Як обліковувати витрати на відрядження в ОМС

Що належить до витрат на відрядження ОМС

Видача авансу на відрядження, яка наразі повинна бути тільки у безготівковій формі, витратами з точки зору бухгалтерського обліку ще не є. Витрати виникнуть пізніше – коли відряджений працівник відзвітується за відрядження, подавши авансовий звіт чи інший визначений установою документ. Повна назва цього документа – Звіт про витрачання коштів/ електронних грошей виданих на відрядження або під звіт. І лише за умови підтвердження всіх витрат, окрім добових, документами. Щодо добових, то вони нараховуються на підставі наказу на відрядження, який перед тим, як відрядити працівника, підписує керівник ОМС.

ТОП-4 теми з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Індексацію зарплати «розморозили»: старт у 2024 році
• Шість роз’яснень про трудові відносини у воєнний час
• П'ять нестандартних ситуацій під час відрядження
• Як зазначати кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію

Основні види витрат, які підлягають відшкодуванню містить п. 5 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Їх унаочнено у таблиці нижче.

Про обов’язковість авансового звіту після 01 квітня 2023 року

З 01 квітня 2023 року відбулося оновлення п. 170.9 ПКУ у результаті чого у використанні авансового звіту відбулася низка змін:

• змінився строк подачі авансового звіту – це місяць, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує
• відрядження;
• авансовий звіт одразу після відрядження став не Обовʼязковим. У Обовʼязковим порядку він складається лише, якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід й треба розрахувати ПДФО та військового збору (1) або відбулося використання готівки понад суму добових (2). Оподатковуваний дохід виникає у ситуації, коли працівник не подав підтвердних документів по відрядженню, а кошти витратив;
• у нинішньому авансовому звіті можна звітувати про використання не лише звичайних грошей, але й електронних грошей.

Нова форма авансового звіту затверджена наказом Мінфіну від 09.05.2023 р. № 55, що набув чинності 13 липня 2023 року.

Однак усе це не означає, що від авансового звіту треба відмовитися. Він зручний для таких цілей:

• контролю за підзвітними сумами;
• підстави для компенсації понесених витрат, якщо авансу перед відрядженням узагалі не було. Або ж було витрачання власних коштів;
• дисциплінування відрядженого;
• систематизації та опису документів, пов’язаних з відрядженням;
• обґрунтування дати податкового кредиту з ПДВ по фіскальним чекам та іншим документам, коли не треба податкової накладної.

Звичайно, що для означених вище цілей можна самостійно розробити форму та складати інший внутрішній документ або обійтися бухгалтерською довідкою. Та можна й використовувати існуючу форму авансового звіту, вимагаючи його подачу на основі певного внутрішнього наказу, наприклад Положення про відрядження або наказу про відрядження. Цими ж документами визначити і жорсткий строк звітування, наприклад 3 робочих дні.

ПОДАРУНКИ ВІД РЕДАКЦІЇ

• Зразок платіжної інструкції з підказками – як заповнити без помилок
• Зразок заповнення довідки-розрахунку, коли підприємство має переплату ЄСВ
• Зразок заповнення довідки-розрахунку, коли у підприємства залишилася переплата ЄСВ

Які витрати не вважаються витратами на відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за наявності таких умов (п. 1 Інструкції № 59):

• є розпорядження керівника;
• визначений строк;
• це інший населений пункт;
• є службове доручення поза місцем постійної роботи, зв’язок з основною діяльністю установи.

Відтак НЕ вважаються відрядженнями такі поїздки працівників ОМС:

• працівників на навчання або підвищення кваліфікації. Щоправда, у такому разі є замінник – виплата компенсації за постановою Кабміну від 28.06.1997 р. № 695;
• на семінари, так як це вважаються тим же самим, що й навчання (лист Мінфіну від 20.05.2013 р. № 31-07230-16-27/15177);
• які поза основною діяльністю установи, наприклад з особистих питань;
• тих, у кого робота має роз’їзний характер, наприклад водіїв. Це має бути визначено трудовим договором;
• в межах одного населеного пункту, де знаходиться постійне місце роботи працівника ОМС.

Калькулятор днів щорічної відпустки

Норми витрат на відрядження ОМС

В Україні діють норми добових та витрат на відшкодування проживання для бюджетників, які затверджені постановою Кабміну від 02.02.2011 р. № 98 (далі – Постанова № 98). Їх розміщено у таблиці нижче. Сума добових не змінюється вже впродовж декількох років та індексується.

верніть увагу, що добові нараховуються у т.ч. й за вихідні дні, так як за ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження оплачуються добові за час перебування у ньому. Отже, добові виплачуються не за роботу, а за дні перебування у відрядженні.

Обов’язковим є ознайомити працівника перед відрядженням з кошторисом витрат або ж розрахунком виданого авансу, що у цілому має бути одне й те саме.

☛ За кожний день перебування працівника у відрядженні, включаючи день від’їзду й день приїзду, вихідні, святкові та неробочі дні, час перебування у дорозі працівнику ОМС мають бути нараховані добові, які відносяться на витрати ОМС.

Коли норми витрат на відрядження ОМС можуть бути перевищені

Зверніть увагу, що у згадану норму 900 грн ПДВ не входить. Адже за п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому відшкодовуються понад установлені норми суму витрати на оплату ПДВ, у т.ч. за найм житлових приміщень. Таке ж правило діє щодо проїзних документів, користування постільними речами в поїздах.

Понад установлені норми, але лише з дозволу керівника ОМС можна відшкодувати найм житлового приміщення. Якщо в межах України, то це понад 900 грн. Умова – наявність оригіналів первинних документів. Такі кошти не вважаються витраченими надміру (п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59). Виходить, що з дозволу керівника ОМС можна відшкодувати й 960 грн за добу і т.д. Якщо у відрядженні був сам керівник ОМС, то він може сам собі дозволити таке відшкодування. Однак це не означає, що взагалі немає ніяких обмежень. ОМС – це бюджетна установа й керується затвердженим кошторисом. Отже оплата проживання має бути в межах місячних асигнувань з урахуванням економії асигнувань поточного року.

Також з дозволу керівника можливим є компенсація витрат на проїзд (п. 7 розд. ІІ Інструкції № 59):

• у м’яких вагонах;
• суднами морського та річкового транспорту;
• літаками;
• за квитками як 1-го, так і бізнес-класу.

Однак не можна перевищувати суму добових, навіть за рахунок спеціального фонду ОМС. Ніяких приписів щодо їх збільшення Інструкція № 59 не містить, а отже, не можна.

☛ Навіть керівник ОМС не може збільшити собі чи підлеглим суму добових – вона так і залишається 300 грн, але можна дозволити подорож літаком у бізнес-класі.

ТОП-4 СТАТТІ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• Що змінилося в оплаті праці посадовців і службовців ОМС
• Річна орендна плата – 1 гривня: що з ПДВ й неприбутковістю
• Шість відповідей про соціальні відпустки
• Аналізуємо підводне каміння договорів цивільно-правового характеру

Загальні правила нарахування витрат на відрядження в ОМС

Зважте правила нарахування витрат такі:

• усі витрати, окрім добових підтверджуються розрахунковими документами. Транспортні квитки, касові чеки (РРО/пРРО), касові ордери, платіжні доручення, рахунки готелів тощо;
• необхідною умовою нарахування добових є наявність наказу керівника ОМС, у якому є дата початку та закінчення відрядження. У разі необхідності відрядження можна подовжити окремим наказом. Якщо ж у відрядження відбуває сам керівник ОМС, наприклад, міський голова, то наказувати самому собі недоречно – у такому разі у наказі він має не наскакувати, а повідомляти. Наприклад, «Я, міський голова м. Зразкове, відбуваю у відрядження…» і т.п.;
• датою визнання витрат є дата затвердження керівником авансового звіту (або аналогічного документа), а не дата його подачі чи дата фактичного понесення витрат відрядженим. Такі витрати неможливо пов’язати з певним конкретним доходом, тому вони відображаються у складі витрат того звітного періоду, у якому вони здійснилися (абз. 2 п. 2 розд. ІІІ НП(С)БОДС 135 «Витрати»). Авансовий звіт подається у термін, який визначений наказом про відрядження або положення про відрядження. Однак, якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід або сталося використання готівки понад суми добових, то авансовий звіт має бути обов’язково поданий впродовж місяця, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує (оновлений з 01 квітня 2023 року пп. 170.9.3 ПКУ).

Оподаткування витрат на відрядження

За загальним правилом добові та будь-які компенсації витрат на відрядження працівника не оподатковуються ні ПДФО, ні військовим збором. Також не нараховується й ЄСВ, так як такі витрати на належать до фонду оплати праці за Інструкцією зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5.

Якщо працівник витратив не всі кошти, видані з авансом або ж має надміру витрачені кошти, наприклад такі, що не підтверджуються документами, то він має їх повернути до подання авансового звіту. Якщо він цього не робить навіть впродовж місяця, то їх слід оподаткувати ПДФО та військовим збором (п. 164.5 ПКУ).

Бухгалтерський облік витрат на відрядження

У Плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203 для витрат на заробітну плату передбачений субрахунок 8411 «Інші витрати за обмінними операціями».

Витрати на відрядження мають код КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження» (пп. 2.2.5 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, далі – Інструкція №333).

Калькулятор штрафів

Типові бухгалтерські проведення з обліку витрат на відрядження наведено у таблиці нижче.

Особливості обліку закордонних відряджень ОМС

Добові у закордонних відрядженнях також нараховуємо за кожний день перебування у відрядженні, включаючи й вихідні, святкові й неробочі дні незалежно від того, чи здійснювалася фактично якась робота у такі дні (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). У цьому закордонні відрядження не відрізняються від внутрішніх, де такі дні оплачуються лише за умови доведення, що працівник працював.

Щодо особливостей закордонних відряджень, то назвемо декілька:

• щодо добових існує два режими – внутрішній (по 300 грн/доба) й закордонний (по нормі для даної країни). Закордонний режим починає працювати від останнього пункту зупинки в межах України (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). Наприклад, якщо працівник виїхав з м. Чернігова й переночував у готелі м. Львова, а вже потім рушив до м. Кракова (Польща), то днем початку закордонного режиму добових буде день від’їзду зі Львова, а не з Чернігова. Аналогічно й по поверненню;
• авансом відряджений забезпечується у національній валюті держави, до якої направляється, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, який встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розд. III Інструкції № 59). Добові також рахуються за цим правилом (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59);
• всі витрати, які були здійснені під час закордонного відрядження, за умови їхнього документального підтвердження, перераховують за фактичним обмінним курсом, який був застосований банком. Якщо підтвердних документів про обмін валюти немає, то використовується крос-курс, який рахується за курсом НБУ на день затвердження такого авансового звіту (п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Передплата 2023 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Всі норми добових можна й норми оплати готелю у закордонних відрядженнях можна знайти у Постанові № 98. У таблиці нижче наведено лише ті, які стосуються країн-сусідів, до яких найчастіше бувають відрядження представників ОМС, окрім агресивно налаштованих.

Типові бухгалтерські проведення по закордонному відрядженню наведено у таблиці нижче.