Доповідна записка — бланк та зразок
Коли складається доповідна записка
Функція доповідних записок багатогранна — інформувати про різні господарські ситуації, наприклад, про:
- негативну кадрову робочу ситуацію (відсутність певного підлеглого працівника на робочому місці, прогул, запізнення, невиконання службових обов’язків, невідповідність займаній посаді);
- негативну господарську ситуацію відсутність матеріалів на складі, збої у постачанні, певне застереження);
- неприйнятні чи шкідливі дії інших структурних підрозділів організації чи зовнішніх чинників тощо.
🕔Неповний робочий час: готові інструкції
Також доповідна записка може й доносити нейтральну чи позитивну інформацію, наприклад, про успіхи установи та її працівників, прохання підвищити чи преміювати певного працівника, надати йому відпустку, направити працівника у позапланове відрядження з обґрунтуванням причини тощо.
І ще одна функція доповідних записок — це обґрунтуванням керівником своїх подальших дій, наприклад, звільнення працівника через невиконання своїх обов’язків чи прогул.
Доповідна записка — види
Вони можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми, коли надходять до організації від непрацюючих в ній осіб. Щодо внутрішніх, то вони можуть бути складені в середині установи:
- від підлеглого до керівника;
- від керівника нижчого рівня до керівника вищого рівня;
- від керівника одного підрозділу до керівника іншого підрозділу.
Як різновид доповідної записки можуть розглядатися:
- службова доповідна записка. Така назва може бути використана, коли немає чіткого підпорядкування особи, яка складає записку, особі, якій вона адресована;
- пояснювальна доповідна записка. Вона складається, як правило, рядовими працівниками, що не є керівниками.
Первинні документи: що перевірять ревізори
Доповідна записка — нормативні вимоги
Так, вони є. До них належать:
- ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»;
- НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації»;
- Деякі питання документування управлінської діяльності, постановою КМУ від 17.01.2018 № 55. Даний документ зокрема містить Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади.
В цілому доповідна записка бухгалтера не є строгим документом і може мати довільні елементи, однак, усталена практика все ж таки існує.
Доповідна записка — зміст та структура
Пояснювальні та доповідні записки посадових осіб та інших працівників допустимо складати «від руки» (ДСТУ 4163:2020). Загальними правилами оформлення доповідних записок є:
- доповідна записка складається на чистому аркуші паперу (або декількох аркушах);
- як правило, текст пишеться тільки з одної сторони аркушу. Якщо аркушів стає декілька їх можна пронумерувати;
- якщо доповідна записка містить додатки, то про їх існування та їх кількість має вказуватися після тексту доповідної записки;
- починатися доповідна записка має з адресації, тобто з указанням того, до кого з нею звертаються (ПІБ, посада) та хто звертається (ПІБ повністю та посада);
- документ повинен мати місце складання, дату складання, підпис особи, яка його склала, а також назву документа — «Доповідна записка»;
- після слів «Доповідна записка» бажано стисло написати про що вона. Наприклад, «про надання позапланової відпустки», «про відправлення у позапланове відрядження», «про прогул працівника»;
- як правило, доповідна записка складається з двох смислових блоків — констатуючого, що описує господарську ситуацію, та конструктивного — висновки, оцінки ситуації, а також пропозиції, прохання керівнику щодо її вирішення;
- доповідні записки підлягають реєстрації. Це здійснюється у журналі реєстрації внутрішніх документів. Відповідний реєстраційний номер та дата мають бути проставлені вгорі чи внизу доповідної записки;
- доповідна записка може містити після подання резолюцію керівника, наприклад, «начальнику відділу кадрів задовольнити прохання», «передати у відділ кадрів» тощо.
У лівому нижньому кутку чи на звороті може бути вказаний номер мобільного телефону (службовий чи мобільний) особи, яка склала доповідну записку.
Доповідна записка 2025 — бланк та зразок
У файлах нижче наведено приклад доповідної записки для різних робочих ситуацій.