Особова картка державного службовця: алгоритм заповнення

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі на посаду державної служби, подають у держорган пакет документів, перелік яких визначає пункт 19 Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою КМУ від 25.03.2016 № 246. Серед цього переліку документів особової картки державного службовця немає і це логічно, адже її має складати не претендент, а держслужбовець згідно зі статтею 37 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.

🎉Марафон до Дня бухгалтера: ПДВ, оцінка ОЗ, звірки Держаудитслужби, ЄСВ

Тож після вступу на державну службу, а для осіб, які вперше вступили на державну службу, — після складення присяги держслужбовця, мають заповнити та подати до служби персоналу заповнену особову картку державного службовця.

Розглянемо які реквізити потрібно заповнювати, а які — ні.

Особова картка державного службовця — бланк

Форма особової картки державного службовця затверджена наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20, у редакції наказу НАДС від 03.02.2026  № 17-26. Пункт 2 цього наказу визначає настанови щодо її заповнення.

СКАЧАТИ БЛАНК⤴️

Реквізити, які слід залишати пустими в особовій картці державного службовця

Особова картка державного службовця включає реквізити, які заповнюють різні особи. Одні з них заповнює держслужбовець, інші — працівник служби управління персоналом держоргану, в якому той працює.

Отже, держслужбовець не заповнює, а залишає пустими реквізити:

• найменування держоргану;
• 13 — дата й найменування держоргану, в якому складено присягу держслужбовця;
• 14 — відомості про військовий облік;
• 15 — дата й номер наказу про призначення на посаду;
• 16 — стаж держслужби;
• 18 — дата звільнення;
• 19 — дата й номер наказу про звільнення;
• 20 — підстава для звільнення.

Окрім цього держслужбовець не заповнює відомості:

• про призначення (переведення) на посади державної служби у цьому державному органі та присвоєння рангів (додаток 1);
• професійне навчання (додаток 2);
• оцінювання результатів службової діяльності (додаток 3);
• надання відпусток (додаток 4);
• службові відрядження за кордон (додаток 5);
• застосування заохочень (додаток 6);
• накладені дисциплінарні стягнення (додаток 7).

Усі ці відомості буде заповнювати працівник служби управління персоналом держоргану після призначення претендента на посаду державної служби та в разі виникнення підстав для заповнення цих додатків. Наприклад, відомості про військовий облік заповнює працівник служби персоналу на підставі пред’явленого держслужбовцем військово-облікового документа.

Лікарняні та декретні: правила обчислення — 2026

Приклади для різних ситуацій

Реквізити, які заповнює держслужбовець

Заповнення особової картки державного службовця починайте з рядка «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)». У ньому зазначте свій ІПН. Якщо через релігійні погляди ІПН немає і про це є відповідна відмітка у паспорті, у цьому рядку не зазначайте жодних відомостей.

Особова картка заповнюється в електронній формі українською мовою у називному відмінку без скорочень. У реквізиті 1 особова картка державного службовця має відображати українською мовою і в називному відмінку прізвище, ім’я і по батькові держслужбовця.

Реквізит 2 відведений для інформації про дату (число, місяць, рік) та місце народження (населений пункт, район, область, країна), 3 — контактні дані держслужбовця (телефон та е-mail), 4 — контактну особу для зв’язку у разі необхідності (за наявності такої особи держслужбовець зазначає її прізвище, власне ім’я, по батькові та номер телефону), 5 — реквізити паспорта (серія, номер, орган, що видав, дата видачі).

Особова картка державного службовця у реквізиті 6 має містити одне із значень:

• одружений/неодружений — для чоловіка;
• заміжня/незаміжня — для жінки.

У реквізиті 7 зазначаємо:

• одну адресу — якщо місце реєстрації та фактичне місце проживання ідентичні;
• спочатку місце реєстрації, потім адресу фактичного місця проживання — якщо адреси не співпадають.

Адреса заповнюється у такій послідовності: поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири.

У реквізиті 8 держслужбовець має підтвердити наявний ступінь вищої освіти, а саме на підставі диплома заповнити:

• галузь знань/спеціальність/спеціалізацію;
• ступінь вищої освіти / науковий ступінь / вчене звання;
• серію та реєстраційний номер диплома та дату його видачі.

У реквізиті 9 держслужбовець зазначає відомості про володіння мовами, має зазначити назву мови, рівень володіння та реквізити документа, що його підтверджує (за наявності).

Як виправляти зарплатні помилки

Алгоритм дій + приклади

Заповнюючи особову картку державного службовця у реквізиті 10 має обрати (за наявності) належність до категорії громадян, які мають додаткові гарантії:

• особа з інвалідністю;
• постраждалий учасник Революції Гідності;
• ветеран війни;
• депутат місцевої ради;
• військовослужбовець (члени сім’ї);
• одинока мати (одинокий батько);
• один з батьків, який працює та має двох чи більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• особа, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи;
• інше.

Якщо відповідної категорії у переліку немає, потрібно обрати «інше» та зазначити категорію громадян, які мають додаткові гарантії, наприклад, особа, стосовно якої встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

У графі «Підтвердження» потрібно зазначити реквізити документа, що підтверджує належність особи до відповідної категорії.

Якщо держслужбовець на момент призначення має ранг державного службовця та/або посадової особи місцевого самоврядування, військове звання, дипломатичний ранг та інше спеціального звання, про це слід зазначити у реквізиті 11.

Найважливішим реквізитом є реквізит 12, у якому держслужбовець має зазначити дату, підпис, ініціали, прізвище, тим самим він підтверджує, що:

• відсутнє громадянство (підданство) іншої держави;
• ознайомлений з вимогами й обмеженнями щодо прийняття та проходження державної служби відповідно до законів України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII, «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII, «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII, «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, правилами внутрішнього службового розпорядку державного органу;
• зобов’язаний їх дотримувати;
• повідомлятиме про зміну даних, які зазначені в особовій картці, а також про обставини, наявність яких перешкоджає державній службі.

Як правило, дата підпису відповідає даті призначення на посаду державної служби або даті складення присяги держслужбовця.