експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
У яких випадках потрібно складати кошторис витрат на відрядження? Як його правильно оформити, чи може працівник перевищити ліміти, та який зразок відповідає вимогам законодавства — розповідаємо у цьому огляді
Кошторис витрат на відрядження має ще одну назву — довідка-розрахунок витрат на відрядження. Тож кошторис — це документ, який містить розрахунок складових частин витрат на відрядження, який затверджує керівник. З ним попередньо має бути ознайомлений під підпис той працівник, якого направляють у відрядження.
Кошторис складається перед виплатою авансу на відрядження, але вже після того, як керівник видасть наказ про відрядження. Кошторис і наказ про відрядження підписують одночасно.
порахувати суму авансу на відрядження. Кошторис фактично і є розрахунком цього авансу. Аванс має виплачуватися за ч. 1 і ч. 2 ст. 121 КЗпП;
уточнити додаткові витрати. Інколи відрядження супроводжується не тільки витратами на проїзд і проживання. Наприклад, можлива закупівля зразків продукції тощо. Бюджет таких витрат слід узгодити до відрядження;
провести інструктаж працівника. Працівнику треба знати, які грошові обмеження він має (кошторис витрат або довідка-розрахунок довільної форми) та які документи повинен надати бухгалтеру, чи треба йому складати авансовий звіт після повернення з відрядження. В ідеалі працівник має бути ознайомлений і з нормативно-правовими документами, якими йому слід керуватися при такому звітуванні (п. 6 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон, яка затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, далі — Інструкція № 59). Кошторис наочно показує бюджет витрат;
для контролю витрат працівника.
Кошторис витрат на відрядження обов’язковий для бюджетників. Для звичайних підприємств — ні. Справа в тому, що на бюджетників поширюється дія Інструкції № 59.
Як звітувати про виконання кошторису витрат на відрядження
Якщо є кошторис, то має бути певний контроль за його виконанням. Проблема в тому, що авансовий звіт зараз необов’язковий (виняток — неповернення надміру витрачених коштів). Однак він є зручним для звітування про виконання кошторису витрат на відрядження. Отже, його бажано й надалі складати, затвердивши таке правило у певному внутрішньому документі установи, наприклад положенні про відрядження.
Альтернатива — створити власну форму звіту про виконання кошторису на відрядження. Однак такий саморобний звіт у більшості елементів буде повторювати форму авансового звіту.
У складних ситуаціях можливо треба буде переписати кошторис або отримати від працівника пояснювальну записку щодо причин збільшення витрат понад встановлені межі. Однак законодавчої вимоги, що авансовий звіт та кошторис мають збігатися, — немає. Тим більше, авансовий звіт зараз необов’язковий (див. вище). Кошторис — це допоміжний документ, завдання якого обґрунтувати та проконтролювати аванс на відрядження.
Кошторис витрат на відрядження — приклад
Бланк кошторису витрат на відрядження законодавством не затверджений, тож його форма довільна. Можливі назви документа:
кошторис витрат на відрядження;
витрати на відрядження (довідка-розрахунок);
бухгалтерська довідка розрахунку витрат на відрядження;
довідка-розрахунок на видачу авансу на відрядження.
Кошторис має містити перелік тих витрат, які наведені у ч. 2 ст. 121 КЗпП, тобто:
добові — час відрядження (кількість діб) беремо з наказу про відрядження (для бюджетників — 300 грн доба; Додаток 1 Постанови № 98). За наявності харчування в готелі ця сума зменшується — 80% для одноразового харчування, 55% — для дворазового, 35% — триразового (п. 2 Постанови № 98);
проїзд — вартість проїзду до місця призначення і назад, яка рахується за маршрутом, вказаним у наказі;
проживання — витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних Постановою № 98 (обмеження — 900 грн — доба; Додаток 1 Постанови № 98). При цьому мається на увазі або одномісний номер або одне місце в багатомісній кімнаті. Якщо працівник знімає один двомісний номер, то таку ситуацію податківці трактують як додаткове благо для працівника, яке треба оподатковувати (лист ДФС від 28.11.2016 № 25705/6/99-99-13-02-03-15).
Також наводяться інші витрати, якщо вони плануються.
Також у кошторисі слід зробити:
посилання на той наказ про відрядження, на підставі якого він складений;
гриф «Затверджую» для керівника;
поле для ознайомлення з кошторисом працівника чи працівників, які направляються у відрядження. Однак краще на кожного працівника роботи окремий кошторис, так як звітувати потім кожному потрібно буде окремо.
Після оформлення зберігаємо кошторис разом з копією наказу про відрядження.
Кошторис витрат на відрядження зразок
Приклад складеного кошторису витрат на відрядження для бюджетної установи наведений нижче.
Бухгалтерські проведення з витрат на відрядження в бюджетній установі
У таблиці нижче представлені бухгалтерські проведення, які відповідають ситуації у раніше наведеному кошторисі та авансовому звіті.
ОБЛІК ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ У БЮДЖЕТНИКІВ
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
Первинні документи
1
отримано асигнування на відрядження на казначейський рахунок
2313
7011
27400,00
виписка з реєстраційного рахунка
2
виплачено кошти на відрядження на картковий рахунок працівника, який направляється у відрядження
2116
2313
27400,00
платіжна інструкція
3
затверджений звіт у сумі виданого авансу
8411
2116
27400,00
авансовий звіт
4
наприкінці звітного періоду закрито рахунок витрат
5511
8411
27400,00
бухгалтерська довідка
Висновки. Кошторис витрат на відрядження та довідка-розрахунок витрат на відрядження за своєю суттю є одним і тим самим. Скласти кошторис слід до виплати авансу та ознайомити з ним працівника. Основні статті витрат кошторису — це оплата проїзду та добові. Ще може бути оплата проживання та інші витрати, якщо такі є та дозволені керівником і Інструкцією про службові відрядження від Мінфіну.
