У статті розглянемо питання правильного та зручного зберігання первинних документів, їх архівування та знищення. Адже це та справа, в якій поспішати треба повільно.
Правильно та зручно провадити зберігання, архівування й вчасне знищення первинних бухгалтерських документів – це ті заходи, які дозволять уникнути безладу у вигляді кімнат, столів, шаф з накопиченими стосами паперів, коли для того, щоб щось знайти треба згаяти купу часу. Частково дану проблему розв’язують електронні документи, але ще далеко не весь документообіг можна перевести в електронну форму.
Чому корисніше перейти на е‑документообіг
Що таке первинний документ
Сучасне поняття первинного документа міститься у ст. 1 Законі “Про бухгалтерський облік…” від 16.07.1999 № 996 (далі – Закон про бухоблік): документ, що містить відомості про господарську операцію. Таке визначення увійшло у бухгалтерський обліку у кінці 2016 року, коли від первинних документі забрали функцію підтвердження факту господарської операції.
Здавалося б, яка різниця: містити відомості чи підтверджувати? Дана зміна стає зрозумілою на прикладі рахунку-фактури, який часто використовується у ЗЕД (його називають інвойс). Раніше вона в українському бухгалтерському обліку не могла бути визнана як первинний документ, хоча у зарубіжній практиці її такою визнавали.
Рахунок – це всього лише інформація про реквізити платежу й об’єкт постачання. Сам по собі цей документ не підтверджує факт здійснення операції. Проте якщо рахунок оплачений, то очевидним стає факт здійснення операції й для відображення її в обліку достатньо рахунку-фактури. Не потрібен акт прийму-передачі чи акт надання послуг. Таку позицію зайняв Мінфін у листі від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339. Така ж думка й ДФС у листі від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22. Як Мінфін, так і ДФС наполягають на обов’язковій оплаті рахунку.
На практиці тільки той документ, який підтверджує факт господарської операції та містить відомості про неї, може бути первинним (див. лист ДФС від 14.11.2017 № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ІПК). Статус первинного стає підставою для здійснення запису у бухгалтерському обліку (проводки).
Платіжне доручення, довіреність, договір надання послуг не вважається первинними документами, так як самі по собі не підтверджують факту операції: оплати, отримання товару, надання послуги. Первинними документами у наведених прикладах будуть лише банківська виписка, накладна, акт приймання-передачі надання послуг. Виняток тільки рахунок-фактура у ЗЕД (інвойс) і лише за умови її оплати.
Якщо документ не є первинним і він не впливає на визнання господарських операцій, то його можна знищити. Маються на увазі звичайні рахунки (в межах України, не інвойси), довіреності. Однак, ті ж господарські договори часто пов’язані з іншими первинними документами (накладними, актами тощо), тому їх треба зберігати, як і звичайну первинку.
Як правильно оформляти первинні документи, аби за результатами ревізії не повертати кошти до бюджету?
Обов’язкові реквізити документа
Для того, щоб документ міг підтвердити факт господарської операції він має містити усі обов’язкові реквізити. Відсутність хоча б одного з них не дає можливість ідентифікувати операцію. Це значить одне – документ не дійсний і не може бути основою для запису у бухгалтерському обліку. Перевіряючі органи просто не визнають такі операції з відповідним донарахуванням податкових зобов’язань. Ці реквізити наступні (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):
- найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ;
- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.
У переліку реквізитів віднедавна немає місця складання документа — тепер його можна не зазначати.
Термін зберігання первинних документів
Загальний строк зберігання первинних документів – 3 роки. Однак, цей термін стартує не від дати складання самого документа, а з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2020 році, починається з 1 січня 2021 року.
Цей строк (3 роки) можна знайти у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578). Особові справи працівників взагалі мають зберігатися 75 років. Якщо хочеться знищити не бухгалтерський документ, то рекомендуємо зазирнути до даного переліку.
ПК (п. 44.3) уточнює термін зберігання первинних документів: 1095 днів, які відраховуються від дати подачі декларації або граничного дня подачі декларації (якщо вона не була подана). Ця норма стосується первинних документів, які впливають на податкове зобов’язання платника податку. Оскільки існують місячні, квартальні та річні декларації, то реальний термін зберігання первинних документів може сягати 4-х років.
Ще один податковий аспект: 1095 днів після граничного строку подачі декларації є ще й останнім днем можливої податкової перевірки. Отже, за умови дотримання норми п. 44.3 ПК документи можна уже не зберігати, не зважаючи на відсутність перевірки цього податкового періоду (див. Індивідуальну податкову консультацію від 04.01.2019 № 39/ІПК/12-32-14-09-08).
Увага: Необхідний термін зберігання первинки в реальності перевищує 3 роки через податкові та архівні вимоги.
За Переліком № 578 фінансова звітність теж має свої строки зберігання:
- річна – постійне збереження у Національному архівному фонді (для державних і комунальних організацій);
- квартальна – 3 роки (для всіх).
Є ще група 5-річних документів (той же Перелік № 578):
- заяви, рішення, довідки, листи про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо;
- плани, звіти, протоколи, акти, довідки й доповідні записки з документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у т.ч. з перевірки каси, податкових перевірок.
До електронного документообігу вимоги не менш суворі. А строки зберігання документації на електронних носіях тотожні строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
І зверніть увагу на ще один важливий нюанс: термін зберігання первинних бухгалтерських документів може бути продовжений. Це може спричинити, наприклад, виникнення спору (суперечки), порушення кримінальної справи, відкриття судом провадження у справі. У такому разі документи треба зберігати до остаточного рішення, а не 3 роки, 1095 днів, 5 років чи інший визначений для звичайної ситуації термін.
⚡️ У програмі: ►Ревізії ► Бухоблік ► Звітність + Офіційний СЕРТИФІКАТ
Місце зберігання первинних документів
Після належної обробки первинні документи передають до архіву. До цього моменту їх зберігають в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах. Відповідальність за це несе особа, уповноважена головним бухгалтером. Зберігання первинних документів, а також оформлення і передачу їх до архіву контролює керівник бухгалтерської служби.
Подальшу долю документів визначено у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Так, документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Експертизу цінності документів проводять щороку.
Акт знищення бухгалтерських документів
Після закінчення строку зберігання документи знищують. В архіві складають акт про вилучення для знищення документів, але не забуваймо – лише після належної експертизи документів. Справи включають до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Приміром, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2019 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2023 року, з п'ятирічним строком зберігання — не раніше 1 січня 2024 року.
Акти на знищення затверджує керівник установи, після чого документи можна знищити. Справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. В накладних зазначають вагу макулатури, що передана для переробки. В актах про вилучення документів для знищення також зазначають дату здачі документів, їх вагу та номер накладної.
При знищенні документів слід керуватися Правилами з наказу Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Вони стосуються державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.
Державним і комунальним організаціям не всі документи слід знищувати, так як вони можуть бути джерел формування Національного архівного фонду (НАФ), а тому мають передавати документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку. До таких документів зокрема і належить фінансова звітність (річна). Також є деякі документи, по яким рішення приймає експертно-перевірочна комісія державного архіву (ЕПК). Серед них:
- ліцензійні справи;
- документи перевірок податкових та інших державних органів.
Оформити знищення бухгалтерських документі допоможе Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 15 до Правил № 1000/5).
Відповідальність за знищення документів
Незабезпечення зберігання первинки має наслідком штраф у розмірі 510 грн (повторний 1020 грн) згідно п. 121.1 ПК.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух: Бюджет"
