експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Як створити та відправити повідомлення про виплату коштів в ПФУ — розповідаємо у статті. На прикладі покажемо, як подати повідомлення про виплату коштів застрахованим особам швидко і без помилок
Звітування про виплату коштів застрахованим особам відбувається шляхом подачі до Пенсійного фонду України (далі — ПФУ, Фонд) спеціального повідомлення, що за своєю суттю є звітом про витрачання коштів Фонду.
Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (далі — Повідомлення) це таблиця з:
переліком осіб, яким установа виплатила отримані кошти з ПФУ;
Як відправити повідомлення про виплату коштів в ПФУ
Повідомлення має затверджену форму — бланк, якого слід дотримуватися.
Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам: бланк
Бланк Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам містить Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12). Однак уже є новий бланк повідомлення, що затверджений постановою правління ПФУ України від 19.08.2025 № 28-1 (далі — Постанова № 28-1), яка станом на початок листопада 2025 чинностіне набула. Старий бланк даного Повідомлення з Порядку № 12 наведений нижче.
Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам: новий бланк
Новий бланк Повідомлення з Постанова № 28-1 наведений нижче. Зміни несуттєві — загалом редакційного характеру, наприклад у підписах полів з підписом (Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ замість прізвища, ініціалів імені та по батькові).
Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам: коли подавати
Термін подання повідомлення про виплату коштів застрахованим особам 2025 року — один місяць з дня виплати(п. 10 Порядку № 12). Дата відраховується не з дня отримання коштів від Фонду на спецрахунок установи, а з дня виплати цих грошей (лікарняних, декретних, інших страхових виплат) безпосередньо працівнику. Якщо крайній день подачі повідомлення припадає на вихідний, то краще подати на день раніше, так як Порядок № 12 дану ситуацію не роз’яснює.
найближчий день виплати зарплати — це строк для страхувальника сплатити лікарняні коштами Фонду, які уже надійшли на спецрахунок (див. пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закону № 1105). Це може бути як зарплата за другу половину місяця, так і аванс.
Наприклад, якщо кошти з Фонду отримали 20.11.2025, а виплатили зарплату та лікарняні 25.11.2025, то останнім днем подачі повідомлення про виплату до Фонду буде 25.12.2025.
Увага: виплатили — відзвітуйте через місяць.
Якщо Повідомлення подано невчасно, то платити штраф не доведеться, а ось перевірка від Фонду стає можливою. Якщо від страхувальника не надходить інформація про виплати застрахованим особам впродовж 3-х місяців, то Фонд має право перевірити цільове використання своїх коштів (п. 11 Порядку № 12).
То як створити повідомлення про виплату коштів в ПФУ? Подати повідомлення можна трьома способами:
віднести особисто в Фонд;
надіслати лист у паперовій формі (рекомендованим листом з описом вкладення);
через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Треба буде використати кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Щоб відправити повідомлення про виплату коштів в ПФУ через електронний кабінет, треба:
увійти в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України та на панелі ліворуч обрати опцію «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам»;
визначити параметри пошуку заяв-розрахунків, за якими потрібно подати повідомлення про виплату коштів, та обрати необхідний критерій: період їх формування чи номер листка непрацездатності;
наприкінці пошукової форми натиснути кнопку «Пошук»;
із обраних системою (за вказаними параметрами) заяв-розрахунків зі статусом «Оплачено» обрати ту, за якою потрібно подати повідомлення про виплату коштів, та натиснути на її номер;
у полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» обрати потрібний лікарняний та натиснути «Створити повідомлення»;
у полі «Дані щодо виплати» обрати необхідне поле та натиснути іконку з олівцем;
система автоматично «підтягує» суми виплат. Заповнити інші обов’язкові поля та натиснути «Продовжити»;
після цього потрібно натиснути «Сформувати повідомлення»;
сформоване повідомлення підписати електронним підписом та відправляється до Пенсійного фонду України, для цього натиснути кнопка «Підписати та відправити в ПФУ».
Порядок заповнення повідомлення про виплату коштів застрахованим особам
При заповненні Повідомлення слід дотримуватися таких правил:
сума виплати зазначається фактична. Якщо було виплачено не всі гроші з певних причин, то невиплачена сума має залишатися на рахунку;
виплата вказується лише за страхові виплати, які профінансував ПФУ. Включати у Повідомлення лікарняні за 5 днів, що оплачує страхувальник за власні кошти, не потрібно;
віднімати ПДФО та військовий збір у виплаченій сумі не потрібно. Тобто вказується всі витрачені кошти Фонду, що були отримані та витрачені як на страхову виплату, так і на сплату податків.
Увага: повідомлення про виплату лікарняних включає страхову виплату тільки за рахунок Фонду. Оплата перших 5 днів лікарняного за рахунок установи у Повідомлення не включаються.
Повідомлення про виплату коштів ПФУ 2025: зразок
Нижче наведений зразок, за яким швидко і правильно зможете заповнити власний документ. Бланк повідомлення використаний поки що старий – від ФСС з Порядку № 12. Новий бланк за Постановою № 28-1 заповнюється аналогічно та набуде чинності з дня оприлюднення Постанови № 28-1.
