Перехідні лікарняні та відпускні — це виплати, що припадають на два різні місяці. Приклади і зразки у статті допоможуть правильно нарахувати перехідні лікарняні та перехідні відпускні, та відобразити їх у Податковому розрахунку
Перехідні відпускні та лікарняні мають певні особливості у нарахуванні їх розміру, а також нарахуванні зобов’язань з ЄСВ, ПДФО і військового збору. Наведемо кілька прикладів їх розрахунку аби показати практичне застосування правил нарахування. Спершу розглянемо зарплатні показники, які впливають на розрахунок відпускних та лікарняних, а також на нарахування ЄСВ, ПДФО і військового збору.
Перехідні відпускні та нові зарплатні показники
Для правильного нарахування зарплати, відпускних та лікарняних, ЄСВ, ПДФО і військового збору варто пам’ятати про базові показники:
Якщо нарахували перехідні відпускні та лікарняні, маєте знати як застосовувати ці базові показники, як розділяти суми відпускних та лікарняних, визначати базу нарахування ЄСВ, об’єкт оподаткування ПДФО і військового збору.
Наведені у таблиці розміри прив’язані до дати/місяця настання страхового випадку, оскільки до розрахунку береться розмір мінімальної зарплати, що діяла у місяці настання страхового випадку. Якщо страховий випадок настав у грудні 2024 року і розмір денної виплати обмежують за частиною 4 статті 12 Закону № 1105, перехідні лікарняні за грудень 2024, січень, лютий 2025 року за одним страховим випадком розраховуватимуть з денної виплати, що діяла у грудні 2024 року, тобто 262,81 грн. За умови, що денна виплата, обчислена із середньої зарплати, перевищує розмір денної виплати, обчисленої з мінімальної зарплати.
Якщо у грудні надали відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами та нарахували допомогу по вагітності та пологах із застосуванням обмеження її розміру, то при народженні двох дітей у травні 2025 року відпустку продовжать на 14 к. дн. та нарахують за ці дні декретні з денної виплати, що діяла у грудні 2024 року.
Якщо ж протягом останніх 12 місяців страховий стаж становить більше ніж 6 місяців, лікарняні та декретні за високої зарплати обмежують за правилами пункту 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266). На відміну від попереднього обмеження, максимальний розмір денної виплати прив’язаний до останнього місяця розрахункового періоду, тобто місяця, що передує місяцю настання страхового випадку. Максимальна велична бази нарахування ЄСВ, що діяла у цьому місяці (останньому місяці розрахункового періоду), є основою для обчислення обмеження денної виплати. Наведемо ці обмеження за місяцями настання страхового випадку аби полегшити роботу бухгалтеру:
Показник
Місяць настання страхового випадку
травень–грудень 2024 р.
січень 2025 р.
лютий–грудень 2025 р.
Максимальна денна виплата, грн
3942,18
3942,18
5256,24
Тож коли лікарняні за високої зарплати обчислюють з граничної денної виплати за страховим випадком, що настав у січні 2025 року, застосовуйте максимальну величину бази нарахування ЄСВ, що діяла у грудні 2024 року (останньому місяці розрахункового періоду), тобто не 160000,00 грн, а 120000,00 грн.
Як застосовувати ці показники на практиці — пояснимо на прикладах.
Як нарахувати перехідні відпускні за неповної зайнятості
Відпускні працівникам нараховуйте за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100). Нагадаємо, підставою для їх нарахування є наказ про надання відпустки. Саме у ньому визначено кількість днів, які потрібно оплатити.
Перехідні відпускні обчислюють за увесь період відпустки, але відносять за місяцями, за які їх нараховано. У місяці нарахування відпускних до бази нарахування ЄСВ, об’єкта оподаткування ПДФО і військового збору включать лише частинку відпускних, яка припадає на відповідний місяць.
Відпускні за неповної зайнятості обраховують так само, як і за повної зайнятості. Однак за неповної зайнятості є особливості у визначенні бази нарахування ЄСВ, об’єкта оподаткування ПДФО, а особливо коли мова йде про перехідні відпускні.
Розглянемо приклад.
Приклад 1. Обчислюємо перехідні відпускні за неповної зайнятості
З працівницею уклали трудовий договір на умовах неповної зайнятості — 20 годин на тиждень (основне місце роботи). Працівниця має двох дітей та користується ПСП. Із 24.06.2025 їй надали щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні (к. дн.). За 16 р. дн. червня їй нарахували 5714,29 грн зарплати. За розрахунковий період червень 2024–травень 2025 року їй нараховано зарплату в загальній сумі 40600 грн. Потрібно нарахувати відпускні, обчислити зобов’язання з ЄСВ, ПДФО і військового збору, відобразити у Податковому розрахунку.
Оскільки база нарахування ЄСВ за червень 6492,90 грн (5714,29 + 778,61) менше мінімальної зарплати за червень (8000,00), обчислюємо додаткову базу нарахування ЄСВ за червень:
У Додатку Д1 до Податкового розрахунку за червень 2025 року нарахування (зарплату, відпускні за неповної зайнятості, ЄСВ) відобразимо у чотирьох окремих рядках (див. зразок заповнення).
Як правило, коли нараховують перехідні відпускні за неповної зайнятості, що припадають на другу половину місяця, нараховують і зарплату за місяць, особливо якщо працівник має право на застосування ПСП.
Щоб нарахувати зобов’язання з ПДФО порівняємо червневі зарплату та відпускні за неповної зайнятості 6492,90 грн (5714,29 + 778,61) з граничним доходом для застосування ПСП, що кратний кількості дітей (8480 грн). Оскільки він менший граничного, до об’єкта оподаткування ПДФО застосовуємо ПСП, кратно кількості дітей (3028 грн).
Визначаємо об’єкт оподаткування ПДФО за червень:
6492,90 грн – 3028,00 грн = 3464,90 грн.
Відпускні за липень згідно з абзацом 3 підпункту 169.4.1 пункту 169.4 ПК не включаємо до об’єкту оподаткування за червень.
Нараховуємо зобов’язання з ПДФО:
за червень — 3464,90 грн × 18% = 623,68 грн;
за липень — 1890,91 грн × 18% = 340,36 грн. До липневого об’єкта оподаткування ПДФО ПСП не застосовуємо, оскільки невідомий дохід за повний місяць.
Нараховуємо зобов’язання з військового збору:
за червень — 6492,90 грн × 5% = 324,65 грн (при обчисленні військового збору ПСП не застосовуємо);
за липень — 1890,91 грн × 5% = 94,55 грн.
У розділі І Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за червень 2025 року суму зарплати за червень і перехідні відпускні за червень–липень відобразимо однією сумою в одному рядку за ознакою доходу — «101», за ознакою податкової соціальної пільги — «04»:
Як обчислити перехідні відпускні, коли зарплата висока
Відпускні завжди обчислюємо за Порядком № 100. Після того, як нарахували відпускні за високої зарплати, потрібно правильно нарахувати ЄСВ, а саме проконтролювати аби база нарахування не перевищила максимальну величину.
Перехідні відпускні для визначення бази нарахування ЄСВ потрібно розділити за місяцями, за які їх нараховано. Усі виплати за один місяць порівнюємо з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, якщо їх розмір перевищує максимальну величину, ЄСВ нараховуємо на цю величину. Якщо ж ні, ЄСВ нараховуємо на суму цих виплат. Це єдина особливість, яку слід контролювати коли нараховуємо перехідні відпускні за високої зарплати. Розглянемо приклади.
Приклад 2. Обчислюємо перехідні відпускні за високої зарплати у червні
Працівниці, яка є одинокою матір’ю, надали щорічну основну відпустку з 27.06.2025 тривалістю 24 к. дн. За відпрацьовані робочі дні червня їй нарахували зарплату в сумі 153809,50 грн. За розрахунковий період червень 2024–липень 2025 року, який відпрацьовано повністю, їй нарахували зарплату в загальній сумі 1919170,00 грн. Потрібно обчислити відпускні, нарахувати зобов’язання з ЄСВ, відобразити це у Додатку Д1.
Відпускні за високої зарплати обчислюємо за Порядком № 100, для цього визначаємо середньоденну зарплату:
1919170,00 грн ÷ 365 к. дн. = 5258,00 грн.
Перехідні відпускні тривалістю 24 к. дн. складаються із 4 к. дн. червня та 20 к. дн. липня.
за червень — 5258,00 грн × 4 к. дн. = 21032,00 грн;
липень — 5258,00 грн × 20 к. дн. = 105160,00 грн.
Нараховуємо ЄСВ:
на зарплату за червень — 153809,50 грн × 22% = 33838,10 грн;
відпускні за червень — (160000 грн – 153809,50 грн) × 22% = 1361,91 грн. Оскільки сума зарплати і відпускних за червень 174841,50 грн (153809,50 + 21032,00) перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ, нараховуємо ЄСВ на різницю цієї величини та суми зарплати — 6190,48 грн (160000,00 – 153809,50);
У Додатку Д1 до Податкового розрахунку за червень 2025 року нарахування (зарплату, відпускні за високої зарплати, ЄСВ) відобразимо у трьох окремих рядках. Суму відпускних за червень (21032,00 грн) відображаємо у реквізиті 16, а різницю, на яку нарахували ЄСВ, у реквізиті 17 (див. зразок заповнення).
У бюджетній сфері бюджетне законодавство забороняє оплачувати перехідну відпустку, що припадає на наступний бюджетний період. Тобто, якщо відпустка розпочата у грудні 2024 року, а закінчується у січні 2025 року — бухгалтер має право оплати відпускні виключно за грудень 2024 року. Відпускні за січень 2025 року будуть оплачені лише у січні 2025 року за середньоденною виплатою, що обчислена у грудні 2024 року.
Як виплатити перехідні лікарняні, якщо зарплата низька
Лікарняні обчислюйте за Законом № 1105 та Порядком № 1266. Для робітників/працівників, у яких зарплата у межах мінімальної зарплати або трохи перевищує її, потрібно бути особливо уважним з нарахуванням ЄСВ на перехідні лікарняні. Їх нараховуємо за минулий та поточний місяці. Потрібно контролювати нарахування ЄСВ за минулий місяць, за який нараховуєте лікарняні. Для наочності розглянемо приклад.
Приклад 3. Обчислюємо лікарняні, якщо зарплата низька
Робітниці, за червень нарахували зарплату за 18 р. дн. в сумі 6857,14 грн (основне місце роботи). З 26.06.2025 по 08.07.2025 вона доглядала за хворою дитиною. З 09.07.2025 по 18.07.2025 вона хворіла. За 9 р. дн. липня їй нарахували зарплату в сумі 3130,44 грн. Її страховий стаж 7 років і 2 місяці. За 12 місяців перед настанням першого страхового випадку її страховий стаж становить 5,5 місяці, а перед настанням другого страхового випадку — 6,5 місяці. Середньоденну зарплату розрахували за Порядком № 1266 для першого страхового випадку — 225,65 грн, для другого — 227,35 грн. Потрібно нарахувати перехідні лікарняні, ЄСВ і відобразити нарахування у Додатку Д1.
Розмір денної виплати для першого та другого страхового випадку не може перевищувати 262,81 грн (див. розділ «Які нові зарплатні показники»).
Обчислимо денну виплату:
для першого страхового випадку — 225,65 грн × 70% = 157,96 грн;
другого страхового випадку — 227,35 грн × 70% = 159,15 грн.
додаткову базу нарахування ЄСВ — 2014,38 грн × 22% = 443,16 грн. Для цього від мінімальної зарплати липня віднімемо нараховані за липень лікарняні та зарплату (8000,00 грн – 2855,18 грн – 3130,44 грн = 2014,38 грн).
Усі ці нарахування потрібно відобразити у Додатку Д1 за липень (лікарняні, якщо зарплата низька, за червень і липень, зарплату за липень, додаткову базу нарахування ЄСВ за червень і липень) у п’яти окремих рядках.
Для працівниць за основним місцем роботи мінімальний гарантований розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами не може бути меншим за обчислений з мінімальної зарплати, що діяла у місяці настання страхового випадку. Після підвищення розміру мінімальної зарплати, розмір допомоги по вагітності та пологах не перераховують, але контролюють базу нарахування ЄСВ у місяцях, за які цю виплату нараховано.
Якщо ж мінімальну зарплату не підвищують у період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, все одно під час нарахування ЄСВ потрібно відслідковувати базу нарахування ЄСВ за місяці, у яких кількість календарних днів менша 31, та в останньому місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Для наочності розглянемо приклад.
Приклад 4. Обчислюємо допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами
Прибиральниці відкрито листок непрацездатності за медичним висновком «Вагітність та пологи» з 27.03.2025 тривалістю 126 к. дн. За 18 р. дн. березня їй нарахували зарплату в сумі 6857,14 грн. За Порядком № 1266 розрахували денну виплату за розрахунковий період березень 2024 – лютий 2025 року. Її розмір — 261,71 грн. Потрібно нарахувати допомогу по вагітності та пологах, ЄСВ, відобразити суми у Додатку Д1.
Оскільки денна виплата, розрахована із зарплати, менша мінімальної денної виплати, що розрахована з мінімальної зарплати за березень (261,71 < 262,81), допомогу по вагітності та пологах нараховуємо з денної виплати 262,81 грн (див. розділ «Які нові зарплатні показники»).
Розмір допомоги по вагітності та пологах:
262,81 грн × 126 к. дн. = 33114,06 грн.
На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
Допомогу по вагітності та пологах розподіляємо у розрізі місяців, на які припали дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
за березень — 262,81 грн × 5 к. дн. = 1314,05 грн;
У квітні, червні та липні 2025 року допомога по вагітності та пологах за розміром не перевищує мінімальну заробітну плату, у зв’язку з цим у ці місяці виникає додаткова база нарахування ЄСВ (115,70 грн) та відповідні зобов’язання з ЄСВ (25,45 грн). Ці суми потрібно відобразити відповідно у Додатках Д1 за квітень, червень, липень (за умови, що 31 липня їй буде надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення трирічного віку).
У липні відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами можуть продовжити, можуть надати відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, або ж взагалі прибиральниця може вийти на роботу. Саме тому у Додатку Д1 за березень 2025 року у рядку зі значенням «072025» зазначаємо кількість днів у трудових відносинах за увесь місяць (31) та кількість днів відпустки, що припала на липень (30). Бухгалтер за липень діятиме залежно від ситуації, що настане, нарахує декретні, нарахує ЄСВ на додаткову базу або нарахує зарплату. Відповідно у Додатку Д1 за липень за потреби скоригує правильну кількість днів перебування у трудових відносинах та кількість днів відпустки. Якщо 31 липня їй буде надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення трирічного віку, коригувати дні не доведеться, лише відобразити додаткову базу нарахування ЄСВ.
