Відпускні та лікарняні вважатимуть перехідними коли дата їх початку відповідає одному календарному місяцю, а дата закінчення припадає на інший календарний місяць.
Перехідні відпускні та лікарняні мають певні особливості у нарахуванні їх розміру, а також нарахуванні зобов’язань з ЄСВ, ПДФО і військового збору. Наведемо кілька прикладів їх розрахунку аби показати практичне застосування правил нарахування. Спершу розглянемо зарплатні показники, які впливають на розрахунок відпускних та лікарняних, а також на нарахування ЄСВ, ПДФО і військового збору.
Які нові зарплатні показники
Для правильного нарахування зарплати, відпускних та лікарняних, ЄСВ, ПДФО і військового збору варто пам’ятати про базові показники:
Якщо нарахували перехідні відпускні та лікарняні, маєте знати як застосовувати ці базові показники, як розділяти суми відпускних та лікарняних, визначати базу нарахування ЄСВ, об’єкт оподаткування ПДФО і військового збору.
Наведені у таблиці розміри прив’язані до дати/місяця настання страхового випадку, оскільки до розрахунку береться розмір мінімальної зарплати, що діяла у місяці настання страхового випадку. Якщо страховий випадок настав у березні 2024 року і розмір денної виплати обмежують за частиною 4 статті 12 Закону № 1105, перехідні лікарняні за березень, квітень, травень за одним страховим випадком розраховуватимуть з денної виплати, що діяла у березні, тобто 233,25 грн.
Якщо ж протягом останніх 12 місяців страховий стаж становить більше ніж 6 місяців, лікарняні та декретні за високої зарплати обмежують за правилами пункту 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі – Порядок № 1266). На відміну від попереднього обмеження, максимальний розмір денної виплати прив’язаний до останнього місяця розрахункового періоду, тобто місяця, що передує місяцю настання страхового випадку. Максимальна велична бази нарахування ЄСВ, що діяла у цьому місяці (останньому місяці розрахункового періоду), є основою для обчислення обмеження денної виплати. Наведемо ці обмеження за місяцями настання страхового випадку аби полегшити роботу бухгалтеру:
Показник
Місяць настання страхового випадку
січень
лютий–квітень
травень–грудень
Максимальна денна виплата, грн
3301,58
3498,69
3942,18
Як застосовувати ці показники на практиці – пояснимо на прикладах.
Як нарахувати відпускні за неповної зайнятості
Відпускні працівникам нараховуйте за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок № 100). Нагадаємо, підставою для їх нарахування є наказ про надання відпустки. Саме у ньому визначено кількість днів, які потрібно оплатити.
Перехідні відпускні обчислюють за увесь період відпустки, але відносять за місяцями, за які їх нараховано. У місяці нарахування відпускних до бази нарахування ЄСВ, об’єкта оподаткування ПДФО і військового збору включать лише частинку відпускних, яка припадає на відповідний місяць.
Відпускні за неповної зайнятості обраховують так само, як і за повної зайнятості. Однак за неповної зайнятості є особливості у визначенні бази нарахування ЄСВ, об’єкта оподаткування ПДФО, а особливо коли мова йде про перехідні відпускні.
Розглянемо приклад.
Приклад 1. Обчислюємо перехідні відпускні за неповної зайнятості
З працівницею уклали трудовий договір на умовах неповної зайнятості – 20 годин на тиждень (основне місце роботи). Працівниця має двох дітей та користується ПСП. Із 25.03.2024 їй надали щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні (к. дн.). За 16 р. дн. березня їй нарахували 5714,29 грн зарплати. За розрахунковий період березень 2023–лютий 2024 року їй нараховано зарплату в загальній сумі 40600 грн. Потрібно нарахувати відпускні, обчислити зобов’язання з ЄСВ, ПДФО і військового збору, відобразити у Податковому розрахунку.
Оскільки база нарахування ЄСВ за березень 6490,80 грн (5714,29 + 776,51) менше мінімальної зарплати за березень (7100,00), обчислюємо додаткову базу нарахування ЄСВ за березень:
У Додатку Д1 за березень до Податкового розрахунку за І квартал 2024 року нарахування (зарплату, відпускні за неповної зайнятості, ЄСВ) відобразимо у чотирьох окремих рядках (див. зразок заповнення).
Як правило, коли нараховують перехідні відпускні за неповної зайнятості, що припадають на другу половину місяця, нараховують і зарплату за місяць, особливо якщо працівник має право на застосування ПСП.
Щоб нарахувати зобов’язання з ПДФО порівняємо березневі зарплату та відпускні за неповної зайнятості 6490,80 грн (5714,29 + 776,51) з граничним доходом для застосування ПСП, що кратний кількості дітей (8480 грн). Оскільки він менший граничного, до об’єкта оподаткування ПДФО застосовуємо ПСП, кратно кількості дітей (3028 грн).
Визначаємо об’єкт оподаткування ПДФО за березень:
6490,80 грн – 3028,00 грн = 3462,80 грн.
Відпускні за квітень згідно з абзацом 3 підпункту 169.4.1 пункту 169.4 ПК не включаємо до об’єкту оподаткування за березень.
Нараховуємо зобов’язання з ПДФО:
за березень – 3462,80 грн × 18% = 623,30 грн;
за квітень – 1885,81 грн × 18% = 339,45 грн. До квітневого об’єкта оподаткування ПДФО ПСП не застосовуємо, оскільки невідомий дохід за повний місяць.
Нараховуємо зобов’язання з військового збору:
за березень – 6490,80 грн × 1,5% = 97,36 грн (при обчисленні військового збору ПСП не застосовуємо);
за квітень – 1885,81 грн × 1,5% = 28,29 грн.
У розділі І Додатку 4ДФ за березень до Податкового розрахунку за І квартал 2024 року суму зарплати за березень і перехідні відпускні за березень–квітень відобразимо однією сумою в одному рядку за ознакою доходу – «101», за ознакою податкової соціальної пільги – «04»:
Відпускні завжди обчислюємо за Порядком № 100. Після того, як нарахували відпускні за високої зарплати, потрібно правильно нарахувати ЄСВ, а саме проконтролювати аби база нарахування не перевищила максимальну величину.
Перехідні відпускні для визначення бази нарахування ЄСВ потрібно розділити за місяцями, за які їх нараховано. Усі виплати за один місяць порівнюємо з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, якщо їх розмір перевищує максимальну величину, ЄСВ нараховуємо на цю величину. Якщо ж ні, ЄСВ нараховуємо на суму цих виплат. Це єдина особливість, яку слід контролювати коли нараховуємо перехідні відпускні за високої зарплати. Розглянемо приклади.
Приклад 2. Обчислюємо перехідні відпускні за високої зарплати у березні
Працівниці, яка є одинокою матір’ю, надали щорічну основну відпустку з 27.03.2024 тривалістю 24 к. дн. За відпрацьовані робочі дні березня їй нарахували зарплату в сумі 96000,00 грн. За розрахунковий період березень 2023–лютий 2024 року, який відпрацьовано повністю, їй нарахували зарплату в загальній сумі 1339800,00 грн. Потрібно обчислити відпускні, нарахувати зобов’язання з ЄСВ, відобразити це у Додатку Д1.
Відпускні за високої зарплати обчислюємо за Порядком № 100, для цього визначаємо середньоденну зарплату:
1339800,00 грн ÷ 366 к. дн. = 3660,66 грн.
Перехідні відпускні тривалістю 24 к. дн. складаються із 5 к. дн. березня та 19 к. дн. квітня.
за березень – 3660,66 грн × 5 к. дн. = 18303,30 грн;
квітень – 3660,66 грн × 19 к. дн. = 69552,54 грн.
Нараховуємо ЄСВ:
на зарплату за березень – 96000 грн × 22% = 21120 грн;
відпускні за березень – (106500,00 грн – 96000,00 грн) × 22% = 2310,00 грн. Оскільки сума зарплати і відпускних за березень 114303,30 грн (96000,00 + 18303,30) перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ, нараховуємо ЄСВ на різницю цієї величини та суми зарплати – 10500,00 грн (106500,00 – 96000,00);
У Додатку Д1 за березень до Податкового розрахунку за І квартал 2024 року нарахування (зарплату, відпускні за високої зарплати, ЄСВ) відобразимо у трьох окремих рядках. Суму відпускних за березень (18303,30 грн) відображаємо у реквізиті 16, а різницю, на яку нарахували ЄСВ, у реквізиті 17 (див. зразок заповнення).
Приклад 3. Обчислюємо перехідні відпускні за високої зарплати у квітні (продовження прикладу 2)
Тій самій працівниці надали соціальну додаткову відпустку як одинокій матері, що має двох дітей до 14 років, з 20.04.2024 тривалістю 17 к. дн. За розрахунковий період квітень 2023–березень 2024 року, який відпрацьовано повністю, їй нарахували зарплату в загальній сумі 1346400,00 грн. Потрібно обчислити відпускні, нарахувати зобов’язання з ЄСВ, відобразити це у Додатку Д1.
Відпускні за високої зарплати обчислюємо за Порядком № 100, для цього визначаємо середньоденну зарплату:
1346400,00 грн ÷ 366 к. дн. = 3678,69 грн.
Перехідні відпускні тривалістю 17 к. дн. складаються із 11 к. дн. квітня та 6 к. дн. травня.
Нараховуємо відпускні:
за квітень – 3678,69 грн × 11 к. дн. = 40465,59 грн;
травень – 3678,69 грн × 6 к. дн. = 22072,14 грн.
Нараховуємо ЄСВ:
на відпускні за квітень – 40465,59 грн × 22% = 8902,43 грн;
відпускні за травень – 22072,14 × 22% = 4855,87 грн.
ЄСВ нараховуємо на фактично нараховану суму відпускних, оскільки відпускні за високої зарплати за квітень, що нарахували у березні (див. приклад 2), та відпускні за квітень, нараховані у квітні (69552,54 + 40465,59 = 110018,13), не перевищують новий квітневий розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ (120000,00 грн).
У Додатку Д1 за квітень до Податкового розрахунку за ІІ квартал 2024 року нарахування (відпускні за високої зарплати, ЄСВ) відобразимо у двох окремих рядках (див. зразок заповнення).
Лікарняні обчислюйте за Законом № 1105 та Порядком № 1266. Для робітників/працівників, у яких зарплата у межах мінімальної зарплати або трохи перевищує її, потрібно бути особливо уважним з нарахуванням ЄСВ на перехідні лікарняні. Їх нараховуємо за поточний і минулий місяць. Потрібно контролювати нарахування ЄСВ за минулий місяць, за який нараховуєте лікарняні. Для наочності розглянемо приклад.
Приклад 4. Обчислюємо лікарняні, якщо зарплата низька
Робітниці, у березні нарахували зарплату за 18 р. дн. в сумі 6085,71 грн (основне місце роботи). З 27.03.2024 по 08.04.2024 вона доглядала за хворою дитиною. З 09.04.2024 по 19.04.2024 вона хворіла. За 7 р. дн. квітня їй нарахували зарплату в сумі 2545,46 грн. Її страховий стаж 7 років і 2 місяці. За 12 місяців перед настанням першого страхового випадку її страховий стаж становить 5,5 місяці, а перед настанням другого страхового випадку – 6,5 місяці. Середньоденну зарплату розрахували за Порядком № 1266 для першого страхового випадку – 225,65 грн, для другого – 227,35 грн. Потрібно нарахувати перехідні лікарняні, ЄСВ і відобразити нарахування у Додатку Д1.
Розмір денної виплати для першого страхового випадку не може перевищувати 233,25 грн (див. розділ «Які нові зарплатні показники»).
Обчислимо денну виплату:
для першого страхового випадку – 225,65 грн × 70% = 157,96 грн;
другого страхового випадку – 227,35 грн × 70% = 159,15 грн.
Для першого страхового випадку обчислюємо допомогу по тимчасовій непрацездатності:
за березень – 157,96 грн × 5 к. дн. = 789,80 грн;
квітень – 157,96 грн × 8 к. дн. = 1263,68 грн.
Для другого страхового випадку обчислюємо за квітень:
оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності – 159,15 грн × 5 к. дн. = 795,75 грн;
допомогу по тимчасовій непрацездатності – 159,15 грн × 6 к. дн. = 954,90 грн.
До органу ПФУ подаємо електронну заяву-розрахунок на суму 3008,38 грн (789,80 грн + 1263,68 грн + 954,90 грн) для отримання фінансування.
Нараховуємо ЄСВ за березень:
на лікарняні за березень – 789,80 грн × 22% = 173,76 грн;
додаткову базу нарахування ЄСВ – 224,49 грн × 22% = 49,39 грн. Для цього від мінімальної зарплати березня віднімемо нараховані за березень зарплату і лікарняні (7100,00 грн – 6085,71 грн – 789,80 грн = 224,49 грн).
додаткову базу нарахування ЄСВ – 2440,21 грн × 22% = 536,85 грн. Для цього від мінімальної зарплати квітня віднімемо нараховані за квітень лікарняні та зарплату (8000,00 грн – 3014,33 грн – 2545,46 грн = 2440,21 грн).
У Додатку Д1 за квітень до Податкового розрахунку за ІІ квартал 2024 року нарахування (лікарняні, якщо зарплата низька, зарплату, ЄСВ) відобразимо у п’яти окремих рядках (див. зразок заповнення).
Для працівниць за основним місцем роботи мінімальний гарантований розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами не може бути меншим за обчислений з мінімальної зарплати, що діяла у місяці настання страхового випадку. Після підвищення розміру мінімальної зарплати, розмір допомоги по вагітності та пологах не перераховують, але контролюють базу нарахування ЄСВ у місяцях, за які цю виплату нараховано.
Якщо у І кварталі 2024 року обчислили декретні з гарантованого мінімального розміру перевіряйте базу нарахування ЄСВ у квітні, травні, червні, липні та серпні 2024 року. Для наочності розглянемо приклад.
Якщо у ІІ кварталі 2024 року чи пізніше обчислили декретні з гарантованого мінімального розміру перевіряйте базу нарахування ЄСВ за місяці, у яких 30 календарних днів (квітень, червень, вересень тощо).
Приклад 5. Обчислюємо допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами
Прибиральниці відкрито листок непрацездатності за медичним висновком «Вагітність та пологи» з 27.03.2024 тривалістю 126 к. дн. За 18 р. дн. березня їй нарахували зарплату в сумі 6359,57 грн. За Порядком № 1266 розрахували денну виплату за розрахунковий період березень 2023 – лютий 2024 року. Її розмір – 231,51 грн. Потрібно нарахувати допомогу по вагітності та пологах, ЄСВ, відобразити суми у Додатку Д1.
Оскільки денна виплата, розрахована із зарплати, менша мінімальної денної виплати, що розрахована з мінімальної зарплати за березень (231,51 < 233,25), допомогу по вагітності та пологах нараховуємо з денної виплати 233,25 грн (див. розділ «Які нові зарплатні показники»).
Розмір допомоги по вагітності та пологах:
233,25 грн × 126 к. дн. = 29389,50 грн.
На цю суму складаємо та подаємо через портал ПФУ заяву-розрахунок для отримання фінансування.
Допомогу по вагітності та пологах розподіляємо у розрізі місяців, на які припали дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
за березень – 233,25 грн × 5 к. дн. = 1166,25 грн;
У Додатку Д1 за березень до Податкового розрахунку за І квартал 2024 року нарахування (зарплату, декретні, ЄСВ) відобразимо у шести окремих рядках (див. зразок заповнення).
У липні відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами можуть продовжити, можуть надати відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, або ж взагалі прибиральниця може вийти на роботу. Саме тому у Додатку Д1 за березень у рядку зі значенням «072024» не зазначаємо кількість днів у трудових відносинах та кількість днів відпустки. Бухгалтер за липень діятиме залежно від ситуації, що настане, нарахує декретні, нарахує ЄСВ на додаткову базу або нарахує зарплату.
