бухгалтер, експерт з питань бюджетної сфери, кандидат економічних наук, м. Чернігів
✔️Доповідна записка – це документ, який інформує керівника вищого рівня щодо ситуації, яка склалася, певні події, результати роботи. Як скласти доповідну записку? Які є вимоги щодо її змісту? Наведемо зразки для різних робочих ситуацій.
Функція доповідних записок багатогранна – інформувати про різні господарські ситуації, наприклад, про:
негативну кадрову робочу ситуацію (відсутність певного підлеглого працівника на робочому місці, прогул, запізнення, невиконання службових обов’язків, невідповідність займаній посаді);
негативну господарську ситуацію відсутність матеріалів на складі, збої у постачанні, певне застереження);
неприйнятні чи шкідливі дії інших структурних підрозділів організації чи зовнішніх чинників тощо.
Також доповідна записка може й доносити нейтральну чи позитивну інформацію, наприклад, про успіхи установи та її працівників, прохання підвищити чи преміюватипевного працівника, надати йому відпустку, направити працівника у позапланове відрядження з обґрунтуванням причини тощо.
І ще одна функція доповідних записок – це обґрунтуванням керівником своїх подальших дій, наприклад, звільнення працівника через невиконання своїх обов’язків чи прогул.
Вони можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми, коли надходять до організації від непрацюючих в ній осіб. Щодо внутрішніх, то вони можуть бути складені в середині установи:
від підлеглого до керівника;
від керівника нижчого рівня до керівника вищого рівня;
від керівника одного підрозділу до керівника іншого підрозділу.
Як різновид доповідної записки можуть розглядатися:
службова доповідна записка. Така назва може бути використана, коли немає чіткого підпорядкування особи, яка складає записку, особі, якій вона адресована;
пояснювальна доповідна записка. Вона складається, як правило, рядовими працівниками, що не є керівниками.
Пояснювальні та доповідні записки посадових осіб та інших працівників допустимо складати «від руки» (ДСТУ 4163:2020). Загальними правилами оформлення доповідних записок є:
доповідна записка складається на чистому аркуші паперу (або декількох аркушах);
як правило, текст пишеться тільки з одної сторони аркушу. Якщо аркушів стає декілька їх можна пронумерувати;
якщо доповідна записка містить додатки, то про їх існування та їх кількість має вказуватися після тексту доповідної записки;
починатися доповідна записка має з адресації, тобто з указанням того, до кого з нею звертаються (ПІБ, посада) та хто звертається (ПІБ повністю та посада);
документ повинен мати місце складання, дату складання, підпис особи, яка його склала, а також назву документа – «Доповідна записка»;
після слів «Доповідна записка» бажано стисло написати про що вона. Наприклад, «про надання позапланової відпустки», «про відправлення у позапланове відрядження», «про прогул працівника»;
як правило, доповідна записка складається з двох смислових блоків – констатуючого, що описує господарську ситуацію, та конструктивного – висновки, оцінки ситуації, а також пропозиції, прохання керівнику щодо її вирішення;
доповідні записки підлягають реєстрації. Це здійснюється у журналі реєстрації внутрішніх документів. Відповідний реєстраційний номер та дата мають бути проставлені вгорі чи внизу доповідної записки;
доповідна записка може містити після подання резолюцію керівника, наприклад, «начальнику відділу кадрів задовольнити прохання», «передати у відділ кадрів» тощо.
У лівому нижньому кутку чи на звороті може бути вказаний номер мобільного телефону (службовий чи мобільний) особи, яка склала доповідну записку.
