Зробіть річний перерахунок ПДФО – переконайтеся, що правильно утримали податок з доходів фізичних осіб. Скористайтеся готовим алгоритмом перерахунку. Для вас це додаткова самоперевірка, чи не припустилися арифметичних хиб та чи правильно надали податкову соціальну пільгу (ПСП), а також можливість виправити помилку без наслідків. Які ж прикрі помилки можна відловити?
Застосували ПСП без заяви працівника
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівник (не держслужбовець) у травні 2024 року півмісяця перебував у відпустці за власний рахунок і отримав заробітну плату в розмірі 4100 грн. Як наслідок, був утриманий ПДФО у такому розмірі:
(4100 – 1514)× 0,18 = 465,48 грн
Програма автоматично надала йому ПСП, так як 4100 грн < 4240 грн, де 4240 грн – це граничний дохід для отримання ПСП у 2024 році. Однак від даного працівника бухгалтер не отримував ніякої заяви на отримання ПСП. І бухгалтер не знає достовірно, чи не працює дана особа за сумісництвом ще десь і не отримує там ПСП. Отже, ПСП не мала застосовуватися. ПДФО мав бути такий:
4100 грн × 0,18 = 738 грн
Як наслідок, сталася недоплата ПДФО у розмірі 272,52 грн (= 738 – 465,48).
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівника у травні 2024 року посеред місяця прийняли на роботу. Йому була нарахована зарплата 4100 грн. Бухгалтерська програма в автоматичному режимі нарахувала ПДФО за застосуванням ПСП, так як 4100 грн < 4240 грн.
Хоча заяву на отримання ПСП працівник і надав, але він не подав ніякої довідки з попереднього місця роботи, де він працював ще на початку травня 2024 року. У довідці мала бути інформація про те, що ПСП до його зарплати на попередньому місці роботи у травні 2024 року не застосовувалася. Працівник не може впродовж місяця отримувати дві ПСП за двома місцями роботи. Виходить, що ПСП за новим місцем роботи не треба було застосовувати, а тому сталася недоплата ПДФО (див. розрахунки попереднього прикладу). Або ж працівник має терміново надати таку довідку.
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівниця має двох дітей віком до 18 років. Вона подала документи, щоб отримати ПСП відповідно до пп. 169.1.2 ПКУ (кратно кількості дітей). Місячна зарплата працівниці за травень 2024 – 8000,00 грн. Бухгалтер не надала ПСП, позаяк не застосувала до граничного розміру доходу кратність кількості дітей. Тобто порівняла місячний дохід працівниці 8000 грн з граничним розміром доходу 4240 грн:
8000 грн > 4240 грн
Як результат, оподаткувала ПДФО всю суму зарплати за жовтень:
8000 грн × 0,18 = 1440 грн
Натомість треба було перерахувати граничний розмір доходу на отримання ПСП кратно кількості дітей, тобто:
4240 грн × 2 = 8480 грн
І тоді при порівнянні місячного доходу працівниці з граничним розміром доходу на отримання ПСП виходить, що:
8000 грн < 8480 грн
Виходить, що до доходу працівниці мала бути застосована потрійна ПСП, а сума ПДФО мала б бути:
(8480 – 2×1514) × 0,18 = 981,36 грн
Отже, сталася переплата ПДФО на суму 458,64 грн (= 1440 – 981,36).
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівнику з місячним доходом 8000 грн, який має двох дітей, бухгалтер застосовувала ПСП впродовж січня – квітня 2024 року. Граничний розмір доходу на отримання ПСП застосовувався у подвійному розмірі (кратно кількості дітей), тобто 8480 грн (=4240 грн ×2).
З травня 2024-го перестала надавати ПСП цьому працівникові, позаяк одному з дітей у травні виповнилося 18 років. Хоча за нормами ПКУ бухгалтер мала надавати ПСП до кінця поточного року. Виходить, що у травні-грудні 2024 року сталася переплата ПДФО за даним працівником. Наприклад, при нарахуванні зарплати працівник за травень 2024 року без застосування ПСП вийшов такий ПДФО:
8000 грн × 0,18 = 1440 грн
Однак ПДФО за травень 2024 року мав бути:
(8000 – 2×1514) × 0,18 = 894,96 грн
Виходить, що треба перерахувати весь ПДФО за період травень-грудень 2024 року.
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівник – батько двох неповнолітніх дітей користувався правом на ПСП кратно кількості дітей. Тобто граничний розмір доходу, що дає право на ПСП у такого працівника 8480 грн (=4240 грн × 2). З 01.05.2024 пішов у відпустку на 18 календарних днів.
Бухгалтерія нарахувала йому:
в квітні 9764 грн, з них:
8000 грн – заробітна плата за повністю відпрацьований місяць;
4264 грн – відпускні за травень 2024.
в травні 3130,43 грн – заробітну плату за 9 робочих днів.
Бухгалтер у квітні не застосувала ПСП, позаяк нарахований у квітні 2024 дохід 12264 грн перевищив граничний розмір доходу, що дає цьому працівнику право на ПСП у 2024 році, – 8480 грн.
Утім, якщо розподілити перехідні виплати (відпускні), то матимемо протилежну ситуацію:
дохід за квітень – 8000 грн (зарплата без відпускних, так як відпускні повністю належать травню 2024 року, хоча й були виплачені у квітні 2024 року);
дохід за травень – 5885,74 грн (= зарплата за 9 робочих днів травня + відпускні за травень = 8000 × 9/23 + 4264 = 3130,43+ 3264 = 6394,43 грн, де 23 – кількість робочих днів травня 2024 року).
Як бачимо, дохід працівника в обох місяцях не перевищує граничного розміру доходу, тож слід застосувати ПСП.
Якщо б відпустка почалася ще у квітні 2024 року, то довелося б ще й розподілити відпускні між двома місяцями пропорційно кількості календарних днів відпустки у квітні та травні.
Аналогічна ситуація може виникнути й з перехідними лікарняними, коли лікарняний починається в одному місяці, а закінчується в іншому. Тоді загальну суму нарахованої допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю (як за 5 днів за рахунок установи, так і за решту днів за рахунок ПФУ) треба розподілити теж пропорційно кількості днів, що припадають на відповідний місяць.
