Строки зберігання бухгалтерських документів

Автор
консультант з обліку та оподаткування, Київ
Законодавці приділили особливу увагу первинці, чітко прописавши, зокрема, строк зберігання документів.

Строки зберігання документів установи мають дотримати. А значить, мають передусім знати, як та скільки вимагається зберігати ті чи ті документи. І тут без Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88), не обійтися.

У ньому знаходимо, як:

  • створити, прийняти первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську звітність;
  • відобразити їх у бухгалтерському обліку;
  • їх зберігати. Цьому присвячений окремий розділ – 6 Положення № 88.

А ще – настанову: строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві установи визначають за нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим ЦОВВ у сфері архівної справи і діловодства.

Для розпорядників/отримувачів коштів державного чи місцевого бюджету, а також платників податків визначені окремі правила зберігання документів.

Строк зберігання документів: де дивитися

Таким нормативно-правовим актом є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578).

Як бачимо з назви, документ є обов’язковим для:

  • державних органів;
  • органів місцевого самоврядування;
  • юридичних осіб, у т. ч. бюджетних установ.

Перелік № 578 містить не лише строки зберігання первинних документів в архіві, а й визначає особливі умови, які впливають на їх зміну.

Так, строки зберігання документів нормотровці конкретизували у вказівках щодо застосування Переліку № 578 – див. пункт 2.11. А точніше встановили надзвичайно важливу умову, за якої навіть тоді, коли строк зберігання документів добіг кінця, установа не має права ані акт на знищення бухгалтерських документів скласти, ані такі документи вилучити і на утилізацію передати.

Так, у жодному разі цього робити не можна, допоки орган Держаудитслужби не проведе ревізію всієї діяльності в установах, які отримували бюджетні кошти чи використовували державне/комунальне майно.

Також доведеться зберігати первинку і у разі:

  • виникнення спорів (суперечок);
  • порушення кримінальних справ;
  • відкриття судами провадження у справах;
  • аж до ухвалення остаточного рішення.

Це вимога примітки до статті 186 Переліку № 578.

Зокрема, на вимогу статей 330, 334, 336, 351 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578 строк зберігання документів – 3 роки після закінчення дії договору. Але треба обов’язково ураховувати строки, визначені Приміткою до цих статей для:

  • первинних документів і додатків до них, що є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах;
  • договорів, угод;
  • документів про приймання виконаних робіт;
  • облікових регістрів бухгалтерського обліку.

Тобто якщо перевіряльників з Держаудитслужби не було і ці документи ними не перевірялись строк зберігання цих документів продовжується.

Якщо ці документи пов’язані з нарахуванням податків і зборів, строки їх зберігання продовжують до завершення перевірки податковими органами, якщо це визначає Примітка до Переліку №578. В іншому випадку слід керуватись нормами Податкового кодексу України (ПК).

А ось річну фінансову звітність слід зберігати до ліквідації установи, квартальну – 3 роки (за відсутності річної звітності – до ліквідації).

Докладні строки зберігання документів наведені у статтях 311–353 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I табличної частини Переліку № 578.

Тут доречно згадати і пункт 6.7 Положення № 88. Він покладає обов’язок забезпечити строки зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву на:

  • головного бухгалтера установи або
  • особу, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку.
Олена СЕРДЮК провідний експерт із податкового обліку Експертус Головбух
Строки зберігання первинки збільшили не тільки для платників податку на прибуток, а й для неприбуткових організацій. Тобто для бюджетників у т. ч. Тепер маєте зберігати документи протягом не трьох, а п’яти років — 1825 днів. Нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів передбачає пункт 44.3 ПК.

Що вимагають податківці

Для цілей оподаткування згідно з пунктом 44.1 ПК платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Якщо ж якісь дані платник податків підтвердити відповідним документом із окресленого переліку не може, ПК забороняє йому формувати їх як показники податкової звітності.

Встановлює свої вимоги ПК і стосовно строків зберігання первинних бухгалтерських документів. Платники податків – неприбуткові установи зобов’язані зберігати не менше:

  • 1825 днів –первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів (пп. 44.3.2 п. 44.3 ПК);
  • 1095 днів – для інших документів (пп. 44.3.3 п. 44.3 ПК);
  • 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого (неподаткового) законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 п. 44.3 ПК).

Строки зберігання бухгалтерських документів – таблиця

cтроки зберігання документів

СКАЧАТИ ТАБЛИЦЮ

Зверніть увагу. Ці строки зберігання слід продовжити на період зупинення відліку строку давності відповідно до пункту 102.3 ПК.

Зазначену кількістьднів слід рахувати:

  • з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК;
  • граничного строку подання цієї звітності, якщо її не було подано;
  • дня здійснення господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

У разі ліквідації платника податків ці документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації, передають до архіву.

ПЕРЕВІРТЕ – СКІЛЬКИ ЗБЕРІГАТИ ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

Резюмуємо:

Установа має дотримати усі строки зберігання документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків. Коли для одних і тих документів встановлені різні строки, потрібно дотримати найбільший.Тож якщо податківці чи ревізори відповідну перевірку в установі не провели – з вилученням і знищенням доведеться зачекати.

А коли, приміром, йдеться про річну фінансову звітність – маємо зберігати її до ліквідації установи.



зміст

Центральна частина статичний блок 2

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді