіту документи мають бути оригіналами, а не копіями, та підтверджувати вартість витрат, зазначених у звіті. Наприклад, транспортні квитки, рахунки готелів. Якщо проїзд був на підставі електронного квитка – треба їх роздрукувати на паперовому носії;
- витрати, понесені працівником під час відрядження і не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), установа не відшкодовує;
- за час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати. З дозволу керівника установи може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 к. дн.
Детальніше правила документального підтвердження витрат на відрядження містить п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 – для відряджень у межах України, та п. 7 і п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 59 – для відряджень за кордон.
◀️ НОВАЦІЇ В КАЗНАЧЕЙСЬКОМУ ОБСЛУГОВУВАННІ ▶️
Оплата праці за дні службової поїздки
Оплата днів відрядження здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, встановленим за місцем постійної роботи, згідно з умовами трудового і колективного договору. Дні відрядження в дорозі, якщо вони припадають на робочі дні, працівнику оплачують на загальних підставах як за виконану роботу. Для оплати днів відрядження обирається найбільша з двох величин (ч. 4 ст. 121 КЗпП, а також лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12):
- середньоденна зарплата за останні 2 місяці;
- денна зарплата працівника у місяці відрядження.
Виняток – державні службовці. Для них оплата завжди здійснюється на основі на основі денної зарплати. Причиною цього є норма ч. 5 ст. 42 Закону «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889. За нею за держслужбовцем на весь період відрядження зберігається посада та зарплата. Це значить, що оплачувати дні відрядження можна лише на основі денної зарплати, а не середньої. Така ж позиція міститься і в листі Мінсоцполітики від 08.11.2016 р. № 1584/13/84-16.
Розрахунок середньоденної здійснюється на основі Порядку обчислення середньої заробітної плати, який затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.
Якщо працівник у відрядженні захворів, то за дні хвороби йому нарахують:
- оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності – коштом установи;
- допомогу у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю – коштом Пенсійного фонду України (ПФУ).
При цьому за всі дні хвороби працівнику відшкодуються добові витрати, витрати на найм житла (якщо лікування не в стаціонарі). Зарплата при хворобі нараховується лише за дні відрядження (робочі), які не припадають на дні хвороби, які покриваються листком тимчасової непрацездатності.
Якщо працівник тимчасово затримався у відрядженні без поважної причини, то зарплата за дні затримки не нараховується. При затримці з поважних причин за наявності підтвердних документв та дозволу керівника установи, за дні затримки у відрядженні (робочі) працівнику нараховується зарплата. Дозвіл на затримку краще оформити наказом керівника про продовження відрядження, – тоді замість днів затримки будуть нові дні відрядження.
