Як обліковувати витрати на відрядження в ОМС

Автор
бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Відрядження – це повсякденна необхідність будь-якої установи, яка провадить активну діяльність і органи місцевого самоврядування (ОМС) є таким прикладом. Як обліковувати витрати на відрядження, які саме витрати та в яких розмірах можна компенсувати відрядженому посадовцю, службовцю ОМС, оподаткування витрат на відрядження, особливості закордонних відряджень – у даному огляді.

Що належить до витрат на відрядження ОМС

Видача авансу на відрядження, яка наразі повинна бути тільки у безготівковій формі, витратами з точки зору бухгалтерського обліку ще не є. Витрати виникнуть пізніше – коли відряджений працівник відзвітується за відрядження, подавши авансовий звіт чи інший визначений установою документ. Повна назва цього документа – Звіт про витрачання коштів/ електронних грошей виданих на відрядження або під звіт. І лише за умови підтвердження всіх витрат, окрім добових, документами. Щодо добових, то вони нараховуються на підставі наказу на відрядження, який перед тим, як відрядити працівника, підписує керівник ОМС.

Основні види витрат, які підлягають відшкодуванню містить п. 5 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі Інструкція № 59). Їх унаочнено у таблиці нижче.

ОСНОВНІ ВИТРАТИ НА ВІДРЯДЖЕННЯ, ЯКІ ПІДЛЯГАЮТЬ ВІДШКОДУВАННЮ

Види витрат

Умови відшкодування витрат відрядженому працівнику

бронювання місця у готелі

50% вартості місця в готелі/доба. При цьому обов’язково має бути підтвердний документ

витрати на харчування

Взагалі не відшкодовуються. Виняток – якщо харчування було включено до рахунка готелю, то рахунок оплачується разом з харчуванням, але сума добових тоді зменшується:

  • одноразове харчування – добові 80%;
  • дворазове харчування – добові 55%;
  • триразове харчування – добові 35%

Вважається, що працівник харчується з добових

найм житлового приміщення

одне місце в готелі за кожну добу проживання, у т.ч. витрати на користування холодильником, телевізором, телефоном тощо, які включено до рахунка готелю

перевезення багажу

Лише, якщо вартість включена до квитка того виду транспорту, яким користувався працівник. Витрати понад вагу, яка входила до вартості квитка, – з дозволу керівника

побутові послуги

За умови їх включення до рахунка готелю, наприклад прибирання, прання, чищення, прасування. Однак є ліміт – 10% суми добових. Наразі для бюджетників це 6 грн/день

проїзд до місця відрядження та назад

Відшкодовуються за наявності підтвердних документів у розмірі вартості проїзду. Можливий автомобільний, повітряний, залізничний, водний транспорт. Відшкодовуються також витрат пов’язані з придбанням проїзних квитків користування постільними речами в поїзді та страхових платежів на транспорті

проїзд за місцем відрядження

лише міським транспортом загального користування, за винятком таксі, за маршрутом погодженим з керівником, а також відшкодовується проїзд на орендованому транспорті чи взятому у користування на умовах позички

телефонні розмови

(службові)

за погодженням з керівником

* наприклад, це може бути відрядження на власному транспорті керівника чи працівника ОМС у разі наявності господарської необхідності. Тоді має бути оформлений договір оренди або договір позички щодо такого транспорту. За таких обставин він вважаться службовим

Про обов’язковість авансового звіту після 01 квітня 2023 року

З 01 квітня 2023 року відбулося оновлення п. 170.9 ПКУ у результаті чого у використанні авансового звіту відбулася низка змін:

  • змінився строк подачі авансового звіту – це місяць, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує
  • відрядження;
  • авансовий звіт одразу після відрядження став не Обовʼязковим. У Обовʼязковим порядку він складається лише, якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід й треба розрахувати ПДФО та військового збору (1) або відбулося використання готівки понад суму добових (2). Оподатковуваний дохід виникає у ситуації, коли працівник не подав підтвердних документів по відрядженню, а кошти витратив;
  • у нинішньому авансовому звіті можна звітувати про використання не лише звичайних грошей, але й електронних грошей.

Нова форма авансового звіту затверджена наказом Мінфіну від 09.05.2023 р. № 55, що набув чинності 13 липня 2023 року.

Однак усе це не означає, що від авансового звіту треба відмовитися. Він зручний для таких цілей:

  • контролю за підзвітними сумами;
  • підстави для компенсації понесених витрат, якщо авансу перед відрядженням узагалі не було. Або ж було витрачання власних коштів;
  • дисциплінування відрядженого;
  • систематизації та опису документів, пов’язаних з відрядженням;
  • обґрунтування дати податкового кредиту з ПДВ по фіскальним чекам та іншим документам, коли не треба податкової накладної.

Звичайно, що для означених вище цілей можна самостійно розробити форму та складати інший внутрішній документ або обійтися бухгалтерською довідкою. Та можна й використовувати існуючу форму авансового звіту, вимагаючи його подачу на основі певного внутрішнього наказу, наприклад Положення про відрядження або наказу про відрядження. Цими ж документами визначити і жорсткий строк звітування, наприклад 3 робочих дні.

Які витрати не вважаються витратами на відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за наявності таких умов (п. 1 Інструкції № 59):

  • є розпорядження керівника;
  • визначений строк;
  • це інший населений пункт;
  • є службове доручення поза місцем постійної роботи, зв’язок з основною діяльністю установи.

Відтак НЕ вважаються відрядженнями такі поїздки працівників ОМС:

  • працівників на навчання або підвищення кваліфікації. Щоправда, у такому разі є замінник – виплата компенсації за постановою Кабміну від 28.06.1997 р. № 695;
  • на семінари, так як це вважаються тим же самим, що й навчання (лист Мінфіну від 20.05.2013 р. № 31-07230-16-27/15177);
  • які поза основною діяльністю установи, наприклад з особистих питань;
  • тих, у кого робота має роз’їзний характер, наприклад водіїв. Це має бути визначено трудовим договором;
  • в межах одного населеного пункту, де знаходиться постійне місце роботи працівника ОМС.

Калькулятор днів щорічної відпустки

Норми витрат на відрядження ОМС

В Україні діють норми добових та витрат на відшкодування проживання для бюджетників, які затверджені постановою Кабміну від 02.02.2011 р. № 98 (далі Постанова № 98). Їх розміщено у таблиці нижче. Сума добових не змінюється вже впродовж декількох років та індексується.

ДОБОВІ ТА ВИТРАТИ У ВНУТРІШНІХ ВІДРЯДЖЕННЯХ 2023

Добові*

Найм житла (одна доба)

300 грн

900 грн

верніть увагу, що добові нараховуються у т.ч. й за вихідні дні, так як за ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження оплачуються добові за час перебування у ньому. Отже, добові виплачуються не за роботу, а за дні перебування у відрядженні.

Обов’язковим є ознайомити працівника перед відрядженням з кошторисом витрат або ж розрахунком виданого авансу, що у цілому має бути одне й те саме.

За кожний день перебування працівника у відрядженні, включаючи день від’їзду й день приїзду, вихідні, святкові та неробочі дні, час перебування у дорозі працівнику ОМС мають бути нараховані добові, які відносяться на витрати ОМС.

Коли норми витрат на відрядження ОМС можуть бути перевищені

Зверніть увагу, що у згадану норму 900 грн ПДВ не входить. Адже за п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому відшкодовуються понад установлені норми суму витрати на оплату ПДВ, у т.ч. за найм житлових приміщень. Таке ж правило діє щодо проїзних документів, користування постільними речами в поїздах.

Понад установлені норми, але лише з дозволу керівника ОМС можна відшкодувати найм житлового приміщення. Якщо в межах України, то це понад 900 грн. Умова – наявність оригіналів первинних документів. Такі кошти не вважаються витраченими надміру (п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59). Виходить, що з дозволу керівника ОМС можна відшкодувати й 960 грн за добу і т.д. Якщо у відрядженні був сам керівник ОМС, то він може сам собі дозволити таке відшкодування. Однак це не означає, що взагалі немає ніяких обмежень. ОМС – це бюджетна установа й керується затвердженим кошторисом. Отже оплата проживання має бути в межах місячних асигнувань з урахуванням економії асигнувань поточного року.

Також з дозволу керівника можливим є компенсація витрат на проїзд (п. 7 розд. ІІ Інструкції № 59):

  • у м’яких вагонах;
  • суднами морського та річкового транспорту;
  • літаками;
  • за квитками як 1-го, так і бізнес-класу.

Однак не можна перевищувати суму добових, навіть за рахунок спеціального фонду ОМС. Ніяких приписів щодо їх збільшення Інструкція № 59 не містить, а отже, не можна.

Навіть керівник ОМС не може збільшити собі чи підлеглим суму добових – вона так і залишається 300 грн, але можна дозволити подорож літаком у бізнес-класі.

Загальні правила нарахування витрат на відрядження в ОМС

Зважте правила нарахування витрат такі:

  • усі витрати, окрім добових підтверджуються розрахунковими документами. Транспортні квитки, касові чеки (РРО/пРРО), касові ордери, платіжні доручення, рахунки готелів тощо;
  • необхідною умовою нарахування добових є наявність наказу керівника ОМС, у якому є дата початку та закінчення відрядження. У разі необхідності відрядження можна подовжити окремим наказом. Якщо ж у відрядження відбуває сам керівник ОМС, наприклад, міський голова, то наказувати самому собі недоречно – у такому разі у наказі він має не наскакувати, а повідомляти. Наприклад, «Я, міський голова м. Зразкове, відбуваю у відрядження…» і т.п.;
  • датою визнання витрат є дата затвердження керівником авансового звіту (або аналогічного документа), а не дата його подачі чи дата фактичного понесення витрат відрядженим. Такі витрати неможливо пов’язати з певним конкретним доходом, тому вони відображаються у складі витрат того звітного періоду, у якому вони здійснилися (абз. 2 п. 2 розд. ІІІ НП(С)БОДС 135 «Витрати»). Авансовий звіт подається у термін, який визначений наказом про відрядження або положення про відрядження. Однак, якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід або сталося використання готівки понад суми добових, то авансовий звіт має бути обов’язково поданий впродовж місяця, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує (оновлений з 01 квітня 2023 року пп. 170.9.3 ПКУ).

Оподаткування витрат на відрядження

За загальним правилом добові та будь-які компенсації витрат на відрядження працівника не оподатковуються ні ПДФО, ні військовим збором. Також не нараховується й ЄСВ, так як такі витрати на належать до фонду оплати праці за Інструкцією зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5.

Якщо працівник витратив не всі кошти, видані з авансом або ж має надміру витрачені кошти, наприклад такі, що не підтверджуються документами, то він має їх повернути до подання авансового звіту. Якщо він цього не робить навіть впродовж місяця, то їх слід оподаткувати ПДФО та військовим збором (п. 164.5 ПКУ).

Бухгалтерський облік витрат на відрядження

У Плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203 для витрат на заробітну плату передбачений субрахунок 8411 «Інші витрати за обмінними операціями».

Витрати на відрядження мають код КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження» (пп. 2.2.5 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, даліІнструкція №333).

Калькулятор штрафів

Типові бухгалтерські проведення з обліку витрат на відрядження наведено у таблиці нижче.

БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ВІДРЯДЖЕННЯ

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

1

Отримано асигнування. Виписка з реєстраційного рахунка. Меморіальний ордер № 2

2313

7011

1200

2

Кошти авансу перераховано на картковий рахунок працівника ОМС, який вирушає у відрядження. Виписка з реєстраційного рахунка. Меморіальний ордер № 2

2116

2313

1200

3

Затверджений авансовий звіт працівника по поверненню з відрядження у сумі виданого авансу. Авансовий звіт. Меморіальний ордер № 8

8411

2116

1200

4

Затверджений авансовий звіт працівника по поверненню з відрядження у сумі перевитрат понад аванс, які схвалено керівником. Авансовий звіт. Меморіальний ордер № 8

8411

6415

300

5

Отримано асигнування. Виписка з реєстраційного рахунка. Меморіальний ордер № 2

2313

7011

300

6

Відшкодована працівнику ОМС ума перевитрат по відрядженню. Виписка з реєстраційного рахунка. Меморіальний ордер № 2

6415

2313

300

7

Закрито рахунок доходів наприкінці звітного періоду. Бухгалтерська довідка. Меморіальний ордер № 17

7011

5511

1500

8

Закрито рахунок витрат наприкінці звітного періоду. Бухгалтерська довідка. Меморіальний ордер № 17

5511

8411

1500

Особливості обліку закордонних відряджень ОМС

Добові у закордонних відрядженнях також нараховуємо за кожний день перебування у відрядженні, включаючи й вихідні, святкові й неробочі дні незалежно від того, чи здійснювалася фактично якась робота у такі дні (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). У цьому закордонні відрядження не відрізняються від внутрішніх, де такі дні оплачуються лише за умови доведення, що працівник працював.

Щодо особливостей закордонних відряджень, то назвемо декілька:

  • щодо добових існує два режими внутрішній (по 300 грн/доба) й закордонний (по нормі для даної країни). Закордонний режим починає працювати від останнього пункту зупинки в межах України (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). Наприклад, якщо працівник виїхав з м. Чернігова й переночував у готелі м. Львова, а вже потім рушив до м. Кракова (Польща), то днем початку закордонного режиму добових буде день від’їзду зі Львова, а не з Чернігова. Аналогічно й по поверненню;
  • авансом відряджений забезпечується у національній валюті держави, до якої направляється, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, який встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розд. III Інструкції № 59). Добові також рахуються за цим правилом (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59);
  • всі витрати, які були здійснені під час закордонного відрядження, за умови їхнього документального підтвердження, перераховують за фактичним обмінним курсом, який був застосований банком. Якщо підтвердних документів про обмін валюти немає, то використовується крос-курс, який рахується за курсом НБУ на день затвердження такого авансового звіту (п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Всі норми добових можна й норми оплати готелю у закордонних відрядженнях можна знайти у Постанові № 98. У таблиці нижче наведено лише ті, які стосуються країн-сусідів, до яких найчастіше бувають відрядження представників ОМС, окрім агресивно налаштованих.

НОРМИ ВИТРАТ НА ЗАКОРДОННІ ВІДРЯДЖЕННЯ ДО СУСІДНІХ КРАЇН

Країна

Добові (долар США)

Найм житла (одна доба, долар США)

Болгарія

54

80

Польща

61

120

Німеччина

80

121

Румунія

59

110

Словаччина

54

95

Угорщина

54

88

Чехія

54

135

Типові бухгалтерські проведення по закордонному відрядженню наведено у таблиці нижче.

БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЗАКОРДОННОГО ВІДРЯДЖЕННЯ

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

1

Отримано асигнування. Виписка з реєстраційного рахунку. Меморіальний ордер № 2

2313

7011

53000

2

Кошти перераховано банку для придбання 2000$ (за офіційним курсом НБУ на дату перерахування, 36 грн/$). Виписка з реєстраційного рахунку. Меморіальні ордери № 3, № 4

2117

2313

72000

3

Придбана іноземна валюта надійшла на валютний рахунок ОМС, який відкритий у банку. Виписка з реєстраційного рахунку. Меморіальній ордери № 3, № 4

2311

2117

2000$

72000

4

Нараховані витрати щодо послуг банку з придбання іноземної валюти. Виписка з реєстраційного рахунку. Меморіальні ордери № 3, № 4

8411

2117

1000

5

Кошти у сумі 2000$ перераховані на валютну картку працівника. Виписка з реєстраційного рахунку. Меморіальні ордери № 1, № 3

2116

2311

2000$

72000

6

Затверджений авансовий звіт у сумі виданого авансу. Авансовий звіт. Меморіальний ордер № 8

8411

2116

2000$

72000

7

Затверджений авансовий звіт у сумі перевитрат. Авансовий звіт. Меморіальний ордер № 2

8411

6415

100$

3600

8

Отримано асигнування для відшкодування перевитрат. Виписка з реєстраційного рахунка. Меморіальний ордер № 2

2313

7011

2600

9

Відшкодовано працівнику суму перевитрат у гривневому еквіваленті за курсом НБУ. Виписка з реєстраційного рахунку. Меморіальні ордери № 1, № 8

6415

2211

2600

10

Закрито рахунок доходів наприкінці звітного періоду. Бухгалтерська довідка. Меморіальний ордер № 17

7011

5511

55600

11

Закрито рахунок витрат наприкінці звітного періоду. Бухгалтерська довідка. Меморіальний ордер № 17

5511

8411

55600



зміст

Вебінарний марафон доя Дня бухгалтера

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді