Як обліковувати витрати на відрядження в ОМС

Що належить до витрат на відрядження ОМС

Видача авансу на відрядження, яка наразі повинна бути тільки у безготівковій формі, витратами з точки зору бухгалтерського обліку ще не є. Витрати виникнуть пізніше – коли відряджений працівник відзвітується за відрядження, подавши авансовий звіт чи інший визначений установою документ. Повна назва цього документа – Звіт про витрачання коштів/ електронних грошей виданих на відрядження або під звіт. І лише за умови підтвердження всіх витрат, окрім добових, документами. Щодо добових, то вони нараховуються на підставі наказу на відрядження, який перед тим, як відрядити працівника, підписує керівник ОМС.

ТОП-5 статтей з журналу «Головбух Праця та Зарплата»

• Оплата праці держслужбовців — 2025
• Відпустка з наступним звільненням і звільнення під час відпустки
• Бронювання через Дію: які обмеження діють із 2 жовтня
• Військовий збір для ФОПів: коли та скільки сплачувати вперше
• 5 прикладів, як обчислити компенсацію за невикористану відпустку

Основні види витрат, які підлягають відшкодуванню містить п. 5 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Їх унаочнено у таблиці нижче.

Про обов’язковість авансового звіту

З 01 квітня 2023 року відбулося оновлення п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) у результаті чого у використанні авансового звіту відбулася низка змін:

• змінився строк подачі авансового звіту – це місяць, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує
• відрядження;
• авансовий звіт одразу після відрядження став необовʼязковим. У обовʼязкоому порядку він складається лише, якщо внаслідок відрядження виник оподатковуваний дохід й треба розрахувати ПДФО та військовий збір (перша умова) або відбулося використання готівки понад суму добових (друга умова). Оподатковуваний дохід виникає у ситуації, коли працівник не подав підтвердних документів з відрядження, а кошти витратив;
• у авансовому звіті можна звітувати про використання не лише звичайних грошей, але й електронних грошей.

Дійсну форму авансового звіту можна знайти в наказі 28.09.2015 р. № 841 (останнє оновлення – 09 травня 2023 року, наказ Мінфіну від 09.05.2023 р. № 239). Там же є й правила його складання – це Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. 

Однак усе це не означає, що від авансового звіту треба відмовитися. Він зручний для таких цілей:

• контролю за підзвітними сумами;
• підстави для компенсації понесених витрат, якщо авансу перед відрядженням узагалі не було. Або ж було витрачання власних коштів;
• дисциплінування відрядженого;
• систематизації та опису документів, пов’язаних з відрядженням;
• обґрунтування дати податкового кредиту з ПДВ за фіскальними чеками та іншими документами, коли не треба податкової накладної.

Звичайно, що для означених вище цілей можна самостійно розробити форму та складати інший внутрішній документ або обійтися бухгалтерською довідкою. Та можна й використовувати існуючу форму авансового звіту, вимагаючи його подачу на основі певного внутрішнього наказу, наприклад Положення про відрядження або наказу про відрядження. Цими ж документами визначити і жорсткий строк звітування, наприклад 3 робочих дні.

Передплата 2025 Каталог БУХГАЛТЕРІЯ

• Головбух Бюджет
• Головбух Праця та зарплата
• Комплект журналів «ВСЕ ДЛЯ БЮДЖЕТУ»

Які витрати не вважаються витратами на відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за наявності таких умов (п. 1 Інструкції № 59):

• є розпорядження керівника;
• визначений строк;
• це інший населений пункт;
• є службове доручення поза місцем постійної роботи, зв’язок з основною діяльністю установи.

Відтак НЕ вважаються відрядженнями такі поїздки працівників ОМС:

• працівників на навчання або підвищення кваліфікації. Щоправда, у такому разі є замінник – виплата компенсації за постановою Кабміну від 28.06.1997 р. № 695;
• на семінари, так як це вважаються тим же самим, що й навчання (лист Мінфіну від 20.05.2013 р. № 31-07230-16-27/15177);
• які поза основною діяльністю установи, наприклад з особистих питань;
• тих, у кого робота має роз’їзний характер, наприклад водіїв. Це має бути визначено трудовим договором;
• в межах одного населеного пункту, де знаходиться постійне місце роботи працівника ОМС.

Калькулятор днів щорічної відпустки

Норми витрат на відрядження ОМС

В Україні діють норми сум добових та витрат на відшкодування проживання для бюджетників, які затверджені постановою Кабміну від 02.02.2011 р. № 98 (далі – Постанова № 98). Їх розміщено у таблиці нижче. Сума добових не змінюється вже впродовж декількох років та не індексується.

Зверніть увагу, що добові нараховуються у т.ч. й за вихідні дні, так як за ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження оплачуються добові за час перебування у ньому. Отже, добові виплачуються не за роботу, а за дні перебування у відрядженні.

Обов’язковим є ознайомити працівника перед відрядженням з кошторисом витрат або ж розрахунком виданого авансу, що у цілому має бути одне й те саме.

☛ За кожний день перебування працівника у відрядженні, включаючи день від’їзду й день приїзду, вихідні, святкові та неробочі дні, час перебування у дорозі працівнику ОМС мають бути нараховані добові, які відносяться на витрати ОМС.

Коли норми витрат на відрядження ОМС можуть бути перевищені

Зверніть увагу, що у згадану норму 900 грн ПДВ не входить. Адже за п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому відшкодовуються понад установлені норми суму витрати на оплату ПДВ, у т.ч. за найм житлових приміщень. Таке ж правило діє щодо проїзних документів, користування постільними речами в поїздах.

Понад установлені норми, але лише з дозволу керівника ОМС можна відшкодувати найм житлового приміщення. Якщо в межах України, то це понад 900 грн. Умова – наявність оригіналів первинних документів. Такі кошти не вважаються витраченими надміру (п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59). Виходить, що з дозволу керівника ОМС можна відшкодувати й 960 грн за добу і т.д. Якщо у відрядженні був сам керівник ОМС, то він може сам собі дозволити таке відшкодування. Однак це не означає, що взагалі немає ніяких обмежень. ОМС – це бюджетна установа й керується затвердженим кошторисом. Отже оплата проживання має бути в межах місячних асигнувань з урахуванням економії асигнувань поточного року.

Також з дозволу керівника можливим є компенсація витрат на проїзд (п. 7 розд. ІІ Інструкції № 59):

• у м’яких вагонах;
• суднами морського та річкового транспорту;
• літаками;
• за квитками як 1-го, так і бізнес-класу.

Однак не можна перевищувати суму добових, навіть за рахунок спеціального фонду ОМС. Ніяких приписів щодо їх збільшення Інструкція № 59 не містить, а отже, не можна.

☛ Навіть керівник ОМС не може збільшити собі чи підлеглим суму добових – вона так і залишається 300 грн, але можна дозволити подорож літаком у бізнес-класі.

ТОП-5 СТАТТЕЙ ТИЖНЕВИКА «Головбух БЮДЖЕТ»

• Кому індексувати зарплату в листопаді 2024 року
• Інвентаризація-2024: відповіді на гарячі запитання
• Як перевіряє Держпраці під час воєнного стану
• Скарбниця бухпроведень: ремонт і поліпшення комп’ютерів та оргтехніки
• Видатки з поповнення статутного капіталу підпорядкованих суб’єктів господарювання: як визначити КЕКВ

Загальні правила нарахування витрат на відрядження в ОМС

Зважте правила нарахування витрат такі:

• усі витрати, окрім добових підтверджуються розрахунковими документами. Транспортні квитки, касові чеки (РРО/пРРО), касові ордери, платіжні інструкції, рахунки готелів тощо;
• необхідною умовою нарахування добових є наявність наказу керівника ОМС, у якому є дата початку та закінчення відрядження. У разі необхідності відрядження можна подовжити окремим наказом. Якщо ж у відрядження відбуває сам керівник ОМС, наприклад, міський голова, то наказувати самому собі недоречно – у такому разі у наказі він має не наскакувати, а повідомляти. Наприклад, «Я, міський голова м. Зразкове, відбуваю у відрядження…» і т.п.;
• датою визнання витрат є дата затвердження керівником авансового звіту (або аналогічного документа), а не дата його подачі чи дата фактичного понесення витрат відрядженим. Такі витрати неможливо пов’язати з певним конкретним доходом, тому вони відображаються у складі витрат того звітного періоду, у якому вони здійснилися (абз. 2 п. 2 розд. ІІІ НП(С)БОДС 135 «Витрати»). Авансовий звіт подається у термін, який визначений наказом про відрядження або положення про відрядження. Однак, якщо внаслідок відрядження виник оподатковуваний дохід або сталося використання готівки понад суми добових, то авансовий звіт має бути обов’язково поданий впродовж місяця, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує (оновлений з 01 квітня 2023 року пп. 170.9.3 ПКУ).

Оподаткування витрат на відрядження

За загальним правилом добові та будь-які компенсації витрат на відрядження працівника не оподатковуються ні ПДФО, ні військовим збором. Також не нараховується й ЄСВ, так як такі витрати на належать до фонду оплати праці за Інструкцією зі статистики заробітної плати, що затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 р. № 5.

Якщо працівник витратив не всі кошти, видані з авансом або ж має надміру витрачені кошти, наприклад такі, що не підтверджуються документами, то він має їх повернути до подання авансового звіту. Якщо він цього не робить навіть впродовж місяця, то їх слід оподаткувати ПДФО та військовим збором (п. 164.5 ПКУ).

Бухгалтерський облік витрат на відрядження

У Плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 р. № 1203 для витрат на заробітну плату передбачений субрахунок 8411 «Інші витрати за обмінними операціями».

Витрати на відрядження мають код КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження» (пп. 2.2.5 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, далі – Інструкція № 333).

Калькулятор штрафів

Типові бухгалтерські проведення з обліку витрат на відрядження наведено у таблиці нижче.

Особливості обліку закордонних відряджень ОМС

Добові у закордонних відрядженнях також нараховуємо за кожний день перебування у відрядженні, включаючи й вихідні, святкові й неробочі дні незалежно від того, чи здійснювалася фактично якась робота у такі дні (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). У цьому закордонні відрядження не відрізняються від внутрішніх, де такі дні оплачуються лише за умови доведення, що працівник працював.

Щодо особливостей закордонних відряджень, то назвемо декілька:

• щодо добових існує два режими – внутрішній (по 300 грн/доба) й закордонний (за нормою для даної країни). Закордонний режим починає працювати від останнього пункту зупинки в межах України (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59). Наприклад, якщо працівник виїхав з м. Чернігова й переночував у готелі м. Львова, а вже потім рушив до м. Кракова (Польща), то днем початку закордонного режиму добових буде день від’їзду зі Львова, а не з Чернігова. Аналогічно й після повернення;
• авансом відряджений забезпечується у національній валюті держави, до якої направляється, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, який встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (п. 5 розд. III Інструкції № 59). Добові також рахуються за цим правилом (п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59);
• всі витрати, які були здійснені під час закордонного відрядження, за умови їхнього документального підтвердження, перераховують за фактичним обмінним курсом, який був застосований банком. Якщо підтвердних документів про обмін валюти немає, то використовується крос-курс, який рахується за курсом НБУ на день затвердження такого авансового звіту (п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Всі норми добових можна й норми оплати готелю у закордонних відрядженнях можна знайти у Постанові № 98. У таблиці нижче наведено лише ті, які стосуються країн-сусідів, до яких найчастіше бувають відрядження представників ОМС, окрім агресивно налаштованих.

Типові бухгалтерські проведення за закордонним відрядженням наведено у таблиці нижче.