Зробіть річний перерахунок ПДФО — переконайтеся, що правильно утримали податок з доходів фізичних осіб. Скористайтеся готовим алгоритмом перерахунку. Для вас це додаткова самоперевірка, чи не припустилися арифметичних хиб та чи правильно надали податкову соціальну пільгу (ПСП), а також можливість безболісно виправити помилку. Які ж прикрі помилки можна відловити?
Застосували ПСП без заяви працівника
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівник (не держслужбовець) у листопаді 2022 року півмісяця перебував у відпустці за власний рахунок і отримав заробітну плату в розмірі 3400 грн. Як наслідок, був утриманий ПДФО у такому розмірі:
(3400 – 1240,50)× 0,18 = 388,71 грн
Програма автоматично надала йому ПСП, так як 3400 грн < 3470 грн, де 3470 грн – це граничний дохід для отримання ПСП у 2022 році. Однак від даного працівника бухгалтер не отримував ніякої заяви на отримання ПСП. І бухгалтер не знає достовірно, чи не працює дана особа за сумісництвом ще десь і не отримує там ПСП. Отже, ПСП не мала застосовуватися. ПДФО мав бути такий:
3400 грн × 0,18 = 612 грн
Як наслідок, сталася недоплата ПДФО у розмірі 223,29 грн (= 612 – 388,71).
Застосували ПСП по новоприйнятому працівнику
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівника у листопаді 2022 року посеред місяця прийняли на роботу. Йому була нарахована зарплата 3400 грн. Бухгалтерська програма в автоматичному режимі нарахувала ПДФО за застосуванням ПСП, так як 3400 грн < 3470 грн.
Хоча заяву на отримання ПСП працівник і надав, але він не подав ніякої довідки з попереднього місця роботи, де він працював ще на початку листопада 2022 року. У довідці мала бути інформація про те, що ПСП до його зарплати на попередньому місці роботи у листопаді 2022 року не застосовувалася. Працівник не може впродовж місяця отримувати дві ПСП за двома місцями роботи. Виходить, що ПСП за новим місцем роботи не треба було застосовувати, а тому сталася недоплата ПДФО (див. розрахунки попереднього прикладу). Або ж працівник має терміново надати таку довідку.
Неправильно визначили граничний розмір доходу
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівниця має трьох дітей віком до 18 років. Вона подала документи, щоб отримати ПСП відповідно до пп. 169.1.2 ПКУ (кратно кількості дітей). Місячна зарплата працівниці за жовтень — 6700,00 грн. Бухгалтер не надала ПСП, позаяк не застосувала до граничного розміру доходу кратність кількості дітей. Тобто порівняла місячний дохід працівниці 6700 грн з граничним розміром доходу 3470 грн:
6700 грн > 3470 грн
Як результат, оподаткувала ПДФО всю суму зарплати за жовтень:
6700 грн × 0,18 = 1206 грн
Натомість треба було перерахувати граничний розмір доходу на отримання ПСП кратно кількості дітей, тобто:
3470 грн × 3 = 10410 грн
І тоді при порівнянні місячного доходу працівниці з граничним розміром доходу на отримання ПСП виходить, що:
6700 грн < 10410 грн
Виходить, що до доходу працівниці мала бути застосована потрійна ПСП, а сума ПДФО мала б бути:
(6700 – 3×1240,50) × 0,18 = 536,13 грн
Отже, сталася переплата ПДФО на суму 873,87 грн (= 1410 – 536,13).
Неправомірно зупинили застосування ПСП
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівнику з місячним доходом 6500 грн, який має двох дітей, бухгалтер застосовувала ПСП протягом січня — червня 2022 року. Граничний розмір доходу на отримання ПСП застосовувався у подвійному розмірі (кратно кількості дітей), тобто 6940 грн (=3470 грн ×2).
З липня 2022-го перестала надавати ПСП цьому працівникові, позаяк одному з дітей у червні виповнилося 18 років. Хоча за нормами ПКУ бухгалтер мала надавати ПСП до кінця поточного року. Виходить, що у липні-грудні 2022 року сталася переплата ПДФО по даному працівнику. Наприклад, при нарахуванні зарплати працівник за липень 2022 року без застосування ПСП вийшов такий ПДФО:
6500 грн × 0,18 = 1170 грн
Однак ПДФО за грудень 2022 року мав бути:
(6500 – 2×1240,50) × 0,18 = 723,42 грн
Виходить, що треба перерахувати весь ПДФО за період липень-грудень 2022 року.
Не розподілили перехідні виплати
ПРИКЛАД ПОМИЛКИ. Працівник — батько двох неповнолітніх дітей користувався правом на ПСП кратно кількості дітей. Тобто граничний розмір доходу, що дає право на ПСП у такого працівника 6940 грн (3470 грн × 2). З 01.08.2022 пішов у відпустку на 18 календарних днів.
Бухгалтерія нарахувала йому:
в липні 9764 грн, з них:
- 6500 грн — заробітна плата за повністю відпрацьований місяць;
- 3264 грн — відпускні за серпень.
в серпні 2455 грн — заробітну плату за 9 робочих днів.
Бухгалтер у липні не застосувала ПСП, позаяк нарахований у липні дохід 9764 грн перевищив граничний розмір доходу, що дає цьому працівнику право на ПСП у 2022 році, — 6940 грн.
Утім, якщо розподілити перехідні виплати (відпускні), то матимемо протилежну ситуацію:
- дохід за липень — 6700 грн (зарплата без відпускних, так як відпускні повністю належать серпню 2022 року, хоча й були виплачені у липні 2022 року);
- дохід за серпень — 5885,74 грн (= зарплата за 9 робочих днів серпня + відпускні за серпень = 6700 × 9/23 + 3264 = 2621,74 + 3264 = 5885,74 грн, де 23 – кількість робочих днів серпня 2022 року).
ВИМОГИ ДО ГРАФІКУ ВІДПУСТОК НА 2023 РІК
Як бачимо, дохід працівника в обох місяцях не перевищує граничного розміру доходу, тож слід застосувати ПСП.
Якщо б відпустка почалася ще у липні 2022 року, то довелося б ще й розподілити відпускні між двома місяцями пропорційно кількості календарних днів відпустки по липню та серпню.
Аналогічна ситуація може виникнути й з перехідними лікарняними, коли лікарняний починається в одному місяці, а закінчується в іншому. Тоді загальну суму нарахованої допомоги по тимчасовій непрацездатності (як за 5 днів за рахунок установи, так і за решту днів за рахунок Фонду) треба розподілити теж пропорційно кількості днів, що припадають на відповідний місяць.
