експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Як правильно подати заяву-розрахунок лікарняних до ПФУ? Завантажуйте оновлений зразок і використовуйте перевірений алгоритм, щоб заповнити все з першого разу!
Для всіх страхових виплат діє єдина форма заяви заяви-розрахунку. Її подають як для отримання лікарняних, так і для отримання декретних, допомоги на поховання та виплат потерпілим на виробництві.
Нова форма заяви-розрахунку на виплату лікарняних 2025
Нова заява-розрахунок з від ПФУ майже така ж, як і її попередниця від ФСС. Нагадаємо, із 7 листопада 2025 року чинна Постанова № 28-1. Серед відмінностей бланку ПФУ від попередника від ФСС зокрема щодо розмежування лікарняних і декретних. У заяві-розрахунку ФСС лікарняні та декретні подаються в одній таблиці І. У новій же заяві-розрахунку від ПФУ лікарняні та декретні подаються у двох різних розділах:
розділ І «Допомога по тимчасовій непрацездатності»;
розділ ІІ «Допомога на поховання».
Також замість МФО банку тепер має зазначатися код ID НБУ, що є кодом це ЄДРПОУ комерційного банку чи Казначейства, через які установа отримує страхові виплати.
Новий бланк заяви-розрахунку 2025 наведений нижче. На основі зразка заповнення попереднього бланку від ФСС, можна заповнити новий.
Попередня форма заяви-розрахунку на виплату лікарняних
Щодо самого бланку з Постанови № 12 від ФСС, то він уже давно застосовується дещо у зміненому вигляді, хоча самих змін до Постанови № 12 не вносилося. Свого часу цей оновлений бланк був розміщений на сайті ФСС. Серед тодішніх змін було:
оновлено типи причин непрацездатності. Відтак «Вагітність і пологи» — це код «2» (був «8»), причини пов’язані з COVID-19 — це код «10» (був «11»). Код загальних причин непрацездатності той самий — «1». Також з’явився код лікарняного для необхідності догляду за хворим членом сім’ї — «4». Значення цих усіх кодів можна знайти на сайті урядового порталу;
додані коди причин тимчасової непрацездатності за профзахворюваннями і нещасними випадками на виробництві. Це код «11» — для профзахворювань та «12» — для нещасного випадку.
Фактично тоді був оновлений не сам бланк, а лише самі коди причин непрацездатності у розшифровці до бланку. Вищезгадані оновлення відсутні в офіційній версії документів у Постанові № 12, так як ФСС змін до неї не вніс. Однак обійтися без них уже не можна — е-лікарняні використовують оновлені коди причин непрацездатності. Новий бланк заяви-розрахунку від ПФУ вже враховує цю ситуацію.
Щодо серії лікарняного (колонка 7 розділу І заяви-розрахунку), то у е-лікарняних такого реквізиту немає. Однак у бланку заяви-розрахунку графа під цей реквізит залишається. Це значить, що при заповненні заяви-розрахунку за е-лікарняним просто слід поставити у дану комірку знак «х». Якщо ж використовується паперовий лікарняний, то тоді треба ставити ще й серію. Нагадуємо, що умовах воєнного часу як виняток можливим ще є застосування паперових лікарняних, якщо лікар не має доступу до електронної бази.
Форма бланку заяви-розрахунку на виплату лікарняних, який діяв до 7 листопада 2025 року наведена нижче.
Після того, як ПФУ замінив ФСС, змінився і порядок подання заяви-розрахунку. Зараз заява розрахунок на виплату лікарняних можете подаватися в електронній або паперовій формі, однак кожен із способів має свої особливості, про них — далі.
Заява розрахунок в електронному вигляді: як подати до ПФУ
Заява розрахунок в електронному вигляді подається через особистий кабінет на веб-порталі електронних послуг ПФУ. До заяви-розрахунку автоматично підтягнуться необхідні дані з електронних листків непрацездатності.
ПФУ також роз’яснив деякі особливості подання електронних заяв-розрахунків:
максимальну кількість листків непрацездатності в одній заяві-розрахунку обмежили до 200 шт.;
заборонено використовувати лапки у назві суб’єкта господарювання, коли заповнюєте заяви-розрахунку;
щоб подати заяви-розрахунки, не потрібно укладати з ПФУ договір про визнання КЕП, як це було передбачено раніше у взаємовідносинах із ФСС.
Як подати заяву-розрахунок до ПФУ в паперовій формі
Можливість подати заяву-розрахунок для виплати лікарняних у паперовій формі є. Заяву-розрахунок можна скласти в паперовій формі та подати її до будь-якого сервісного центру ПФУ. За цього способу подання не забудьте додати до заяви-розрахунку відскановані копії паперових листків непрацездатності.
Коли лікарняні мають бути виплачені ПФУ за заявою-розрахунком
ПФУ повинен надати фінансування впродовж 3-х днів після надходження заяви-розрахунку.
Заява розрахунок на виплату лікарняних: як заповнити
Заповненню заяви-розрахунку передує оформлення рішення осіб, які уповноважені керівником установи для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності, наприклад це може бути протокол комісії з соціального страхування або рішення уповноваженого. Для цього можна скористатися бланком з Додатку до постанови ФСС від 19.07.2018 № 13. Або ж взяти його в основу для розробки власного документа.
Увага: день видачі е-лікарняного = день статусу «Готовий до сплати»
Нагадуємо, що статусу «Готовий до сплати» е-лікарняний набуває в залежності від причини непрацездатності:
«вагітність і пологи» (код 2) — через 7 днів з дати ВІДКРИТТЯ листка непрацездатності (п. 3 розділу ІІ Порядку №1234);
інші причини непрацездатності — через 7 днів після дати ЗАКРИТТЯ листка непрацездатності (п. 1 розділу ІІІ Порядку №1234).
Статус «Готовий до сплати» має з’являтися у електронній системі на наступний день після спливу згаданого 7-денного терміну. При цьому день відкриття (закриття) при відліку 7-денного терміну не рахується — 1-й день з 7-денного терміну рахується з наступного дня за днем відкриття (закриття).
Якщо ж раптом під час воєнного стану поданий паперовий лікарняний, то тоді днем його подачі є той день, коли працівник подав його установу на розгляд комісії/уповноваженого чи інших визначених керівником установи осіб.
основний спосіб — в електронній формі. Це можна зробити через особистий кабінет на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Перевага такого способу — при заповненні форми на порталі автоматично мають підтягуватися потрібні листки непрацездатності, за умови, що вони також електронні. Автоматично в такому разі підтягуються й дані з таких електронних листків. Очевидно, що треба мати кваліфікований електронний підпис;
альтернативний — у паперовій формі.Він допускається, але при подачі паперової заяви-розрахунку ще й разом треба подати електронну копію на електронному носії інформації (якому саме — ПФУ не уточнює). Подавати слід до будь-якого відділу обслуговування громадян (сервісного центру) ПФУ.
При цьому за електронними та паперовими листками непрацездатності складаються окремізаяви-розрахунки.
Порядок № 12 не передбачає подачі до ПФУ інших документів, крім заяви-розрахунку. Хоча цілком можливо, що у разі попередньої перевірки заявки ПФУ може захотіти побачити додаткові документи.
Заяву-розрахунок слід подати ПФУ впродовж 5 робочих днів із дати, коли уповноважені особи з соціального страхування установи прийняла рішення призначити матеріальне забезпечення (п. 2 Порядку з Постанови № 12). Цей строк однаковий для е-лікарняних і паперових лікарняних. В одну й ту ж саму заяву-розрахунок можна включати й е-лікарняні, і паперові лікарняні, якщо такі є.
ПФУ попередньо перевіряє заявки. Лише якщо у нього немає зауважень, він профінансує виплати — впродовж 10 робочих днів, а з вагітності і пологів — 3-х робочих днів (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105). Однак часто через проблеми з фінансуванням ПФУ виплату затримують.
Приклад заповненої заяви-розрахунку на отримання коштів від ПФУ на старій формі наведений нижче. Нова форма заяви-розрахунку від ПФУ з Постанови № 28-1 заповнюється аналогічно та набуде чинності з дня оприлюднення Постанови № 28-1.
Коли виплачувати працівникам отримані кошти від ПФУ
Після отримання коштів від ПФУ, їх слід виплатити у найближчий день виплати зарплати (див. пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закону № 1105). А от допомога на поховання виплачується не пізніше наступного робочого дня після того, як надійшли кошти з ПФУ.
Повідомити про виплату коштів застрахованим особам ПФУ — обов’язок як страхувальника. Тож впродовж місяця слід надіслати до ПФУ повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Якщо ПФУ не отримає інформації про виплату коштів застрахованим особам упродовж 3-х місяців із дня, коли перерахував фінансування, то він може провести перевірку.
