Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

Звітування про виплату коштів застрахованим особам відбувається шляхом подачі до Пенсійного фонду України (далі – ПФУ, Фонд) спеціального повідомлення, що за своєю суттю є звітом про витрачання коштів Фонду.

Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (далі – Повідомлення) являє собою таблицю з:

• переліком осіб, яким установа виплатила отримані кошти з ПФУ;
• їх ідентифікаційні номери;
• дані оплачених листків непрацездатності;
• дати виплати;
• суми, які були виплачені.

Лікарняні та декретні без зайвих питань: 7 зразків

Завантажуйте готові документи та оформлюйте виплати без зайвого клопоту та помилок!

Отримати зразки

Повідомлення має затверджену форму – бланк, якого слід дотримуватися.

Бланк повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

Бланк Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам містить Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12). Так як ПФУ нових документів для оформлення соціальних виплат ще так і не розробив, то й зараз використовуємо Порядок № 12. Бланк даного Повідомлення наведений нижче.

СКАЧАТИ БЛАНК⤴️

Строк подання повідомлення про виплату коштів до Фонду

Термін подання повідомлення про виплату коштів застрахованим особам 2025 року — один місяць з дня виплати (п. 10 Порядку № 12). Дата відраховується не з дня отримання коштів від Фонду на спецрахунок установи, а з дня виплати цих грошей (лікарняних, декретних, інших cтрахових виплат) безпосередньо працівнику. Якщо крайній день подачі повідомлення припадає на вихідний, то краще подати на день раніше, так як Порядок № 12 дану ситуацію не роз’яснює.

Нагадаємо загальні строки:

• 3 робочих дні (від дня отримання заяви-розрахунку) – це строк виконання Фондом свого обов’язку з зарахування коштів на спецрахунок страхувальника (див. абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105, далі – Закон № 1105);
• найближчий день виплати зарплати — це строк для страхувальника сплатити лікарняні коштами Фонду, які уже надійшли на спецрахунок (див. пп. «1» ч. 2 ст. 24 Закону № 1105). Це може бути як зарплата за другу половину місяця, так і аванс.

Наприклад, якщо кошти з Фонду отримали 20.02.2025, а виплатили зарплату та лікарняні 25.02.2025, то останнім днем подачі повідомлення про виплату до Фонду буде 25.03.2025.

Увага: виплатили — відзвітуйте через місяць.

Якщо Повідомлення подано невчасно, то платити штраф не доведеться, а ось перевірка від Фонду стає можливою. Якщо від страхувальника не надходить інформація про виплати застрахованим особам впродовж 3-х місяців, то Фонд має право перевірити цільове використання своїх коштів (п. 11 Порядку № 12).

Як подати повідомлення про виплату коштів Фонду в 2025 році

Подати повідомлення можна трьома способами:

• віднести особисто в Фонд;
• надіслати лист у паперовій формі (рекомендованим листом з описом вкладення);
• через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Треба буде використати кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Нижче можете скачати детальний алгоритм із зображеннями про те, як подати Повідомлення через електронний кабінет, або скористайтеся скороченою інструкцією від ПФУ:

• увійти в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України та на панелі ліворуч обрати опцію «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам»;
• визначити параметри пошуку заяв-розрахунків, за якими потрібно подати повідомлення про виплату коштів, та обрати необхідний критерій: період їх формування чи номер листка непрацездатності;
• наприкінці пошукової форми натиснути кнопку «Пошук»;
• із обраних системою (за вказаними параметрами) заяв-розрахунків зі статусом «Оплачено» обрати ту, за якою потрібно подати повідомлення про виплату коштів, та натиснути на її номер;
• у полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» обрати потрібний лікарняний та натиснути «Створити повідомлення»;
• у полі «Дані щодо виплати» обрати необхідне поле та натиснути іконку з олівцем;
• система автоматично «підтягне» суми виплат. Заповніть інші обов’язкові поля та натисніть «Продовжити»;
• після цього потрібно натиснути «Сформувати повідомлення»;
• сформоване повідомлення підпишіть кваліфікованим електронним підписом та відправте до Пенсійного фонду України, для цього натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Порядок заповнення повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

При заповненні Повідомлення слід дотримуватися таких правил:

• сума виплати зазначається фактична. Якщо було виплачено не всі гроші з певних причин, то невиплачена сума має залишатися на рахунку;
• виплата вказується лише за страхові виплати, які профінансовані Фондом. Включати у Повідомлення лікарняні за 5 днів, що оплачує страхувальник за власні кошти, не потрібно;
• віднімати ПДФО та військовий збір у виплаченій сумі не потрібно. Тобто вказується всі витрачені кошти Фонду, що були отримані та витрачені як на страхову виплату, так і на сплату податків.

Увага: Повідомлення включає страхову виплату тільки за рахунок Фонду. Оплата перших 5 днів лікарняного за рахунок установи у Повідомлення не включаються.

Зразок повідомлення про виплату коштів Фонду

Нижче наведений зразок заповненого Повідомлення на бланку Фонду.

СКАЧАТИ ЗРАЗОК⤴️