Як роботодавцю оформити записи й вкладиш до трудової книжки без помилок та на яких умовах переслати її працівникові поштою — роз’яснює ФПУ
Індексація-2026: практичний інтенсив для бухгалтера-бюджетника
Як бути із засвідченням записів у трудових книжках, якщо роботодавець не має печатки
Інструкція про порядок ведення трудових книжок досі містить вимогу засвідчувати окремі записи печаткою підприємства або відділу кадрів, як це традиційно склалося. Водночас із 31 жовтня 2014 року використання печаток для суб’єктів господарювання приватного права є добровільним. Тому якщо роботодавець не має печатки, він не зобов’язаний проставляти її на таких записах.
Як видається вкладиш до трудової книжки
Видачу вкладиша до трудової книжки передбачає розд. 3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем (п. 3.1 Інструкції № 58).
Зразок оформлення титульного аркуша трудової книжки у разі оформлення вкладиша до неї
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10x25 мм з написом «Видано вкладиш» і вказуються його серія та номер.
Такий штамп, серія і номер проставляються і в разі видачі кожного наступного вкладиша до трудової книжки.
Якщо працівник у день звільнення не працював або з певних причин особисто не забрав трудову книжку, яка знаходиться у роботодавця, як діяти роботодавцеві у таких випадках
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець цього дня повинен надіслати йому поштове повідомлення про необхідність отримати трудову книжку.
Трудові книжки (їх дублікати), що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом 2 років у відділі кадрів підприємства, установи, організації (далі — підприємство) окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають у трудових відносинах. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку — підлягають знищенню в установленому порядку.
Увага: пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника, тому необхідно отримати таку згоду від працівника викладену в заяві.
За умови, якщо працівник працює у відокремленому підрозділі, який до того ж розташований на значній відстані від підприємства, де зберігається вся кадрова документація, доречно заздалегідь домовитися з працівником про умову пересилання трудової книжки поштою з метою зазначення її у заяві про звільнення.
Як правильно оформити пересилання трудової книжки поштою:
- трудову книжку пересилають листом з оголошеною (оціненою) вартістю вкладення та повідомленням про вручення адресатові;
- пересилання листа оформлюють розрахунковим документом поштового відділення, який підтверджує прийняття відправлення і його вміст;
- лист із трудовою книжкою вручають працівникові під розписку у відділенні поштового зв’язку.
Після отримання повідомлення про те, що трудова книжка вручена колишньому працівникові (причому на повідомленні має бути проставлена дата, коли саме вручено відправлення), інспектор відділу кадрів може зробити відповідні відмітки про направлення трудової книжки звільненому працівникові поштою в особовій картці працівника (типова форма № П-2) та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Увага: в разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням, працівник розписується в особовій картці та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Тобто трудова книжка може бути отримана працівником особисто або за його письмовою згодою надіслана поштою. Інших видів видачі трудової книжки (наприклад, отримання трудової книжки іншими особами за дорученням працівника) законодавство не передбачає (Інструкція № 58).
Інструкція № 58 не називає конкретного оператора поштового зв’язку для пересилання трудової книжки, але вимагає обов’язкової письмової згоди працівника. Тому роботодавець самостійно обирає оператора поштового зв’язку, через якого надсилає трудову книжку, а працівник або погоджується з такими умовами, або відмовляється від них.
Джерело: офіційний сайт ФПУ
Підпишіться на Telegram-канал 
