Перерахунок ПДФО — це інструмент виправлення помилок у розрахунку податку, а також уточнення минулих розрахунків, зокрема застосування податкової соціальної пільги.
Роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого ПДФО за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП.
Ситуації, коли проводиться перерахунок ПДФО
Зробити річний перерахунок потрібно, коли:
застосовано податкову соціальну пільгу (ПСП) без заяви працівника;
застосована ПСП за новоприйнятим працівником, який використав уже це право на минулій роботі;
неправильно був визначений граничний розмір доходу;
неправомірно було зупинено застосування ПСП;
не були розподілені перехідні виплати, що призвело до неправильного застосування чи незастосування ПСП та, як наслідок, неправильного нарахування ПДФО.
Штрафу за перерахунок та недоплату ПДФО, якщо така виявлена, немає. Сума такої недоплати має бути стягнута за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПКУ).
Застосували ПСП без заяви працівника
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівник (не держслужбовець) у вересні 2025 року півмісяця перебував у відпустці за власний рахунок і отримав зарплату в розмірі 4100 грн. Як наслідок, був утриманий ПДФО у такому розмірі:
(4100 – 1514) × 0,18 = 465,48 грн
Програма автоматично надала йому ПСП, так як 4100 грн < 4240 грн, де 4240 грн — це граничний дохід для отримання ПСП у 2025 році. Однак від даного працівника бухгалтер не отримував ніякої заяви на отримання ПСП. І бухгалтер не знає достовірно, чи не працює дана особа за сумісництвом ще десь і не отримує там ПСП. Отже, ПСП не мала застосовуватися. ПДФО мав бути такий:
4100 грн × 0,18 = 738 грн
Як наслідок, сталася недоплата ПДФО у розмірі 272,52 грн (= 738 – 465,48).
Застосували ПСП за новоприйнятим працівником
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівника у вересні 2025 року посеред місяця прийняли на роботу. Йому була нарахована зарплата 4100 грн. Бухгалтерська програма в автоматичному режимі нарахувала ПДФО за застосуванням ПСП, так як 4100 грн < 4240 грн.
Хоча заяву на отримання ПСП працівник і надав, але він не подав ніякої довідки з попереднього місця роботи, де він працював ще на початку вересня 2025 року. У довідці мала бути інформація про те, що ПСП до його зарплати на попередньому місці роботи у вересні 2025 року не застосовувалася. Працівник не може впродовж місяця отримувати дві ПСП за двома місцями роботи. Виходить, що ПСП за новим місцем роботи не треба було застосовувати, а тому сталася недоплата ПДФО (див. розрахунки попереднього прикладу). Або ж працівник має терміново надати таку довідку.
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівниця має 2-х дітей віком до 18 років. Вона подала документи, щоб отримати ПСП відповідно до пп. 169.1.2 ПКУ (кратно кількості дітей). Місячна зарплата працівниці за вересень 2025 — 8000,00 грн. Бухгалтер не надала ПСП, позаяк не застосувала до граничного розміру доходу кратність кількості дітей. Тобто порівняла місячний дохід працівниці 8000 грн з граничним розміром доходу 4240 грн:
8000 грн > 4240 грн
Як результат, оподаткувала ПДФО всю суму зарплати за вересень 2025:
8000 грн × 0,18 = 1440 грн
Натомість треба було перерахувати граничний розмір доходу на отримання ПСП кратно кількості дітей, тобто:
4240 грн × 2 = 8480 грн
І тоді при порівнянні місячного доходу працівниці з граничним розміром доходу на отримання ПСП виходить, що:
8000 грн < 8480 грн
Виходить, що до доходу працівниці мала бути застосована потрійна ПСП, а сума ПДФО мала б бути:
(8480 – 2 × 1514) × 0,18 = 981,36 грн
Отже, сталася переплата ПДФО на суму 458,64 грн (= 1440 – 981,36).
Неправомірно зупинили застосування ПСП
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівнику з місячним доходом 8000 грн, який має 2-х дітей, бухгалтер застосовувала ПСП впродовж січня–серпня 2025 року. Граничний розмір доходу на отримання ПСП застосовувався у подвійному розмірі (кратно кількості дітей), тобто 8480 грн (= 4240 грн × 2).
З вересня 2025-го по грудень 2025-го перестала надавати ПСП цьому працівникові, позаяк одному з дітей у вересні виповнилося 18 років. Хоча за нормами ПКУ бухгалтер мала надавати ПСП до кінця поточного року. Виходить, що у вересні–грудні 2025 року сталася переплата ПДФО за даним працівником. Наприклад, при нарахуванні зарплати працівник за вересень 2025 року без застосування ПСП вийшов такий ПДФО:
8000 грн × 0,18 = 1440 грн
Однак ПДФО за вересень 2025 року мав бути:
(8000 – 2×1514) × 0,18 = 894,96 грн
Тобто виходить за вересень 2025 переплата ПДФО:
1440 – 894,96 = 545,04 грн
Тобто виходить за вересень–грудень 2025 переплата ПДФО:
545,04 грн × 4 = 2180,16 грн
Виходить, що треба перерахувати весь ПДФО за період вересень–грудень 2025 року.
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівник — батько 2-х неповнолітніх дітей користувався правом на ПСП кратно кількості дітей. Тобто граничний розмір доходу, що дає право на ПСП у такого працівника 8480 грн (= 4240 грн × 2). З 01.10.2025 пішов у відпустку на 18 календарних днів.
Бухгалтерія нарахувала йому:
у вересні 12264 грн (8000 грн — зарплата за повністю відпрацьований місяць + 4264 грн — відпускні за жовтень 2025);
у жовтні 3130,43 грн — зарплата за 9 робочих днів.
Бухгалтер у вересні не застосувала ПСП, позаяк нарахований у вересні 2025 дохід 12264 грн перевищив граничний розмір доходу, що дає цьому працівнику право на ПСП у 2025 році, — 8480 грн.
Утім, якщо розподілити перехідні виплати (відпускні), то матимемо протилежну ситуацію:
дохід за вересень — 8000 грн (зарплата без відпускних, так як відпускні повністю належать вересню 2025 року, хоча й були виплачені у жовтні 2025 року);
дохід за жовтень — 5885,74 грн (= зарплата за 9 робочих днів вересня + відпускні за жовтень = 3130,43 + 4264 = 3130,43 + 4264 = 7394,43 грн).
Виходить, що дохід працівника в обох місяцях не перевищує граничного розміру доходу, тож слід застосувати ПСП.
Якби відпустка почалася ще у вересень 2025 року, то довелося б ще й розподілити відпускні між двома місяцями пропорційно кількості календарних днів відпустки у вересні та жовтні.
Аналогічна ситуація може виникнути й з перехідними лікарняними, коли лікарняний починається в одному місяці, а закінчується в іншому. Тоді загальну суму нарахованої допомоги у звʼязку з тимчасовою непрацездатністю (як за 5 днів за рахунок установи, так і за решту днів за рахунок ПФУ) треба розподілити теж пропорційно кількості днів, що припадають на відповідний місяць.
Висновки. Помилки при розрахунку ПДФО неминучі та є цілком нормальним явищем, особливо коли велика кількість працівників мають податкову соціальну пільгу. Виправити всі помилки без штрафних наслідків можна шляхом перерахунку ПДФО у кінці року або при звільненні працівника.
